3.3 Рекомендации по повышению эффективности формирования
показателей бухгалтерской отчетности
Особенность бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях состоит
в том, что они не являются собственником переданного им имущества, а
распоряжаются им по доверенности государства или муниципального органа
на условиях оперативного управления. Информация об имуществе,
обязательствах и операциях, их изменяющих, а также о результатах
исполнения бюджета и (или) хозяйственной деятельности субъекта учета,
формируется им на соответствующих счетах бухгалтерского учета с
обеспечением аналитического учета в объеме показателей, предусмотренных
для представления внешним пользователям согласно законодательству РФ.
В рамках совершенствования формирования бухгалтерской
отчетности следует обратить внимание на проблемы и задачи автоматизации
учета бюджетных учреждений. Они перечислены далее.
1. Приведение в порядок и создание оптимальной системы ведения
бухгалтерского учета. Под этим мы понимаем, прежде всего, сокращение
времени на обработку первичных данных, формирование необходимых
отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для
получения конечного результата. Именно минимизацию времени на ведение
бухгалтерского учета - главного ограниченного ресурса - считаем
ключевым.
2. Формирование оптимального объема информации в системе
бухгалтерского учета. В рыночной экономике существует необходимость
формирования как публичной финансовой (бухгалтерской) отчетности,
адресованной внешним пользователям, так и его управленческой отчетности,
используемой менеджерами предприятия для решения по управлению
бизнесом. Элементы системы бухгалтерского учета предприятия, служащие
целям подготовки финансовой отчетности образуют подсистему
финансового учета. Соответственно подготовку управленческой отчетности
обеспечивает подсистема управленческого учета.
56
Информации должно быть ни много, ни мало, ее должно быть ровно
столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее
представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как
снятую неопределенность. До тех пор пока неопределенность относительно
объектов управления существует, необходимо наращивать информацию, что
будет приводить к качественным улучшениям информационной системы
бухгалтерского учета. Но как только все неопределенности относительно
объектов сняты, дальнейшее наращивание информации нецелесообразно24.
3. Уменьшение количества ошибок в бухгалтерском учете с
применением встроенных алгоритмов контроля бухгалтерских показателей.
К неправильному отражению или не отражению фактов
хозяйственной деятельности ведут такие факторы, как неверное
применением законодательства о бухгалтерском учете и иных нормативных
правовых актов, ошибки в вычислениях, неточная оценка фактов
хозяйственной деятельности, а также недобросовестные действия
должностных лиц организации.25.
В настоящее время многие процедуры контроля уже
автоматизированы. Однако все соответствующие алгоритмы следует
развивать и усовершенствовать. Например, очень мощное контрольное
значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом,
что позволяет одновременно увязать три важнейшие отчетные формы -
бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении
денежных средств. Встроив соответствующий алгоритм в информационную
систему, можно получить ряд важнейших контрольных соотношений.
Дополнительно необходимо принять во внимание контрольные соотношения,
используемые налоговыми органами при первоначальном тестировании
сданных форм бухгалтерской отчетности.
24 Спиридонов А.А.Годовая бухгалтерская отчетность: важные аспекты//Финансовый
вестник: Финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. 2018. № 2. С. 53-59.
25 Спиридонов А.А.Годовая бухгалтерская отчетность: важные аспекты//Финансовый
вестник: Финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. 2018. № 2. С. 53-59.
57
На необходимость подобных проверок указывает целый ряд авторов,
работающих над данной проблемой. Их аргументированные доказательства
констатируют: внедрение соответствующих систем сократит ручной труд при
осуществлении операций внутреннего контроля, что, соответственно,
повлечет за собой повышение эффективности соответствующих проверок за
счет минимизации затрат без потери качества26.
4. Повышение сопоставимости информационных систем различных
субъектов. Все предприятия, в том числе бюджетные, должны предоставлять
в налоговые органы бухгалтерскую финансовую отчетность. Бухгалтерская
отчетность как совокупность данных об имущественном и финансовом
положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности за
определенный отчетный период, используется внутренними и внешними
пользователями. Информация предоставляется по установленным формам в
виде таблиц. Бухгалтерская отчетность интегрирует информацию всех видов
учета и является завершающим этапом в бухгалтерском учете. Отчетность
должна обеспечивать сопоставимость текущих показателей с данными за
прошлые периоды. Бухгалтерская отчетность за последний календарный год
нужна для оперативного управления хозяйственной деятельностью и служит
основанием для последующего планирования.
Отдельным блоком проблем, требующим решения, является
взаимосвязь информационных систем. Так, например, передача
бухгалтерской отчетности посредством Интернет также нередко приводит к
возникновению проблемных ситуаций. Главная задача здесь - обеспечить
максимально простой и в то же время гарантированный канал передачи
отчетных данных от предприятий до проверяющего органа. На этом
направлении, как правило, чаще затруднения связаны с нестыковками во
26 Спиридонов А.А.Годовая бухгалтерская отчетность: важные аспекты//Финансовый
вестник: Финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. 2018. № 2. С. 53-59.
58
внутренних регламентах разных субъектов и, соответственно, их отчетных
формах27.
В рамках данного же направления совершенствования необходимо
продолжение работы по усилению контроля результатов отдельных
направлений учета в рамках единой автоматизированной системы. Важность
данного направления также отмечается специалистами, при этом особый
акцент делается на взаимном контроле массивов входящей информации для
всех направлений учета. Можно исключить дублирование различной
документации, предусмотренное, в том числе требованиями нормативных
актов.
5. Повышение квалификации пользователей информационных
систем. Взаимодействие с сертификатами безопасности, электронной
цифровой подписью, авторизацией требует понимания современных
информационных технологий и в связи с этим задача разработчиков -
насколько возможно упростить этот процесс и сделать его прозрачным.
Освоение современных программных продуктов автоматизации
бухгалтерского учета методом «проб и ошибок» вряд ли является
приемлемым вариантом. Необходимо либо прочтение специализированной
литературы, либо прохождение курсов повышения квалификации у
авторизованных дилеров - разработчиков программного обеспечения, чтобы
быть уверенным в правильности своих действий.
Ведение бухгалтерского учета в бюджетной сфере существенно
отличается от учета в коммерческих организациях: для него определена
специальная нормативно-правовая база. Бюджетные учреждения призваны
выполнять социально-культурные, научно-технические, управленческие и
другие государственные функции за счет финансирования, выделяемого из
бюджета.
27 Вострикова К.В. Пути совершенствования бухгалтерской (финансовой) отчетности //
Молодежный научный форум: Общественные и экономические науки: электр. сб. ст. по
мат. XLV междунар. студ. науч.-практ. конф. №
5(45).URL: https://nauchforum.ru/archive/MNF_social/5(45).pdf (дата обращения: 14.09.2018)
59
Поэтому для контроля над эффективным использованием бюджетных
средств важно формировать полную, оперативную и достоверную
информацию об их целевом расходовании. С этой целью в бюджетном
учреждении должна быть решена задача автоматизации бюджетного учета, а
также проверки и передачи отчетности контролирующим органам.
Поскольку бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях имеет
определенные особенности, то и для автоматизированных программ по
ведению учета разработаны специфические требования:
- необходимость четкого контроля над исполнением сметы расходов;
- выделение в учете кассовых и фактических расходов;
- необходимость ведения учета в соответствии со статьями
бюджетной классификации;
- строгое соответствие учета и финансовой отчетности требованиям
нормативных документов;
- специфика учета в бюджетных организациях для различных
отраслей.
Независимо от типа организации, едиными требованиями к
программным продуктам, предназначенным для автоматизированного
ведения бухгалтерского учета, служат:
1) оперативность отражения изменений законодательства: постоянное
изменение нормативных актов, форм отчетности, правил расчета заработной
платы персонала организации требуют от системы своевременного
обновления;
2) возможность работать со всеми необходимыми первичными
документами и распечатывать созданные файлы, формировать необходимые
бухгалтерские регистры и отчетность в электронном и печатном виде на
основе имеющихся документов и проведенных операций;
3) обмен данными и синхронизация: данный критерий означает
возможность экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими
программными комплексами. Большинство современных программ имеют
60
функцию переноса большей части остатков, если они имеются в электронном
виде;
4) защищенность: в настоящее время защиту информации от внешних
посягательств обеспечивает большое число программных и аппаратных
средств. Многие из них успешно работают практически со всеми
бухгалтерскими программами. Современные бухгалтерские программы
позволяют разграничивать права доступа не только на уровне объектов
(справочник, документ, отчет и т.д.), но и на уровне записей;
5) возможность работать удаленно: позволяет одновременно работать
в нескольких локальных сетях с одной базой в оффлайн-режиме с
последующей синхронизацией данных;
6) масштабируемость: способность программы адаптироваться к
расширению предъявляемых требований и увеличению количества
пользователей, обеспечивать устойчивую работу с массивными объемами
данных;
7) удобство использования: любая бухгалтерская программа должна
быть понятна пользователю. В настоящее время разработчики
бухгалтерского программного обеспечения уделяют внимание интуитивно
понятному интерфейсу, возможностям быстрого запуска, самостоятельного
ее освоения. Для успешного старта работы в программе необходимо наличие
методических материалов, которые позволяют самостоятельно изучить
нюансы использования программы, а также найти ответы на всевозможные
вопросы.
Помимо представленных общих функций, выполнение которых
обеспечивает любая программа автоматизации, программный продукт для
бюджетных учреждений должен учитывать особенности бюджетной
бухгалтерии.
Одной из таких особенностей является регулярное обновление
законодательства. Так, например, Приказ Минфина России от 16 ноября 2016
г. №209н внес изменения сразу в шесть инструкций по учету и отчетности
61
учреждений, в том числе и для бюджетных. Изменены правила, по которым
формируется план фактов хозяйственной деятельности, исчисляются налоги
и страховые взносы и производится их уплата. Поэтому основная задача
разработчиков программ - правильно и точно реализовать изменения
нормативного регулирования бюджетного учета в программное обеспечение
в короткие сроки.
Другой отличительной чертой компьютерных программ для
бюджетных учреждений можно назвать взаимодействие с системами,
обслуживающими органы Федерального Казначейства. Это обеспечивает
кассовое исполнение бюджетов. Для этого в число функций бухгалтерской
программы должно входить предоставление возможности учреждениям
передавать платежные поручения в казначейство в электронном виде в
нужном формате.
Кроме этого, для представления бюджетной отчетности в
вышестоящее учреждение необходимы дополнительные программы по
передаче отчетности, по ее сведению (проверке и суммированию
показателей) и консолидации (исключению показателей, которые отражают
внутренние расчеты среди учреждений ведомства, бюджета). После того, как
подведомственные учреждения представят свою отчетность вышестоящему,
принятые отчеты будут использованы для формирования отчетности по всем
подведомственным учреждениям и по вышестоящему учреждению,
принявшему отчеты, для формирования отчетности по всему ведомству в
целом. Поэтому в его задачи входит получение отчетности от
подведомственных учреждений, ее сведение, консолидация, преобразование
в отчетность для передачи на уровень выше, ведь у этого вышестоящего, в
свою очередь, тоже есть свое вышестоящее учреждение.
На рисунке 4 представлен рейтинг бухгалтерских программ в РФ. По
данным опроса, проведенного сайтом www.klerk.ru, наиболее
востребованным программным продуктом для ведения бухгалтерского учета
является «1С». Доля опрошенных, отдавших свое предпочтение этой
62
программе, составляет 65%, что говорит о ее высокой популярности среди
бухгалтеров.
Р и с у н о к 4 Р е й ти н г б у х г а л т е р ск и х п р о гр а м м в Р о с с и и , % .
Что касается бюджетных учреждений, то широкое распространение
также получили программные продукты «1С». Программы «1С»
востребованы благодаря возможности эффективно управлять хозяйственной
деятельностью организации с учетом отраслевой специфики, собирать и
обрабатывать учетную и управленческую информацию, экономить
бюджетные средства и упрощать работу сотрудников бюджетных
учреждений.
В список популярных программных продуктов для бюджетных
учреждений входят:
1) «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» -
специализированная система для ведения бухгалтерского учета
государственных (муниципальных) учреждений;
2) «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» - комплексная
система для расчета заработной платы в государственных (муниципальных)
учреждениях;
63
3) «1С:Бюджет муниципального образования 8» - программный
продукт для планирования, анализа, контроля и санкционирования
исполнения бюджета муниципального образования;
4) «1С:Свод отчетов» - программа для подготовки
консолидированной бюджетной отчетности.
Конфигурация «Бухгалтерия государственного учреждения 8»
обеспечивает автоматизацию бухгалтерского учета государственных
(муниципальных) бюджетных учреждений, финансируемых за счет средств
федерального, регионального или местного бюджетов, а также из бюджета
государственного внебюджетного фонда на основании бюджетной сметы.
Программа разработана для получателей, распорядителей, главных
распорядителей средств бюджета, органов государственной власти,
муниципальных органов, органов управления государственными
внебюджетными фондами, финансовых органов, органов казначейства в
части исполнения сметы на свое содержание. Она поддерживает ведение
учета одного учреждения и группы учреждений (структурных
подразделений) в единой информационной базе. При этом используются
общие государственные классификаторы и ведутся общие списки
контрагентов, номенклатуры материальных запасов, статей затрат.
В типовые решения от «1С» входит строгое следование
законодательству, регламентирующему ведение бухгалтерского учета в
бюджетных учреждениях. Одним из видов поддержки пользователей
программного продукта является его обновление разработчиками в связи с
изменением нормативных документов, регулирующих бюджетный учет.
В программных продуктах «1С», предназначенных для бюджетных
учреждений, предусмотрен информационный обмен с органами
Федерального Казначейства с помощью электронного документооборота.
В ходе исследования установлено, что в ФГУП «РСВО» в
настоящее время не используется специализированная программа для
формирования показателей бухгалтерской отчетности.
64
В рамках работы предлагается установить программный продукт,
пользующийся популярностью у бюджетных учреждений для ведения
бухгалтерского учета и формирования показателей отчетности.
«БЭСТ-5.Государственное бюджетное учреждение» - комплексное
типовое решение для автоматизации государственного бюджетного
учреждения с поддержкой требований, предъявляемых к учету в таких
учреждениях. В состав данной программы входят приложения для ведения
бухгалтерского, налогового учета, а также оперативного учета движения
денежных средств, имущества учреждений и расчетов по обязательствам.
Бюджет в системе представлен как финансовый план на определенный
период, а сам процесс бюджетирования - как разработка планов, контроль их
исполнения и проведение связанных с этим организационных мероприятий.
Механизм вариантного планирования позволяет составить несколько
бюджетов с различными исходными данными на один период.
Разработчики «БЭСТ-5» выделяют такие преимущества данного
программного продукта, как функциональная полнота, возможность
адаптации к любым условиям применения, комплексное ведение
бухгалтерского и налогового учета в едином информационном пространстве,
использование прогрессивных технологических методов, включая
применение оперативного многомерного анализа данных, использование
программы для ведения учета в одной организации или в группе несвязанных
между собой организаций, оперативная реакция на изменения в
законодательстве, простота освоения, сопровождения и обслуживания.
Представим затраты на примобретение «БЭСТ-5.Государственное
бюджетное учреждение» в таблице 17.
Т аб л и ц а 1 7
З а тр ат ы на п р и о б р е т е н и е « Б Э С Т -5 .Г о су д а р с т в е н н о е б ю д ж е т н о е
у ч р е ж д е н и е »
Затраты Стоимость,
руб.
«БЭСТ-5.Государственное бюджетное учреж дение»Базовая
версия
129000
Дополнительная многопользовательская лицензия на 7 рабочих
15000
65