73
исправленными документами. С получением машинограммы все рабочие
копии КД цеха (отдела) изымаются из производства и отправляются в
конструкторский отдел для внесения изменений.
Срок отправки рабочих копий КД на корректировку не должен
превышать трех дней. Если рабочие копии КД не поступили на
корректировку в срок, то через семь дней выходит повторная машинограмма.
Ежемесячно на имя руководителя подразделения направляется
машинограмма рабочих копий КД, продолжительное время не отправленных
на корректировку по требованиям конструкторского отдела.
Отправка рабочих копий КД производится в специальных сумках, куда
вкладывается реестр наличия документов. В реестре указывается из какого
цеха (отдела) направлены документы, дата отправки, номера документов,
экземпляры, подпись работника, составившего реестр. Работник экспедиции
вскрывает сумки с документами, сверяет фактическое наличие документов с
реестрами.
Поступившие для внесения изменений рабочие копии КД
комплектуются с аналогичным архивным экземпляром КД по дате их
поступления из цехов и отделов предприятия в группе подготовки цеховых
экземпляров конструкторского отдела. Внесение изменений должно
производиться в восьмидневный срок с момента поступления документов из
цеха отдела.
Изменения в рабочие копии КД цеха (отдела) вносятся группами
чертежников в точном соответствии с архивным экземпляром КД
следующими способами:
• черной тушью, гелем;
• вклейкой листов, переброшюровкой;
• наклейкой аппликаций на свободном поле документа (аппликации
выполняются на писчей бумаге).
Факт внесения изменений в документ цеха (отдела) отмечается в
таблице изменений основной надписи или на листе регистрации изменений.
74
При отметке исправления рабочих копий КД должны быть указаны литеры
изменения, количество литер изменений, листы, на которых внесены
изменения, основание («с архивного»), проставлены личный штамп
исполнителя (факсимиле) с табельным номером, фамилией и датой
корректировки.
Исполнитель ежедневно заполняет отчет по корректировке чертежей.
Факт исправления рабочих копий КД цеха (отдела) заносится в память ЭВМ
путем введения информации с откорректированного экземпляра в тот же
день.
Далее исправленные цеховые экземпляры КД передаются в
экспедицию, а архивные возвращаются в группу подготовки цеховых
экземпляров, откуда сдаются в архив конструкторского отдела. Отправка в
цехи и отделы исправленных рабочих копий КД производится в специальных
сумках с реестром наличия документов. В реестре указывается цех (отдел), в
который направляются документы, дата отправки, номера документов,
экземпляры, подпись работника оформившего реестр.
Рабочие копии КД могут быть заменены новыми поступившими с
извещениями или снятыми с откорректированных подлинников или
архивных экземпляров КД. Конструктор-хозяин документа вводит через АС
учета КД заявку на аннулирование и передает аннулированный архивный
экземпляр КД и экземпляр его заменяющий. Заявки на аннулирование
рабочих копий КД выпускаются для цехов (отделов) в виде машинограммы
(требования) и рассылаются архивом конструкторского отдела в двух
экземплярах совместно с заменяющими копиями КД. Архив цеха (отдела)
при получении заявки на аннулирование уничтожает все рабочие копии КД,
подлежащие аннулированию. Копия акта об уничтожении документов
высылается в конструкторский отдел.
75
Таблица 3.13
Количество откорректированной документации в 2022 г., шт.
№
п/п
Направление деятельности
Откорректировано
архивных
экземпляров
цеховых
экземпляров
1
Оборонный заказ
30 552
157 228
2
Экспортные заказы
31 616
150 664
3
Заказы АО «Росшельф»
13 307
46 741
4
Заказы РАО «Газпром»
16 142
59 538
5
Надводные корабли
33
130
6
Плавсредства цеха 22
787
1 561
7
Несколько направлений
422
1 357
8
Индивидуальные заказы
447
1 921
9
Утилизация
2
10
10
Строительство
2 232
8 135
Итого
95 540
427 308
Таким образом, система внесения изменений в цеховые экземпляры
КД, сложившаяся еще в 80-е гг. прошлого столетия, является достаточно
устойчивой. Но при всем этом, она обладает рядом существенных
недостатков:
• данная система морально устарела;
• имеют место потери рабочего времени, связанные с доставкой
цеховых экземпляров автотранспортом и распечаткой машинограмм;
• в связи с активным процессом строительства заказов цеховые
экземпляры КД бывает достаточно трудно изъять на корректировку из цехов;
• снижается производительность в связи с поиском документов;
• доставленные цеховые экземпляры занимают очень много
физического пространства и высокие транспортные расходы.
Представим описанную технологию в виде схемы (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).
Чтобы оценить объем работ по корректировке документации,
производимой конструкторским отделом, необходимо знать нормы времени
на каждую операцию технологического процесса по внесению изменений в
КД и количество откорректированной документации.
76
Таблица 3.14
Существующий технологический процесс корректировки КД, 2022 г.
№
п/п
Операции технологического
процесса
Затраты времени на операцию, час.
Архивные
Цеховые
один
документ
весь объем
документов
один
документ
весь объем
документов
1
Внесение конструктором
изменений в архивный экземпляр
КД
0,4
38 216
–
–
2
Запись литеры в требование
0,1
9 554
–
–
3
Занесение информации о новых
литерах из требований в АСУКД
0,05
4 777
–
–
4
Снятие выкопировок с архивного
в центре печати КО
0,25
23 885
–
–
5
Передача архивного экземпляра
в группу подготовки цеховых
0,08
7 643,2
–
–
6
Распечатка машинограммы
–
–
0,01
4 273,1
7
Передача машинограммы через
экспедицию в цехи и отделы
–
–
0,05
21 365,4
8
Подбор цеховых экземпляров в
цехах и отделах
–
–
0,08
34 184,6
9
Транспортировка цеховых
экземпляров КД в КО
–
–
0,05
21 365,4
10
Выгрузка цеховых экземпляров и
передача их в группу подготовки
цеховых экземпляров
–
–
0,04
17 092,3
11
Формирование пачек «Архивный
экземпляр + цеховые экземпляры
+ выкопировки»
0,09
8 598,6
0,09
38 457,7
12
Передача сформированных пачек
группам чертежников
0,05
4 777
0,05
21 365,4
13
Внесение изменений в цеховые
экземпляры
–
–
0,3
128 192,4
14
Возврат откорректированной КД
в группу подготовки цеховых
0,05
4 777
0,05
21 365,4
15
Передача архивных экземпляров
в архив, цеховых – в экспедицию
0,15
14 331
0,15
64 096,2
16
Транспортировка цеховых
экземпляров в цехи и отделы
–
–
0,05
21 365,4
Итого
1,22
116 558,8
0,92
393 123,3
Таким образом, объем работ по корректировке конструкторской
документации, равен сумме объемов работ по внесению изменений в
архивные и в цеховые экземпляры и составляет 509 682,1 час.
В настоящее время КО успешно применяется электронный архив
конструкторской документации. Он представляет собой базу данных,
77
предназначенную для регистрации, хранения, классификации и быстрого
доступа к документации различного назначения.
Электронный архив позволяет организовать хранение и совместное
использование документов, как в масштабе КО, так и в рамках предприятия
АО «ЦС «Звездочка» в целом. В нем архиве также предусмотрены средства
поиска и сортировки по информационному пространству всех
зарегистрированных в нем документов. Электронный архив управляет
большим количеством документов эффективно и просто.
Основные преимущества применения электронного архива:
1) сокращение или полное устранение потери документов;
2) использование низкозатратных методов копирования и
распространения позволяет снижать общие накладные расходы;
3) прост в обучении и использовании, поскольку интуитивный
пользовательский интерфейс основан на базовых навыках работы персонала
на компьютерах.
В связи с этим предлагается изменить технологию корректировки
цеховых экземпляров следующим образом (рисунок 3.2).
Рис.3.2. Схема предлагаемой технологии корректировки КД
При сравнении существующей и предлагаемой технологии очевидно,
что технологический процесс последней значительно проще.
Исчезают такие виды операций, как транспортировка цеховых
экземпляров в конструкторский отдел и обратно в цехи, их погрузка-
выгрузка, распечатка и передача в отделы машинограмм, ряд возвратных
операций передачи документации между экспедицией и группой подготовки
Корректировка
АЭ КД
конструктором
Сканирование
в центре
печати
Цехи
и отделы
Запись
в требование
Регистрация
литеры в
АС учета
Группа регистрации
Архив КО
АЭ КД
78
цеховых экземпляров, а также между группой подготовки цеховых
экземпляров и группами чертежников. Снятие выкопировок последних
изменений с архивного экземпляра заменяется его сканированием и
размещением последней версии в электронном архиве. Затраты времени при
новой технологии составят 325435,8 час.
Таблица 3.15
Предлагаемый технологический процесс корректировки КД
Операции технологического
процесса
Затраты времени на операцию,
час.
Архивные
Цеховые
один
весь
объем
один
весь
объем
Внесение конструктором изменений в архивный
экземпляр КД
0,4
38 216
–
–
Запись литеры в требование
0,1
9 554
–
–
Занесение информации о новых литерах из требований
в АС учета КД
0,05
4 777
–
–
Сканирование архивного экземпляра в центре печати
конструкторского отдела
0,3
28 662
–
–
Размещение новой версии документа в электронном
архиве
0,17
16 241,8
–
–
Подбор цеховых экземпляров в цехах и отделах
–
–
0,08
34 184,6
Распечатка листов с изменениями
–
–
0,12
51 277
Внесение изменений в цеховой экземпляр на месте
–
–
0,3
128 192,4
Передача архивного экземпляра в архив
0,15
14 331
–
–
Итого
1,17
111 781,8
0,5
213 654,0
Чтобы определить экономию затрат рабочего времени, необходимо
знать стоимость одного часа по формуле:
С
Ч
= З
КО
/ V
Ч ГОД
(3.5)
где С
Ч
– стоимость одного часа в среднем по конструкторскому отделу,
руб.;
З
КО
– затраты на содержание конструкторского отдела, руб.;
V
Ч ГОД
– годовой объем работ конструкторского отдела, чел-час.
Тогда
79
С
Ч
= 929915800/ 2115762 = 439,5 руб.
Экономию затрат рабочего времени рассчитаем, как:
Э
Ч
= V
Ч НОВ
– V
Ч СТ
(3.6)
где Э
Ч
– разница затрат рабочего времени при новой и существующей
организации процесса, час.;
V
Ч НОВ
– объем работ предлагаемой технологии, час.;
V
Ч СТ
– объем работ существующей технологии, час.
Э
Ч
= 509 682,1 – 325 435,8 = 184 246,3 час.
Экономия в рублях:
Э
РУБ
= Э
НЧ
∙ С
НЧ
(3.7)
Таким образом, Э
РУБ
= 184 246,3 ∙ 439,5 = 80976248,9 руб.
Следует также отметить, что при условии внедрения новой технологии
корректировки конструкторской документации произойдет снижение
транспортных расходов, включаемых в смету содержания конструкторского
отдела в лимитируемую статью «Услуги транспорта цеха №20», поскольку
именно автомобиль транспортного цеха марки УАЗ-452 («буханка») ездит по
кольцевому маршруту два раза в день. Конечным пунктом каждый раз
является конструкторский отдел. По пути они объезжает все цехи и отделы,
где есть архивы, забирая документы на корректировку, возвращая
откорректированные экземпляры и передавая машинограммы.
Поскольку при внедрении новой технологии предполагается не
использовать автотранспорт, то расходы на ГСМ в размере 69,3 тыс. руб.
будут сэкономлены.
Еще один момент экономии – снижение потерь рабочего времени
чертежников, непосредственно вносящих корректировку в цеховые
экземпляры КД. Эти потери возникают достаточно часто в результате:
1) задержки автомобиля в пути и как следствие, не доставленная
вовремя документация;
80
2) возможных поломок автотранспорта в результате его изношенности;
3) несвоевременной подготовки цеховых экземпляров конструкторской
документации в цехах и отделах.
Данную проблему можно наглядно проследить, воспользовавшись
таким методом изучения затрат и потерь рабочего времени, как фотография
рабочего времени. Результаты проведения фотографии рабочего времени при
существующей технологии представлены в таблице 3.16, а в таблице 3.17
отображен фактический баланс рабочего времени.
Таблица 3.16
ФРВ чертежника при существующей технологии
№
п/п
Наименование работы
Текущее
время
Продолжите
льность, мин
Примеч.
ч
мин
1
Начало работы
8
15
–
–
2
Подготовка рабочего места
8
25
10
ПЗ
3
Получение задания (документации в
группе подготовки цеховых)
8
35
10
ПЗ
4
Внесение изменений в цеховые
экземпляры в соответствие
с архивным (оперативная работа)
9
30
55
ОП
5
Перерыв на личные надобности
9
40
10
ОТЛ
6
Оперативная работа
11
00
80
ОП
7
Перерыв на личные надобности
11
10
10
ОТЛ
8
Оперативная работа
12
00
50
ОП
9
Обеденный перерыв
13
00
–
–
10
Подготовка к работе
13
05
5
ПЗ
11
Оперативная работа
14
30
85
ОП
12
Простой по причине отсутствия
цеховых экземпляров
15
20
50
ПНТ
13
Получение задания
15
30
10
ПЗ
14
Оперативная работа
16
05
35
ОП
15
Уборка рабочего места
16
15
10
ОБ
16
Окончание работы
16
15
–
–
В результате внедрения предлагаемой технологии исчезнут простои по
причине отсутствия цеховых экземпляров, поэтому изменится и фактический
баланс рабочего времени
81
Таблица 3.17
Баланс рабочего времени при существующей и предлагаемой технологии
Затраты времени
Существующая
Предлагаемая
Индекс
мин.
%
мин.
%
1. Подготовительно-заключительное
время
45
10,7
35
8,3
ПЗ
2. Оперативное время
305
72,6
355
84,5
ОП
3. Время обслуживания рабочего места
10
2,4
10
2,4
ОБ
4. Время перерывов (лич.надобности)
20
4,8
20
4,8
ОТЛ
5. Потри в связи с нарушением
трудовой дисциплины
–
–
–
–
ПНД
6. Простои по организационно-
техническим причинам
40
9,5
–
–
ПНТ
Итого по балансу
420
100
420
100
Чтобы оценить годовые потери времени при существующей
технологии, представим данные о количестве работников, занятых в
процессе внесения изменений в цеховые экземпляры (таблица 3.18).
Таблица 3.18
Количество работников, занятых в процессе корректировки цеховых
экземпляров
Категория работников, чел.
План 2022 г., чел.
Факт 2022 г., чел.
Группа регистрации
Руководитель группы
1
1
Оператор ЭВМ
5
5
Группа экспедиции
Руководитель группы
1
1
Оператор ЭВМ
3
3
Группа подготовки цеховых экземпляров
Руководитель группы
1
1
Оператор ЭВМ
5
4
Группа чертежников 1
Руководитель группы
1
1
Чертежник
15
12
Группа чертежников 2
Руководитель группы
1
1
Чертежник
12
10
Таким образом, непосредственным внесением корректировок в
цеховые экземпляры заняты 22 человека.
Годовые потери рабочего времени составляют:
82
П
РВ ГОД
= П
РВ Д
∙ К
ЧЕРТ
∙ К
РД
(3.8)
где П
РВ ГОД
– годовые потери рабочего времени чертежников, час.;
П
РВ Д
– дневные потери рабочего времени чертежников, час.;
К
ЧЕРТ
– количество чертежников, чел.;
К
РД
– количество рабочих дней.
П
РВ ГОД
= (50 / 60) ∙ 22 ∙ 249 = 4 565 чел-час.
Определим годовую экономию в результате устранения потерь
рабочего времени:
Э
УПРВ
= П
РВ ГОД
∙ С
НЧ ЧЕРТ
(3.9)
где Э
УПРВ
– годовая экономия в результате устранения потерь рабочего
времени, руб.;
П
РВ ГОД
– годовые потери рабочего времени чертежников, час.;
С
НЧ ЧЕРТ
– стоимость единицы рабочего времени чертежника, 287 руб.
Э
УПРВ
= 4 565 ∙ 287 = 1310155 руб.
Полня оценка эффективности мероприятия будет приведена в
следующем пункте.
3.2. Экономическая оценка эффективности мероприятий
Все преимущества мероприятия по внедрению книги вопросов
«Меркурий» отображены в таблице 3.19, показано изменение трудозатрат в
тыс.руб.
Главной проблемой, на решение которой направлено рассматриваемое
мероприятие, являются потери рабочего времени, неизбежно возникающие
при использовании «бумажной» книги вопросов.