58
4. Программа и методика испытаний
5. Ввод в действие
Стадия ввода в действие информационной системы, согласно ГОСТ 34,
включает подготовку комплекса технических средств, проведение
пусконаладочных работ и обучение персонала.
Перед вводом разработки в эксплуатацию производятся
предварительноетестирование, по результатам которого формируется протокол
испытаний. В протоколе фиксируются все замечания к системе, порядок и сроки
их устранения, и подтверждает ее готовность к вводу в опытную эксплуатацию.
Во время проведения опытной эксплуатации выявляются и записываются
в специальный журнал все выявленные недостатки системы и возможные
проблемы, которые могут возникнуть, если их не исправить.
По завершению опытной эксплуатации проводятся приемочные
испытания, результаты которых также должны быть зафиксированы протоколом.
По результатам приемочных испытаний принимается решение о передаче
разработки в эксплуатацию.
После приемки разработанной системы начинается этап
сопровождения.Этот этап подразумевает выполнение работ по гарантийному и
послегарантийному обслуживанию системы в соответствии с требованиями и
рекомендациями разработчика.
Жизненный цикл процесса создания АСУ согласно ГОСТ 34 (ГОСТ
34.601-90) включает следующие стадии:
Формирование требований к АС
Разработка концепции АС
Техническое задание
Эскизный проект
Технический проект
Рабочая документация
Ввод в действие
Сопровождение АС[2]
59
Помимо физических направлений автоматизации, существуют и этапные
направления. Варианты таких стратегий внедрения показаны в таблице 20
Таблица 20
Преимущества и недостатки стратегий автоматизации предприятия
№
п/п
Стратегия
внедрения
Достоинства и недостатки стратегии внедрения
1
Скачок
Одномоментно внедряются все компоненты новой
системы. Прежняя система немедленно прекращает
существование
Самая высокая скорость и самая низкая стоимость
внедрения
Высокий риск неудачи. В случае затруднений
быстрое возрастание сопротивления изменению,
недостаток квалифицированных кадров
2
Стратегия
параллельного
функционирования
(франчайзинга)
Новая система внедряется постепенно, но старая не
отменяется. Некоторое время обе системы — старая
и измененная — существуют совместно
Минимальный риск, возможность вносить изменения
в новую систему и ликвидировать недостатки без
ущерба основной деятельности организации
Требует больших материальных и человеческих
затрат
3
Поэтапно (пилотный
проект)
Изменение внедряется экспериментально на одном
участке, в одном подразделении, филиале и т.д. с
целью "обкатать" инновацию, внести необходимые
коррективы, а только затем внедрять во всей
организации
Возможность усовершенствования инновации, ее
модификации и доработки по мере выявления
недостатков и трудностей
Проблема выбора участка для апробации системы и
временных затрат
Стратегия параллельного функционирования была выбрана для
эффективного и незатруднительного перехода на новую систему. Исходя из
возможностей компании, она должна дать наилучший результат с
минимальными рисками.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Как было сказано ранее, основным документом в процессе учета
посещаемости учащихся является классный журнал. Этот документ стоит
рассмотреть наиболее подробно.
В классный журнал вносятся данные о посещаемости и отметках
учащихся. Этот документ является обязательным в любой школе, не зависимо от
60
того, государственная она, или частная. Обычно, в школах используются
стандартные формы журналов.
В документе указывается следующая информация:
Наименование предприятия, на котором ведется журнал
Класс, за которым закреплен документ
Состав класса (ФИО каждого обучающегося в алфавитном порядке)
Год начала и окончания ведения журнала
Числа и месяца выставления каждой отметки
Отметки успеваемости и посещаемости
В журналах допускаются, но не являются обязательными такие
дополнительные поля, как пройденный материал, где преподаватель записывает
тему занятия, и домашнее задание, где записывается заданная на дом работа. Эти
поля соответствуют календарным числам и заполняются каждый учебный день.
Источником получения классного журнала является организационно-
финансовый отдел. Там, после утверждения расписания и состава классов в
начале учебного года открываются классные журналы и передаются на
подписание классным руководителям.
В процессе обучения документ играет одну из первостепенных ролей, а
его частота актуализации является самой высокой из всех школьных документов.
В среднем, в один классный журнал заносится по 20-40 записей ежечасно.
Документ используется каждый рабочий день для внесения новых записей и
приблизительно 2 раза в неделю для получения справочной информации.
Сокращенно, данные по всем входным документы показаны в сводной
таблице 21
61
Таблица 21
Сводная таблица входных документа процесса учета учащихся
Документ
Содержащаяся
информация
Источник
документа
Частота
возникновения
документа в год
Родительская
записка
Причина пропуска
учащимся занятия,
дата пропуска
Родитель, или
опекун учащегося
228
Справка о
болезни
Причина пропуска
учащимся занятия,
период болезни
Медицинская
организация
107
Официальный
вызов в какое-
либо
учреждение
Причина пропуска
учащимся занятия,
дата пропуска
Вызывающее
учреждение
Является
неординарным
случаем. Поэтому,
частота
возникновения этого
документа редко
превышает 1 в год
Заявление на
пропуск занятий
Причина пропуска
учащимся занятия, дата
пропуска
Родитель, или
опекун учащегося
168
Справка из
военкомата
Дата пропуска занятий
Военный
комиссариат
48
Классный
журнал
Состав класса, имя
классного
руководителя,
расписание класса
Организационно-
финансовый отдел
33
Расписание
Расписание
преподавателей и
учащихся, классный
руководитель каждого
класса
Организационно-
финансовый отдел
4
Для того, чтобы представлять, что из себя будет представлять система
учета посещаемости, нам потребуется описать нормативно-справочные и
оперативные таблицы. В сводной таблице 22 указаны показатели нормативно-
справочных таблиц.
Таблица 22
Сводная таблица нормативно-справочных таблиц
Название
Ответственны
й за ведение
справочника
Поля
справочни
ка
Средний
объем
справочни
ка (в
записях)
Средняя
частота
актуализац
ии
справочник
а (в год)
Средний
объем
актуализац
ии (записи)
Клиенты
Завуч по
административ
Серия и
номер
759
4
60
62
Название
Ответственны
й за ведение
справочника
Поля
справочни
ка
Средний
объем
справочни
ка (в
записях)
Средняя
частота
актуализац
ии
справочник
а (в год)
Средний
объем
актуализац
ии (записи)
но-
хозяйственной
работе
паспорта,
фамилия,
имя,
отчество,
телефон, E-
mail
Преподавате
ли
Завуч по
учебно-
воспитательно
й работе
Табельный
номер,
фамилия,
имя,
отчество,
телефон,
предмет
46
4
1
Классы
Завуч по
административ
но-
хозяйственной
работе
Класс,
табельный
номер
классного
руководите
ля,
кабинет,
профиль
34
3
34
Учащиеся
Завуч по
административ
но-
хозяйственной
работе
Код
контракта,
фамилия,
имя,
отчество,
телефон,
класс
784
4
65
В разрабатываемой системе должна быть реализована возможность
отслеживания посещаемости и выставления оценок учащимся. Для этих целей,
помимо справочных, должны быть созданы оперативные таблицы. Каждая
таблица будет закреплена за классом, что дает нам порядка шестидесяти таблиц
ежегодно.
Вэтих таблицах и будет вестись учет посещаемости по датам и
предметам. Вести таблицу будут учителя на занятии. Ответственным за ведение
оперативной таблицы является завуч по учебно-воспитательной работе.
Продолжение таблицы22
63
Предполагается, что эти таблицы будут иметь большой объем и под конец года в
каждую из них будет внесено более ста тысяч записей.
В таблице 23 показана характеристика стандартной оперативной
таблицы-журнала. Такие однотипные таблицы создаются для каждого класса.
Предполагается, что их будет примерно 30.
Названи
е
Ответственны
й за ведение
таблицы
Поля
таблицы
Средний
объем
таблиц
ы (в
записях
)
Средняя
частота
актуализаци
и таблицы (в
день)
Средний
объем
актуализаци
и (записи)
Журнал
класса
Преподаватели
, классный
руководитель
Код
контракта,
занятие n
(создается
автоматически
)
~100000
5
20
2.2.3 Характеристика результатной информации
В процессе отслеживания посещаемости учащихся завуч по учебно-
воспитательной работе и финансово-организационный отдел школы собирают
информацию, которая выливается в несколько отчетных документов.
Результативную информацию несут в себе следующие документы: закрытый
классный журнал, список недобросовестных учащихся и отчет о посещаемости
для родителей. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Как было сказано ранее, классный журнал закрывается в конце года
завучем по учебно-воспитательной работе и классным руководителем. Их
подписи ставятся на последней странице, после чего, закрытый журнал
отправляется в организационно-финансовый отдел на хранение.
В этом документе хранятся следующие данные:
Наименование предприятия, на котором ведется журнал
Год начала и окончания ведения журнала
Состав класса на протяжении года
Классный руководитель учебной группы
Расписание класса
Пройденный материал
64
Список домашних работ, выполненных учащимися
Проведенные контрольные мероприятия
Годовые, триместровые и учебные оценки учащихся
Посещаемость учащихся за этот год
Стоит обратить внимание, что результативным документом журнал
становится только после его закрытия. До утверждения завучем и его подписи
этот документ считается оперативным.
Документ служит для отчетности и становится основным источником
информации для многих документов. Документ обобщает все данные об
учебном процессе класса за год.
Список недобросовестных учащихся составляется завучем по учебно-
воспитательной работе. Этот документ используется в школе, как справочный.
На его основе, в том числе, может составляться приказ об исключении, либо
может быть разорван контракт.
В документе хранятся данные об учениках, пропускающих занятия и
причины пропуска этих пропусков.
Приложениями к документу служат объяснительные записки, справки,
заявления и прочие документы, которые подтверждают причину отсутствия
ученика на занятии.
Этот документсоставляется завучем по учебно-воспитательной работе на
основе классного журнала ежемесячно и является одним из документов,
служащих для оперативного управления процессом обучения. Является
уточняющим документом, т.к. для его составления требуется провести выборку
отсутствующих учащихся.
Отчет о посещаемости для родителей также составляется завучем по
учебно-воспитательной работе. Целью этого документа является систематизация
списка учащихся, которые пропускают занятия без уважительной причины. На
основе этого отчета производится предупреждение клиентов о невыполнении
условий контракта в связи с отсутствием учащегося на занятии.
65
Отчет составляется на основе классного журнала, или списка
недобросовестных учащихся. Является отчетным документом, но используется в
некоторых процессах, как справочный.
Таблица 23
Обобщающая таблица документов
№
п\
п
Название
документ
а
Реквизитный состав
Материнск
ие таблицы
Частота
формир
ования
(в год)
Получател
ь
1
Закрытый
классный
журнал
Наименование
предприятия, на
котором ведется
журнал, год начала и
окончания ведения
журнала, состав класса
на протяжении года,
классный руководитель
учебной группы,
посещаемость учащихся
за этот год
Учащиеся
1
Завуч по
учебно-
воспитател
ьной
работе,
Финансово-
организаци
онный
отдел
2
Список
недобросо
вестных
учащихся
Дата составления
документа, ФИО и
подпись составителя,
код формы документа
Журнал
9
Завуч по
учебно-
воспитател
ьной
работе
3
Отчет о
посещаем
ости для
родителей
Дата составления
документа, ФИО и
подпись составителя,
код формы документа
Журнал,
список
недобросове
стных
учащихся
(документ)
9
Завуч по
учебно-
воспитател
ьной
работе
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемая система должна автоматизировать некоторые функции
предприятия, связанные с процессом отслеживания посещаемости.
Автоматизируемые функции можно условно разделить на две группы: основные
и служебные.
К основным автоматизируемым функциям процесса учета посещаемости
можно отнести:
Ввод данных по посещаемости и успеваемости
Сортировка записей
Актуализация информации
66
Создание таблиц-журналов
Создание отчетов с помощью форм
К служебным функциям можно отнести:
Проверка пароля
Архивация базы данных
Резервное копирование информации
Визуально эти функции представлены на рисунке 10, где представлено
дерево функций системы.
Функции
СлужебныеОсновные
Проверка
пароля
Архивация
базы данных
Резервное
копирование
Создание таблиц-
журналов
Создание отчетов
Ввод данных по
посещаемости и
успеваемости
Сортировка
записей
Актуализация
информации
Рисунок 10. Дерево функций системы
Выявив состав функций системы можно приступать к описанию сценария
диалога. Диалог в системе будет осуществляться посредством меню. Схема
сценария диалога показана на рисунке 11.
67
Меню
программы
Печать
Сохранить
Закрыть
Список файлов
Сохранить
копию
Файл
Справочники
Список
справочников
Отчеты
Новый отчет
Список отчетов
Открыть
Открыть
Открыть
Журналы
Список
журналов
Открыть
Контрольное
мероприятие
Занятие Выход
Создать Создать
Открыть Открыть
Рисунок 11. Сценарий диалога системы