56
автоматизации эта работа выполняется через несколько минут и без участия
делопроизводителя.
Эффективность - одна из наиболее распространенных экономических
концепций, которые пока не имеют единого общепризнанного определения.
Под экономической эффективностью мы будем понимать меру
соотношения затрат и производительности.
Экономическая сущность эффективности проекта:
- косвенный эффект;
- прямой эффект.
Косвенный эффект характеризуется ускорением, улучшением качества
обработки информации, уменьшением ошибок и т. д.
Прямой эффект характеризуется уменьшением рабочей силы (объема
работ) и индексов стоимости.
К трудовым относятся следующие показатели:
1. абсолютное снижение трудовых затрат (Т):
Т=T0-T1,
где Т0 - трудовые затраты на обработку информации по базовому
варианту без использования информационной системы;
Т1 - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту с использованием информационной системы «Автоматизация
документооборота»;
2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):
Кт=Т/Т0*100%;
3. индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (YТ):
YТ= T0/T1
При данной системе расчета экономической эффективности,
трудовыми затратами будем считать время, потраченное на обработку одного
документа.
57
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В данном разделе дипломного проекта рассчитываются конкретные
суммы затрат на работу в базовом варианте и на разработку информационной
системы. Трудовые и стоимостные затраты при базовом и проектном
варианте представлены в таблицах 3.1 и 3.2.
Таблица 3.1
Характеристика затрат на обработку запроса читателя при
базовом варианте
Операции
Количество
документов
обрабатываемых
за один день
Время обработки
одного документа
мин.
Общее
время
мин.
Обработка запроса
4
15
60
Формирование ответа
4
10
40
Передача ответа
4
5
20
Сумма
12
30
120
Таблица 3.2
Характеристика затрат на обработку запроса читателя при
проектном варианте
Операции
Количество
документов
обрабатываемых
за один день
Время обработки
одного документа
мин.
Общее
время
мин.
Обработка данных
4
4
16
Формирование
ответа
4
1
4
Передача ответа
4
1
4
Сумма
12
6
24
Объем работы измеряется временем на обработку данных, которые
должен внести делопроизводитель. Под обработкой документов понимается
вся информация, совокупность выполненных обработок электронных и
бумажных документов за определенный промежуток времени.
Для определения затрат на выполнение операций обработки
электронных и бумажных документов, нам нужно узнать стоимость одной
операции.
58
Условно принимаем, что обработано четыре запроса читателей на
выдачу книг за один день.
Зарплата делопроизводителя в среднем составляет 20000 руб. Годовая
зарплата:
20000 (з/п мес.)*12 (мес.) = 240000 руб. (годовая з/п)
Вычислим стоимость одного дня работы делопроизводителя. Для этого
поделим годовую зарплату на количество рабочих дней (256):
240000 руб./256 д. = 938 руб. (з\п день)
Далее вычисляем стоимость обработки документов. Для этого нужно
взять время на выполнение данных операций; найти отношение общего
времени работы делопроизводителя в день и времени на выполнение данной
обработки; получившееся отношение умножить на стоимость одного дня
работы делопроизводителя и получить стоимость обработки данных
документов в день.
120 мин./60 = 2 часа
2/8 = 0,25
938 руб.*0,25 = 234,5 руб.
234,5 руб*256= 60032 руб.
В год выходит 60032 руб.
Далее нужно вычислить стоимость обработки документов в день при
проектном варианте. Алгоритм вычислений приведён выше.
24 мин./60 = 0,4 час
0,4/8 = 0,05
938 руб.*0,05 = 46,9 руб.
46,9 руб.*256= 12006,4руб.
В год выходит 12006,4руб.
Вычисляем экономию. Для этого вычитаем из базовой стоимости
обработки документов в год проектную стоимость.
60032– 12006,4= 48025,6 руб.
59
Таким образом, проектный вариант оказался эффективнее базового.
Диаграмма, отражающая эффективность данного проекта, приведена на рис.
3.1.
Рисунок 3.1 – Показатель эффективности по стоимости
Кроме прямого эффекта от внедрения информационной системы будет
получен и косвенный эффект. К данной категории можно отнести
общекорпоративные эффекты, которые сложно поддаются прямому расчету и
важны не только для компании, но и для ее корреспондентов.
К косвенным эффектам в данном случае можно отнести следующие:
Получение конкурентных преимуществ перед другими компаниями
подобного типа.
Повышение лояльности корреспондентов: поставщиков и
покупателей.
60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе рассматривается деятельность компании ООО «Руф
монтаж сервис» и ее документооборот.
Рассмотрев в первой главе специфику документооборота компании,
стало понятно, что у компании имеется потребность в автоматизации
документооборота. Разработка и внедрение собственной системы
автоматизированного документооборота оправдывает экономическая и
управленческая целесообразность.
Во второй главе были рассмотрены методология и средства
автоматизации электронного документооборота, которые позволили сделать
вывод и определиться с программной средой для дальнейшей работы в
практической части, благодаря равнительному анализу предоставленных на
рынке программных продуктов.
От правильно выбранной системы и методологии работы с бизнес
процессами зависит эффективность автоматизированной системы
электронного документооборота в компании.
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы был
создан программный продукт «Автоматизированное делопроизводство».
Система «Автоматизированное делопроизводство»:
соответствует требованиям действующих стандартов по
формированию и ведению документооборота предприятия, а также правилам
и методикам, применяемым в практике делопроизводства отечественных
организаций;
позволяет регистрировать документы в системе (заполнение
регистрационной карточки документа), прикрепляя к карте файл
произвольного формата документов;
осуществляет оформление документов для контроля.
Подобная автоматизация позволит:
61
сократить бизнес-расходы за счет автоматизации процессов поиска
информации и упрощения доступа сотрудников к соответствующей
информации;
изменить характер работы сотрудников, избавив их от рутинной
работы и предоставив им возможность сосредоточиться на профессионально
важных обязанностях;
обеспечить своевременную обработку входящих документов в
компанию;
обеспечить полную безопасность и целостность данных на всех
этапах поиска и обработки информации;
обеспечить высокую скорость принятия управленческих решений,
повысить исполнительную дисциплину и сократить время, необходимое для
исполнения документов, инструкций и решений.
Из этого можно сделать вывод, что разработка и внедрение новой
информационной системы способствует развитию компании ООО «Руф
монтаж сервис».
62
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Delphi. Программирование для Windows, OS X, iOS и Android Автор: Д. Л.
Осипов – СПБ.: БХВ-Петербург, 2014. – 464с.
2. Informicus. Rapid Application Development – Быстрая разработка
приложений [Электронный ресурс] URL: http://www.informicus.ru/default.
aspx?SECTION =6&id=93 (дата обращения: 02.01.2019)
3. SQL.RU – Введение в базы данных [Электронный ресурс]: ресурс
содержит теоретический и практический материал, посвященный
вопросам разработки и использования баз данных. – Режим доступа:
http://www.sql.ru/articles/ms sql/2006/031701iintroductionindatabases.shtml
(дата обращения:22.03.2019)
4. Автоматизация документооборота [Электронный ресурс] Режим доступа:
https://www.sekretariat.ru/article/210895-qqq-17-m5-avtomatizatsiya-
dokumentooborota (дата обращения: 12.03.2019)
5. Александров, Д.В. Инструментальные средства информационного
менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные
системы / Д.В. Александров. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 224 c.
6. Аристов, А.И. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебник для
студентов учреждений высшего профессионального образования /
А.И. Аристов, Л.И. Карпов, В.М. Приходько. - М.: ИЦ Академия, 2013. -
416 c.
7. Бабич А.В. Введение в UML. Учебный курс. Internet-университет
Информационных технологий (ИНТУИТ) [Электронный ресурс] URL:
http://www.intuit.ru/department/se/intuml/ (дата обращения: 12.03.2019)
8. Базы данных / И.Е. Медведкова, Ю.В.Бугаев, С.В.Чикунов – Воронеж:
ВГУИТ, 2014. – 105 с.
9. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем
документационного обеспечения управления для повышения
63
эффективности управления. - М.: Документация в информационном
обществе, 2013. – 70 с
10. Балдин, К.В Информационные системы в экономике: Учебник /
К.В Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2015. - 395 c.
11. Бекаревич Ю. Самоучитель Microsoft Access 2013 / Ю. Бекаревич, Н.
Пушкина – С-Пб.: БХВ-Петербург, 2014. – 465 с.
12. Белов С.А. Разработка методики подготовки организации к внедрению
системы электронного документооборота/ Белов С.А.// Науковедение –
2014. -№1. –С. 26.
13. Бондарь А., Microsoft SQL Server. - БХВ-Петербург, 2015, - 592с.
14. БОСС-Референт [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.boss-
referent.ru/ (дата обращения: 12.03.2019)
15. Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические
информационные системы: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова
и др. - М.: Дашков и К, 2016. - 388 c.
16. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении.: Учебное
пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - Люберцы:
Юрайт, 2016. - 462 c.
17. Вендров А.М. CASE - технологии. Современные методы и средства
проектирования информационных систем – М.: ВИЛС, 2014. – 234с.
18. Гаврилов, М.В. Информатика и информационные технологии: Учебник /
М.В. Гаврилов, В.А. Климов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 383 c.
19. Грофф Дж.Р. SQL. Полное руководство / Дж.Р. Грофф, П.Н. Вайнберг, Э.
Дж. Оппелъ - Вильямс, 2015. -959с.
20. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс] Режим доступа:
http://www.evfrat.ru/ (дата обращения: 12.03.2019)
21. Информационные системы и технологии: Научное издание. / Под ред.
Ю.Ф. Тельнова. - М.: ЮНИТИ, 2016. - 303 c.
22. Клишин А. П. Подходы к автоматизации документооборота в вузе //
Вестник НГУ. Серия: Информационные технологии. 2017. №1.
64
23. Корнеев, И.К. Информационные технологии в работе с документами:
Учебник / И.К. Корнеев. - М.: Проспект, 2016. - 304 c.
24. Косиненко, Н.С. Информационные системы и технологии в экономике:
Учебное пособие для бакалавров / Н.С. Косиненко, И.Г. Фризен. - М.:
Дашков и К, 2015. - 304 c.
25. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - М.:
Дашков и К, 2012. – 456 с.
26. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие /
И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.
27. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный
электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015.
- 500 c.
28. Лукин, В.Н. Введение в проектирование баз данных / В.Н. Лукин. - М.:
Вузовская книга, 2015. - 144 c.
29. Мистри Росс Введение в Microsoft SQL Server 2014/ Росс Мистри и Стэсия
Миснер - Microsoft Press, 2014. – 125с.
30. Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс]
Режим доступа: https://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml (дата
обращения 25.02.2019)
31. OPTIMA-WorkFlow [Электронный ресурс] Режим доступа: http://optima-
workflow.ru/ (дата обращения: 12.02.2019)
32. Осипов, Д. Delphi. Профессиональное программирование / Д. Осипов. -
СПб.: Символ-плюс, 2015. - 1056 c.
33. Правовой портал «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Режим
доступа: http://www.consultant.ru/document (дата обращения 25.12.2018)
34. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский,
В.Д. Чертовской. - 2-е изд. - М.: Юрайт, 2015. - 463с.
35. Ув С. В. Системы электронного документооборота: развитие и
трансформация // Управленец. 2012. №7-8.
65
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А
Коды программных модулей
//---------------------------------------------------------------------------
#include <vcl.h>
#pragma hdrstop
#include «Unit1.h»
//---------------------------------------------------------------------------
#pragma package(smart_init)
#pragma resource «*.dfm»
TForm1 *Form1;
//---------------------------------------------------------------------------
__fastcall TForm1::TForm1(TComponent* Owner)
: TForm(Owner)
{
}
//---------------------------------------------------------------------------
//---------------------------------------------------------------------------
#include <vcl.h>
#pragma hdrstop
#include «Unit3.h»
#include «Unit1.h»
#include «Unit10.h»
//---------------------------------------------------------------------------
#pragma package(smart_init)
#pragma resource «*.dfm»
TForm3 *Form3;
//---------------------------------------------------------------------------
__fastcall TForm3::TForm3(TComponent* Owner)
: TForm(Owner)