18
названные машинограммы должны составляться к началу следующего
рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты,
предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах
осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В
машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно
автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за
календарный год – общее количество листов кассовой книги за год. Кассир
после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет
кассира» обязан проверить правильность составления документации,
подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными
кассовой документации в бухгалтерию под расписку во вкладном листе
кассовой книги. Для удобства использования и обеспечения сохранности
машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся
кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или
по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги»
брошюруют в хронологическом порядке, страницы нумеруют и
опечатывают.
Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на
главного бухгалтера организации.
Руководители организаций обязан в целях сохранности денег в
помещении кассы оборудовать кассу, а также при доставке денежных средств
из учреждения банка и сдаче в банк. В случаях, когда по вине руководителей
организации не были созданы условия, обеспечивающие сохранность
денежных средств, они несут ответственность в установленном
законодательством порядке.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время
совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение
кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы
19
организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим
законодательством .Хранение ключей от металлических шкафов и печати.
осуществляется у кассиров, которым запрещается оставлять их в условных
местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные
дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах,
шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Комиссией,
назначаемой руководителем организации не реже одного раза в квартал
проводится их проверка. В акте фиксируются ее результаты. При
обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о
происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной
замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не
принадлежащих данному предприятию, запрещается.
В учреждениях, имеющих одного кассира, в случае необходимости
временной его замены исполнение обязанностей кассира по письменному
приказу (решению, постановлению) руководителя организации возлагается
на другого работника. С этим работником заключается договор о полной
материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром
работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно
пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии
руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии
комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах
пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных
лиц. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене
кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других
ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе
сравнивают с данными по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы
приказом руководителя организации назначается комиссия, которая
составляет акт. При обнаружении членами комиссии при осуществлении
20
ревизии недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их
сумму и обстоятельства возникновения.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций
возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины,
привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством
Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически
проверяют банки.
Наличие и учет движения денежных средств, находящихся в кассе в
валюте РФ и в иностранной валюте, ведется на счете 020104000 именуемый
«Касса»
4
.
Учреждения производят расчеты по своим обязательствам с другими
организациями, как правило, в безналичном порядке через банки.
В соответствии с Бюджетным кодексом РФ в качестве участников
бюджетного процесса бюджетные учреждения могут выступать, с одной
стороны, как главные распорядители и распорядители бюджетных средств, а
с другой, как получатели средств. Указанное деление обусловило
подразделение лицевых счетов, открываемых в органах Федерального
казначейства, на две категории: лицевые счета распорядителей средств и
лицевые счета получателей средств. Аналогично разграничение счетов учета
средств финансирования при исполнении бюджетов субъектов РФ.
Осуществления денежных операций через лицевые счета в органах
федерального казначейства регламентирован Минфином РФ.
Для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета
органами Федерального казначейства открываются и ведутся несколько
лицевых счетов, предназначенных для учета: доведенных главному
распорядителю (распорядителю) средств лимитов бюджетных обязательств,
4
М. А. Рябова, Д. Г. Айнуллова Бюджетный учет и отчетность Учебное пособие Ульяновск УлГТУ 2010 стр.
86
21
объемов финансирования и распределению их по распорядителям и
получателям средств, находящимся в его ведении; операций по отражению
доведенных лимитов бюджетных обязательств, объемов финансирования,
принятых денежных обязательств и кассовых расходов получателя средств в
процессе исполнения расходов федерального бюджета; доведенных иному
получателю средств лимитов бюджетных обязательств и объемов
финансирования, а также кассовых расходов, произведенных иным
получателем средств в процессе исполнения расходов федерального
бюджета.
Лицевым счетам присваиваются номера, при помощи которых
определяется принадлежность распорядителя, получателя и иного
получателя средств к главному распорядителю.
Каждому виду лицевого счета присваивается один из следующих
кодов:
01 – лицевой счет распорядителя средств;
03 – лицевой счет получателя средств;
09 – лицевой счет иного получателя средств.
Номер лицевого счета состоит из одиннадцати разрядов:
Порядок присвоения учетных номеров устанавливается Министерством
финансов РФ.
Лицевые счета в органах Федерального казначейства открываются
учреждениям, включенным в Реестр получателей средств федерального
бюджета, и регистрируются органом Федерального казначейства в Книге
регистрации лицевых счетов. В этом регистре содержится следующая
информация:
- дата открытия лицевого счета;
- наименование клиента;
22
- номер лицевого счета;
- даты и номера писем органа Федерального казначейства об закрытии и
открытии лицевого счета, направленных органам государственных
внебюджетных фондов, налоговым органам;
- дата закрытия лицевого счета.
Каждый лист книги нумеруется, заверяется и прошнуровывается
подписями главного бухгалтера и руководителя органа Федерального
казначейства и скрепляется его печатью. Записи в Книге регистрации
лицевых счетов и внесение в нее изменений осуществляются с разрешения
главного бухгалтера уполномоченным работником органа Федерального
казначейства.
Получатель средств, чтобы открыть лицевой счет получателя (за
исключением обособленного подразделения), в орган Федерального
казначейства представляет:
- заявление на открытие лицевого счета;
- копию учредительного документа, заверенную нотариально или
учредителем;
- копию документа о государственной регистрации, заверенную нотариально
или учредителем, либо органом, осуществившим государственную
регистрацию;
- карточку образцов подписей, заверенную подписью руководителя (его
заместителя) вышестоящей организации и оттиском гербовой печати
вышестоящей организации или нотариально;
- копию свидетельства налогового органа о постановке на учет, заверенную
нотариально либо выдавшим его налоговым органом.
23
На лицевых счетах учитываются нарастающим итогом с начала
финансового года операции движения денежных средств, осуществляемые в
процессе исполнения расходов федерального бюджета.
Хранение лицевых счетов осуществляется органом Федерального
казначейства в соответствии с правилами государственного архивного дела.
Для перечисления денег с лицевого счета учреждение составляет
платежное поручение от лица ОФК, которое после проверки правильности
оформления и целевого использования направляется отделением
Федерального казначейства в районные РКЦ города, которые производят
перечисление средств юридическим лицам. РКЦ направляет в ОФК выписку
со счета расходов отделения казначейства, а ОФК направляет бюджетному
учреждению Мемориальный ордер и выписку с лицевого бюджетного счета.
Бюджетный бухгалтерский учет движения денежных средств на лицевых
счетах в органах казначейства ведется на счете 130405000 «Расчеты по
платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» в
соответствии с классификацией операций сектора государственного
управления. В приложение А даются операции по поступлению и выбытию
денежных средств по счету 130405000.
Платежи из бюджета учитываются на основании документов,
приложенных к выписке из счета бюджета, предоставляемой органом
казначейства, соответствующим главным распорядителям (распорядителям),
получателям средств бюджета.
В своей деятельности бюджетные учреждения используют денежные
документы, к которым относятся:
- почтовые марки;
- марки государственной пошлины;
-оплаченные талоны на бензин и масла;
24
- оплаченные талоны на питание;
- оплаченные проездные документы;
- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
- полученные извещения на почтовые переводы и др.
Денежные документы хранятся в кассе учреждения, их учитывают на
одноименном счете 020105000. Так же как и денежные средства, денежные
документы принимают в кассу, оформляя указанную операцию Приходными
кассовыми ордерами (ф. 0310001). Выбытие денежных документов
оформляют Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Денежные
документы следует учитывать по их номинальной стоимости, то есть по той
стоимости, которая указана на каждом из денежных документов. Операции с
денежными документами учитывают в Журнале операций по прочим
операциям (ф. 0504071).
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в
Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051)
5
.
1.2 Аудит денежных средств казенных учреждений
Аудиторская проверка операций с денежными средствами
предполагает проверку кассовых и банковских операций.
Цель аудиторской проверки движения денежных средств –
установление соответствия применяемой в организации способов учета и
налогообложения операций по движению денежных средств действующим
в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам
для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во
всех существенных направлениях.
2
Бюджетный учет и отчетность : учебное пособие / М. А. Рябова, Д. Г. Айнуллова. – Ульяновск : УлГТУ,
2010. – 184 с. ISBN 978-5-9795-0778-1 стр. 95
25
Этапы аудиторской проверки кассовых операций могут быть
организованы в следующем порядке:
- определение основных задач и цели аудита, подборка нормативных актов,
соответствие которым необходимо проверить;
- составление аудиторской программы (возможно применение тестов средств
контроля) и программы процедур по существу;
-определение необходимости использования результатов работы внутреннего
аудита (если он организован на предприятии и охватывает данное
направление);
-проверка организации материальной ответственности кассира;
-документальное подтверждение соответствия данных бухгалтерского
баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных
средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах
организации;
-документирование значительных нарушений ведения учета, подготовки
отчетности, соблюдения законодательства;
-оповещение руководства аудируемого лица о выявленных недостатках и
получение от него письменных разъяснений;
-контроль за внесением аудируемым лицом исправлений в регистры и формы
отчетности.
Аудитор должен, прежде всего, определить соответствие проверяемых
хозяйственных операций и документов, связанных с их оформлением,
нормам действующего законодательства.
Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом. Это
связано с подвижностью данных активов и подверженностью их
злоупотреблениям.
26
При составлении программы проверки следует оценить эффективность
внутреннего контроля над движением и сохранностью денежных средств и
других ценностей в кассе организации.
Рабочий этап проверки кассовых операций может быть совершен в
такой последовательности:
-инвентаризация кассы;
-проверка правильности документального оформления операций;
-проверка полноты и своевременности прихода в кассу денежных средств;
-аудиторская проверка правильности списания денег в расход;
-проверка соблюдения кассовой дисциплины;
-проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
-оформление результатов проверки.
Эти направления позволяют получить аудиторские доказательства по
всем основным параметрам, предложенным в Федеральном стандарте аудита
№ 5 «Аудиторские доказательства».
Для осуществления плана аудита составляется программа аудита, в
которой можно предусмотреть более детальные направления контроля и
анализа за движением наличных денежных средств в организации. В
соответствии с Федеральным стандартом аудита № 3 «Планирование аудита»
она может быть составлена в виде аудиторских процедур по существу и
программы тестов средств контроля. Программы помогают выявить
существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации
аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его
результатов.
При проведении аудита, для достижения цели «достоверность»,
необходимо обратить внимание на правильное заполнение первичных
документов, подлинности и наличию подписей получателей денег на
27
расходных кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть
подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами,
на это уполномоченными.
Документы должны быть четко и правильно оформлены: без
исправлений, с наличием расписок получателей, погашенные штампом
«Оплачено» с указанием даты. Проверяется законность и обоснованность
произведенных из кассы выплат денежных средств. В соответствии с
Порядком ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не
подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, в
оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта сумма
считается недостачей и подлежит взысканию с кассира. Кроме того,
выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним
руководителем или главным бухгалтером. Большое значение имеет
корректность записей в бухгалтерском учете, в особенности факты
исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением
хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих
к занижению или завышению выручки от реализации.
Наличные деньги, не
операций
подтвержденные
операций
приходными кассовыми
ордерами,
денежный
считаются
средства
излишками кассы
средства
и зачисляются
дебет
в доход
операций
предприятия. Они могут также
денежный
свидетельствовать о фактах неполного
зачисления наличной
дебет
выручки от контрагентов.
При
операций
проверке
операций
правильности отражения
дебет
в бухгалтерском балансе
денежных
денежный
средств
средства
и кассовой наличности, как
средства
их
денежный
составляющей, аудитор
денежный
сопоставляет остатки денежных
денежный
средств на отчетную дату
денежный
с кассовой
книгой
средства
и
операций
первичными документами, а затем
денежный
с
кассовых
регистрами бухгалтерского
учета
дебет
в форме журналов-ордеров
средства
или заменяющих
средства
их карточек
денежный
счета, далее
денежный
со
денежный
счетами
дебет
в Главной книге
средства
и
денежный
с балансовыми данными.
Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны
дебет
включать
операций