3.4. Аудит состояния системы бухгалтерского учета ООО «ИНТЕРЬЕР».
Формы первичных документов в ООО «ИНТЕРЬЕР» применяются
типовые, единые, но бланков недостаточно, необходимые документы
распечатывают на ксероксе.
Наличие единой первичной документации на предприятии имеет важное
организующее значение.
Документооборот также имеет важное организующее значение,
разработан главным бухгалтером, подписан руководителем предприятия. В
плане документооборота указано наименование документа, его назначение,
когда и кто составляет, кто подписывает, куда и когда представляется для
последующей обработки. Выполнения плана документооборота является
обязательным для каждого должностного лица, заполняющие документы.
График выполнения учетных работ тесно связан с графиком
документооборота, который является его продолжением и логическим
завершением. Если в плане документооборота показано движение документов
от их составления до использования, то в графике выполнения учетных работ
указывается перечень учетных работ, выполняемых в бухгалтерии на
основании поступивших и обработанных первичных документов. Такой график
составлен и имеется в центральной бухгалтерии. В графике выполнения
учетных работ указывают наименования журналов — ордеров, ведомостей
аналитического учета, производственных отчетов и др. накопительных и
группировочных ведомостей.
Это значит, что все конечные этапы плана документооборота должны
совпадать с начальными этапами тех же позиций в графике выполнения
учетных работ. Например, по кассовым документам план документооборота
завершается составлением отчетов кассира с указанием исполнителя и
конкретных сроков исполнения.
В графике выполнения учетных работ отчеты кассиров является
исходным материалом для составления журнала - ордера 1.
Бухгалтерский учет в ООО «ИНТЕРЬЕР» ведется по журнально-
ордерной форме, основанной на принципе накапливания данных первичных
документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет
средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.
Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в
учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету
средства и хозяйственные операции за отчетный месяц. Хронологическая и
систематическая записи хозяйственных операций осуществляются
одновременно. Оборотные ведомости составляются только по расчетам, по
которым ведутся карточки. В качестве бухгалтерских регистров используются
журналы-ордера и вспомогательные ведомости.
Журналы-ордера построены по шахматному принципу, ведутся по
кредитовому признаку, предусмотрена типовая корреспонденция счетов по
всем хозяйственным операциям и статьям аналитического учета, а это снижает
затраты труда на ведение учета.
Записи операций в журналы-ордера производятся по кредиту конкретного
счета в корреспонденции с дебетом других счетов.
Шахматная форма записи позволяет за один рабочий прием зафиксировать
сумму хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих
счетов, т.е. использовать принцип двойной записи. Записи производятся
непосредственно из первичных документов или из вспомогательной ведомости
(при наличии большого количества однородных документов). В журналах-
ордерах подсчитываются итоги, которые являются месячными оборотами
соответствующих синтетических счетов, сгруппированных по
взаимосвязанным корреспондирующим счетам.
В бухгалтерии ООО «ИНТЕРЬЕР» применяются типовые формы
учетных регистров. Журналы-ордера № 1,2,3,4 используются для регистрации
оборотов по дебету и кредиту счетов по учету денежных средств, Журналы-
ордера 1 ,2,3,6 и 7 открыты на один счет
Для целей аналитического учета делают записи в листки-расшифровки.
Данные документов, отражающих массовые хозяйственные операции,
предварительно группируют в соответствующих ведомостях (журнал учета
затрат, накопительная ведомость учета работы грузового автотранспорта и др.)
либо в производственных отчетах. В конце месяца в ведомостях подводят
итоги, которые заносят в журналы-ордера.
После подведения итогов во всех журналах-ордерах производят
взаимную сверку данных журналов-ордеров и других учетных регистров.
Окончательные итоги всех журналов-ордеров переносят в главную книгу, на
основании которой составляется баланс.
Главная книга построена по дебетовому признаку и представляет
обобщающий регистр синтетического учета, в котором по каждому
синтетическому счету отражены обороты за месяц, остатки на начало и конец
месяца.
При организации труда работников бухгалтерии определяется
структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии.
Организационная структура учетного процесса основана на полной
централизации учетных работ. Учетный аппарат сосредоточен в центральной
бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и
аналитического учета на основе первичных и сводных документов,
поступающих из отдельных подразделений предприятия (фермы, бригады,
гаража, и другие). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную
регистрацию хозяйственных операций.
В ООО «ИНТЕРЬЕР» структура бухгалтерии, т.к. все работники
бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру
Численность аппарата бухгалтерии составляет 5 человек, должностные
обязанности работников бухгалтерии регламентируются инструкциями. В
зависимости от объема работ за каждым работником закреплен определенный
участок бухгалтерского учета. Распределение объема работ в выполнено с
учетом квалификации, опыта работы и деловых качеств исполнителей.
Главный бухгалтер:
- осуществляет организацию бухгалтерского учета финансово- хозяйственной
деятельности предприятия и контроль за экономным использованием
материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности
предприятия,
- обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии
и в её подразделениях на основе максимальной централизации и автоматизации
учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского
учета и контроля;
- руководит разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на
соблюдение государственной и финансовой дисциплины,
-организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных
ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах
бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек
производства и обращения, исполнением смет расходов, продажи продукции,
выполнения работ (услуг), результатов финансово- хозяйственной деятельности
предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;
- обеспечивает контроль за законностью, своевременностью и правильностью
оформления документов; составлением экономически обоснованных отчетных
калькуляций себестоимости продукции. работ (услуг), расчетами по заработной
плате с работниками предприятия:
правильным начислением и перечислением платежей в государственный
бюджет, платежей по социальному страхованию и обеспечению средств на
финансирование капитальных вложений; погашением в установленные сроки
задолженностей банку по ссудам; отчислением средств в фонды накопления и
потребления, на образование резервов;
-участвует в проведении экономического анализа финансово-хозяйственной
деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления
внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных
затрат;
-принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования
денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового
и хозяйственного законодательства;
-участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных
средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в
необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы:
- ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и
кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других
расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач,
дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских
документов, а также оформлению и сдаче их в установленном порядке в архив;
- участвует в работе по совершенствованию и расширению сферы действия
внутрихозяйственного расчета, разработке рациональной плановой и учетной
документации, организации внедрения средств автоматизации учета:
- руководит работниками бухгалтерии предприятия;
- несет ответственность за формирование учетной политики, своевременное
представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;
- ведет Главную книгу, составляет отчетность, заполняет журналы - ордера №
1,2,3,4,12,15,16.
Бухгалтер материального отдела (выполняет обязанности заместителя
главного бухгалтера):
- принимает первичные документы со складов и отчеты о движении продуктов
и материалов на складе, проверяет правильность оформления, законность
совершения хозяйственных операций, правильность подсчета итогов и
конечного сальдо;
- выполняет таксировку отчетов;
- выписывает накладные внутрихозяйственного назначения на расход ТМЦ
- заполняет сальдовую ведомость, ведомость сч. 90 и журнал-ордер)
- систематически проверяет ведение складского учета в карточках, которые
ведутся по каждому виду ТМЦ на складе,
- сверяет данные складского учета с данными бухгалтерского учета:
- проводит инвентаризацию ТМЦ на складе, оформляет их результаты, готовит
материалы на взыскание недостач и потерь с виновных лиц.
- составляет статистическую и бухгалтерскую отчетность, заполняет годовой
отчет;
- отвечает за учет приобретения материальных ценностей, их поступление и
расходование, ведет учет готовой продукции и её реализации:
учет основных средств; отвечает за ведение архива и сохранность документов.
Бухгалтер расчетного отдела:
- осуществляет учет затрат труда и его оплаты
- проверяет документы, делает начисления и удержания подсчитывает сумму к
выдаче,
- делает записи в лицевые счета работников, в книгу учета депонированной
зарплаты;
- составляет сводную ведомость начисленной оплаты труда по составу и
категориям работников;
принимает в установленные сроки от учетчиков бригад, ферм, мастерской,
гаража и других участков первичные документы по учету труда выполненных
работ и услуг; в документах проверяет правильность оформления, законность
совершения хозяйственных операций, правильность и обоснованность
применения норм выработки и расценок по оплате труда, правильность
арифметического подсчета показателей и итогов,
- начисляет заработную плату в соответствии с Положением по оплате труда и
нормативным и документам и; в расчетно-платежной ведомости начисляет
зарплату по всем видам начислений (сдельно, повременно, за отпуск, по
болезни, премии и др.), делает удержания (налог на доходы физических лиц,
алименты, материальный ущерб, личное страхование, ссуда и другие ставу и
категориям работников;
начисляет СТРАХОВЫЕ ВЗНСЫ НА ФОТ;
- заполняет журнал-ордер № 10 в части счетов № 70,69.96.
Бухгалтер по учету производства:
- принимает с подразделений первичные документы по учету выхода
продукции, расходу семян и другие в документах проверяет правильность их
оформления, подсчитывает итоги, таксирует.
- ведет ежедневный учет намолота зерна, семян подсолнечника и другой
продукции в период уборки урожая;
- составляет производственный отчет по подразделениям и сводный по
предприятию,
- ведет журнал-ордер № 10 по счетам 20/1, 20/2, 20/3, 23, 29, 25,26; сверяет
обороты и остатки по этим счетам с главной книгой;
- осуществляет контроль за рациональным использованием лимитов затрат;
- определяет себестоимость продукции растениеводства, продукции
переработки и делает заключительные записи по счетам бухгалтерского учета
(закрытие счетов);
- своевременно готовит сведения для составления статистической и
бухгалтерской отчетности, подготавливает сводные данные по предприятию
для заполнения таблиц годового отчета по производству и себестоимости
продукции проводит инвентаризацию незавершенного производств
- составляет отчетность по производству.
Кассир:
- осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных
средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих
их сохранность
- оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком
денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты
заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов
- ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу
- сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным
остатком
- составляет кассовую отчетность,
- кассир — материально-ответственное лицо, отвечает за сохранность
денежных средств в кассе. Операции по приему и выдаче денег из кассы
записывает в кассовой книге ф. КО -4. В кассовой книге указывается №
документа. От кого получено или кому выдано, ) № корреспондирующего
счета, сумма прихода или расхода. В конце дня (или один раз за 5-6 дней, при
небольшом количестве операций) подводятся итоги по приходу и расходу, и
выводится остаток на конец дня (периода). Кассовая книга ведется в двух
экземплярах, второй экземпляр заполняется под копирку, отрывается и вместе с
первичными документами сдается главном бухгалтеру на проверку
Все работники бухгалтерии имеют среднее образование, главный
бухгалтер — имеет высшее образование и достаточный опыт работы.
Отчетность составляется своевременно, учет организуется в соответствии с
планом счетов, введенным в действие с 1 января 2001 года и учетной
политикой предприятия.
Распределение обязанностей в бухгалтерии обеспечивает равномерную
нагрузку учетного аппарата в течение месяца. При распределении обязанностей
учтена квалификация исполнителя сложность и объем работы, опыт работы.
Распределение обязанностей обеспечивает частичную взаимозаменяемость
работников.
Перечень служебных обязанностей разработан главным бухгалтером и
в виде должностной инструкции, подписанной руководителем и главным
бухгалтером, доведен до каждого исполнителя. На распределение обязанностей
оказывает влияние и организационная структура учетного процесса. Весь
учетный процесс в ООО «ИНТЕРЬЕР», сосредоточен в центральной
бухгалтерии. То есть централизованный. В подразделениях (в отделении, на
ферме, в ремонтной мастерской и гараже и т.д.) ведется лишь первичный учет.
Заполненные первичные документы поступают в центральную бухгалтерию,
там их проверяют, обрабатывают и все записи вносят в учетные регистры.
При централизации учетных работ служебные обязанности
распределены с учетом специализации работников по должностям, с
закреплением комплекса учетных работ по балансовому счету для обеспечения
достоверности и своевременности учетных работ.
Форма учета на предприятии журнально- ордерная, для хранения
бухгалтерских документов на предприятии имеется текущий архив, Все
использованные бухгалтерские документы и учетные регистры хранятся в
шкафах, при этом они предварительно сброшюрованы, сгруппированы по
счетам и в хронологическом порядке.
Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены в
централизованном порядке. Годовые бухгалтерские отчеты, балансы и
объяснительные записки к ним хранятся постоянно, квартальные отчеты и
балансы 5 лет лицевые счета рабочих и служащих -. до 75 лет, расчетно -
платежные ведомости - 5 лет. 5 лет хранятся: главная книга, кассовая книга,
оборотная ведомость, документы о проведении инвентаризации, документы
проверки кассы, первичные документы (кассовые, банковские, по учету труда,
ТМЦ и т.д.),
Некоторые документы хранятся до тех пор, пока минуется надобность в
них (но не менее 5 лет): исполнительные листы, поручения- обязательства за
товары, полученные в кредит, документы по дебиторской задолженности,
недостачам, растратам, хищениям, образцы подписей материально -
ответственных лиц.
4. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
СИСТЕМЫ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ИНТЕРЬЕР»
В результате выполненной работы установлено, что ООО «ИНТЕРЬЕР»-
зависимое предприятие от внешних источников финансирования, является
неустойчивым, не стабильным, обеспечивает невысокие доходы своим
работникам, несвоевременно возвращает кредиты.
Вместе с тем, как показывают результаты проведенного анализа,
предприятие располагает еще достаточными резервами для существенного
улучшения своего финансового состояния. Для этого ему следует:
более полно использовать производственную мощность
предприятия, повысив эффективность использования основных
средств, рабочей силы, материальных и финансовых ресурсов;
более оперативного регулирования на коньюктуру рынка,
изменяя, в соответствии с его требованиями ассортимент
продукции и ценовую политику;
ускорить оборачиваемость капитала, за счет сокращения
сверхнормативных запасов и периода инкассации дебиторской
задолженности.
Все это позволит увеличить прибыль, пополнить собственный оборотный
капитал, повысить эффективность использования денежных средств, улучшить
организацию системы контроля и бухгалтерского учета, анализа финансового
состояния предприятия и достичь более оптимальной структуры баланса. В
результате проведенного анализа деятельности предприятия, принятой системы
учета денежных средств, выявлен ряд недостатков и разработаны конкретные
мероприятия и предложения по улучшению организации учета в ООО
«ИНТЕРЬЕР», а также по повышению эффективности использования денежных
средств на предприятии: