Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные
кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены
бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на
машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в
кассовых документах не допускаются.
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день
составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или
заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или
получающим деньги.
При завершении операций кассир обязан подписать расходные и
приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются
штампом или надписью: приходные – «Получено», расходные - «Оплачено» с
указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу
регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных
кассовых документов, форма №КО – 3. По данным журнала регистрации
контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных
денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам,
проверяется полнота произведенных кассиром операций.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие
должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой
книге (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых
операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу . В
обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована,
прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество
листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного
бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную
бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны
быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов
остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются
одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не
допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также
главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги
операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем
передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист
(копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными
кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на
главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в
расходном ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание
остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается
недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные
приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в
доход предприятия.
Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в
своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по
согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в
кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям
имеющих кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие
представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое
обслуживание, расчет по установленной форме. По предприятию, в состав
которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и
счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с
учетом этих структурных подразделений.
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в
установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае
изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в
соответствии с договором банковского счета.
Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что
остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за
день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по
счету №50 за день могут превышать установленный лимит.
Неиспользованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные
в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая
установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в
обслуживающие учреждения банков.
В отдельных случаях предприятия имеют право хранить в своих кассах и
сверхлимитные денежные средства, предприятиям необходимо соблюдать
следующие условия:
-данные сверхлимитные средства быть предназначены для оплаты труда,
выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;
-срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3-х
рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий,
расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
– до 5-ти дней);
-указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем
предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки,
поступающей в его кассу.
Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в
наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма,
подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:
П = ОР + Л – ОП – О,
где П – потребность;
ОР – ожидаемый расход;
Л – лимит хранения денежных средств;
ОП – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за
счет выручки от реализации и других операций;
О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения
потребности.
Также банки при проверках выявляют факты расчетов наличными
деньгами сверх установленных предельных размеров. Неоприходование или
неполное оприходование денежной наличности наказывается также штрафом,
налагаемым на предприятие и на руководителей, допустивших нарушение
В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995
года № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в
соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценно-
стей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные
документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные
марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты я др.). Проверка
фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов
строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям:
именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом
начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому
месту хранения и материально-ответственным лицам.
Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены вне-
запные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем
предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным
полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей,
находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с
данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом
руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации
оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или
излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства
возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное
объяснение).
Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в
делах бухгалтерии, другой – у кассира.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств
могут производится:
1) учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их
наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с
заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и
проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют
соблюдение кассовой дисциплины;
2) учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять
соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;
3) в бюджетных организациях — соответствующими финансовыми органами;
4) органами внутренних дел в пределах своей компетенции — проверки
технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий
сохранности денег и ценностей на предприятиях.
1.3 Учет операций по расчетному счету
В своей хозяйственной деятельности предприятие не выступает
обособленно, а имеет хозяйственные связи с другими предприятиями,
поставщиками материалов, подрядчиками, покупателями продукции,
заказчиками, предпринимателями и находится с ними в расчетных отношениях.
Расчетные отношения имеются также и с бюджетом , с органами,
осуществляющими социальное страхование и обеспечение и т.д. Четкая
организация расчетов оказывает непосредственно влияние на ускорение
оборачиваемости оборотных средств, своевременное поступление денежных
средств.
Между предприятиями расчеты в основном производятся безналичным
путем, при этом финансовым посредником выступает банк, который оказывает
деловые услуги своим клиентам - предприятиям.
Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о
наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на
расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.
По дебету счета 51» Расчетные счета» отражается поступление денежных
средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 «Расчетные
счета» отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации.
Учет операций по расчетному счету ведется на активном счете 51
«Расчетный счет».
Дебет счета 51 «Расчетный счет» отражает остаток денежных средств на
начало месяца и поступление средств в течение месяца, а по кредиту -
расходование денежных средств с расчетного счета.
Для учета операций со счетом 51 «Расчетный счет» предназначен журнал-
ордер №2 «Расчетный счет», отражающий обороты по кредиту счета 51 за
месяц. Для более точного контроля операций по расчетному счету ведутся
также и записи по дебету счета 51 – ведомость №2. Все записи в журнале-
ордере 02 ведутся на основании выписок с расчетного счета, которые
предприятие периодически получает из банка.
Поступление денежных средств на расчетный счет отражается
следующими проводками:
1) Внесены на расчетный счет суммы превышения лимита кассы;
Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 50 «Касса»
2) Поступила выручка от реализации продукции, основных средств, прочих
активов.
Дебет 51 Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 91 «Прочие
доходы», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и так далее.
Выбытие денежных средств с расчетного счета отражается следующими
бухгалтерскими проводками:
1) Получены наличные деньги в кассу:
Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет»;
2) Перечислены наличные деньги с расчетного счета на валютный счет:
Дебет 52 «Валютный счет» Кредит 51 «Расчетный счет»;
3) Оплата счетов поставщиков и перечисления другим организациям и
физическим лицам:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с
дебиторами и кредиторами» Кредит 51.
Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на
основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложений
к ним денежно-расчетных документов.
Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому
расчетному счету.
Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет
поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их
перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций,
предусмотренных банковскими правилами и договором. Формы расчетов
между плательщиком и получателем средств определяются договором
(соглашением, отдельными договоренностями).
Это способствует ускорению денежного оборота, предотвращению
инфляции, эффективному осуществлению кредитных, расчетных и кассовых
операций, обеспечению сохранности денежных средств.
Расчетные счета открываются предприятиями, являющимися юридическими
лицами и имеющими самостоятельный баланс. Расчетный счет является
основным счетом предприятия, через который проводятся все денежные опе-
рации без ограничения их перечня. Количество расчетных счетов, которое
необходимо для осуществления расчетов определяется самим предприятием.
Порядок открытия расчетного счета, совершения и оформления операций по
нему определяется Центральным Банком РФ.
Для открытия счета в банк представляются следующие документы:
1) Заявление на открытие счета;
Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером владельца
счета. Если в штате нет должности главного бухгалтера, заявление подписыва-
ется только руководителем.
2) Копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;
3) Копия надлежаще утвержденного устава предприятия;
4) Документ о законности открытия предприятия (нотариально заверенное
решением учредителей);
5) Справка налоговой инспекции о постановке на налоговый учет;
6) Карточка с образцами подписей и оттиска печати (нотариально заверена)
Карточка с образцами подписей и оттиска печати подписывается
руководителем и главным бухгалтером предприятия, которому открывается
счет. Если в штате предприятия нет должности главного бухгалтера, то
карточка подписывается только руководителем.
Банк вправе открывать расчетный и иные счета организациям только при
предъявлении этими организациями документа, подтверждающего постановку
на учет в органе налоговой службы, а физическим лицам – предпринимателям –
при представлении информации об их идентификационных номерах нало-
гоплательщиков.
Сообщения об открытии или закрытии счетов кредитная организация
обязана передать в орган налоговой службы не позднее трех дней, следующих
за днем соответствующего открытия или закрытия таких счетов.
Каждому открытому счету присваивается номер, о чем делается отметка в
уставе предприятия, заверенная печатью банка. Этот номер в дальнейшем
указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств на
расчетном счете.
При возникновении изменений в названии предприятия, характере его
уставной деятельности, состава распорядителей расчетным счетом в указанную
документацию вносятся соответствующие изменения, а при реорганизации
предприятия (разделении, слиянии и т.д.) – предоставляются новые документы.
Банковское расчетно-кассовое обслуживание предприятия осуществляется
по договору между предприятием и учреждением банка, в котором
оговариваются стоимость банковских услуг предприятию, размер начисляемых
процентов за хранение денежных средств и другие обязательства сторон.
Операции по расчетному счету, как правило, осуществляются на основании
письменных распоряжений владельцев счета, оформляемых специальными
банковскими документами: внесение наличных денег – по объявлениям о
взносе; получение наличных денег с расчетного счета – по денежным чекам;
перечисление денег – по платежным поручениям, расчетным чекам,
аккредитивам, платежным требованиям.
Списание денежных средств со счета производится в соответствии со
статьей 855 Гражданского кодекса РФ часть вторая (в ред. Федерального закона
от 24.10.97 № 133-ФЗ).
При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для
удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание этих
средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента
и других документов на списание (календарная очередность), если иное не
предусмотрено законом.
При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех
предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется
в следующей очередности:
в первую очередь осуществляется списание по исполнительным
документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств
со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного
жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;
во вторую очередь производится списание по исполнительным документам,
предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов
по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по
трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по
авторскому договору;
в третью очередь производится списание по платежным документам,
предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов
по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а
также по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования
РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и фонды обязательного
медицинского страхования;
в четвертую очередь производится списание по платежным документам,
предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в
которые не предусмотрены в третьей очереди;
в пятую очередь производится списание по исполнительным документам,
предусматривающим удовлетворение других денежных требований;
в шестую очередь производится списание по другим платежным
документам в порядке календарной очередности.
Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди,
производится в порядке календарной очередности поступления документов.
Расчетные документы должны соответствовать требованиям уста-
новленных стандартов и содержать:
1) наименование расчетного документа;
2) номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число –
указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных
документах, заполняемых на вычислительных машинах, допускается
обозначение месяца цифрами;
3) номер банка плательщика; наименование банка плательщика вместе с
наименованием банка плательщика в тексте документа может быть поставлено
и его фирменное обозначение;
4) наименование плательщика, номер его счета в банке;
5) наименование получателя средств, номер его счета в банке; наименование
банка получателя (в чеке не указывается), номер банка - получателя средств.
Допускается рациональное сокращение наименования плательщика и
получателя средств, не затрудняющее работу банков и клиентов;