28
данный товар. Общая формула выглядит: Закупочная цена + наценка % =
Продажная стоимость.
Вся документация вбивается в ручную и независимо друг от друга, в
следствии этого работа менеджеров по продажам, менеджера по закупкам,
административного руководителя затруднена и не редко возникают ошибки или
возникает противоречивая информация. Обмен информации происходит путем
перемещения файлов по средствам электронной почты, что иногда осложняет
работу. Существует вероятность, что какой-то важный документ не дойдет до
адресата либо будет не своевременно передан надлежащему лицу.
В связи, с чем возникает необходимость разработки стратегии
автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток Дон».
Используемые технические средства, внедряемые при автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» должны соответствовать всем
функциям разрабатываемой системы. Внедрение информационных технологий
изменит ход деятельности компании, поскольку упростит рутинную работу и
позволит анализировать как ситуацию в компании ООО «Восток Дон» в целом,
так и в каждом офисе отдельно. Благодаря этому можно будет определить
слабые места в работе компании, делать прогнозы на будущее и планировать
развития фирмы не только на ближайшее время, но и на долгосрочные
перспективы. Внедрение систем автоматизации обеспечит компании
1
:
- планирование продаж, закупок, денежных платежей заблаговременно;
- оптимизировать запасы на складе с учетом ожидаемых товаров от
поставщика;
- контролировать соблюдения планов, доступности денежных средств,
- дисциплины поставок и платежей;
- анализировать эффективность работы менеджеров;
- автоматически формирование отчет руководителю.
Все указанные процессы ввод, формирования и выполнения заявок
представлены в схеме документооборота на рис. 1.3.
1
Ермакова И.А. Учет нормативных затрат по бизнес-процессу, видам деятельности и объектам
калькулирования // Современный техучет. - 2015.
29
Рисунок 1.3 Схема документооборота
Для реализации данной схемы необходимо приобретение следующего
технического обеспечения, представленного в таблице 1.2. Технические средства
системы должны соответствовать по устойчивости к внешним воздействиям -
ГОСТ 12999-84, по параметрам питания - ГОСТ 21128-83. Все оборудование
должно быть рассчитано на длительную работу при условии своевременного
проведения профилактических работ. Размещение комплекса технических
средств должно проводиться с учетом правил техники безопасности, условий
эксплуатации и других нормативов (СНиП 2.2.2.542-96).
30
Таблица № 1.1
Технические средства, используемые для автоматизации делопроизводства
Этап №
Программные и технические средства
A1
ПК пользователя, почтовый клиент
A2, А3,А4
Сервер приложений, база данных, ПО системы SD, почтовый сервер
A5
ПК инженера или администратора
A6
ПК администратора, ПО системы SD
Процесс автоматизации, несомненно важен для успешного
функционирования бизнеса в современных условиях рыночной деятельности.
Предприятие розничной торговли процесс автоматизации даст значительный
результат для выполнения двух основных функций: снабжение и сбыт.
Процесс полного перехода на новую систему займет от трех до шести
месяцев. Не следует забывать что необходимо отслеживать и устранять пробелы
в знаниях программы у сотрудников и проводить ежегодные семинары,
обновлять программу во время и следить за тенденциями на рынке
автоматизации
2
.
При внедрении любой информационной системы на предприятии всегда
встает вопрос о целесообразности затрат, связанных с ее стоимостью. Очень
важно максимально полно оценить все планируемые затраты, в том числе
стоимость лицензий, стоимость услуг по внедрению, доработке системы и
стоимость сопровождения
3
.
В компании ООО «Восток Дон» существует своя политика безопасности.
Каждый сотрудник при поступлении получает должностную инструкцию, в
которой четко описаны его права и обязанности с точки зрения информационной
безопасности. Каждому сотруднику присваивается логин в систему Доменной
авторизации, в рамках которой выдается доступ к определенным ресурсам сети и
доступа в глобальную сеть интернет. Для данной учетной записи есть пароль, а у
пароля есть своя политика безопасности, которая регламентирует срок действия
пароля и его криптографическую стойкость в большинстве случаев количество
2
Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский
учебник, 2014.
3
Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и
распределенные информационные системы: Учебное пособие / Д.В. Александров. - М.: ФиС, 2014.
31
входящего трафика не ограничивается, зато ограничивается список разрешённых
сайтов.
Для получения доступа к закрытым сайтам следует написать заявку на
горячую линии с приложенным одобрением руководителя отдела. Далее эта
заявка будет согласована на уровне службы Безопасности компании и только
после этого доступ будет предоставлен или не предоставлен с указанием причин.
В компании реализована своя политика информационной безопасности и
защиты информации: На уровне человеческого фактора и программно и
аппаратно ограничений нет.
Защиты информации с пользовательских компьютеров в компании ООО
«Восток Дон» реализована только программно. Реализация ограничение на
подключение любых периферийных устройств по портам USB, com, ltp, PCI и
выполнена средствами Программного продукта ZLOCK и управляется
централизовано на сервере. Для того чтобы подключить новый девайс к
компьютеру, который автоматически блокирует новые устройства, следует
позвонить на сотруднику СБ, назвать номер заявки в рамках которой
производится установка нового оборудования
В рамках отдельной структуры службы безопасности, которая
контролирует уровни доступа по проксимити картам (пропуска) считывание
датчиков тревоги и просматривает видеонаблюдение есть отдельный человек в
данной структуре, который занимается именно Информационной
безопасностью. Все заявки по доступу к ресурсам и подключению.
Защита информации в серверной регламентируется следующими
ограничения доступа:
- Права доступа по электронному пропуску (proxy- карта);
- Роспись за получение и сдача ключа у охранника;
- Разблокировка датчиков открытия двери у оперативного дежурного
службы безопасности.
Средства защиты от инсайдерских угроз в компании следующие:
За каждым пользователем закреплён компьютер/ноутбук и монитор,
которые имеют идентификационный ПИН код, за который он несет
материальную ответственность.
32
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации делопроизводства и документооборота компании ООО
«Восток Дон»
Автоматизацию бизнес-процесса снабженческо-сбытовой деятельности в
современной компании можно реализовать двумя способами: покупка готового
решения или разработка нового программного комплекса. В настоящее время
компании приобретают уже готовое решение.
Самый популярный продукт из представленный на Российском рынке,
который позволяет провести комплексную автоматизацию компании, является
продукт фирмы «1С
4
. Однако, следует отметить, что существуют
альтернативыне решения, стоимость которых значительно ниже, чем
программные продукты фирмы «1С». Охарактеризуем некоторые из них.
Системы программ 1С разрабатываются для последующего применения в
сфере автоматизации учёта и управления различного типа компаний: начиная от
предприятий среднего и малого бизнеса, бюджетных предприятий, заканчивая
частными предпринимателями и некоммерческими организациями
5
.1С можно
дорабатывать не только самим разработчикам, но и пользователем (при знании
программирования 1С). Из всех перечисленных программа является наиболее
доступной и простой в использовании. Продукты для розничной торговли
«1С:Розница» и «1С:Управление торговлей».
Профессиональная программа Oracle специально разработана для разных
категорий пользователей: маркетологов, категорийных менеджеров,
товароведов, бухгалтеров, финансовых директоров, технологов
производства, кассиров и многих других. Система содержит функции и
возможности для автоматизации предприятий розничной торговли. Комплекс
технологий этого семейства продуктов помогает обеспечить разностороннее
взаимодействие с клиентами, сформировать целевой товарный ассортимент,
повысить эффективность управления запасами, способствует снижению
4
Волошин Д.А. Система управленческого учета на предприятии: направления совершенствования //
"Аудиторские ведомости", 2014.
5
Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет: учебник. - 6-е изд. И доп. - М.: Издательско-
торговая корпорация "Дашков и К", 2014
33
совокупной стоимости владения. Программный продукт для розницы
«OracleRetail»
6
.
Программный комплекс СБиС++ является многофункциональной
системой, способной эффективно управлять в автоматическом режиме, как
небольшим предприятием, так и целой компанией, адаптируясь к специфике
работы различных предприятий, и позволяющей вести всевозможный учёт на
компьютере. Система позволяет организовать максимально удобный ввод
информации. Например, при заполнении складского документа можно
осуществлять подбор товара со склада. Документ может быть автоматически
заполнен на основании другого документа. Есть возможность просмотра списка
связанных документов. Программное решение: «СБиС++: Торговое
предприятие»
7
.
Система делопроизводства «Гран-Док» московской фирмы «Гранит»
предназначена для государственных учреждений. Система полностью учитывает
все особенности российского делопроизводства с учетом нормативов
документационного обеспечения управления. Включает в себя три подсистемы:
1. основные документы организации;
2. устные обращения граждан;
3. устные обращения представителей организаций.
Программное обеспечение Sap ориентировано на крупные и средние
предприятия
8
. Состоит из модулей различающиеся по видам назначения. SAP
очень популярная система в мире. В России, в основном, внедряется крупным
предприятиям. Это обусловлено высокой ценой лицензий и услуг (в 3-10 раз
выше, чем 1С). SAP имеет хорошую репутацию среди ERP, решение хорошо
масштабируемое. Доработка SAP возможна, но достаточно трудоёмкая. По
практике, то, что в 1С можно доработать за 1-2 часа, в SAP занимает 1-2 дня. Как
правило в SAP ничего не дописывают, лишь настраивают.
Программа Парус состоит из модулей: финансы, бухгалтерия, MRP, CRM
и т.д., В режиме пользователя любой специалист имеет ряд широких настроек
6
Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие для переподготовки и повышения квалификации
бухгалтеров. - М.: ИНФРА-М, 2015.
7
Радченко М.Г. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг», 2015.
8
ГрафоваГ.Ф. Критерии и показатели оценки финансово-экономического состояния предприятия //
Аудитор. - 2013.
34
программы, но систему имеют право дорабатывать только сами разработчики.
Один из главных плюсов системы – масштабируемость решения.
Распространена на предприятиях и в учреждениях России. Внешний вид
программы, функциональность команд и пиктограммы мало чем отличается от
1С. Универсальная программа «ПАРУС-Предприятие 7»
9
.
На основе данных сравнительного анализа систем автоматизации
делопроизводства, представленных в приложении 5, можно сделать следующие
выводы, что 1С – это наиболее оптимальный вариант при выборе средств
автоматизации современной компании.
Разработка стратегии реализации проекта автоматизации
делопроизводства предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой
последовательных действий - этапов, на каждом из которых решается
определенная задача. Автоматизация документооборота в компании ООО
«Восток-Дон» заключается в комплексной автоматизации разработки,
согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов
компании.
Основными задачами автоматизации документооборота в ООО «Восток-
Дон» являются
- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
- ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
- автоматизация процесса прохождения документов внутри компании за
его пределами;
- формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с
технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
- документационная поддержка бизнес-процессов
10
:;
- планирование и управление ресурсами организации в рамках
существующих бизнес-процессов;
- автоматизация административно-управленческих функций (оперативное
формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
9
Ермакова И.А. Учет нормативных затрат по бизнес-процессу, видам деятельности и объектам
калькулирования // Современный техучет. - 2014.
10
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А.
Табалиной. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
35
- организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование
рабочего времени;
- обеспечение оперативного обмена официальными документами
(служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и
т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений
организации;
- обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;
- формирование и накопление базы данных электронных документов
любых типов с возможностями многокритериального поиска: как по
содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.
В качестве стратегии автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток-Дон» был выбран комплексный подход. Комплексная автоматизация
документооборота предполагает распространение системы электронного
документооборота на все функции управления и все бизнес-процессы
организации за счет системной интеграции при внедрении
11
.
Практическим результатом перехода к единой системе документооборота
в компании ООО «Восток-Дон» становится общий для всей компании стандарт
на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и
тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных
управленческих решений).
Можно отметить следующие особенности комплексного подхода к
автоматизации документооборота компании ООО «Восток-Дон»:
- повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению
с другими (по участкам и по направлениям);
- высокие требования к качеству управления процессом внедрения
системы
12
.
Для автоматизации делопроизводства компании ООО «Восток Дон» было
предложено на основании анализа описанного в первой главе приобрести и
ввести в эксплуатацию программные продукты фирмы 1С такие как 1С:Розница
и 1С:Управление торговлей. Для их успешного внедрения в структуру работы
11
Изюмская Е.В. Информационные технологии в экономике // Бухгалтерский учет. - 2016.
12
Кольский Е.В. Автоматизированный управленческий учет. - М.: Едиториал УРСС, 2014.
36
фирмы необходимо разработать и выполнить четкие рекомендации по установке
и дальнейшей эксплуатации.
Программные продукты 1С:Розница и 1С:Управление торговлей позволят
вывести деятельность компании на новый уровень, поскольку позволят
сократить время заполнения документов, тем самым позволят менеджерам по
продажам уделять клиентам больше внимания, а менеджеру по закупкам более
тщательно подбирать поставщиков. 1С:Ролзница упростит ряд функций на
которые теряют время менеджеры, и которые необходимо автоматизировать с
целью связать все документы в единое целое. Фактически данный пакет
автоматизирует рабочее место менеджеров по продажам в каждой точке продаж.
Продукт позволит проводить следующие операции
13
:
- регистрировать приход товаров от поставщиков на склад;
- контролировать перемещение товаров между офисами, офисом и
складом;
- торговать комплектами товаров, созданными как в момент продажи
товара, так и с предпродажной подготовкой комплекта(например объединить
детали в единый комплект, либо наоборот продавать товар из комплекта) ;
- регистрировать возвраты товаров от покупателей;
- проводить инвентаризацию товарных запасов в офисах продаж и на
складе;
- оформлять приходные и расходные кассовые ордера непосредственно в
магазинах;
- контролировать перемещение денежных средств между офисами;
- использовать процентные скидки по клиентам, скидки на сумму чека,
скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты.
1.4 Обоснование внедрения системы автоматизации делопроизводства
в компанию ООО «Восток-Дон»
Информационное обеспечение системы делопроизводства в компании
включает в себя: информационную базу, систему кодирования и классификации,
13
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
37
а так же унифицированную документацию, которая используется в системе.
Под классификатором будем понимать систематизированный свод
наименований группировки объектов, кодов их обозначения, признаки. Эти
классификаторы необходимы для описания всех потоков данных и
обеспечивают машинную обработку в удобной для пользователя форме. В
соответствии с назначением применения их в системе можно выделить
следующие классы классификаторов: общегосударственные, отраслевые,
локальные
14
.
В рамках данного исследования нами будут рассмотрены только
локальные классификаторы по следующим типам: по приоритетности заказов,
по зоне информационных технологий, на основе которых была произведена
заявка.
Внемашинное информационное обеспечение занимает значительную долю
в системе делопроизводства. Эти документы регламентированы РФ для всех
компаний и имеют единую унифицированную форму. К ним относятся,
например, формы налоговой и бухгалтерской отчетности. Кроме того,
существуют и документы, характерные для конкретной компании, например,
форма управленческой отчетности деятельности компании. Под унификацией
следует понимать тщательный отбор и необходимость использования
номенклатуры документов
15
. При этом, документы могут быть в рамках
компании, как унифицированными, так и локальными, определенными самой
компанией.
В рамах данного исследования используются следующие локальные
документы: «заявка на транспортировку материалов», «заявка на хранение на
складах в условиях необходимых для данного типа строительных материалов»,
«заявка на покупку и производство без предоплаты клиента»; «заявка на
доставку клиенту в указанные сроки». Файлы с данными формируются на
основе данного типа локальных заявок, то есть входной информации, при этом к
ним предъявляются следующие типы требований:
- полнота информации для решения задачи;
14
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
15
Палий В.Ф. Организация управленческого учета. - М.: Бератор-Пресс, 2014.