16
2. Автоматизировать работу с входящими, исходящими и внутренними
документами компании для сопровождения документации руководства,
которая включает документирование и организацию работы с официальными
документами. В то же время необходимо обеспечить автоматизированное
перемещение и обработку документов на всех этапах: их подготовка,
согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и решений для
исполнения, а также контроль за выполнением заданий.
3. Автоматизировать бизнес-процессы документооборота, включая
различные операции, которые выполняют сотрудники и пошаговую
автоматизированную обработку документов.
Схема документооборота рассматриваемого процесса
делопроизводства показана на рис.2
Рисунок 1.4 – Схема документооборота компании ООО «Руф
монтаж сервис»
Входящая документация является документацией других организаций.
Исходящие документы - это документы, которые отправляются на другие
предприятия. Исходящая документация - это документы, которые несут
1. Поступление
входящих документов и
регистрация их в Отделе
делопроизводства
2. Исполнение и определенная
доработка первичных
документов на предприятии
3. Поступление
первичных документов
в бухгалтерию
4. Обработка
документов в
бухгалтерии
5. Обеспечение
текущего хранения
документов
6. Передача документов на
хранение в архив предприятия, а
затем в государственные архивы
Стадии обработки
документов в бухгалтерии
Стадии документооборота
компании «Руф монтаж сервис»
1. Проверка документов по
форме, арифметическая, по
существу
2. Оценка в денежной форме каждой
операции, отраженной в документах
(таксировка или калькулирование)
3. Запись на документах
бухгалтерских проводок
4. Включение документов в
учетные регистры
17
информацию, произведенную предприятием для передачи ее другим
организациям: письма, сертификаты, отчеты, заказы, телеграммы,
телефонные сообщения и т. д.
Если документ создается в самой организации, то возникает
внутренняя схема прохождения документа (инициация - выполнение -
согласование - утверждение - регистрация). Каждый документ в процессе
перемещения должен пройти три операции: оформление, контроль
выполнения, помещение в архив. Чтобы избежать путаницы с документами,
каждая операция должна выполняться один раз.
На рисунке 1.5 представлена IDEF0-модель среды (контекстная
модель) деятельности отдела делопроизводства по обработке документов.
Рисунок 1.5 – Контекстная диаграмма «Организация
делопроизводства компании «Руф монтаж сервис»«
Далее выполняем декомпозицию полученной диаграммы на три
выполняемые работы, что отражено на рис.1,6.
18
Рисунок 1.6 – Диаграмма декомпозиции «Организация
делопроизводства компании «Руф монтаж сервис»«
Выполним декомпозицию работ этого уровня (рис. 1.7-1.9).
Рисунок 1.7 – Диаграмма декомпозиции работы «Обработать
входящую корреспонденцию»
19
Рисунок 1.8 – Диаграмма декомпозиции работы «Обработать
документы подразделением работы с корреспонденцией»
Рисунок 1.9 – Диаграмма декомпозиции работы «Обработать
документы исполнителем»
Автоматизация деятельности отдела делопроизводства значительно
ускорит прохождение документов по всем уровням делопроизводства и
увеличит производительность работы отдела и организации в целом.
20
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Автоматизация делопроизводства компании ООО «Руф монтаж
сервис» является достаточно сложным проектом, в ходе реализации которого
может быть несколько проблем, правильное решение которых зависит от
успеха создания, внедрения разработанной системы электронного
документооборота и ее дальнейшей эксплуатации.
Одной из таких проблем является то, что из-за большого числа
различных законодательных и нормативных документов, которые касаются
конкретных процессов и систем компании, есть то, что на каждом этапе
разработки программы требуется уточнить и реализовать для конкретной
версии для каждой системы. Эта проблема должна быть решена на основе
применения итерационной модели разработки СЭД.
Следующая проблема, которая может возникнуть в ходе внедрения
системы электронного документооборота в компании, состоит в том, что
бизнес-процессы компании организованы таким образом, чтобы документ
мог пройти через несколько отделов. Как правило, различные отделы имеют
различные уровни готовности в процессе автоматизации. Такое
распределение может привести к тому, что время для реализации проекта
потребуется гораздо больше. Для того, чтобы исключить возможность этой
проблемы, необходимо организовать предпроектное обследование, в ходе
которого даются рекомендации для облегчения настройки уровня
подготовленности различных отделов по внедрению электронного
документооборота. Обеспечить консультации по организации каналов связи с
клиентами, модернизацию серверов и персональных компьютеров,
использовать опыт предыдущего успешного внедрения СЭД в компаниях
подобного типа.
21
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Документ, как информационный носитель [9], является основой
управления, и эффективность его определяется производством и
потреблением информации. в настоящее время бумажные документы все
больше заменяются на электронные.
Вопрос автоматизации процессов электронного документооборота
становится довольно актуальным. К определённому моменту зрелости,
компания видит необходимость в формализации своих бизнес-процессов и
внедрении средств их автоматизации.
Объём информации в современном мире растёт в геометрической
прогрессии. Изменение спроса на неё диктует свои условия и предъявляет
новые требования к тому, как должна быть организована в компании
функция обслуживания документооборота. Службам делопроизводства
приходится адаптироваться к новым требованиям в системе работы с
электронными документами.
Такие службы выполняют большую и важную роль, и, сегодня
результат их деятельности можно оценить состоянием документационной
системы на предприятии.
Эффективная организация работы сотрудника с электронными
документами в зависит от оснащенности средств вычислительной техники и
применения специализированного прикладного программного обеспечения.
Автоматизация делопроизводства предоставляет возможность создания
разделов системы, которые будут ответственны за хранение реквизитов и
статусов документов. Так же это будет экономить время работы персонала,
так как позволит более быстро найти требуемые документы.
Автоматизация документооборота дает возможность разграничить
пользование системой среди сотрудников компании. Это необходимо для
того, чтобы обеспечить надежную защиту данных от некорректных
22
изменений. Надо учесть также, что система имеет возможность отслеживать
подобные изменения.
Так же, программу ответственную за данный процесс можно привязать
к корпоративной почте компании и каждое письмо можно будет
автоматически регистрировать в БД.
При использовании компьютерной техники процесс работы с
бумажными документами минимизируется и основная деятельность
предусматривает использование компьютерно-технических средств в
управленческой деятельности компании, которое позволяет искать,
отображать и хранить информацию в электронном виде.
Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод:
применение компьютерной техники для автоматизации делопроизводства
компании «Руф монтаж сервис» ввиду комплексного подхода к решению
проблемы ведения электронного документооборота, повысит оперативность
управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно,
приведет к повышению конкурентоспособности на рынке.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Существующая система работы с электронными документами
компании ООО «Руф монтаж сервис» в настоящее время не отвечает всем
требованием безопасности и защите информации от несанкционированного
доступа.
Безопасность данных в системе работы с документами в электронной
форме обеспечивают:
Защита данных на уровне приложений MS Office 2010;
Использование электронной цифровой подписи в бухгалтерских
программах;
Протоколирование системных событий и операций сотрудников с
документами;
Передача информации по защищенным каналам (HTTPS).
23
1. Идентификация пользователей
Каждый сотрудник компании для входа в MS Windows, MSSQL Server
имеет собственный логин и пароль, который вводится при входе в систему
(администратор задает перечень пользователей в списке работников). Ввод
пароля снижает риск несанкционированного доступа третьих лиц в систему,
и позволяет отследить все этапы работы сотрудников с документами при
помощи системы протоколирования.
2.Разграничение прав доступа
При работе с бухгалтерскими программами, существует порядок
разделения прав доступа к документам и операций с ними. При
необходимости создается временный доступ только к конкретному
документу. В этом случае работник после завершения операций с
документом лишается временного доступа.
3. При визировании сотрудниками документов в электронной
форме применяется электронно-цифровая подпись.
Использование ЭЦП защищает документ от несанкционированных
изменений и точно позволяет определить его авторство. Кроме того,
использование ЭЦП позволяет минимизировать количество бумажных
транзакций, что положительно сказывается на информационной
безопасности организации. Все электронные документы в системе обмена
документами передаются в зашифрованном виде, что исключает
возможность утечки данных при передаче.
4. Применение средств обеспечения целостности данных.
Целостность данных при передаче информации обеспечивается на
уровне приложений MS Office 2010, что позволяет восстанавливать
информацию.
Поэтому компания нацелена на создание полноценной системы
электронного документооборота для автоматизации своего
делопроизводства.
24
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим наиболее популярные системы автоматизации
документооборота, которые используются для решения задач, указанных
выше, такие как OPTIMA-WorkFlow, БОСС-Референт и «ЕВФРАТ-
Документооборот».
OPTIMA-WorkFlow – Россия, Оптима Документ Менеджмент (ГК
«Оптима»), стоимость лицензии - 7500 руб.
Основной целью создания и внедрения автоматизированной системы
делопроизводства является совершенствование и автоматизация методов
программного обеспечения для управления документами, которые идут в
нескольких направлениях, основными из которых являются:
автоматизация делопроизводства;
использование технологий работы с документами управления
бизнес-процессами;
автоматизация архивного хранения документов;
организация контроля за деятельностью персонала организации,
участвующей во всех вышеперечисленных видах деятельности;
обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа
и искажения.
Использование OPTIMA-WorkFlow создает условия для мониторинга
состояния документов, для организационных воздействий на процессы их
обработки и исполнения в случае отклонений от стандартных параметров
технологии.
Внедрение методов защиты информации в OPTIMA-WorkFlow
полностью соответствует требованиям Руководящих документов,
государственных и ведомственных стандартов для класса безопасности 1B от
несанкционированного доступа.
25
Для обеспечения точности, целостности и юридической значимости
документов в OPTIMA-WorkFlow используются механизмы формирования и
проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), разрешенные для
использования в Российская Федерация в установленном порядке;
BOSS-Referent System - Россия, ООО «БОСС-Референт» (группа
компаний АйТи), стоимость лицензии 6700 рублей.
Система BOSS-Referent была создана для автоматизации процесса
документирования информации.
Автоматизированные функции:
Документальная поддержка принятия решений.
Автоматизация утвержденных регламентов и управление их
изменениями.
Контроль прохождения документов по регламенту: даты, визы,
версия и редакция документов.
Работа с версиями и редакциями документов.
Обработка входящих и исходящих документов.
Управление правами сотрудников на создание, утверждение
подписи, регистрацию документов и т. д.
Высокая производительность системы достигается за счет раздельного
хранения документов и вложений, а также доступа к новейшему
программному обеспечению.
«EVFRAT-Документооборот» - Россия, Cognitive Technologies,
стоимость лицензии - 5600 рублей.
Система электронного документооборота, позволяющая построить
полноценную систему управления бизнес-процессами и документами
организации. Система содержит все необходимые инструменты для
успешной организации электронного документооборота любой компании
независимо от количества и типа собственности.
Функциональность системы позволяет решать все типичные задачи
офисной работы: