16
- оперативное прохождение любого документа, с минимальными
временными затратами;
- максимальное ограничение инстанций прохождения документа
(должно быть оправданным любое перемещение документа, обязательное
исключение или ограничение возвратных перемещений документов);
- должны быть единообразными порядок прохождения и сам процесс
обработки всех важнейших видов документов.
При соблюдении этих правил открывается возможность
централизованно выполнять однородные технологические операции.
Документ является основой структуры всякого документооборота. Все
документы (на магнитных носителях или традиционные на бумаге) в
комплексе согласованы методом соблюдения правил особенностей
представления информации на любом из носителей.
Организация документооборота представляет собой правила, по
которым обязано выполняться движение документов. В организацию
документооборота входят вся очередность перемещений документов в
аппарате управления, все действия по составлению и оформлению, приему,
передаче, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот
считается важной составляющей частью делопроизводства и обеспечения
информационного управления. Правильно организованный документооборот
значительно ускоряет процесс прохождение и исполнение документов.
Сам документооборот разделяется на документооборот уровня
структурного подразделения и на централизованный документооборот.
Документооборот уровня структурного подразделения составляют
документы, которые учитываются только в структурных подразделениях.
Централизованный документооборот составляет вся документация, которая
подлежит централизованной регистрации.
Организационно-распорядительной документацией, как правило,
представлен централизованный документооборот а документооборот уровня
структурного подразделения - специализированной документацией, которая
17
обеспечивает главные направления деятельности ОАО «Омега». (он может
содержать и организационно-распорядительные документы). В компании
ОАО «Омега» эти функции выполняет отдел документооборота, контроля и
работы с обращениями граждан (ОДК).
Различают три важных типа документов, которые составляют
централизованный документооборот.
Входящие. Входящий - это документ, который поступил в СК. Из
большинства входящих документов должны исходить в установленные сроки
соответствующие исходящие документы. Эти сроки могут быть определены
нормативными документами, устанавливающие конкретное время для ответа
на соответствующий входящий документ либо указываются во входящем
документе.
Исходящие. Исходящий документ - это официальный документ,
который отправляется из страховой компании. Большое количество
исходящих документов представляют собой ответ компании на входящие
документы или запросы. Некоторые документы из исходящих
подготавливаются на базе внутренних документов СК. Малочисленные
исходящие документы могут потребовать поступления входящих документов
(запросы в другие предприятия).
Внутренние. Внутренний документ - это официальный документ,
который не выходит за пределы страховой компании. Такие документы
применяются в организации работы СК. Они обеспечивают решение задач по
управлению компанией. К внутренним документам относятся
организационно-правовые и организационно-распорядительные документы. К
самостоятельным группам внутреннего документооборота относятся
плановые и отчетные документы, учет кадров документы по учету денежных
и материальных средств, оборудования, протоколы и акты, служебная
внутренняя переписка (служебные записки докладные), и др.
Через отдел документооборота проходит далеко не вся внутренняя
переписка, а только переписка самых крупных подразделений СК и приказы,
18
распоряжения руководителя. Через отдел документооборота проходят и
внутренние документы, которые порождают исходящие документы.
Специфика рассматриваемого учреждения заключается в том, что это
негосударственное предприятие, главная цель которого оформление
страховок и получение от этого прибыли. Поэтому экономические показатели,
направленные на извлечение коммерческой выгоды свойственные типичным
субъектам рыночной экономики в нашем случае имеют второстепенное, но
немаловажное значение, так как учреждение подчиняется требованиям
государственной организации и для него также рассчитываются показатели
прибыли. На результирующие показатели экономической деятельности влияет
только оформление страховок.
Отсюда виден вывод о важности оформление страховок и влияние ее на
все экономические показатели.
Основными входными документами, содержащими первичные данные,
являются:
- информация о клиентах (наименование организации или клиента, вид
деятельности или данные клиента, финансовое состояние и др.);
- информация по страховкам (тип, вид, условия и т.п.);
- информация по поступившим платежам.
Основными результирующими документами, в которых отражены
результатные показатели, являются:
- договора страховок, дополнительные соглашения;
- ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты;
- счета на оплату и пени;
- акты сверок платы.
Главные показатели, которые обязаны быть достигнуты в условиях
автоматизированного управления:
- увеличение оперативности;
- упрощение документооборота при ведении страхования;
увеличение производительности труда;
19
- увеличение общей эффективности хозяйственной деятельности;
- обеспечение устойчивости процесса.
Основной критерий оценки достижения цели построения системы –
увеличение общей стабильности и упорядоченности документооборота при
оформлении страховок. На рисунке 3 представлена контекстная диаграмма
внедрения АРМ экономиста страховой компании.
()
()
Рисунок 3 – Контекстная диаграмма внедрения АРМ экономиста
страховой компании
Способ SADT (Structure Analysis and Design Technique) является
совокупностью процедур и правил, которые предназначены для создания
функциональной модели объекта какой-нибудь предметной области.
Функциональной моделью SADT отображается функциональная структура
объекта, другими словами совершаемые им действия и связи между такими
действиями. Модель дает полное описание функциональной структуре
данных, последовательности осуществляемых действий, передачи
информации межу функциональными процессами. Однако отношения между
данными не учитываются (далее будет исправлено в ER-модели).
Результатом использования метода SADT считается модель, состоящая
из фрагментов текстов и глоссария, диаграмм, которые обладают ссылками
20
друг на друга. Диаграммы считаются главными компонентами модели, все
функции организации и интерфейсы на них представлены в виде блоков и дуг
соответственно. Местом соединения дуги с блоком определяется тип
интерфейса. В блок сверху входит управляющая информация, входная
информация, подвергающаяся обработке, показана с левой стороны блока, а
выход (результаты) - с правой стороны. Механизм (автоматизированная
система или человек), осуществляющий операцию, представлен дугой,
которая входит в блок снизу.
Одна из наиболее значимых специфичностей метода SADT заключается
в постепенном введении все больших уровней детализации по степени
формирования диаграмм, которые отображают модель. [2, 115-117c.]
Функциональная модель учёта данных о павильонах и клиентах в ТЦ по
аренде павильонов до трёх уровней в глубину будет приведена ниже.
Первый уровень детализации функциональной модели, другими
словами как это есть в самом начале моделирования, представлен на рис. 4. В
этом случае объект считается «чёрным ящиком», когда с чем он работает
известно, но неизвестно каким образом.
Входной информацией считаются:
I1- карточка стаховки;
I2 – заявка клиента.
Выходной информацией:
О1 – оформление сделки;
О2 – отказ.
Контроль выполняется при помощи:
С3 – РРС;
С2 – ИКИС;
С1 – Должностных инструкций сотрудников СК.
Механизмы, которые обеспечивают работу:
М1 – программное обеспечение;
М2 – администрация СК;
21
М3 – сотрудники СК.
Рисунок 4 - Первый уровень детализации функциональной
модели, диаграмма А-0 «Статистический учет страховок СК»
Дальше, в процессе детализации выше перечисленные дуги не
изменятся, к ним могут прибавляться новые дуги, которые не выходят за
пределы исходной диаграммы А-0.
На втором уровне детализации (рис. 5) новые внешние дуги не
появляются. Только в процессе разбиения учёта сведений на два этапа: работу
с клиентами и работу с заявками образуются дуги, которые обусловливают
взаимодействие таких двух компонентов:
Группировка по типу;
Группировка по виду;
Список страховок;
Письмо клиенту.
-0
I2
I1
C1
C2
C3
22
Рисунок 5 - Второй уровень детализации, диаграмма А0
«Статистический учет страховок СК»
Дальше проведем детализацию работе с заявками (диаграмма А1, рис.
6).
При детализации работа с заявками разделяется на приём и сортировку,
а также работу с клиентами (рис. 7). Образуются связи между новыми
дочерними диаграммами:
На страхование – вид операции;
Данные клиента;
Данные страховки.
Проведем детализацию работе с клиентами.
I2
I1
C1
C2
C3
23
Рисунок 6 - Детализация диаграммы А1 «Работа с заявками»
Рисунок 7 - Детализация диаграммы А2 «Работа с клиентом»
В процессе детализации работа с клиентами разделяется на поиск
-
-
1
I2
I1
C1
C2
C3
2-
-
2
I1
C1
C2
C3
24
варианта и предложение найденного варианта. Взаимосвязями между ними
считаются табличный отчет с группировкой по необходимому критерию (тип,
вид, цена страховки и др.), выборка некоторых вариантов согласно критерию,
письмо клиенту. Возникает новая циклическая связь в случае, когда вариант
не приемлем. Для диаграммы А2-2 она считается выходной дугой, а для
диаграммы А2-1- входной.
Последующая детализация не считается необходимой, поскольку
дальше будут идти уже не функциональные аспекты, а операционные,
другими словами деление не по задачам, а по действиям в осуществлении
данных задач.
Данная модель организацию данных в базе не отображает –
детализируются только действия с такими данными. На основании таких
действий будет проектироваться приложение, которое осуществляет работу с
базой, поскольку в этой модели изложены не только функции будущего
приложения, но и их взаимодействие и последовательность. Взаимосвязь
данных в базе будет рассмотрена ниже.
Следует выделить сущности, которые присутствуют в обозначенной
предметной области:
1. Клиент – располагает данными клиента, намеревающегося оформить
страховку.
2. Страховка – характеристика страховки.
3. Заявка – связывает страховку и клиента. Один клиент может сделать
некоторое количество заявок, к примеру, на несколько страховок.
4. Сделка – располагает данными об оформленной сделке: клиенте и
страховке.
5. Сотрудник – лицо, которое отвечает за страхование.
6. Тип операции – операции со страховками различают трех типов:
долгосрочная, краткосрочная и годовая.
7. Справочник страховок – один вид страховки может быть популярнее
чем другой, и наоборот. В справочнике содержится характеристики и
25
описание страховок.
8. История – цена страховки может изменяться со временем от момента
подачи заявки. Ведение истории позволяет определять тенденции изменения
цены, в общем.
Когда выявлены присутствующие сущности, следует рассмотреть
взаимосвязи между ними рисунок 8.
Рисунок 8 – Связь между сущностями
Данные, большого объема, которые обрабатываются в компании,
позволяют затрачивать соразмерное количество трудовых ресурсов и времени
на исполнение, обработку и контроль документов. Соответственно,
применения систему экономиста, необходимо снизить затрачиваемые ресурсы
с целью оптимизации деятельности всей компании.
Кроме того, внедрив систему экономиста появиться возможность более
оперативно, и с наибольшей точностью отслеживать оборот каждой страховки
в компании.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Характеристика основной деятельности ОАО «Омега» изображена на
рис. 9.