83
Ключевую информацию о входящих, исходящих и внутренних документах
можно получить на закладке Обзор в карточке каждого сохраненного документа.
Сводная информация отображает ключевые реквизиты документа, некоторые из
которых являются гиперссылками. Например, гиперссылка Состояние открывает
окно состояний документа.
Рис. 2.5 Список документов «Договор о материальной
ответственности»
Листинг основных программных модулей приведен в Приложении.
84
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Каждая организация, внедряя информационную систему, желает изменить
что-то в лучшую сторону в существующем положении дел: сделать более
эффективными бизнес-процессы, получить новые возможности для развития
бизнеса, решить какие-то проблемы, достичь нового качества. Любые изменения
в сложном организме современной компании неизбежно приводят к изменению
экономических показателей этой компании.
Внедрение и использование системы электронного документооборота имеет
очень высокую экономическую эффективность, так как изначально
предназначается для повышения эффективности использования рабочего времени
сотрудников. Необходимость внедрения СЭД истекает из проблем, связанных с
использованием его в бумажном воплощении длительное время согласования
документов (до нескольких недель и даже месяцев), затрудненные коммуникации
между структурными подразделениями, нарушение сроков подготовки ответов на
входящие документы, риски утраты важных документов, длительное время
поиска документов в архивах и т.п. При таких симптомах на интуитивном и
эмоциональном уровне обычно очевидно, что в компании назрел переход к
современным технологиям электронного документооборота.
Расчет эффективности будет исходить из экономии времени на обработку
документов. По данным статистики, при неавтоматизированном
документообороте работники офиса в среднем тратят до 60 % рабочего времени
на поиск, ожидание, согласование, отправку и прочие рутинные операции с
документами.
После внедрения информационной системы электронного
документооборота:
Уменьшается время затрачиваемое на поиск документов
Не требуется ожидание документов так-как они доступны сразу всем
пользователям системы
85
При согласовании документов весь процесс проходит в реальном
времени и легко прослеживается
Сокращается время на подготовку стандартных отчетов о движении
документов
Возможно обеспечение удаленной работы пользователей, что
позволяет продолжать работу с документами при отсутствии
сотрудника в офисе.
Основным методом расчета экономической эффективности при внедрении
информационных систем является расчет совокупной стоимости владения (Total
Cost of Ownership – ТСО). ТСО это затраты на приобретение, внедрение и
использование информационных систем. При этом следует учитывать
первоначальные и последующие затраты как единое целое. В модели ТСО
разработанной компанией Microsoft затраты делятся на прямые и косвенные.
Прямые затраты имеются в любом проекте внедрения информационных
систем так как и других нам необходимо оборудование на котором будет работать
система. Для работы СЭД необходим как минимум один сервер, сканер, принтер.
Кроме аппаратного обеспечения требуется системное программное
обеспечение, например, операционные системы и системы управления базами
данных. Расходы на программное обеспечение также зависят от многих факторов
так например стоимость серверного программного обеспечения зависит от
используемого «железа» и одновременно работающих в системе пользователей.
Очевидно, что закупкой аппаратного и программного обеспечения дело не
ограничивается, необходимо учесть расходы на саму СЭД и лицензии на рабочие
места, настройку, обучение пользователей и технических специалистов. Также
придется оплачивать обновление платформы.
Помимо прямых затрат можно выделить также и косвенные затраты,
относящиеся как непосредственно к проекту внедрения, так и к стадии
последующей эксплуатации системы. Косвенные затраты на стадии проекта
внедрения, как правило, индивидуальны и специфичны для каждого заказчика.
Это могут быть затраты на сопутствующую внедрению СЭД оптимизацию
бизнес-процессов, на внесение необходимых изменений во внутренние
нормативные документы компании, на обновление ИТ-инфраструктуры или
86
внесение инициированных появлением новой системы изменений в другие
компоненты корпоративного информационного ландшафта. Можно учесть также
финансовые потери, связанные с отвлечением от основной деятельности
пользователей и технических специалистов, проходящих обучение. На стадии
эксплуатации к косвенным затратам можно отнести, например, затраты на подбор
и удержание квалифицированного персонала с уникальными или редкими
компетенциями по используемым технологиям.
В нашем случае мы уже имеем практически все необходимое программное и
аппаратное обеспечение включая лицензии на 1С сервер и рабочие места так как
они были закуплены нами при внедрении финансовой системы на базе той же
платформы. По этой причине в рассматриваемом случае мы при расчете
экономической эффективности будем исходить из снижения затрат времени на
выполнение работы. Сравним результаты обработки информации при
существующем бизнес процессе и после внедрения информационной системы.
Для расчета трудовых затрат используются следующие показатели:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год:
Т=Т
0
-Т
1
(3.1.1)
где Т
0
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
):
K
т
=(Т/Т
0
)*100 (%) (3.1.2)
3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
):.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3.1.3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных
затрат (C) , коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
C
)
индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
С=С
0
-С
1
(3.1.4)
87
где С
0
– годовая стоимость обработки информации при базисном варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
Коэффициент эффективности по затратам:
K
c
=(С/С
0
)*100 (%) (3.1.5)
Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(3.1.6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Т
ок
),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = КП /C (3.1.7),
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток (3.1.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Руководствуясь выбранным методом можем произвести расчет
экономической эффективности внедряемой информационной системы. В первую
очередь мы должны рассчитать стоимость часа работы для сотрудника. Для этого
возьмем среднюю заработную плату сотрудников как 50000 рублей, 40 часовую
рабочую неделю и 4 недели в месяце:
50000/(40*4)=312 руб/час.
Основной объем документооборота составляют входящие и исходящие
документы, учитывая, что средний объем документа составляет в среднем 20
док/строк, а в день обрабатывается примерно.
Рассчитаем время, затрачиваемое на проведение типовых операций и
количество операций, производимых в день. Данные представлены в таблице 3.1
Сравнение затрат рабочего времени в день, на выполнение типовых
операций над документами до и после внедрения системы автоматизации.
Таблица 3.1
88
Выполняемая операция
Среднее время
выполнения до
внедрения СЭД,
мин.
Среднее время
выполнения
после
внедрения СЭД,
мин.
ежедневное
Суммарны
е
затраты
времени до
внедрения СЭД,
чел/мин
Суммарные
затраты
времени после
внедрения СЭД,
чел/мин
Регистрация входящего
документа
5
2
10
50
20
Регистрация
внутреннего документа
5
2
3
15
6
Регистрация
исходящего документа
5
2
5
25
10
Размножение
документа по
резолюции
5
0
6
30
0
Подготовка типовых
отчетов
60
2
1
60
2
Поиск документов с
известными
атрибутами
10
2
5
50
10
Поиск документов с
неизвестными
атрибутами
120
2
3
360
6
Подготовка типового
документа
120
20
1
120
20
Согласование типового
документа
120
60
1
120
60
Организация и
подготовка совещаний
120
60
1
120
60
Выдача напоминаний о
приближении срока
исполнения документа
10
0
5
50
0
Передача документа на
исполнение или
ознакомление
5
0
5
25
0
Преобразование
бумажного документа в
электронный вид
0
3
2
0
6
Итого:
585
155
48
1025
200
Итого (час)
9,75
2,58
48
17,08
3,33
89
В результате получим совокупное время, затрачиваемое сотрудниками до и
после внедрения СЭД
Кроме того, надо учесть, что без использования информационной системы
весь документооборот происходит в бумажном виде и требуется закупка
канцтоваров основную статью в которых составляет бумага для оргтехники. На
данный момент затраты на канцтовары в Обществе примерно составляют 3000
рублей в месяц что в час составляет около 19 рублей.
При работе с использованием системы электронного документооборота
нужно учесть также амортизацию компьютерной техники. Расчет амортизации
проведем с использованием наиболее распространенного метода – линейного.
Таким образом если взять стоимость используемых ноутбуков в 60000 срок
амортизации 25 месяцев. С учетом этого срока эксплуатации ежемесячно на
расходы организации будет уходить 4% его первоначальной стоимости т.е.:
60000*0,04 = 2400 руб/мес. или примерно 15 руб/час.
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном
варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации:
Т=17,08 -3,33=13,75 часов
Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(13,75/17,08)*100=85 %
Показатель снижения стоимостных затрат в год
С=1307900 - 252000-=1055900 рублей
Для расчета затрат на работы по проектирование и внедрение системы
возьмем среднюю заработную плату работников, занятых на проекте это
системный администратор и специалист АДО примерно 50000, а также срок
разработки примерно 1 мес.
Т
ок
= 100000/1055900 =10,559 месяцев.
На рис. 3.1. приведена диаграмма сравнения стоимости затрат обработки
информации до и после внедрения системы электронного
документооборота..
90
Таблица 3.2
Сравнение характеристик затрат до и после внедрения СЭД.
№
п/
п
Наименование
операций
технологическо
го процесса
решения
комплекса задач
Суммарные затраты
времени до внедрения
СЭД, час в день
Суммарные затраты
времени после внедрения
СЭД, час в день
Средняя заработная плата
в час
Руб.
Часовая стоимость
накладных расходов
(руб/час)
Часовая амортизация (руб
в час) при машинной
обработке
Стоимостные затраты
до внедрения ИС (в день)
Стоимостные затраты
после внедрения ИС (в
день)
Стоимостные затраты
до внедрения ИС (год)
Стоимостные затраты
после внедрения ИС (год)
Типовые
операции
17,08
3,33
300
19,00
15,00
5 449,58
1 050,00
1 307 900,00
252 000,00
91
Рис. 3.1 Диаграмма сравнения стоимости затрат обработки информации до
и после внедрения системы электронного документооборота.
0,00 ₽
200 000,00 ₽
400 000,00 ₽
600 000,00 ₽
800 000,00 ₽
1000 000,00 ₽
1200 000,00 ₽
1400 000,00 ₽
Стоимостные затраты до и после внедрения СЭД
Стоимостные затраты до и после внедрения системы
электронного документооборота
92
Заключение
Благодаря внедряемой системе, Общество сможет осуществлять свою
деятельность намного эффективнее. Это позволит сократить время на выполнение
ежедневных операций с документами благодаря переносу их в электронное
пространство.
В первой главе были рассмотрены теоретические аспекты проекта,
характеристики и организационная структура организации ООО «БКК. Также
было изучено имеющееся техническое и программное оснащение организации.
В аналитической части я также провел всестороннее изучение предметной
области, определили необходимость автоматизации выбранной задачи. В
заключении были выбраны инструменты для реализации проекта.
В практической части были описаны информационные системы и построены
модели информационной системы. Кратко описали подходы к описанию
жизненного цикла программного обеспечения, которые существуют на данный
момент и выбрали подходящий для нашего проекта. Также описали основные
технологии, которые были использованы в проекте.
В результате расчета экономической эффективности было определено, что
после внедрения СЭД трудозатраты предприятия, связанные с
документооборотом, снизятся на 85%.
Сокращение трудозатрат подразумевает сокращение времени на обработку
информации в следствии того что большинство операций происходят
автоматически, и мы получаем уже готовый результат.
Также сократилось время на поиск, создание, регистрацию и обработку
документов, передачу документов между подразделениями и подготовку
различных отчетов.
Помимо очевидных результатов внедрения СЭД, можно отметить и другие
положительные эффекты. Такие как оптимизация бизнес-процессов, увеличение
качества и сокращение сроков принятия решений.
После внедрения системы и ухода от бумажных носителей возросла
эффективность взаимодействия сотрудников из разных отделов.