84
решениями по ликвидации просроченной дебиторской задолженности и
составляет докладную записку с результатами проведенной инвентаризации в
адрес начальника финансового отдела.
Если в подразделении – держателе договора принимается решение о
переносе срока поставки, то в обязанности сотрудника финотдела входит
корректировка этих сроков в программе «Расчеты с поставщиками». В случае
невозможности взыскания дебиторской задолженности с поставщиков по
каким-либо причинам к работе подключают правовой отдел АО «ПО
«Севмаш».
Заявление претензии и передача материалов в правовой отдел для
принудительного взыскания дебиторской задолженности производится
отделом-договородержателем в соответствии с СТП 67-339-97 «Организация и
ведение претензионной работы в объединении». Правовой отдел формирует
реестр задолженности по материалам, поступившим от отделов-
договородержателей для принудительного взыскания и направляет этот реестр
в финансовый отдел не позднее 10 числа каждого месяца.
Кроме этого, работник финансового отдела в ходе своей текущей работы с
просроченными обязательствами ежемесячно составляет различные справки о
состоянии дебиторской задолженности предприятия.
Так, просроченную дебиторскую задолженность по выплаченным авансам
группируют по срокам образования для каждого подразделения, формируя
следующую справку (таблица 10).
Очевидно, что наибольшую долю в дебиторской задолженности занимает
задолженность перед основными производственными отделами.
А в части сроков наибольший объем долга приходится задолженность до 1
месяца и задолженность от 1 года до 3 лет.
Безнадежная дебиторская задолженность у предприятия на конец 2019 года
составляла 114 760 тыс. руб.
85
Таблица 10
Справка по просроченной дебиторской задолженности.
Предварительная оплата ТМЦ и выполненных работ на 01.01.2020
г.
№
п/
п
Цеха (отдел)
Сумма
задолж
енности
, тыс.
руб.
В том числе задолженность, тыс. руб.
до 1
месяца
от 1
месяца
до 1
года
от 1
года до
3 лет
более 3
лет
1
Производство
№2
2 874
402
1 889
720
19 895
964 788
2
10 отдел
1 104
156
939 984
52 006
58 278
53 887
3
Производство
№4
607 399
411 678
166 679
28 997
45
4
ОМТС
590 985
373 954
205 576
11 455
5
ОИЗиС
330 662
81 180
97 449
96 359
55 675
6
ПКБ
79 258
77 114
2 144
7
ОТО
43 229
14 564
759
22 769
5 137
8
УКСиР
32 437
27 391
5 045
9
ЭМУ
14 905
8 783
5 849
257
16
10
ОГМет
9 136
9 136
11
Производство
№3
7 934
7 687
247
12
Цех 19
4 348
2 306
2 042
13
УСВ
2 947
2 947
14
ТП
2 711
43
2 668
15
Производство
№1
2 670
2 198
472
16
НТУ
2 488
2 394
94
17
НИТИЦ
1 256
1 251
6
18
ООТиОПК
296
296
19
УРМГиУ
102
102
20
УИиРД
99
3
73
22
0
21
СПТБ
67
67
22
ОАСУП
66
66
23
Цех 24
14
14
24
ОИиО
12
1
11
25
УКП
7
7
26
Санаторий-
Профилакторий
7
7
Общий итог
5 711 591
3 852 492
558 735
1 185 603
114 760
86
Производство №2
10 отдел
Производство №4
ОМТС
ОИ ЗиС
ПКБ
ОТО
УКСиР
ЭМУ
ОГМет
Производство №3
Цех 19
УСВ
ТП
Производство №1
НТУ
НИ ТИЦ
Рисунок 5- Структура дебиторской задолженности по предприятиям
на 01.01.2020г
Кроме того в процессе управления, необходимо учитывать динамику
дебиторской задолженности, а так же долю просроченной задолженности в
обще ее сумме. Для этого экономист формирует следующую справку (таблица
11).
Как видно из представленной таблицы, доля просроченной задолженности
на начало и на конец 2019 года в общей сумме долга практически одинакова и
составляет около 20%.
Для того чтобы делать какие-либо выводы о величине этого показателя
необходимо сравнивать его со среднеотраслевыми значениями. Нужно
постоянно отслеживать этот показатель, так как просроченная дебиторская
задолженность является, по сути, иммобилизацией активов организации,
выведением части активов из хозяйственного оборота.
Если срок исковой давности истек и взыскать дебиторскую задолженность,
несмотря на принятые «Севмашем» меры по ее взысканию, не представляется
возможным, то такая задолженность подлежит списанию на финансовые
результаты деятельности организации.
87
Таблица 11
Справка по просроченной дебиторской задолженности. Предварительная оплата ТМЦ и выполненных
работ за 2019 г. (млн. руб.)
Дебиторск
ая
задолженн
ость:
По состоянию на
01.02
2019
01.03.
2019
01.04.
2019
01.05.
2019
01.06.
2019
01.07.
2019
01.08.
2019
01.09.
2019
01.10.
2019
01.11.
2019
01.12.
2019
01.01.
2020
общая
сумма
22 738
22 311
22 233
20 999
22 096
23 912
25 106
25 256
26 135
25 976
27 261
27 870
в т.ч.
просроченн
ая
4 317
3 851
3 888
2 186
1 965
2 237
2 333
2 665
3 760
2 754
2 309
5 712
Доля
просроченн
ой
задолженн
ости
0,19
0,17
0,17
0,10
0,09
0,09
0,09
0,11
0,14
0,11
0,08
0,20
88
Передача материалов в комиссию по непроизводительным расходам для
списания безнадежных долгов, производится отделами-договородержателями
своевременно, сразу после истечения срока исковой давности (3 года), а
привлечение виновных работников к дисциплинарной и материальной
ответственности возлагается на руководителя подразделения-
договородержателя.
В целом важно отметить, что дебиторская задолженность не грозит
предприятиям гарантированными финансовыми потерями, а построение
эффективной системы управления долгами, напротив, может привести к
увеличению числа заказов и, соответственно, прибылей.
Таким образом, на АО «ПО «Севмаш» внедрена и действует довольно таки
эффективная и современная система управления и контроля над дебиторской
задолженностью, хотя анализ количественных показателей говорит об
обратном, но это связано исключительно с отраслевыми особенностями.
Поэтому для выявления проблемных долгов необходимо изучать дебиторскую
задолженность отдельно по каждому из приоритетных проектов.
3.2 Мотивация сотрудников при работе с дебиторской задолженностью
Мотивация сотрудников предприятия вовлеченных в процесс, является
неотъемлемой частью управления «дебиторской задолженностью».
Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на
снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый
сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня
задолженности. Например, система премий должна быть уравновешена
системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное
расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за
образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если работник
выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за
просрочку несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур
управления задолженностью. Система мотивации персонала должна быть
89
закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым
законодательством.
К примеру, сотрудники могут лишаться премии за следующие действия:
- зaявки нa oтгрузку прoдукции при cущеcтвoвaнии рacпoряжeния o
прeкрaщeнии oтгрузки дaннoму клиeнту;
- нaрушeниe рeглaмeнтa прeдocтaвлeния инфoрмaции o cущecтвующих
дeбитoрaх;
- прeдocтaвлeниe нeвeрнoй инфoрмaции;
- нaрушeниe уcтaнoвлeнных прaвил дoкумeнтooбoрoтa и т. д.
- не уведомили клиента об имеющейся у него задолженности
- по причине не проведения своевременно претензионной работы. В случае
если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то начинается
процедура претензионной работы
Она включает в себя:
1. Звонки-напоминания. Первое, что необходимо сделать это просто позвонить
и напомнить. Часто, чтобы обеспечить оплату, этого бывает вполне достаточно.
В любом случае звонки более эффективны, так как от них
сложнее уклониться, чем от писем, и непосредственное общение скорее даст
желаемый результат. Однако звонки требуют определенных трудозатрат, чем
напоминания посредством электронной почты.
2. Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника и
применять ее желательно только в отношении важных клиентов.
3. Отправка напоминаний по электронной почте.
Письма необходимо направлять конкретным людям, ответственным за
вопросы урегулирования задолженности и оплаты, с описью вложения и
уведомлением о доставке и прочтении, так как подпись на уведомлении о
получении является подтверждением получения письма. С даты получения
должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства
можно отсчитывать семь дней и включать сумму в список просроченных
долгов.
90
Первое, что нужно сделать с просроченной дебиторской задолженностью —
напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом
сотрудники финансового отдела общества осуществляют контроль погашения
просроченной дебиторской задолженности, а подразделения-
договородержатели, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры.
Также необходимо решить, готова ли организация изменить договорные
условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность
подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может
приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты
и того, насколько важен данный клиент для предприятия.
Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание
для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных
санкций в судебном порядке.
При неисполнении договорных обязательств клиентами общества
необходимо последовательно проводить следующие мероприятия:
- обзванивонить абонентов и напомнить о необходимости погашения
задолженности;
- разослать претензии;
- временно прекратить обслуживание клиентов;
- взыскать задолженность в судебном порядке.
При напоминании о необходимости оплаты, проводить встречи и переговоры,
предложить схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, бартер,
оплата векселем). Кроме того, необходимо составить акт сверки (в двух
экземплярах).
В случае неудачного завершения переговоров с клиентом правовой отдел
на основании заявления работника общества направляет должнику письмо с
просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.
Эти мeры прaвoмeрны, нo oни мoгут привecти к пoтeрe
блaгoрacпoлoжeния клиeнтуры.
91
Пoэтoму нaибoлee oптимaльным вaриaнтoм являeтcя испoльзoвaниe
cкидoк при cрoчнoй oплaтe, прeднaзнaчeнных для пooщрeния быcтрых
плaтeжeй. Решения о размерах скидок анализируются путем балансирования
затрат и результатов, связанных с различными условиями скидок.
Предложение скидок оправдано в трех основных ситуациях:
1) если снижение цены приводит к расширению продаж, а структура
затрат такова, что Реализация данной продукции отражается на увеличении
общей прибыли, товар высокоэластичен и имеет достаточно высокую долю
постоянных затрат;
2) если система скидок интенсифицирует приток денежных средств в
условиях дефицита на предприятии, возможно краткосрочное критическое
снижение цен вплоть до отрицательного финансового результата о проведения
конкретных сделок;
3) система скидок за ускорение оплаты более эффективна, чем система
штрафных санкций за просроченную оплату.
Во всех случаях можно говорить о спонтанном финансировании, которое
при инфляции ведет к уменьшению текущей стоимости реализованной
продукции, поэтому следует точно оценить возможность предоставления
скидки по досрочной оплате.
В индустриально развитых странах наиболее распространенной является
схема «2/10 полная 30», означающая следующее:
- покупатель получает 2%-ную скидку с цены товара в случае его оплаты
в течение 10 дней с начала периода кредитования (например, с момента
получения товара);
- покупатель оплачивает полную стоимость товара, если оплата
совершается в период 11-го по 30-й день договорного срока;
В случае неуплаты в течение месяца покупатель дополнительно к
стоимости товара уплачивает штраф, величина которого зависит от момента
платежа.
92
Политика «сбора денег» проводится при условии наличия в штате
предприятия специалиста по управлению дебиторской задолженностью.
При отсутствии такого работника решению проблемы в индустриально
развитых странах помогают факторинговые компании.
Если выполнение вышеуказанных процедур не приводит к погашению долга,
на уровне руководства принимается решение либо продать дебиторскую
задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга или же
обращается в суд.
Итaк, фaктoринг, в нaибoлee прocтoм пoнимaнии, – этo прoдaжa
дебиторской задолженности, а точнее передача агентских функций по еѐ
управлению третьей стороне. Возможно, перепродавать права на взыскания
дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при
сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.
Ещѐ одним методом эффективного управления дебиторской
задолженностью для АО ПО «Севмаш» является списание безнадѐжной
дебиторской задолженности.
С 2013 года вступили в силу поправки в Налоговый кодекс, а именно, дополнен
пункт 2 статьи 266 Кодекса
37
, в которой дается понятие безнадежного долга.
По старым положениям долг считался безнадежным по следующим
основаниям:
- по нему истек срок исковой давности;
- при ликвидации должника;
- обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения на основании
постановления исполнительного органа власти.
Что касается срока исковой давности, то по общему правилу он составляет
три года
38
. Начинается же он с того момента, когда организация узнала или
должна была узнать о нарушении своего права
39
. Например, день, когда
37
Федеральный закон от 29.11.2012 № 206-ФЗ
38
ст. 196 ГК РФ
39
п. 1 ст. 200 ГК РФ
93
должник должен был произвести оплату, а не произвел, или поставщик должен
был поставить товар за полученный аванс, но не поставил.
Датой ликвидации должника является момент прекращения его
обязательств, а ее завершающий этап — внесение записи в ЕГРЮЛ.
Безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию)
40
также
признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена
постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании
исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном
Федеральным законом от 02 октября 2007 года № 229 ФЗ «Об исполнительном
производстве», в случае возврата взыскателю исполнительного документа по
следующим основаниям:
– невозможно установить местонахождение должника, его имущества либо
получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных
ценностях, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или
иных кредитных организациях;
– у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено
взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые
законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
Безнадѐжная дебиторская задолженность списывается по каждому
обязательству на основании данных проведѐнной инвентаризации, письменного
обоснования и приказа (распоряжения) руководителя предприятия и относится
за счѐт резерва сомнительных долгов, а при отсутствии или недостаточности
резерва – на прочие расходы.
Чтобы выгодно списать долги сумму долга, включая НДС, можно отнести к
внереализационным расходам и уменьшить таким образом налогооблагаемую
прибыль.
Отсюда можно сделать вывод: списывать задолженность лучше в том
периоде, по итогам которого у компании есть прибыль, превышающая размер
40
Налоговый кодекс Российской Федерации, статья 266