53
конструкторском отделе велика величина сверхурочных работ. Также
негативным фактором является увеличение длительности обработки одного
документа с 2,09 час., до 2,22 час.
Таким образом, результаты анализа говорят о необходимости
разработки управленческих решений, направленных на повышение
эффективности использования трудовых ресурсов конструкторского отдела и
рабочего времени.
54
3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ЭФФЕКТИВНОСТИ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ КОНСТРУКТОРСКОГО
ОТДЕЛА АО «ЦС «ЗВЕЗДОЧКА»
3.1. Мероприятия по повышению эффективности использования
рабочего времени трудовых ресурсов.
В работе предлагается проведение мероприятий, а именно:
1. Внедрение в процесс решения вопросов при постройке судна
электронной книги вопросов «Меркурий» с целью сокращения ожидания
ответов по запросам от цехов и решения вопросов конструкторским отделом.
В настоящее время процесс решения вопросов цехов верфи и других
подразделений предприятия при строительстве и модернизации заказов
представляет собой весьма длительный процесс. В результате чего
значительно увеличиваются затраты рабочего времени при ответе на
вопросы, повышается трудоемкость, возрастает риск срыва закрытия
построечных и швартовных документов.
Процесс решения вопросов цехов АО «ЦС «Звездочка» состоит из
следующих этапов. По мере возникновения вопросов они записываются в так
называемую «Книгу вопросов к конструкторскому отделу». Книга
предназначена для рассмотрения конструкторским отделом и проектантом
технических вопросов по конструкторской документации.
Книги заводятся на каждый заказ отдельно и ведутся определенной
группой конструкторов конструкторского отдела (ГККО). Количество книг,
как правило, равно двум. В них присваиваются номера вопросов только
четные («четная» книга) или только нечетные («нечетная» книга). Одна из
книг находится непосредственно в цехе, в нее записывают вопросы, а другая
– в конструкторском отделе, с ней работают конструкторы. Замена книг
производится ведущим конструктором заказа раз в два дня.
Отдел-строитель назначает ответственного по контролю за
соблюдением правил ведения книги и своевременным решением записанных
55
в книгу вопросов, а также за ее сохранность. Строитель – ответственный за
книгу особо срочные вопросы доводит до ведущего конструктора заказа по
телефону. Ведущий конструктор (ГККО) регистрирует книги вопросов и
направляет их в отдел-строитель.
Запись вопроса производится ответственным работником цеха
(технологом, мастером, старшим мастером) или строителем отдела 5 с
указанием своей фамилии и номера контактного телефона. Прежде чем
записать вопрос, он задается по телефону конструктору конструкторского
отдела. Вопросы, записанные без указания номера контактного телефона и
фамилии конструктора, принявшего вопрос, к исполнению не принимаются.
Под одним номером записывается вопрос только по одному чертежу с
указанием краткого наименования системы или изделия, проектного номера
чертежа (электрической схемы) и позиций к нему.
Заполненные книги передаются в конструкторский отдел, где хранятся
в течение 5 лет с момента сдачи заказа заказчику.
После очередных замены книг инженер-конструктор (ГККО) детально
прорабатывает вновь поступившие вопросы с целью определения «хозяина»
вопроса, то есть конкретного подразделения конструкторского отдела
(группы, сектора, отдела) или представителя предприятия-проектанта. Далее
снимаются копии со всех новых вопросов, и информация о них заносится в
список нерешенных вопросов в MS Word или MS Excel.
Затем работник ГККО раздает вопросы «хозяевам». На отработку
вопросов дается 2-3 дня. Однако если вопрос связан с закрытием
построечных документов, срок ответа сокращается до 1 дня. За нерешенными
вопросами ведется очень строгий контроль как со стороны
непосредственного начальства, так и со стороны ГККО.
Для наглядности представим процесс обмена книгами между заказом и
конструкторским отделом в виде таблицы (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Среднее
количество дней в месяце примем равным 30.
56
Традиционный способ решения вопросов при строительстве и
модернизации заказов имеет большое количество недостатков:
• значительно возрастает непроизводительное расходование рабочего
времени, так как книги меняются раз в два дня;
• снижается оперативность решения вопросов инженерными службами,
доведения ответов до авторов вопросов;
• ухудшается качество ответов;
• существует риск потери книги вопросов;
• увеличивается бумажный документооборот;
• отсутствует возможность эффективного контроля за решением
вопросов.
На аналогичном судостроительном предприятии города
Северодвинска, входящего, как и АО «ЦС «Звездочка» в состав
Объединённой судостроительной корпорации ОСК РФ, АО «ПО «Севмаш» в
2021 году. программистами конструкторского отдела была разработана
электронная книга вопросов «Меркурий». Она представляет собой
программно-информационную систему, позволяющую вести учет вопросов
цехов верфи и управления качества продукции к инженерным службам в
отношении конструкторской и технологической документации, а также
ответов инженерных служб на них, контролировать сроки решения вопросов,
накапливать статистические данные для анализа качества документации и
эффективности подготовки производства.
Использование системы «Меркурий» не отменяет существующий
порядок доведения изменений конструкторской и технологической
документации до цеха: выпуск служебных записок и извещений-нарядов.
Система не может использоваться для регистрации вопросов, не
связанных с конструкторской и технологической документацией. В системе
Меркурий размещаются только те вопросы, которые ставятся на контроль у
руководителей, ответственных за строительство заказа, и которые, по
57
мнению стороны, формулирующей вопрос, вызваны недостатками
документации.
Представителям внешних проектантов предоставляется доступ к
системе по чтению в рамках их проектов. В качестве пользователей с правом
задавать вопросы в системе могут быть зарегистрированы специалисты
контрагентских предприятий.
Задачи, решаемые в системе, включают:
1) открытие новых проектов и заказов, регистрацию регламента
рассмотрения вопросов на заказе;
2) регистрацию новых вопросов в цехах;
3) прием вопросов в инженерных службах, поручение вопросов
исполнителям, уточнение поручений и переадресацию в процессе
рассмотрения вопросов;
4) оповещение исполнителей о поступлении новых вопросов,
напоминание о не закрытых вопросах и истечении контрольного срока;
5) санкционированное изменение контрольного срока,
устанавливаемого по умолчанию в соответствии с регламентом;
6) регистрацию ответов исполнителей;
7) регистрацию текущего состояния решения вопросов;
8) выборку вопросов по различным критериям;
9) распечатку списков и текстов отдельных вопросов;
10) регулярное информирование руководителей через электронную
почту по подписке о текущем состоянии работ по решению вопросов;
11) накопление и представление статистической информации
руководителям в предварительно настроенном или оригинальном виде по
специальному требованию.
Программное обеспечение системы «Меркурий» включает серверную
часть в СУБД Oracle, установленную на сервере конструкторского отдела, и
клиентскую часть в виде программных приложений для операционной
системы Windows, устанавливаемых на компьютерах пользователей в
58
инженерных службах, а также веб-интерфейса доступа к системе из цехов.
Для обслуживания системы используется специализированное приложение
администратора системы. В состав программного обеспечения,
устанавливаемого на компьютере, может включаться программа оповещения
о поступлении новых вопросов. Для обмена файлами с внешними
проектантами служат приложения представителей проектантов, отдельные
для каждого проектанта.
Для доступа к системе и установки клиентских приложений на рабочих
местах пользователей в инженерных службах должен быть компьютер,
включенный в корпоративную сеть предприятия.
Рекомендуется комплектация рабочего места или организация доступа
через локальную вычислительную сеть к принтеру для вывода на печать
отчетов. Для включения в вопросы и ответы сканированных приложений
рекомендуется комплектация рабочего места ручным сканером или
подключение к стационарному сканеру или многофункциональному
устройству.
Для доступа к системе на рабочих местах в инженерных службах
требуется установка клиентского приложения. Установка специальных
приложений на рабочих местах в цехах не требуется. Для цехов доступ к
системе обеспечивается по корпоративной сети через приложение Internet
Explorer, входящий в состав операционной системы Windows. Для просмотра
и подготовки приложений к вопросам и ответам необходима установка на
компьютере приложений MS Office и Adobe Acrobat Reader.
Описание и инструкции пользователям системы «Меркурий» доступны
в корпоративной сети на отдельном веб-узле. В состав клиентского
приложения включается файл помощи.
Система позволяет хранить и представлять следующую информацию:
• номер, дату, место работы, телефон и фамилию автора вопроса;
• содержание вопроса в виде текста и файлов приложений;
• проект, заказ, обозначение документа, по которому задан вопрос;
59
• текущее состояние вопроса; дату наступления контрольного срока;
• содержание ответа в виде текста и файлов приложений;
• дату, подразделение, телефон и фамилию автора ответа.
База данных системы содержит информацию, представленную в
таблице 3.1.
Таблица 3.1
Данные, содержащиеся в системе «Меркурий»
Данные
Заполняет
Примечание
Справочные данные о
проекте, включая сведения о
заместителе главного
конструктора
Конструкторский
отдел,
администратор
системы
Заполняется при регистрации
нового проекта
Справочные данные о заказе,
включая сведения о
руководителе проекта,
ответственном сдатчике
Конструкторский
отдел,
администратор
системы
Заполняется при регистрации
нового заказа
Список пользователей
Конструкторский
отдел,
администратор
системы
Заполняется при регистрации
пользователей. Обновляется по
базам данных телефонных
справочников КО и НТУ
Перечень инженерных
служб со структурным
составом подразделений
Конструкторский
отдел,
администратор
системы
Заполняется при подключении
инженерной службы
Перечень цехов
Конструкторский
отдел,
администратор
системы
Заполняется при подключении
цеха
Перечень предприятий
Конструкторский
отдел,
администратор
системы
Заполняется при подключении
предприятия
Справочники, календарь
нерабочих дней и др.
Конструкторский
отдел
Заполняются при разработке и
администрировании системы
Содержание вопроса
Цех
Содержит текст и обязательные
атрибуты, описывающие вопрос
Приложение к вопросу
Цех
Включает файл с
дополнительными текстовыми
данными или графикой
Содержание ответа или
решения
Инженерная
служба
Содержит текст и обязательные
атрибуты, описывающие вопрос
Приложение к ответу
Инженерная
служба
Включает файл с
дополнительными текстовыми
данными или графикой
60
Система позволяет делать различные выборки вопросов и списки с
последующим выводом их на экран, в файлы формата MS Excel и на принтер,
включая следующие условия:
• вопросы на выбранный проект или заказ;
• не закрытые вопросы с просроченной датой решения;
• не принятые вопросы к рассмотрению;
• вопросы по отдельному цеху;
• вопросы по отдельному подразделению инженерной службы;
• вопросы текущего пользователя;
• вопросы на конкретную дату,
• другие условия и комбинации их между собой.
Система интегрируется с электронным архивом «Бриз-документы»,
позволяя извлекать для просмотра документ, на который имеется ссылка в
вопросе, а также сведения о подразделении – хозяине документа, по
которому зарегистрирован вопрос, и автоматически назначать вопрос
подразделению (группе) конструкторского отдела для рассмотрения.
Пользователями системы являются специалисты цехов верфи,
управления качества продукции, инженерных служб, строители, а также
специалисты контрагентских предприятий и внешних проектантов.
Для доступа к системе «Меркурий» пользователи должны быть
зарегистрированы с присвоением им учетного имени и пароля.
Пользователям системы при регистрации назначается предопределенная роль
в зависимости от исполняемых функций. Перечень ролей представлен в
ПРИЛОЖЕНИИ 3.
Системой «Меркурий» новым вопросам присваивается очередной
порядковый номер и дата. Нумерация вопросов ведется отдельно для
каждого заказа. В момент регистрации система рассчитывает контрольную
дату решения вопроса по рабочим дням прибавлением их к дате регистрации
в количестве, установленном по умолчанию для заказа. В расчете
учитываются только рабочие дни.
61
Видимым для инженерных служб вопрос становится после присвоения
ему состояния «Открыт». Вопрос, относящийся к компетенции специалиста,
должен приниматься им к рассмотрению самостоятельно с отметкой «Вопрос
принят». В системе фиксируется номер подразделения, за которым
закрепляется вопрос.
Всем вопросам в системе по мере рассмотрения устанавливаются
предопределенные состояния, отражающие стадии рассмотрения (таблицу
3.2). Каждое состояние отмечается датой, когда это состояние было
установлено.
Таблица 3.2
Стадии рассмотрения вопросов
Состояние
Кто может
назначить
Пояснение
«Открыт»
Цех
Назначается при регистрации нового вопроса. Подготовка
и запись вопроса производится любым специалистом цеха,
зарегистрированным в системе
«Принят»
Инженерная
служба
Вопрос поручен к рассмотрению специалисту инженерной
службы. Если состояние не установлено, то либо вопрос
пока не поручен, либо инженерная служба возражает
против постановки этого вопроса
«В
решении»
Инженерная
служба
На принятый вопрос дан ответ, но рассмотрение вопроса
продолжается
«Ответ дан»
Инженерная
служба
Ответ на вопрос зарегистрирован в системе. С точки
зрения инженерной службы ответ считается полным и
окончательным. Установка состояния отменяет контроль
срока закрытия вопроса. Цех должен ознакомиться с
решением и согласиться или не согласиться с решением
«Ответ
принят»
Цех
Ответ устраивает цех, и вопрос снимается с учета.
Вопросы, снятые с учета, остаются в базе данных системы
для сбора статистики и анализа качества документации, а
также эффективности конструкторской и технологической
подготовки производства.
Если ответ не устраивает цех, вопрос рассматривается в
порядке рассмотрения спорных ситуаций. Если вопрос не
закрывается цехом и не выносится на рассмотрение
спорной ситуации в течение 20-ти рабочих дней после
установки состояния «Ответ дан», он автоматически
отмечается системой как принятый
Открытие нового проекта производится администратором системы на
основе распоряжения Главного инженера. Распоряжение готовится
заместителем главного конструктора конструкторского отдела по проекту и
62
согласовывается с инженерными службами, цехами и отделом строителей.
Включение цехов и производственных подразделений в систему Меркурий
производится с учетом готовности подразделений и наличия компьютеров
минимальной конфигурации, включенных в корпоративную сеть
предприятия.
Применение системы при строительстве заказов позволяет:
• создать удобную информационную среду для взаимодействия
специалистов цехов и инженерных служб предприятия, сократить
непроизводительное расходование рабочего времени;
• создать эффективный инструмент контроля руководителями сроков и
качества решения вопросов производства в инженерных службах;
• сократить бумажный документооборот за счёт представления
информации в электронном виде;
• улучшить наглядность за счет включения в вопросы и ответы
графической информации в различных форматах файлов;
• ускорить доведение принятых решений до специалистов цехов
предприятия;
• накопить данные для анализа качества проектной конструкторской и
технологической документации.
Предлагается осуществить закупку электронной книги вопросов
«Меркурий» АО «ПО «Севмаш».
«Бумажная книга» вопросов применяется на всех заказах АО «ЦС
«Звездочка», что значительно усложняет работу инженерных служб и цехов
общества, в том числе и конструкторов отдела.
Рассмотрим затраты на внедрение электронной книги вопросов
«Меркурий» на пяти заказах общества, условно назвав их «Объект №1»,
«Объект №2» … «Объект №5» в силу секретности информации.
Затраты на внедрение электронной книги вопросов «Меркурий» на
отдельно взятом заказе складываются из:
• затрат на приобретение компьютерной техники;