18
устанавливаются в зависимости от задач, которые будут на них выполняться. По
необходимости производится модернизация оборудования.
Так же, в зависимости от задач, подбираются периферийные устройства.
Преимущественно используется техника производителей Canon и Xerox.
Программная архитектура предприятия отображена на рисунке 1.3.
Рабочая станция бухгалтера
Сервер
Компьютер учащегося
Рабочая станция специалиста
Интернет
Сервер СПС
«Кодекс»
Клиент СПС
«Кодекс»
FireWall
Прикладное программное
обеспечение
TCP/IP
Прикладное программное
обеспечение
Клиент СПС
«Кодекс»
Прикладное программное
обеспечение
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
ОС Windows
Server 2008 R2
Сетевые
ресурсы
СУБД MS SQL
SERVER 2008
Клиент ППО
«СЭД»
Клиент ППО
«СЭД»
Рисунок 1.3 – Программная архитектура предприятия
Сервер учреждения работает под управлениес серверной операционной
системой Microsoft Windows Server 2008 R2 Standart. Выбор данной ОС
обусловлен перечнем решаемых задач, а также ограничениями бюджета
учреждения.
Для защиты локальной сети от вредоносного программного обеспечения и
атак из всемирной сети Интернет на сервере работает FireWall. Кроме того, на
сервере располагаются внутренние сетевые ресурсы: папки с общим доступом для
всех компьютеров ЛВС учреждения.
На всех рабочих компьютерах конечных пользователя установлены
операционные системы от компании Microsoft: Windows 7, 8, 8.1 и 10.
19
Программное обеспечение, используемое в организации, разнообразно и
применяется для широкого круга задач. Специальным программным
обеспечением пользуются в своей работе, в основном, бухгалтеры и, отчасти,
экономисты. Остальным достаточно возможностей текстового редактора
Microsoft Word и табличного процессора Microsoft Excel.
С помощью 1С ведется внутренний финансовый учет, а для взаимодействия
с внешними контролирующими и управляющими органами используется система
«АЦК-Финансы».
Система “АЦК-Финансы” способна обеспечить комплексную
оптимизацию и автоматизацию всех участников бюджетного процесса и всех
участков. Так же система обеспечивает автоматизацию всех структурных
подразделений финансового органа, включая его получателей бюджетных
средств, территориальные подразделения и распорядителей. “АЦК-финансы”
способен решать задачи информационного взаимодействия финансового органа с
органами Федерального казначейства, а также с учреждениями банков, где
открыты счета финансового органа.
Доступ к работе в “АЦК-Финансы”, как и выполнение всех операций,
осуществляется с помощью веб-браузера, установленного на компьютерах
пользователей.
Также среди специального программного обеспечения следует выдели
справочную систему «Кодекс».
СПС “Кодекс” – справочная правовая система по международному,
федеральному и региональному законодательству. Она содержит в себе
материалы судебной практики консультационные и справочные материалы по
вопросам применения норм права, кадровому учету и налогообложению,
нормативно-правовые документы.
Серверная часть программного продукта установлена на локальном
сервере, а клиентские – на компьютерах бухгалтерии и узких специалистов
организации.
Для организации электронного обмена документами как внутри
организации, так и с другими учреждениями используется прикладное
20
программное обеспечение «Система электронного документооборота» (Далее
ППО «СЭД»).
Предназначение ППО СЭД заключается в гарантированной защищённой
доставке электронных документов, которые обеспечивают исполнение бюджетов
между участниками бюджетного процесса. Благодаря технологии клиент-сервер
осуществляется обмен документами между уровнями Федерального
казначейства.
СЭД решает следующие задачи:
ведение сводного реестра главных получателей и распорядителей
средств федерального бюджета;
обмен сообщениями в произвольном формате;
доставка электронных документов от получателя бюджетных
средств в органы федерального казначейства при осуществлении кассового
обслуживания получателей средств федерального бюджета;
обмен электронными документами между такими органами, как
федерального казначейства, ПБС, РБС и ГРБС при доведении лимитов,
ассигнований, объемов финансирования, бюджетных обязательств до
получателей средств федерального бюджета;
обмен электронными документами между ФО СФ/МО и ТОФК по
кассовым выплатам из бюджетов СФ/МО, в условиях открытия в ТОФК единого
лицевого счета финансовому органу;
доставка электронных документов из органа федерального
казначейства до ПБС, РБС, ГРБС для осуществления сверки между участниками
федерального бюджета;
доставка электронных документов от ТОФК до ФО СФ/МО по
кассовым поступлениям в бюджеты СФ/МО;
обмен электронными документами между ТО ФК, ГРБС ПБС, и РБС
в условиях доведения реестрами объемов финансирования расходов бюджета
СФ/МО;
обмен электронными документами между ФО СФ/МО, ПБС, ТОФК
по кассовым выплатам из бюджетов субъектов РФ/МО, в условиях открытия
лицевого счета получателя бюджетных средств в ТОФК;
21
обмен электронными документами между РБС, ГРБС, ТО ФК и ПБС
в условиях доведения расходными уведомлениями лимитов бюджетных
обязательств, объемов финансирования расходов бюджета СФ/МО;
обмен электронными документами между органами ГРБС ПБС, РБС
и федеральным казначейством в условиях исполнения государственных
контрактов, которые заключены по итогам размещения государственного заказа
на поставку услуг, работ или продукции;
обмен электронными документами между ТОФК и
администраторами поступлений о проведенных операциях по учету поступлений
в бюджетную систему Российской Федерации, а также документов об уточнении
вида и принадлежности и поступлений, документов о возврате плательщикам
излишне или ошибочно перечисленных в бюджет платежей;
обмен документами, данными и справочниками между ЦКС и СЭД в
виде экспорта/импорта текстовых файлов, которые содержат передаваемые
данные;
ведение нормативно-справочной информации.
ППО «СЭД» - программа с клиент-серверной архитектурой. Имеется сервер
с базой данных, в которой хранится вся оперативная и справочная информация, к
серверу подключаются программы-клиенты. В качестве системы управления
базой данных выступает серверная СУБД Microsoft SQL SERVER 2008.
Платформа данных SQL Server включает следующие инструменты:
Реляционная база данных: безопасное, надёжное, масштабируемое,
высокодоступное ядро с улучшенной производительностью и поддержкой
структурированных и неструктурированных (XML) данных.
Replication Services: репликация данных для распределённых и
мобильных приложений обработки данных, высокая доступность систем,
масштабируемый параллелизм со вторичными хранилищами данных для
отчётных решений предприятия и интеграция с разнородными системами,
включая существующие базы данных Oracle.
Notification Services: развитые возможности уведомлений для
разработки и внедрения масштабируемых приложений, способных доставлять
22
персонализированные, своевременные обновления информации множеству
соединённых и мобильных устройств.
Integration Services: возможности извлечения, преобразования и
загрузки для хранилищ данных и интеграции данных в масштабе предприятия.
Analysis Services: аналитическая обработка в реальном времени
(OLAP) для быстрого, сложного анализа больших и смешанных наборов данных,
использующая многомерное хранение.
Reporting Services: исчерпывающее решение для создания,
управления и доставки как традиционных бумажных отчётов, так и
интерактивных, основанных на технологии WWW отчётов.
Инструменты управления: SQL Server включает средства управления
для развитого управления и настройки баз данных, также как и тесную
интеграцию с такими инструментами, как Microsoft Operations Manager (MOM) и
Microsoft Systems Management Server (SMS). Стандартные протоколы доступа к
данным существенно уменьшают время, необходимое для интеграции данных
SQL Server с существующими системами. В дополнение, поддержка Web служб
встроена для обеспечения взаимодействия с другими приложениями и
платформами.
Инструменты разработки: SQL Server предлагает интегрированные
инструменты разработки для ядра базы данных, извлечения, трансформации и
загрузки данных, извлечения информации, OLAP и отчётности, которые тесно
интегрированы с Microsoft Visual Studio® для предоставления сквозных
возможностей разработки приложений. Каждая главная подсистема SQL Server
поставляется со своей собственной объектной моделью и набором API для
расширения системы данных в любом направлении, которое уникально для
вашего бизнеса.
На компьютерах учащихся в кабинете информатики установлены
различные программные продукты, которые должны изучаться студентами в
соответствии с утвержденной образовательной программой.
23
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для выделения и анализа основных бизнес-процессов деятельности
учреждения воспользуемся функционально-структурным моделированием этой
деятельности. В качестве основной методологии построения функциональных
моделей выступает IDEF0 [14].
IDEF0 — это метод, с помощью которого система описывается как
множество взаимосвязанных действий (или функций).
Исследование функций производится независимо от способов и методов их
выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое разделение
аспектов назначения описываемой системы от вопросов её реализации.
IDEF0 часто используется при исследовании и проектировании систем на
логическом уровне.
IDEF0 определяет два графических объекта [15]:
1. блок, с помощью которого обозначается некоторая функция
(действие);
2. стрелка, с помощью которой указываются информационные или
материальные объекты.
Модель IDEF0 представляет собой набор взаимоувязанных диаграмм.
Каждая диаграмма является описанием системы или ее отдельных
функциональных блоков в рамках некоторого уровня детализации [15].
Контекстная диаграмма – диаграмма самого верхнего уровня иерархии,
дает самое общее представление о системе. На контекстной диаграмме (КД)
отображается только один функциональный блок (контекстная функция).
Далее контекстная функция декомпозируется на основные функции
системы с помощью отдельной диаграммы. В свою очередь, каждая такая
функция может быть разложена на более мелкие и т.д. При построении модели
нужно соотнести каждый функциональный блок более низкого уровня с
функциональным блоком более высокого уровня.
24
Следует всегда помнить, что некоторый функциональный блок и диаграмма
его декомпозиции суть одно и то же, но рассматриваемое с разной степенью
детализации. Отсюда следует, что все стрелки, связанные с рассматриваемым
функциональным блоком, должны присутствовать на декомпозирующей его
диаграмме (если таковая имеется).
Контекстная диаграмма деятельности техникума изображена на рисунке 1.4
(для построения диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process
Modeler 7)
Рисунок 1.4 – Контекстная диаграмма деятельности учреждения
В качестве входных данных деятельности организации выступают
потребляемые в процессе этой деятельности товары и материалы (продукты для
столовой, канцелярские принадлежности, рабочие материалы для практических
занятий по специальным предметам и пр.), а также абитуриенты, которые
поступают в техникум для обучения.
Результатом деятельности образовательного учреждения являются
выпускники, документы отдела кадров, документы, связанные с закупками
необходимых товаров и материалов, начисления заработных плат сотрудниками
USED AT: AUTHOR: Author DATE:
REV:PROJECT: model
21.08.2016
21.08.2016
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность образовательного учреждения
A-0
ФГОС Устав учреждения
Директор
Бухгалтерия
Абитуриенты
Потребляемые
товары и материалы
Выпускники
Документы по закупкам
Приказы
Финансовые отчеты о деятельности
Специалисты
Документы отдела кадров
Законы РФ
Преподаватели
Начисления ЗП и стипендий
00 р.
Деятельность
образовательного учреждения
25
и стипендий учащимся, финансовые отчеты о деятельности техникума и приказы
директора, с помощью которых и осуществляется управление организацией.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
все сотрудники учреждения: директор, преподавательский состав, бухгалтерия и
узкие специалисты. Вся деятельность осуществляется в соответствии с
федеральным государственным образовательным стандартом (ФГОС), уставом
учреждения и законами Российской Федерации.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Диаграмма декомпозиции
Деятельность образовательного учреждения составляют четыре бизнес-
процесса:
учебно-воспитательная работа;
административная деятельность;
ведение финансовой отчетности;
управленческая работа.
USED AT: AUTHOR: Author DATE:
REV:PROJECT: model
21.08.2016
21.08.2016
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность образовательного учреждения
A0
Директор
ФГОС
Бухгалтерия
Специалисты
Устав учреждения
Документы отдела кадров
Выпускники
Абитуриенты
Приказы
Потребляемые
товары и
материалы
Документы по закупкам
Финансовые отчеты о
деятельности
Законы РФ
Преподаватели
Начисления ЗП и стипендий
Табели успеваемости
Расписание
занятий
10 р.
Учебно-
воспитательная
работа
20 р.
Административная
деятельность
30 р.
Ведение фин.
отчетности
40 р.
Управленческая
работа
26
Учебно-воспитательная работа включает в себя все, что связано с
непосредственным оказанием образовательных услуг. Данный бизнес-процесс
выполняют преподаватели, входными данными выступают абитуриенты, а
результатом его выполнения – выпускники, а также табели успеваемости
учащихся и расписание занятий.
Административная деятельность – деятельность специалистов по
обеспечению учреждения необходимыми товарами и материалами и по контролю
этой деятельности. В качестве выходных данных выступают документы отдела
кадров и документы, связанные с закупками.
Третий бизнес-процесс в составе деятельности образовательного
учреждения – ведение финансовой отчетности, выполняемые бухгалтерией.
Результатом данного бизнес-процесса является финансовые отчеты о
деятельности и начисления заработной платы сотрудникам и стипендий
учащимся. Входными данными для данного бизнес-процесса выступают
результаты выполнения всех предыдущих бизнес-процессов.
Последний бизнес-процесс моделируемой деятельности – это
управленческая работа, выполняемая директором. Основываясь на финансовых
отчетах и других данных, директор издает соответствующие приказы, которые
регулируют все стороны деятельности техникума.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается автоматизация
делопроизводства в образовательном учреждении. Под делопроизводством
понимается управление документооборотом внутри организации: создание,
передвижение и учет документов, необходимых для осуществления деятельности
предприятия.
Проанализировав аппаратную и программную архитектуру предприятия, а
также текущую организацию бизнес-процессов, можно сделать вывод, что
делопроизводство в учреждении находится на высоком уровне автоматизации.
Работа всех сотрудников, которые так или иначе взаимодействуют с
документами, осуществляется за персональными компьютерами, на которых
27
установлено необходимое программное обеспечение. Большинство задач по
формированию и учету внутренней документации выполняется с помощью ППО
«СЭД».
Использование информационных технологий для хранения и обработки
информации, а также для формирования выходных документов позволяет
значительно сократить затраты рабочего времени сотрудников на данные
операции. Однако, при более углубленном изучении бизнес-процесса
административной деятельности было выяснено, что специалист по кадрам
формирует договоры на основании нескольких шаблонов, тогда как в
используемом ППО «СЭД» заранее заложен только один шаблон: типовой
шаблон приема сотрудника на работу. Помимо него специалисту по кадрам также
часто приходится формировать следующие виды данного договора:
трудовой договор с условием о ненормированном рабочем дне;
трудовой договор с условием о гибком рабочем времени;
трудовой договор для студентов, проходящих производственную
практику в качестве сотрудников техникума;
а также другие виды трудовых договоров, основанные на базовом
шаблоне.
В зависимости от вида трудового договора, он может отличаться как
несколькими пунктами, так и общей структурой. У специалиста отделов кадров
при формировании договоров каждый раз уходит значительное количество
рабочего времени на доведение базового шаблона, формируемого автоматически,
до вида, требуемого законодательском и условиями заключения. В зависимости
от требуемых корректировок, этот процесс занимает от 10 минут до 2 часов (на
один договор). Так как оформление трудовых договоров и приложений к ним
является одним из основных производственных процессов специалиста по
кадрам, то низкий уровень автоматизации данного процесса значительно снижает
общую производительность работника, занятого в делопроизводстве.
Для того, чтобы снизить это негативное влияние, предлагается
автоматизировать процесс формирования всех видов трудовых договоров.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса выступают
данные физических и юридических лиц между которыми заключаются договора.