6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 8
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ............................................................................. 10
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и ООО
«Руф монтаж сервис» ........................................................................................ 10
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ............................ 10
1.1.2 Организационная структура управления ООО «Руф монтаж
сервис» ........................................................................................................... 11
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС ООО «Руф монтаж
сервис» ........................................................................................................... 13
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации делопроизводства ООО «Руф монтаж сервис» .................... 15
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................... 15
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ......................................................................................................... 20
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ........................................................................ 21
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ..................................................................................... 22
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации 24
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ...... 24
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи .................. 27
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи .............................................................................................................. 30
1.4 Обоснование проектных решений ............................................................. 30
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению .................................................................................................. 30
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
......................................................................................................................... 32
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 34
1.4.4 Обоснование проектных решений по обеспечению
информационной безопасности ................................................................... 35
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ....................................................................................... 36
2.1 Разработка проекта автоматизации документооборота ООО «Руф
монтаж сервис» .................................................................................................. 36
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
документооборота ООО «Руф монтаж сервис» ......................................... 36
7
2.1.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ................................................................................................... 41
2.1.3 Характеристика результатной информации ...................................... 42
2.2 Программное обеспечение задачи ............................................................. 43
2.2.1 Общие положения ................................................................................ 43
2.2.2 Характеристика базы данных ............................................................. 44
2.2.3 Структурная схема пакета ................................................................... 47
2.2.4 Описание программных модулей ....................................................... 48
2.3 Контрольный пример реализации проекта и его описание ..................... 49
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 55
3.1 Выбор методики расчета экономической эффективности ...................... 55
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ................. 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 62
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 65
8
ВВЕДЕНИЕ
Автоматизация делопроизводства является наиболее распространенной
задачей в области электронного документооборота. Под делопроизводством
понимают работу с официальными входящими и исходящими документами,
а также внутренними организационными и административными
документами.
Автоматизация делопроизводства представляет собой прогрессивный
подход с применением информационных технологий. Гарантия успеха его
применения – эффективная работа сотрудников, которые могут иметь доступ
к информационным ресурсам и при этом сократить время, которое тратится
на работу с документацией предприятия.
Актуальность темы исследования состоит в том, что при автоматизации
делопроизводства нет необходимости вручную воспроизводить документы,
чтобы определить их перемещение внутри организации, контролировать
порядок передачи конфиденциальной информации, что значительно снижает
затраты на работу служащих отдела делопроизводства. Посредством
автоматического мониторинга на всех этапах работы с документами
повышается качество работы исполнителей и сроки подготовки документов
становятся более предсказуемыми и управляемыми.
Эффективность управления предприятием зависит от правильного и
качественного оформления электронных документов, контроль за их
выполнением, хранением, поиском и использованием.
Проблемы автоматизации делопроизводства в современных условиях
нашли свое отражение в работах авторитетных специалистов
Г.Н. Смирновой, А.А. Сорокина, Ю.Ф. Тельнова.
Авторы в своих работах предлагают возможные решения для
автоматизации делопроизводства, современное состояние и перспективы
развития рынка систем автоматизированного делопроизводства.
Целью выпускной квалификационной работы является автоматизация
делопроизводства ООО «Руф монтаж сервис».
9
Объект исследования: ООО «Руф монтаж сервис».
Предмет исследования: автоматизированная система делопроизводства
ООО «Руф монтаж сервис».
Задачами выпускной квалификационной работы являются:
1. Выполнить технико-экономическую характеристику предметной
области и предприятия.
2. Выполнить характеристику комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации.
3. Проанализировать программные решения в области автоматизации
делопроизводства.
4. Разработать проект автоматизации.
5. Выполнить моделирование и разработку базы данных для
делопроизводства.
6. Создать клиентскую часть автоматизированной системы
делопроизводства.
7. Рассчитать экономическую эффективность проекта.
Практическая значимость разработки и внедрения автоматизированной
системы делопроизводства заключается в сокращении времени, которое
затрачивается на выполнение основных технологических операций и
уменьшением вероятности ошибочных решений из-за влияния человеческого
фактора.
10
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
ООО «Руф монтаж сервис»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Общество с ограниченной ответственностью «Руф монтаж сервис»
является предприятием, основным видом деятельности которого является
продажа кровельных и фасадных материалов.
Специалисты компании не только могут продавать строительные
материалы, но и грамотно консультировать клиентов.
Компания работает только с надежными поставщиками кровельных и
фасадных материалов. Результатом успешного развития стало создание 7
офисов продаж в Москве и Московской области.
Компания предлагает полностью оборудованные кровельные и
фасадные системы.
Компания работает напрямую с заводами, поэтому у нее лучшие цены
и широкий ассортимент продукции.
Специалисты компании постоянно следят за новыми технологиями в
кровельной промышленности, компания регулярно обновляет номенклатуру
товаров, внедряет эффективные производственные решения.
Весь процесс продаж четко спланирован, систематизирован и подлежит
постоянному контролю.
Также компания ООО «Руф монтаж сервис» специализируется на
устройстве кровельных покрытий из металлочерепицы, гибкой черепицы,
натуральной черепицы, стальных оцинкованных листов (фальцевая кровля).
Основным преимуществом компании «Руф монтаж сервис» является ее
высокотехническая оснащенность, поскольку работы выполняются с
использованием современной техники.
11
1.1.2 Организационная структура управления ООО «Руф монтаж
сервис»
ООО «Руф монтаж сервис» - это организация с вертикальной
структурой управления, то есть имеет несколько уровней контроля.
Организационная структура показывает зону ответственности каждого
отдельного сотрудника и его отношения с другими сотрудниками, если все
отношения организационной структуры применяются правильно, они
приводят к гармоничному сотрудничеству и общему желанию для
достижения целей и задач, поставленных для организация.
Организационная структура компании ООО «Руф монтаж сервис»
линейная (рис. 1.1).
Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «Руф монтаж
сервис»
Генеральный директор:
организует работу ООО «Руф монтаж сервис»;
Генеральный директор
Инженерная
служба
Главный инженер
Инженер
Инженер-
техник
Строительные
бригады
Планово-
экономический
отдел
Финансовый
директор
Экономист
Бухгалтерия
Коммерческая
служба
Коммерческий
директор
Менеджер по
сбыту
Отдел
материально-
технического
снабжения
IT-отдел
Руководитель
IT-отдела
Системный
администратор
Сетевой
администратор
Программисты
Отдел
делопроизводства
Юридический
отдел
12
несет ответственность за состояние трудового коллектива;
распоряжается имуществом компании;
издает приказы в соответствии с трудовым законодательством,
принимает и увольняет служащих.
Отдел делопроизводства выполняет:
предварительное рассмотрение и подготовка отчета для
руководителя по документам, полученным компанией;
составление и оформление документов по заданию руководителя
компании;
аналитическую работу над документами по указанию руководителя;
получение и регистрация корреспонденции;
распространение документов по структурным подразделениям,
доставка документов в структурные подразделения компании;
обработку документов, отправленных из компании;
оформление входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам
организации;
подготовку документов для подачи руководству;
контроль правильности оформления документов;
подготовку документов для передачи в архив компании.
Коммерческий директор:
выполняет организацию работы менеджеров своего отдела;
составляет графики работ менеджеров;
контролирует сбыт и поставку продукции компании;
организует работу с клиентской базой.
Главный инженер:
организует деятельность отдела;
обеспечивает безопасные условия труда подчиненных работников,
следит за соблюдением всех законов и нормативных актов по охране труда.
13
Планово-экономический отдел:
выполняет работу по учету (учет основных средств, товарно-
материальных ценностей, затрат на реализацию продукции, расчетов с
поставщиками и покупателями за предоставленные услуги и т. д.);
совершает необходимые операции с налогами и сборами,
страховыми взносами в государственные внебюджетные социальные фонды,
платежами в банки, начислением заработной платы рабочим и служащим,
другими выплатами;
готовит отчетность по всем подразделениям компании, оформляет
документацию в соответствии с установленным порядком для передачи в
архив.
Деятельность организации регулируется нормативными актами,
утверждаемыми руководством предприятия, законами РФ.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС ООО «Руф
монтаж сервис»
Техническая архитектура информационной системы предприятия
представлена на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 – Техническая архитектура компании
14
Таблица 1.1
Состав персональных компьютеров компании
Наименование
Характеристика
Процессор:
от 3 ГГц
Материнская плата:
GigaByte или подобного типа
Оперативная память:
от 2 Гб
Жёсткий диск:
от 1 Тб
Видеокарта:
GeForce или Radeon
Тип привода
DVD+-R/RW/D
Корпус:
от 500 Вт
Монитор
от 21 дюйма
Прочие устройства
Клавиатура;
Мышь;
Сетевые платы
Программное обеспечение предприятия – это набор программ для
реализации целей и задач информационной системы, а также работы
компьютерной системы.
Организация ООО «Руф монтаж сервис» использует следующее
программное обеспечение:
1. Операционная система Microsoft Windows 7/8/10.
2. Операционная система Microsoft Windows Server 2019.
3. СУБД Microsoft SQL Server 2019.
4. Браузер Google Chrome.
5. Пакет приложений Microsoft Office 2010.
6. Программный пакет Консультант Плюс.
7. Антивирус Kaspersky Internet Security 2019.
8. Программа бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 8.3.
Программная архитектура информационной системы предприятия
представлена на рисунке 1.3.
15
Рисунок 1.3 - Программная архитектура компании
За отсутствием автоматизации делопроизводства, информация
находится в основном на бумажных носителях и частично в файлах MS
Excel.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации делопроизводства ООО «Руф
монтаж сервис»
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Электронный документооборот на предприятии создается для
выполнения следующих задач:
1. Автоматизировать процесс работы с документами для организации
учета документов, используемых в деятельности предприятия, и
предоставления сотрудникам удобного доступа к документам.