8
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ......................................................................................................... 9
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ..................................................................... 12
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
компании ООО«Восток-Дон» .......................................................................... 12
1.2 Обоснование необходимости автоматизации делопроизводства
компании ООО «Восток Дон» ......................................................................... 21
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» ......................................... 32
1.4 Обоснование внедрения системы автоматизации делопроизводства в
компанию ООО «Восток-Дон» ........................................................................ 36
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................ 44
2.1 Разработка проекта автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток Дон» ..................................................................................................... 44
2.2 Информационное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» ......................................... 49
2.3 Программное обеспечение системы автоматизации делопроизводства
компании ООО «Восток Дон» ......................................................................... 58
2.4 Особенности функционирования системы автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» ......................................... 72
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КОМПАНИИ ООО
ВОСТОК ДОН .................................................................................................. 77
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
внедренной системы автоматизации делопроизводства ООО Восток Дон 77
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности внедренной
системы автоматизации делопроизводства ООО Восток Дон ..................... 79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................... 82
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ....................................... 85
ПРИЛОЖЕНИЯ .............................................................................................. 89
9
ВВЕДЕНИЕ
В каждой компании создаются документы, отражающие различные
стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование,
контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими,
финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или
производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание,
страхование, банковское обслуживание и др.).При этом, каждая компания
осуществляет информационный обмен с другими организациями, компаниями,
предприятиями, получая различные документы (деловые письма, договоры,
протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а
работа с документами упорядоченной и организованной, в организации
создается система делопроизводства.
Следует отметить, что документирование управленческой деятельности
должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-
распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный
порядок их расположения.
В настоящее время основной задачей руководителей компании является
повышение эффективности работы обслуживающего персонала и автоматизации
своей деятельности. Автоматизация делопроизводства в компании обеспечит
мобильность руководства компанией, а так же автоматизацию документооборота
основных и вспомогательных бизнес-процессов.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства обеспечит быстрое
отслеживание работы сотрудников, контроль и систематизацию все входной,
выходной и внутренней документации, оперативное составление всех типов
отчетов, тем самым позволит выявить уязвимые места в деятельности компании.
Благодаря внедрению специального программного обеспечения,
позволяющего: увеличить производительность компании, производить
оперативную обработку данных, формирование готовых автоматизированных
расчетов, повышение достоверности результатных документов и др,
эффективность функционирования компании значительно возрастает. Однако,
компьютерная программа не может заменить специалиста, но обеспечить
10
освобождение его от рутинной работы и избавит от случайных ошибочных
расчетов, кроме того поможет оценить текущее финансовое состояние компании
и перспективы его развития с помощью автоматизированного делопроизводства.
В связи, с чем возникает проблема выбора наиболее оптимальной системы
организации автоматизации делопроизводства в компании из существующих на
данный момент на рынке производителей.
Таким образом, актуальность темы настоящего исследования обусловлена
тем, современная компания в целях увеличения прибыли и привлечения новых
клиентов, а также удержания уже имеющихся, должна организовать систему
делопроизводства на основе информационных технологий.
Целью исследования является анализ функционирования систем
автоматизации делопроизводства и документооборота в деятельности
современной компании определить основные направления ее
совершенствования на примере компании ООО «Восток-Дон».
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи
исследования:
1. Провести анализ технико-экономической характеристики
предметной области и компании ООО «Восток-Дон» и обосновать
необходимости внедрения системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в компанию ООО «Восток-Дон»;
2. Провести анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации делопроизводства компании;
3. Обосновать этапы внедрения системы автоматизации
делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон»;
4. Описать организационно-правовые и программно-аппаратные
средства разработки системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в компанию ООО «Восток-Дон» и разработать
информационное обеспечение данной системы;
5. Внедрить программное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон» и
привести пример функционирования системы автоматизации делопроизводства
и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон»;
11
6. Обосновать экономическую эффективность системы автоматизации
делопроизводства и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон».
Объектом исследования является процесс организации делопроизводства
в компании по продаже строительных материалов на основе системы
автоматизации документооборотом «1С:Документооборот:8.2».
Предметом исследования являются методы и средства организации
автоматизации делопроизводства и документооборота в компании «ООО
Восток-Дон».
Используемыми методами решения поставленных задач являются: методы
статистических исследований, системного анализа и моделирования.
Эмпирической и нормативно-правовую базой исследования послужили
труды отечественных и зарубежных авторов, посвященные проблемам
внедрения автоматизированных систем делопроизводства в процесс
деятельности современной компании.
Научная и практическая значимость результатов исследования
заключается в том, что разработанные рекомендаций по автоматизации
делопроизводства и документооборота компании были внедрены в компанию
«Восток-Дон» и являются эффективными.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых
источников и приложений. В первой главе рассмотрены: общая характеристика
компании «ООО Восток-Дон», ее организационная структура управления, а так
же программная и техническая архитектура функционирующей системы
документооборота. Во второй главе представлены результаты разработки
проектной части по внедрению системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в «ООО Восток-Дон». В третьей главе представлены
результаты расчета экономической эффективности по внедрению системы
автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию «ООО
Восток-Дон».
В исследовании содержится 31 рисунок, 15 таблица и 50 использованных
источников.
12
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
и компании ООО«Восток-Дон»
Общество с ограниченной ответственностью «Восток-Дон» создано в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации «О
регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» 12
февраля 2007 г. Зарегистрировано по адресу: Россия, г.Ростов на Дону, ул.
Орская 31 «А». Компания ООО «Восток-Дон» является коммерческим, основная
цель деятельности которой получение прибыли.
Компания «Восток-Дон» хозяйственно самостоятельная, обладающая
собственным имуществом, по виду деятельности компания является
производителем строительных материалов в Южном Федеральном округе и
занимается оптовой продажей строительных материалов, а так же является
официальным дистрибьютором продукции таких компаний как:
- ООО «СочиИнтерстрой», основной вид деятельности - продажа и
доставка газобетонных блоков заводского производства,
- компания AllurеFlоor, основным видом деятельности которой является
продажа и поставка ламинированного паркета Unistеp;
- ООО «Тепловер», основной вид деятельности - продажа и доставка
сухих смесей для строительства;
- ООО «Волжские промышленные технологии», основным видом
деятельности, которой является производство строительных материалов и
минеральных порошков и их продажа;
- ООО «ТД Ван-Маркет», российский производитель изоляционных
материалов;
- ООО «Dеcka-RА», основной вид деятельности – производство и продажа
террасной доски из ДПК.
Салоны-магазины находятся на территории городов Ростов-на-Дону. Все
точки продаж располагаются на арендованных площадях в частях города, все
места расположения выбирались исходя из проходимости и количества
конкурентов вокруг. В торговых помещениях выставлены образцы строительных
материалов, смесей, комплектующих и т.д. Режим работы салона позволяет
13
охватить довольно широкий сегмент потребителей. Товарооборот компании по
данным за 2017 году составил 115 млн. рублей.
Главными партнерами, реализующими товары ООО «Восток-Дон» на
текущий 2014 год являются:
- «Мир ремонта» — один из крупнейших торговых центров в Ростове–на–
Дону, в котором можно купить строительные и отделочные материалы оптом и в
розницу;
- группа компаний «Мега Трейд», занимается оптовыми поставками
товаров для ванной комнаты, напольными покрытиями, напольными
плинтусами, отделочными материалами из пластика. Постоянными клиентами
являются строительные и торгующие организации ЮФО.
Так как компания является не только производителем, дистрибьютором
ряда компаний и полностью разделяет их взгляды, то основная миссия
деятельности «Восток - Дон», заключается в том, чтобы реализовать всю
поставляемую продукцию и получить максимальную прибыль.
Компания ООО «Восток-Дон» производит следующие виды строительных
материалов:
- сырье для оконных отливов;
- сырье для изготовления системы вентиляции;
- сырье для изготовления мебели для дома и офиса;
- крепежи;
- профиль для создания перегородок;
- профиль для гибсокартона;
- потолочный и настенный гибсокартон различной ширины;
- сырье для штукатурных работ и др.
При покупке клиентами строительных материалов, специалисты компании
ООО «Восток Дон» помогают организовать подбор материалов, оформить
соответствующие документы. В офисах продаж и на складах имеются образцы
строительных материалов, которые клиент может изучить, рассмотреть их
характеристики, узнать срок эксплуатации и особенности использования при
ремонте.
14
По требованию клиента менеджеры могут предоставить следующие
сертификаты качества продукции строительных материалов: «Сертификат
соответствия», «Сертификат СЭ и Г», «Сертификат ПОЖСТАНДАРТ» (ТУ
1122-001-80392468-2009 п.п. 2.3.1, 2.3.4-2.3.7, 2.4-2.7), кроме того, клиенту
предоставляется и паспорт качества товара.
Компания ООО «Восток-Дон» реализует следующие виды строительных
материалов, приобретенные у компаний-производителей:
- газоблоки и клей для них;
- ламинированный паркет (тестура: дуб, сосна, орех, янтарь, венге, падук,
мербау);
- строительные смеси (плиточный клей, шпаклевка, штукатурка,
кладочный раствор, гипс строительный, сухая клейкая смесь на основе цемента,
цветная кладочная смесь, мершель, наполнитель полуреитоновый, известь, сухая
клейкая смесь на основе гипса и др.);
- кварц виниловые полы (34 класс, 43 класс и механический замок);
- металлопластиковые трубы;
- минеральные порошки;
- профнастил;
- тротуарная плитка;
- стекломагнезированные листы;
- нетканый изоляционный материал Изобонд и Эксобонд;
- доска для малых архитектурных форм;
- декинг;
- террасные доски;
- материалы для освещения домов и офисов и др.
Кроме организации оптовой и розничной торговли, компания «Восток-
Дон» занимается консультированием клиентов о подборе строительных
материалов, помогает произвести расчет необходимого объема и предлагает
различные вариант по проведению ремонта клиентом «своими руками».
Снабженческо-сбытовая деятельность, это ключевой момент в работе
компании оптовой торговли. Специфика снабжения для компании «восток Дон»
15
заключается в том, что производство строительных материалов и закупка у
партнеров осуществляется двумя способами:
- производство и закупка изделий и конструкций по факту приема заказа у
физических или юридических лиц;
- закупка строительных материалов партиями по мере необходимости;
- производство материалов, согласно бизнес-плану компании.
Изделия, изготовляемые на заказ компаниями ООО «Восток-Дон»
заказываются в компаниях-партерах, по факт изготовления строительные
материалы доставляется на склад и в дальнейшем отгружается клиенту. Изделия,
реализуемые по размеру в нарезку (металлопластиковые трубы, террасные доски
и др.) и штучные комплектующие (материалы для освещения домов и офисов,
стекломагнезированные листы и др.) закупаются мелкими партиями и
отпускаются клиенту со склада или офиса. Продажа осуществляется путем
консультирование клиентов менеджерами по продажам, находящимися в точках
отдела продаж.
Анализ показателей эффективности деятельности компании ООО
«Восток-Дон» представлен в приложении 1. Анализ прибыли и уровня
рентабельности компании констатирует тот факт, что абсолютный показатель
выручки от реализации строительных материалов на 2017 г. имеет общую
положительную динамику по отношении к 2016 г. и увеличилась. Следует так
же отметить, что себестоимость реализованных товаров так же увеличилась.
Таким образом, компания ООО «Восток-Дон» относится к универсальным
посредникам и производителям согласно классификационным признакам
оптовых продаж, так она реализует все основные направления организационно-
коммерческой деятельности:
- транспортировка строительных материалов компаниями партерами в
Ростов-на-Дону;
- хранение на складах в условиях необходимых для данного типа
строительных материалов;
- покупка и производство без предоплаты клиента;
- доставка клиенту в указанные сроки;
- консультирование клиента;
16
- организация рекламы, реализуемых строительных материалов.
Однако, для успешной реализации строительных материалов в рамках
оптовой продажи необходимы не только специальные торговые помещения,
склады, проверенные партнеры, оборудованные и компетентные специалисты,
но организация деятельность компании ООО «Восток-Дон», обеспечивающей
увеличение прибыли.
Организационная структура предприятия выглядит следующим образом:
Численность работающих в компании - 134 человека. Во главе стоит
руководитель, контролирующий всю деятельность компании. Напрямую
Руководитель взаимодействует с основными сегментами своей компании.
Бухгалтер занимается регистрацией первичных документов, начислением
заработной платы. Под управлением бухгалтера находиться кадровик, в
обязанности которого входит поиск новых сотрудников, ведение личных дел
планирование повышения квалификации сотрудников.
Учредительными документами компании ООО «Восток-Дон» является
учредительный договор и устав компании. Учредительный договор определяет
состав компании, ответственность партнеров, размеры и составы вкладов
компаний дистрибьюторов, оборотный капитал, условие и порядок
взаимодействия.
Устав содержит полное и сокращенное фирменное наименование
компании, сведения о местонахождении компании, сведения о размере уставного
капитала, о размере номинальной стоимости доли участника компании, права и
обязанности участников, иные сведения, предусмотренные Федеральным
Законом об Обществах с ограниченной ответственностью.
Поскольку для дистрибьюторов важно насколько качественную
продукцию они выпускают, то для компании оптовой торговли ООО «Восток-
Дон, не менее важно качество продаваемой продукции и предоставляемых услуг.
В связи с этим в компании имеется 2 специалиста по ОТК в их обязанности
входит прием рекламаций, контроль произведенного выпуска продукции и
контроль принятой продукции на склад.
В организационно-управленческую структуру компании входит офис
генерального директора, бухгалтерия, отдел по продаже товаров оптом,
17
розничные магазины, два склада. В приложении 2 представлена схема
организационной структуры компании ООО «Восток-Дон».
В функции генерального директора компании ООО «Восток-Дон» входит
контроль работы всех подразделений компании, внесение изменений в их
работу, принятие управленческих решений для достижения высокой прибыли с
минимальными затратами. Финансовый директор занимается решением
финансовых проблем, отслеживанием новых поступлений и разработок на рынке
строительных материалов.
В отделе оптовых продаж работают два менеджера: один занимается
работой с «мелкими» клиентами, второй – оптовыми поставками для «крупных»
клиентов. Их работа состоит в консультировании, подборе необходимых
строительных материалов, организацией доставки в указанные сроки в нужном
объеме. Кроме того, компания «Восток-Дон» работает в режиме розничной
торговли, в этих целях имеются специалисты в области розничной торговли.
Основной работой по контролю офисов продаж, отгрузок и выполнением
работ занимается Административный руководитель, контролирует работу
менеджеров в офисах продаж, работу специалиста по доставкам, частично
работу логиста. Руководитель доставки контролирует выполнения работ в срок,
также на прямую взаимодействует на данный процесс и частично контролирует
работу логиста. Логист отслеживает поступление заказов на склад, планирует их
отгрузку и отдает распоряжения кладовщику план работ для водителей.
Кладовщик имеет в подчинении нескольких грузчиков, которые осуществляют
загрузку машин и несколько из них сопровождает водителя.
Также, в последние 2 года в компании ООО «Восток-Дон» открылась
должность менеджера по закупкам. Ее необходимость возникла с увеличением
объемов продаж, менеджер по закупкам не только закупает необходимый товар
и договаривается о привлекательных ценах, но и минимизирует издержки,
возникающие при работе с клиентами.
Поставки по договорам производятся на региональный склад за счет
компании-производителя. Это дает возможность снизить продажную цену до
15%, что делает организацию более привлекательной для потенциальных
покупателей. Поскольку рынок строительных материалов не стоит на месте,