28
В качестве выходных данных выступает сформированный договор,
выгруженный в программу Microsoft Word.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации документооборота предполагает использование
вычислительной техники для своего решения. Рассмотрим текущую схему
документооборота при формировании трудового договора, данная схема
изображена на рисунке 1.6.
Директор
Субъект
договора
1. Создание
распоряжения на
заключение
трудового договора
2. Уточнение
недостающих данных
4. Формирование
шаблонного
договора в ППО
«СЭД»
5. Внесение правок в
сформированный
договор
Трудовой договор Трудовой договор
Трудовой договор
Трудовой договор
Трудовой договор
Трудовой договор
Специалист по
кадрам
6. Подписание
договора
3. Ввод данных в ППО
«СЭД»
Трудовой договор
Рисунок 1.6 – Схема документооборота трудового договора
При необходимости формирования нового трудового договора директором
отдается соответствующее распоряжение специалисту по кадрам.
После этого, специалист по кадрам, в соответствии с распоряжением
директора, уточняет требуемые данные и вводит их в ППО «СЭД». После ввода и
29
сохранения данных лица, с которым заключается договор, специалист по кадрам
формируется шаблонный трудовой договор (выгружается в программу Microsoft
Word). После получения такого договора, сотрудник вручную вносит в него
необходимые правки (добавляет, удаляет и изменяет пункты и параграфы
договора). После того, как все правки внесены, договор подписывается лицом, с
которым он заключается (субъектом договора).
За счет решения задачи автоматизации формирования трудовых договоров
сократится количество этапов, которые необходимо пройти для получения
готового, подписанного договора. За счет того, что предполагается автоматизация
формирования любых видов договоров, этап внесения правок больше не
понадобится, что значительно сократит время, которое затрачивает специалист по
кадрам на данный процесс.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В техникуме, как и в любом другом государственном учреждении, большое
внимание уделено вопросам информационной безопасности и защиты
информации. Для обеспечения информационной безопасности имеются
нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования техникума.
2. Регламенты использования ресурсами локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройка политики безопасности
Microsoft Windows Server 2008:
а) права доступа;
30
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, ППО «СЭД»);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотруника, а
также периодические резервные копирования данных, хранимых на сервера
организации.
Кроме того, в учреждении используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (ППО «СЭД», авторизация в операционной системе
на пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор, который работает в техникуме по соответствующему договору с
компанией-аутсорсером IT-услуг.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения учреждения занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности
системного администратора также входят контроль прав доступа к корпоративной
информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты сотрудников,
контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным сетям.
31
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) принудительно-«добровольное» увольнение из учреждения;
5) увольнение из учреждения согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Наиболее распространенным продуктом для автоматизации работы
различных предприятий является программный комплекс от компании 1С.
Главным продуктом является 1С: Предприятие. Далее на основе 1С:
Предприятия формируется целая линейка различных конфигураций,
предназначенных для предприятий различной направленности. Каждая
конфигурация включает только те функции и возможности, которые необходимы
для работы предприятия конкретной сферы деятельности.
Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить
на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа
представляет собой набор различных механизмов, используемых для
автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного
законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно
прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на
автоматизацию определенной сферы деятельности и, разумеется, отвечает
принятому законодательству. Также существует возможность доработать
стандартную конфигурацию под нужды конкретной организации, используя
набор стандартных компонентов.
Скриншот примера интерфейса программы представлен на рисунке 1.7
32
Рисунок 1.7 – Внешний вид программы 1С
Среди достоинств платформы 1С следует выделить:
программа очень гибка в настройках, в любой момент времени
квалифицированный специалист может внести корректировки в исполняемый код
конфигурации;
в стандартную конфигурацию программы встроено большое
количество унифицированных документов по ведению отчетности и
формирования выходной документации;
широкие возможности интеграции 1С с другими программными
продуктами;
частный выпуск обновлений платформы, в которых исправляются
недоработки и ошибки предыдущих версий;
унифицированный интерфейс: сотрудник, работавший раньше в
любой программе, созданной на базе 1С, легко разберется в интерфейсе другого
продукта.
К недостаткам программы следует отнести:
высокая стоимость программного обеспечения (порядка 25 тысяч
рублей за одну лицензионную копию;
сложный для неопытных пользователей интерфейс;
33
большое количество лишних для рассматриваемого перечня задач
настроек, отчетов и форм;
необходимость иметь в штате или на аутсорсинге специалиста для
обслуживания программного обеспечения, его обновления и настройки.
Следующий программный продукт, который будет рассмотрен в качестве
возможного решения проблемы автоматизации делопроизводства – программный
продукт «АЦК-Комплексный учет» от компании BFT.
Система «АЦК-Комплексный учет» предназначена для оптимизации
процессов планирования и управления финансово-хозяйственной деятельностью
за счет внедрения проектного подхода и автоматизации бухгалтерского,
кадрового, налогового учета и формирования отчетности.
Среди достоинств программы стоит выделить:
Адаптивность. В процессе внедрения «АЦК-Комплексный учет»
настраивается под индивидуальные особенности заказчика и позволяет
поддерживать требования внутренних регламентов наряду с требованиями
действующего законодательства. При изменении или уточнении вышеуказанных
требований система автоматически выполняет перерасчет данных.
Однократность и доступность. Документ вводится один раз там, где
возникает. При вводе контролируется на соответствие утвержденным нормам и
правилам. Введенные данные доступны сразу всем сотрудникам, работающим в
системе, с учетом прав на доступ к данным системы. Таким образом, связываются
в единый комплекс все подразделения и службы (бухгалтерия, планово-
экономический отдел, отдел кадров и т.д.).
Комплексность. Комплексный подход позволяет организовать весь
первичный учет в разрезе источников и проектов (тем) от планирования денежных
средств, поступления и до конкретного использования. Руководители
подразделений оперативно получают комплексную информацию о сметных
остатках средств как по договору, так и на счетах подразделения в целом.
Централизация. Единый источник данных комплексного учета
позволяет формировать аналитическую и регламентную отчетность в различных
разрезах с возможностью детализации ее показателей вплоть до первичного
34
документа. Автоматическое формировании отчетности непосредственно по
данным первичного учета исключает субъективный фактор в отчетности.
Встроенный контроль. Регистрация хозяйственной операции
запускает контрольные механизмы «АЦК-Комплексный учет»:
o программный контроль - модификация и удаление данных,
работа пользователей в системе;
o логический контроль - правильное оформление документов и
корректность отражения данных в учете;
o бюджетный контроль - контроль кассового расхода,
принимаемых обязательств на соответствие установленным
бюджетным показателям.
На каждом этапе обработки данных система удерживает пользователей в
рамках разрешенных действий.
Среди недостатков программы стоит выделить высокую стоимость как
первичной установки и настройки, так и дальнейшего сопровождения (более 30
тысяч рублей за одно рабочее место). Кроме того, данная программа имеет
большое количество функций, который в настоящее время уже автоматизированы
с помощью ППО «СЭД» (н-р, деятельность бухгалтерии).
Пример интерфейса «АЦК-Комплексный учет» приведен на рисунке 1.8
Рисунок 1.8 – Внешний вид программы «АЦК-Комплексный учет»
35
Рассмотренные программные продукты не походит для автоматизации
рассматриваемого бизнес-процесса делопроизводства в образовательном
учреждении, связанного с формированием трудовых договоров не только из-за
достаточно большой стоимости, но и из-за сложности данного программного
продукта в установке и настройке под нужны учреждения, а также из-за наличия
в программе множества лишних функций, которые не нужны для выполнения
рассматриваемого бизнес-процесса.
Поэтому необходимо разработать новый программный продукт, который
бы учел все достоинства исследованных программ и содержал необходимый
функционал.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или его
части, принято выделять несколько последовательных этапов, по мере
прохождения которых решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так и
рассматриваемого бизнес-процесса.
В условиях высококонкурентной экономической среды выигрывают
конкурентную борьбу те предприятия, стратегии развития которых объединяются
со стратегиями в сфере информационных технологий. Цель данного этапа –
изучить необходимость автоматизации какой-либо задачи, а также
проанализировать возможные изменения протекания данной задачи с течением
времени (например, изменения входных или выходных данных).
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой
задачи. Главной целью данного этапа является выявление перечня данных,
которые необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или
задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи,
выделенной для автоматизации, которые помогут достигнут поставленной цели:
снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
36
Система должна быть оптимизирована для использования её
пользователями с определенной квалификацией, и иметь элементы, которые
выполняют следующие функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия [7]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкая;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам
для корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное
значение, или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант
автоматизации выбирают если внедрение информационных технологий на каком-
то участке производства даст значительный экономический эффект (устранение
потерь при производстве, сокращение количество сотрудников и т.д.).
Автоматизация по направления предполагает автоматизировать отдельные
направления деятельности предприятия.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации
по участкам. Данная стратегия включает в себя следующие этапы [7]:
анализ области деятельности предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определения стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
37
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные
условия выбранного учреждения.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание
нового программного продукта под конкретные условия Сенгилеевского
технического техникума.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают действия
от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи с помощью
ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена на предприятии
[16].
Исходя из анализа предметной области, возможно несколько путей
автоматизации процесса формирования всех видов трудовых договоров.
Первый вариант – это доработка существующего программного
обеспечения, а именно ППО «СЭД». Данная программа позволяет заложить в нее
любые шаблоны документов, любого объема и любой сложности. Однако, данный
подход является не подходящим в долгосрочной перспективе. Дело в том, что
добавление новых шаблонов и корректировку добавленных ранее могут
выполнить только специалисты с соответствующей квалификацией. Для
поддержки работы ППО «СЭД» такой специалист привлекается по мере
необходимости, на сдельную оплату труда. И при каждом изменении в шаблонах
трудовых договоров платить данному специалисту будет невыгодно для