18
компания выпускает новые продукты и дает на них выгодную цену для дилеров.
Такой подход, позволяет делать выгодные предложения, как для клиентов, так и
для самой компании. За последние два года (2016 -2017 гг.) благодаря
сотрудничеству с дистрибьюторами приобретению строительных материалов,
созданных по новым технологиям, компании оптовой торговли ООО «Восток-
Дон» удалось увеличить товарооборот в 2раза.
Руководитель стремиться к постоянному развитию своего бизнеса.
Привлекает к работе различные компании, учувствует в тендерах. При участии
компании ООО «Восток-Дон» на территории г. Ростов-на-Дону, были
реализованы объекты, как ZARA, Золотой Вавилон, Панавто-Юг, ТЦ РИО,
Мега, М-видео.
Как было отмечено, выше компания «Восток-Дон» занимается и
собственным производством строительных материалов. На складах компании на
текущий момент имеется более 1000 наименований строительных материалов,
которые можно приобрести либо в виде оптовой покупки, либо в виде мелкого
опта или розницы. Отличительной чертой продукции является невысокая
стоимость, так реализуется непосредственно производитель и высокое качество.
По состоянию на 2017 год, компании ООО «Восток Дон» мало
автоматизирована. Закупки происходят мелкими партиями по необходимости, то
есть менеджер по закупкам узнает на прямую у кладовщика о наличии
материалов и комплектующих на складе, исходя из этих данных и
осуществляется закупка. Аналогичная ситуация и со сбытом продукции,
поскольку продажи осуществляются путем предварительного заказа, менеджеры
по продажам получив заявку от клиента рассчитывают стоимость заказа и
подписывают договор купли-продажи с клиентом. Затем менеджер по продажам
обязан передать свой заказ ответственному за закупки менеджеру, для
дальнейшего заказа комплектующих по средствам заполнения специальной
формы вручную. В качестве систем автоматизации снабженческо-сбытовой
деятельности в компании розничной торговли компании ООО «Восток Дон»
используется программный продукт PreftSailt и электронные таблицы созданные
в программном обеспечении MicrosoftExcel, которые в организации приняты
называть внутренними документами. В данные таблицы заносится контрольная
19
информация о должниках, остатках продукции на складе, информация о
передвижении товаров, информация о закупках и сбыте продукции, информация
о поставщиках, клиентах, скидах и т.д.
Каждый офис продаж оборудован компьютером и высокоскоростным
интернетом, так как иногда необходимо пересылать громоздкие файлы,
принтером и сканером. В главном офисе настроена компьютерная сеть между
руководителями, логистом, бухгалтером и кадровиком. Вся информация
сохраняется на жесткий диск большего объема, на одном диске храниться вся
информация за конкретный год.
В приложении 3 представлена техническая архитектура информационной
системы компании ООО «Восток Дон».
Как уже говорилось ранее, автоматизация не самая сильная сторона
компании розничной торговли ООО «Восток Дон» За 8 лет работы компании не
было внедрено не одной программы позволяющей осуществить автоматизацию
снабженческо-сбытовых процессов. Завод, дилером которого является данная
компания, имеет полную автоматизацию всех процессов своей деятельности
начиная от бухгалтерии заканчивая производством. Но недостаток данной
программы, в том что для представителей доступна только дилерская версия,
ограниченная в правах и действиях. В этой программе менеджеры рассчитывают
заказы, выгружают их из программы в формате Excel и отправляют менеджеру
по закупкам. В приложении 4 представлена программная архитектура
информационной системы компании ООО «Восток Дон»
На данный момент вся информация о снабженческо-сбытовой
деятельности собирается по средствам двух основных программ, о которых уже
говорилось ранее:
1) PreftSailt. Программа состоит из двух основных модулей. Первый
модуль PreftGest (программа в основном для сбыта) позволяет вести учет
клиентов на всех этапах сделки от предварительного расчета до постдоговорного
общения.
2) Вся информация о клиентах заносится в программу. Глобальный
недостаток программы подвязка к интернету, если с интернетом происходят
неполадки то и программа выдает ошибку и не работает. Второй важный модуль
20
программы PreftWaise позволяет формировать собственно склад, добивать
собственные номенклатурные группы и устанавливать розничные цены.
Рисунок 1.1 Интерфейс программы PreftGest
В программе есть и существенные недостатки, поскольку нет
возможности формирования отчетов и контроля продаж и расходования
материалов. На данный момент на складе нет компьютера, и снабженец должен
напрямую у кладовщика узнавать о наличии материалов и комплектующих на
складе. Всю информацию можно сохранить в виде электронной таблицы и в
дальнейшем разнести по документам.
В итоге можно сказать, что программа могла бы стать полноценным
средством автоматизации снабженческо-сбытовой деятельности данной
компании, поскольку в ней отображается информация о производственной
готовности поставщика (когда завод планирует изготовить заказ, когда заказ
стоит на доставку), имеет возможность вести кадровый учет, учет закупок и
даже ведение собственного склада (ведения остатков на складе), но у торгово-
розничной компании используется только ограниченная ведением учета
клиентов версия, она бесплатно для дилера, поскольку предоставляется
непосредственно заводом изготовителем окон. Для компании розничной
торговли покупка данной программ в полной версии не к чему, из за очень
высокой стоимости продукта (порядка 1 500 тыс. руб. за покупку лицензии), во
вторых программа больше подходит для производственной компании, а не для
розничного.
21
Электронная таблица, используется в компании для формирования
документов. В компании был разработан ряд документов для удобства работы
менеджеров и снабженца. С помощью формулы произведена автоматизация
некоторых расчётов. Каждый внутренний документ имеет свою структуру и
несёт в себе информацию о клиентах, товарах и т.д. Файл с необходимым
документом можно исправить, перезаписать, переслать адресату, распечатать.
Огромный недостаток данного способа учета деятельности компании,
заключается в том, что таблицы не связаны между собой. Каждая таблица
заполняется в ручную, либо в нее копируется информация из другой, в связи с
этим могут возникать ошибки и противоречивость введённой информации.
Данные программные продукты позволяют компании ООО «Восток Дон»,
удовлетворять некоторые потребности в автоматизации, но современный рынок
программных продуктов не стоит на месте и потребность в автоматизации
ключевых бизнес процессов, а для компании розничной торговли это,
несомненно, снабжение и сбыт, растет.
1.2 Обоснование необходимости автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
С помощью средств автоматизации и электронных таблиц, возникает
возможность формировать документооборот необходимы в компании розничной
торговли ООО «Восток Дон»
Для упрощения работы с таблицами данные рассчитываются по
формулам. Рассмотрим основные из документов и особенности их расчетов:
1. Карточка клиента, содержит в себе информацию о клиентах, такую как
ФИО, паспортные данные, адрес, номер телефона, дату заключения договора и
его номер, информацию о заказе (номер заказа, количество конструкций,
особенности заказа и различные дополнительные работы, сумма заказа, скидка),
первичный или вторичный клиент, способе оплаты (наличный, безналичный
расчет) и ответственным за заказ менеджером. Карточка клиента сохраняется
менеджером реализующим товар и отправляется Административному
руководителю, который заносит информацию из карточки клиента
(индивидуального документа для каждого заказчика) в общий реестр. После
22
этого карточка клиента переносится в папку архива с названием года и месяца
принятия заказы (для удобства поиска в дальнейшем). Документ несет в себе
множество необходимой информации, и если клиент повторно совершает заказ,
его карточка может быть найдена в архиве для определения индивидуальных
скидок. Т.к. в документе содержится в основном текстовая информация, по
этому, используется только одна формула для расчета скидок:
E= (Стоимость заказа – X%) +ДП, (1.1)
где X это скидка предоставленная клиенту, Е - итоговая сумма, ДП -
дополнительные работы и услуги
1. Общий Реестр заказов. Документ содержащий информацию обо
всех клиентах за последний год, о реализованной продукции, о сроках
выполнения заказов. Заполняется Административным руководителем и
рассылается менеджерам и логистам, для планирования монтажных работ и пост
договорного общения с клиентами. Из этого реестра формируются отчеты
менеджеров для расчета их заработной платы и установления ежемесячных
планов по реализации продукции (как правило, ежемесячный план для каждого
офиса устанавливается индивидуально исходя из личных достижений
менеджеров, мотивация в данной компании зависит от выполнения плана, чем
выше задан план, тем вше степень мотивации для менеджера). Документ в конце
года переносится в папку архива и как сохраняется на переносной жесткий диск.
Реестр заполняется контактной информацией и краткими сведеньями о заказах.
Для упрощения формирования суммы затрат было принято в общем реестре
хранить информацию о закупочных ценах и расходах по работе (подъем).
Рассчитывать было решено в колонке Расходы по формуле (рис.1.2):
РК = (* 350) + КД (КМ* 400) + (КЭ* КК* 50), . (1. 2)
где 350 и 400 это расценки на текущий год
Где РК- расход по клиенту, КД -квадратура демонтажа, КМ- квадратура
монтажа, КЭ- количество этажей, ДР - дополнительные расходы, КК- количество
конструкция
23
Рисунок 1.2 Общий Реестр заказов
2. Платежная ведомость. В данный внутренний документ
записывается вся информация о суммах договоров, и платежах клиентов.
Например, если клиент внес всю сумму, то в колонки долг на дату монтажа
автоматически выставляется 0 рублей, если есть долг, то в ведомости
отобразиться сумма долга и дата когда он должен быть погашен. Исходя из
данных ведомости платежей формируются отчеты о объемах товарооборота за
месяц, квартал, полугодия или год. Все данные и отчеты так же переноситься в
архив. В таблицу заносятся данные клиента об оплате и сроках погашения
задолженности. В Левом верхнем углу занесена сегодняшняя дата по формуле:
=СЕГОДНЯ(). (1.3)
Если клиент внес 100% оплату, то информация о нем как о должнике
заноситься в поля клиент сумма договора, предоплата по договору, но сразу во
всех остальных колонках прописываются 0. Если же у клиента имеется
задолженность то необходимо вносить дату погашения задолженности, на этом
этапе в колонке дата платежа прописывается формула:
=ЕСЛИ(Значение в ячейке 0;Занесеннаядата;Текущая дата) (1.4)
Данная формула проверяет, если в ячейку не было занесена дата платежа,
то автоматически дата меняется на текущую дату.
В случае если дата платежа уже превысила срок погашения
задолженности или все еще не наступила, то согласно договору, подписанному с
клиентом (можно договор добавить в приложения если есть
смысл) рассчитывается пеня для клиента, в этой ситуации используется 2
формулы:
24
=ДНЕЙ360(Дата платежа;Текущая дата) - рассчитывает количество дней
просрочки и формула (1.5)
=ОД *0,5%*КД (1.6),
где ОД- остаток долга, 0,5% - процент по просрочке по ней и
высчитывается размер пени которую клиент должен выплатить, КД- количество
дней просрочки
Он прибавляется к сумме основного долга. На одном листе заносятся
должники за текущий месяц и должники с просрочкой платежа.
3. Форма отчета менеджера. Форма отчета менеджера заполняется
персонально каждым менеджером по продажам каждого 30го числа за
предыдущий месяц, и подается на проверку и подписание Административному
руководителю, а затем и руководителю для начисления заработной платы за
прошедший период времени. Таким образом, можно оценить общую картину
сбыта продукции за каждый прошедший месяц. Отчеты передаются в
бухгалтерию, и храниться там совмести с зарплатными ведомостями. В этих
документах заносятся все суммы заказов по всем направлениям деятельности
компании в разные стороны, в зависимости от суммы оборота менеджер подает
отчет с данными о продажах за текущий месяц и рассчитывает свой
ориентировочный процент.
Формула расчета по каждому направлению выглядит следующим образом:
ДМ = Е * Х % + Н, (1.7)
где Х это расценка менеджера п в зависимости от направления ( от 1 до 7
%), Наценка в случае достижения оборотов продаж ( для каждого направления
индивидуально на пример для плитки 800 тыс. руб., для потолков 250 тыс. руб.,
жалюзи 200 тыс. руб.) составляет + 15 % к продажам менеджера. Затем после
расчета по всем направлениям бухгалтерия проверяет суммы продаж и
фактическое существование клиентов и рассчитывает общую заработную плату
по формуле:
ЗП = ОКЛАД + МЧ (% по каждому направлению) + ПЧ (1.8)
Премиальная часть выплачивается в 2х случаях: 1й Менеджер 3 и более
месяцев подряд увеличивает объем продаж; 2й Офис совершает оборот более
1 200 тыс. руб.
25
4. Заявки и общий реестр заявок. Документ созданный для заказов
комплектующих со склада. Менеджер по продажам составляет заявку на
штучные комплектующие (для продажи в офисе), на рекламную продукцию и
канцтовары необходимые для оформления договоров и жизнедеятельности
офиса. Эти заявки также принимает Административный руководитель и отдаёт
распоряжения на отгрузку со склада и доставку (при наличии заявленных
позиций на складе) либо оформляет заявку на закупку необходимого товара у
поставщиков продукции.
Затем вся информация о необходимом товаре заносится в общий реестр
заявок для отслеживания наличия необходимого товара в точке продаж и
дальнейшего планирования закупок. Заявка представляет собой таблицу, в
шапке которой занесена информация об офисе продаж от которого поступила
эта заявка. Так же там указывается количество и цена проданной и отпущенной
продукции из офиса продаж для отслеживания точного остатка продукции. И
прописывается Новое количество необходимых изделий в данный офис. Здесь
формулы позволяют рассчитать авто сумму проданной продукции, рассчитать
сумму реализованной продукции из офиса, а также отследить был ли возврат по
браку.
Данная заявка не храниться в электронном виде у менеджеров, а после
отправки только распечатывается и подшивается в папку заявок. Но данная
заявка автоматически рассчитывает цены по прайс-листу, т.е. в электронной
таблице на первом листе заявка на комплектующих, а со второго листа прайс
лист. Формула для расчета цены выглядит примерно следующим образом:
С * К = Р (1.9)
После объединения всех заявок у административного руководителя
складывается картина о продажах комплектующих и необходимости увеличения
либо уменьшения их поставок в конкретный офис.
5. Заявки на заказ продукции. Менеджер по закупкам получает заявки
от Административного руководителя и составляет план закупок товаров и
комплектующих. Все изделия, изготавливающиеся на заказ отравляются в
работу на завод, в то время как менеджер по закупкам планирует расход
материалов со склада. Все заявки формируются в понедельник и отправляются
26
поставщикам, в течении 3х рабочих дней поставщики обрабатывают заявку и
отгружают на склад не позднее пятницы. Таким образом, все заказы находятся
на складе в срок и это позволяет проводить монтажи согласно заранее
составленному графику.
Для упрощения заказа и отслеживания наличие комплектующих на складе
в компании существует заявка на заказ продукции и ведомость остатков на
складе менеджер по закупкам заносит в них соответствующую информацию.
Например, в заявки на заказ продукции менеджер вносит количество
необходимых материалов, их цвет тип и т.д., в этом документе прикреплено
коммерческое предложение поставщика, что позволяет рассчитывать стоимость
заказанного материала и общую стоимость всей заявки:
М * С * К * х = ИЕ;(1.10)
где материал, М – материал, С – цена за 1 метр, С- цена это стоимость за
погонный метр, К- количество это необходимое количество материала, х -это то
в каких объемах материал отпускается.
График доставки позволяет спланировать проводимые работы у клиента,
не позднее даты истечения договора. Сбыт продукции в компании ООО «Восток
Дон», заключается не только в факте продаже товара, но и предоставления
качественных услуг и товара. Сделка считается состоявшейся при условии, что
клиент доволен, а акт-приема передачи товара подписан. В данный документ по
принципу, как и в платежной ведомости, так как в договоре прописаны
ответственность обоих сторон, в том числе и материальная, фирма не должна
срывать сроки проведения работ. По этому также в таблице с помощью формулы
MicrosoftExcel:
=СЕГОДНЯ() (1.11)
занесена текущая дата, далее идет информация о фамилии и имени
клиента, о его адресе и количестве конструкция, цена (как это было описано
выше) и срок выполнения заказа, формула:
=ЕСЛИ(Значение в ячейке 0;Занесеннаядата;Текущая дата) (1.12)
Данная формула проверяет если в ячейку не было занесена дата
исполнения, то автоматически дата меняется на текущую дату.
27
В случае если дата платежа уже превысила срок погашения
задолженности или все еще не наступила, то согласно договору рассчитывается
неустойка, в этой ситуации используется 2 формулы:
=ДНЕЙ360(Дата выполнения ;Текущая дата) (1.13)
- рассчитывает количество дней просрочки и формула
=Сумма договора*0,2%*Количество дней просрочки;(1.14)
по ней и высчитывается размер неустойки перед клиентом. Как правило
такие ситуации регулируются скидками на следующий заказ..
6. Карточки поставщиков имеют все необходимые данные о
поставщиках и их ценах формируются цены для продажи, прайс-листы и
регламенты работы компании. Исходя из собранной информации о поставщиках,
менеджер по закупкам может приобрести наиболее выгодные материалы для
последующей продажи клиенту. Для этого все прайс-листы поставщиков
добавляются к их карточкам, для более удобного заполнения заявок. Как
правило все карточки содержаться в одной таблице Excel, с помощью поиска
менеджер по закупкам находит все интересующие его цены, затем выбирает у
какого поставщика выгоднее сделать заказ, затем открывает его бланк заявок и
заполняет его.
7. Прайс-листы формируются исходя из цен поставщиков. Прайс
формирует Административный руководитель, согласовывает с Руководителем и
рассылает в точки продаж. Для стимуляции спроса и повышения показателей
сбыта Руководитель и Административный руководитель раз в месяц формируют
скидки для клиентов и создают специальные коммерческие предложения.
Стандартный прайс-лис включает в себя все предоставляемые услуги и
материалы. На услуги цены созданы были еще в 2008 году, и с тех пор только
подвергаются корректировкам: например, для удорожания услуг на 10%
используется формула:
СУ + 10% = НС(1.15)
С комплектующими дело обстоит по другому, их цены зависят от цен
поставщиков, штучные комплектующие имеют наценку в 100%, а материалы,
отпускаемые в погонных метрах от 30 до 60% в зависимости от спроса на