70
во-вторых, устраняет некоторые ошибки (опечатки), в третьих, упрощает
последующий анализ.
Справочники не предоставляются уже наполненными, поэтому требуется
их предварительная настройка. Кроме того, в процессе эксплуатации, может
возникнуть потребность корректировки справочных значений или добавление
новых. Перечень используемых справочников приведен в таблице 2.3.
Таблица 2.3
Перечень используемых справочников
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации,
%
Должность
Администратор
50
1 раз в месяц
10
Клиент
Администратор
500
1 раз в месяц
10
Пользователь
Администратор
5
1 раз в год
10
Тип
документа
Администратор
500
1 раз в
неделю
25
Тип клиента
Администратор
100
1 раз в год
20
Тип
пользователя
Администратор
50
1 раз в год
20
Услуга
Администратор
50
1 раз в год
20
Реквизитный состав справочников приведен в Таблице 2.4.
Таблица 2.4
Реквизитный состав справочников
Наименование
Перечень реквизитов
Клиент
наименование;
юридическая форма;
телефон;
юридический адрес;
физический адрес;
дата начала сотрудничества
(заключение первого договора);
ФИО руководителя;
Контактные данные;
Специализация..
Услуга
Название услуги;
Описание услуги;
Стоимость.
71
Продолжение таблицы 2.4.
Пользователи
фамилия;
имя;
отчество;
статус в системе;
пароль;
логин;
дата регистрации.
Справочники Должность, Тип документа, Тип клиента и Тип пользователя
содержат только ключевое поле (код) и наименование.
В системе используются следующие входные документы:
сведения о пользователях, поступающие от инспектора по кадрам
компании;
заявки, поступающие от клиентов;
Сведения о клиентах;
Список услуг, поступающий от директора компании..
Список пользователей содержит следующие сведения о пользователях
системы:
фамилия;
имя;
отчество;
должность.
На основании данного документа формируется содержимое справочника
Пользователи.
При учете заявок учитываются данные клиента, данные объекта,
оказываемые услуги, документы.
Для обеспечения эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи
технико-экономической информации по каналам связи ее нужно представлять в
цифровом виде. Поэтому ее сначала необходимо упорядочить
(классифицировать), а потом закодировать (формализовать) при помощи
классификатора.
Понятие классификации представляет из себя разделение всего множества
объектов на некоторые подмножества по заранее принятым критериям отбора и
72
используемым методам. Обычно классификация позволяет фиксировать
закономерные связи между различными классами объектов, представляющих
любой предмет, явление или процесс материального или нематериального
характера. Применяемая система классификации помогает группировать объекты
и выделять из них общие классы, характеризуемые рядом схожих свойств. Таким
образом классификацией можно назвать совокупность правил распределения
объектов из одного множества на некоторые подмножества.
Признаком классификации принято считать некоторое свойство или
характеристику объекта, которые позволяют устанавливать его сходство или
различие наряду с другими объектами классификации. А само множество или
подмножество, объединяющее подобные части объектов по сходным признакам,
называется классификационной группировкой.
Под определением классификатора принято понимать документ, благодаря
которому возможно проведение формализованного описания информации в
системе, содержащей наименования классификационных группировок, самих
объектов и их кодовые обозначения.
Классификаторы по сфере действия подразделяют на несколько типов:
локальные, отраслевые, государственные или международные.
Обычно международные классификаторы входят в состав Международной
системы экономических стандартов и должны в обязательном порядке
применяться при передаче информации между организациями разных стран мира.
Государственные (системные) классификаторы являются обязательными
для организации процессов передачи и обмена информацией между несколькими
организациями внутри одной страны.
Отраслевые классификаторы в основном используются для каких-то
процедур, связанных с обработкой информации внутри конкретной отрасти
между двумя и более организациями.
Локальные классификаторы используют в пределах отдельных
предприятий.
В системе используется 6 видов кодирования, указанных в таблице 2.5.
Таблица 2.5
Используемые системы кодирования
73
Кодируемое
множество
объектов
Длин
а
кода
Мощност
ь кода
Система
кодировани
я
Система
классификаци
и
Вид
классификато
ра
Должность
5
9999
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Заявка
5
9999
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Клиент
2
99
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Пользовател
ь
2
99
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Тип
документа
2
99
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Тип клиента
2
99
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Тип
пользовател
я
2
99
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Услуга
2
99
порядковая
иерархическа
я
общесис-
темный
Все классификаторы ведутся администратором системы.
Классификатор клиентов.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[XXXXX] — код клиента
Пример заполнения — 001234
Классификатор заявок.
Структурная формула классификатора:
F = [Код клиента. Наименование ]:[ YYYYY.XXXXX] — код заявки
Пример заполнения — 00001.00001
Классификатор типов документов .
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XX] — код типа документа
Пример заполнения — 04
Классификатор типов клиентов .
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XX] — код типа клиента
Пример заполнения — 03
Классификатор типов пользователей .
74
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XX] — код типа пользователя
Пример заполнения — 04
Классификатор услуг.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XX] — код услуги
Пример заполнения — 02
Классификатор должностей.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XX] — код должности
Пример заполнения — 26 — 01
Классификатор пользователей.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XX] — код пользователя
Пример заполнения — 26.
2.2.3 Характеристика результатной информации
В качестве выходных в разработанной системе учета работы с клиентами
формируются следующие документы:
список пользователей;
список клиентов;
список договоров;
Отчет Заявка;
Отчет Договор;
Журнал учета заявок;
Прайс-лист;
Отчет по работе менеджеров.
Отчет Заявка содержит следующие реквизиты:
Код заявки
Дата регистрации
Договор (Дата)
75
Договор (Номер)
Клиент
Название объекта
Адрес объекта
Описание объекта
Дата отправки последнего Email сообщения
Количество отправленных Email сообщений
Стоимость, руб.
Зарегистрировал
Зарегистрированные документы
Услуги
Общая стоимость услуг.
Отчет Договор содержит все сведения по заключаемому договору, в том
числе наименование клиента, предмет договора, стоимость, продолжительность.
Журнал учета заявок содержит:
Код заявки
Дата регистрации
Договор (Дата)
Договор (Номер)
Клиент
Название объекта
Адрес объекта
Стоимость, руб.
Зарегистрировал
Прайс-лист содержит наименование услуги, ее описание и стоимость.
Отчет по работе менеджеров содержит:
Фамилия, Имя, Отчество менеджера;
Телефон
Зарегистрировал(а);
Количество Клиентов;
Количество Заявок;
76
Количество Документов;
Количество Услуг;
Сумма заявок, руб.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Основная функция разрабатываемой информационной системы – это учет
заявок клиентов. Однако для ее реализации необходимо наличие других,
второстепенных функций, которые позволяют полноценно функционировать
информационной системе. Поэтому для более наглядного представления функции
системы необходимо декомпозировать на составляющие его функции.
На Рисунке 2.3 представлено дерево функций системы.
Основные
Учет клиентов Учет заявок
Работа со
справочниками
Должность
Пользователь
Клиент
Тип документа
Служебные
Функции разрабатываемой
ИС
Договор
Прайс-лист
Учет договоров
Заявка
Журнал учета
заявок
Отчет по
работе
менеджеров
Получение
отчетов
Настройки соединения
Настройки авторизации
Добавление
Редактирование
Удаление
Добавление
Редактирова
ние
Удаление
УСлуга
Документы
Период
Тип клиента
Услуга
Тип пользователя
Рисунок 2.3 Дерево функций системы
Первый уровень представляет основную функцию разрабатываемой
системы – учёт информации о клиентах, договорах. Подфункция учета клиентов
разделяется в соответствии с наименованиями типов юр.форм, специализации и
видов оплаты . Подфункция работы со справочниками системы предполагает
77
разделение на ввод данных, получение содержания справочника, редактирование
и удаление записей в справочнике.
Служебные функции содержат функции настройки доступа к ИС, а также
авторизационных данных.
Сценарии диалога системы приведен на рисунке 2.4.
Главное меню
Клиент Заявка
Справочник
Должность
Пользователь
Клиент
Тип документа
Авторизация
Договор
Прайс-лист
Заявка
Журнал учета
заявок
Отчет по
работе
менеджеров
Отчеты
Добавление
Редактирование
Удаление
Услуга
Документы
Период
Тип клиента
Услуга
Тип пользователя
Выход
Рисунок 2.4 Сценарий диалога
Сценарии диалога для администратора системы и пользователя отличаются
только возможностью редактирования списка пользователей у администратора. В
остальном пункты меню, а также порядок регистрации клиентов, договоров,
регистрации выполнения договора, заполнения и редактирования справочников
одинаков.
2.3.2 Характеристика базы данных
Схема связи таблиц базы данных представлена на рисунке 2.5.
78
Рисунок 2.5 Схема связи таблиц базы данных
Характеристика таблиц базы данных представлена на рисунках ниже.
Рисунок 2.6 Таблица Документ
Рисунок 2.7 Таблица Должность
79
Рисунок 2.8 Таблица Заявка
Рисунок 2.9 Таблица Клиент