63
Дата начала;
Дата окончания;
Комментарий;
Рис. 2.5 Макет формы справочника «Номенклатура»
Макет формы справочника «Папка» справочник, который содержит
сведения о создании пользователями обрабатываемых документов. К каждой из
папок можно установит уровни доступа для других пользователей на чтение,
запись, либо вовсе запретить доступ (рис. 2.6.).
Описанный справочник имеет следующие реквизиты:
Код
Наименование папки;
Описание;
Ответственный;
Дата создания;
Права доступа (устанавливаются а отдельном диалоге);
64
Рис. 2.6 Макет формы справочника «Папки»
Оперативная информация хранится в таблицах Документы(рис.2.7.) и
Файлы(рис.2.8.). В таблице Документы хранятся все сведения о
зарегистрированном документе, а именно следующие реквизиты:
Наименование;
Тип документа;
Дата регистрации;
Регистрационный номер;
ФИО сотрудника;
Статус;
Дата подготовки;
Вид документа;
Подразделение
Срок исполнения
65
Рис. 2.7 Макет формы «Документ»
В ходе работы с документами к нему могут прикрепляться различные файлы,
например, сканированные копии. Справочник «Файлы» сведения обо всех
файлах, содержащихся в системе:
Наименование файла;
Дата добавления;
Путь к файлу;
Размер;
ФИО пользователя, добавившего файл;
Документ, к которому прикреплен файл;
Тип файла;
66
Рис. 2.8 Макет формы «Файл»
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по видам;
номенклатура дел;
учетная карточка документа;
список документов, находящихся в архиве.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Пользователи.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
67
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа.
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть
следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При формировании
списков документов используются такие таблицы, как Документы, Файлы, а
также справочники Отделы, Виды документов, Пользователи.
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и общее
количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
наименование папки, в которой содержится документ;
резолюции руководителей отделов.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В разработанной системе предусмотрено несколько видов пользователей с
определенным набором прав, которые дают различный уровень доступа к системе
и хранящимся в ней данным и могут быть изменены по мере необходимости
администратором системы. Основными из них являются:
68
Сотрудник АДО (делопроизводитель), осуществляющий регистрацию
документов;
Руководитель;
Администратор.
Дерево функций для администратора представлено на рисунке 2.9-2.11.
Функции
администратора
Работа со
справочниками
Адреса
Пользователи
Отделы
Роли
Работа с
документами
Регистрация
Учет резолюций
Добавление
файла
Получение
отчетов
Карточка
документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки
Изменение
статуса
Добавление
примечаний
Список
пользователей
Дизайн
Окна
Авторизация
Порядок
отображения
Рис. 2.9 Дерево функций системы для администратора
69
Функции
руководителя
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Учет резолюций
Получение
отчетов
Карточка документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки Изменение статуса
Добавление
примечаний
Список
пользователей
Дизайн
Окна
Рис. 2.10 Дерево функций системы для руководителя
70
Настройки
Работа со
справочниками
Функции
пользователя
Работа с
документами
Регистрация
Учет резолюций
Добавление файла
Получение отчетов
Карточка документа
Файлы
Списки
документов
Номенклатура
Папки
Изменение статуса
Добавление
примечаний
Список
пользователей
Дизайн
Окна
Рис. 2.11 Дерево функций для пользователя
Сценарии диалога для соответствующих пользователей системы приведены
на рисунках 2.12-2.14.
71
Главное меню
Справочники
Адреса
Пользователи
Отделы
Роли
Документы
Регистрация
Учет резолюций
Отчеты
Карточка документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки
Изменение статуса
Список пользователей
Дизайн
Окна
Авторизация
Порядок отображения
Авторизация
Добавление
Редактирование
Печать
Экранная форма
Рис. 2.12 Сценарий диалога для администратора
Главное меню
Справочники Документы
Учет резолюций
Отчеты
Карточка документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки Изменение статуса
Добавление
примечаний
Список пользователей
Дизайн
Окна
Редактирование
Добавление
Авторизация
Рис. 2.13 Сценарий диалога руководителя
72
Функции
пользователя
Справочники Документы
Регистрация
Учет резолюций
Добавление файла
Отчеты
Карточка документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки
Изменение статуса
Добавление
примечаний
Список пользователей
Дизайн
Окна
Редактирование
Добавление
Рис. 2.14 Сценарий диалога для сотрудника
2.3.2 Характеристика базы данных
На рисунке 2.15 представлена ER-диаграмма, созданная в соответствии с
информационной моделью базы данных.
Файл
PK Код записи
Наименование файла
Дата добавления
Путь к файлу
Размер
Пользователь добавивший файл
Документ к которому прикреплен
Тип файла
Роли
PK Код
Наименование роли
Права на добавление
Права на удаление
Права на чтение
Пользователи
PK Код
Имя пользователя
Фамилия
Имя, отчество
Должность
Подразделение
Номенклатура
PK Код
Наименование
Номер тома
Количество страниц
Дата начала
Дата окончания
Комментарий
Документ
PK Код документа
Наименование
Тип документа
Дата регистрации
Регистрационный номер
ФИО сотрудника
Статус
Дата подготовки
Подразделение
Срок исполнения
Справочник "Адрес"
PK Код
Страна
Регион
Населенный пункт
Улица
Дом
Структура предприятия
PK Код отдела
Наименование отдела
Краткое наименование отдела
Вышестоящее подразделение
Руководитель
Папки
PK Код
Наименование папки
Описание
Ответственный
Дата создания
Права доступа
Рис. 2.15 ER-диаграмма базы данных
Характеристика каждой таблицы базы данных приведена ниже, в таблицах
2.5-2.12.