73
Таблица 2.5
Таблица «Справочник «Файл»»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код записи
Число(11)
Код записи
2.
Наименование
файла
Строка(150)
Наименование
файла
3.
Дата добавления
Дата
Дата добавления
4.
Путь к файлу
Строка(250)
5.
Размер
Число(10)
Размер
6.
Код пользователя,
добавившего файл
Число(11)
Код пользователя,
добавившего файл
7.
Связанный
документ
Число(11)
Связанный
документ
Таблица 2.6
Таблица «Документ»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код документа
Число(11)
Код документа
2.
Наименование
Строка(45)
Наименование
3.
Тип документа
Число(5)
4.
Дата и время
регистрации
Дата
Дата и время
регистрации
5.
Номер
Число(11)
Регистрационный
номер
6.
Сотрудник
Число(11)
7.
Статус
Число(11)
8.
Дата подготовки
Дата(45)
Дата подготовки
9.
Подразделение
Число(11)
10.
Дата подготовки
Дата(45)
Дата подготовки
Таблица 2.7
Таблица «Справочник «Номенклатура»»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код
Число(11)
Код
2.
Наименование
Строка(150)
Наименование
3.
Номер тома
Число(11)
Номер тома
4.
Страниц всего
Число(11)
Страниц всего
5.
Дата начала
Дата
Дата начала
6.
Дата окончания
Дата
Дата окончания
7.
Комментарий
Строка(250)
Комментарий
74
Таблица 2.8
Таблица «Справочник «Папка»»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код
Число(11)
Код
2.
Наименование
папки
Строка(255)
Наименование
папки
3.
Сотрудник
Число(11)
Код добавившего
пользователя
4.
Дата добавления
Дата
Дата добавления
5.
Права доступа
Строка(15)
Права доступа
Таблица 2.9
Таблица «Справочник «Роли»»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код
Число(11)
Код
2.
Наименование
роли
Строка(255)
Наименование
роли
3.
Права на
добавление
Булево
Права на
добавление
4.
Права на удаление
Булево
Права на удаление
5.
Права на чтение
Булево
Права на чтение
Таблица 2.10
Таблица «Справочник «Структура предприятия»»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код отдела
Число(11)
Код отдела
2.
Наименование
отдела
Строка(100)
Наименование
отдела
3.
Краткое
наименование
отдела
Строка(30)
Краткое
наименование
отдела
4.
Вышестоящее
подразделение
Число(11)
Вышестоящее
подразделение
5.
Руководитель
Число(11)
Руководитель
Таблица 2.11
Таблица «Справочник «Сотрудники»»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
1.
Код сотрудника
Число(11)
Код сотрудника
2.
Имя пользователя
Строка(45)
75
3.
Фамилия
Строка(45)
ФИО
4.
Имя отчество
Строка(45)
5.
Должность
Число(11)
Должность
6.
Подразделеение
Число(11)
Таблица 2.12
Таблица «Справочник «Адреса»
№ пп
Идентификатор
Тип данных
Примечание
7.
Код
Число(11)
Код
8.
Адрес
Строка(45)
Адрес
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей)
Схема вызова программных модулей представлена на рисунке 2.16.
76
ПМ Главное меню
ПМ работы с со
справочниками
ПМ Справочника Адреса
ПМ Справочника
Пользователи
ПМ Справочника Отделы
ПМ Справочника Роли
ПМ работы с документамиПМ получения отчетов
ПМ Карточка документа
ПМ Файлы
ПМ Списки документов
ПМ Справочника
Номенклатура
ПМ Справочника Папки
ПМ Список пользователей
ПМ Авторизация
ПМ Вывода на печать
Рис. 2.1 Схема вызова программных модулей
Описание программных модулей представлено в таблице 2.13.
Таблица 2.13
Описание программных модулей
№
п/п
Наименование модуля
Функции модуля
1)
ПМ Авторизация
Выполняет авторизацию пользователей при
их доступе в систему
2)
ПМ Главное меню
Производит вызов меню, для каждого вида
пользователей - своего
3)
ПМ работы со
справочниками
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
справочников
77
№
п/п
Наименование модуля
Функции модуля
4)
ПМ Работа с документами
Формирует документы в соответствии с
заданными критериями, регистрирует
документы, добавляет файлы
5)
ПМ получения отчетов
Содержит заранее определенные процедуры
формирования отчетных документов
6)
ПМ вывода на печать
Выводит результатные документы на печать
7)
ПМ Справочника
Пользователи
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Пользователи
8)
ПМ Справочника Роли
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Роли
9)
ПМ Справочника Отделы
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Отделы
10)
ПМ Справочника Адреса
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Адреса
11)
ПМ Справочника
Номенклатура
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Номенклатура
12)
ПМ Справочника Папки
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Папки
13)
ПМ Карточка документа
Содержит заранее определенные процедуры
формирования документа Карточка
документа
14)
ПМ Списки Документов
Содержит заранее определенные процедуры
формирования документа Списки Документов
15)
ПМ Файлы
Содержит заранее определенные процедуры
формирования документа Файлы
16)
ПМ Список пользователей
Содержит заранее определенные процедуры
формирования документа Список
пользователей
2.3.4 Описание программных модулей
Блок-схема расчетного модуля регистрации документа и загрузки файлов
приведена на рис. 2.17.
78
Загружены ли справочники?
Регистрация документа
Начало
Ввод наименование
документа
Выбор вида
Ввод примечания
Выбор папки
Выбор файла
Файл загружен?
Подтверждение регистрации
Выполнение SQL-запроса
Конец
Да
Нет
Да
Нет
Загрузка справочников
Адреса
Папки
Сообщение об удачной
регистрации
Виды
Документы
Документы
Папки
Файлы
Сообщение об
удачной
регистрации
Документы
Файлы
Рис. 2.2 Блок-схема расчетного модуля добавления информации.
Добавление информации в базу данных происходит путем формирования и
выполнения SQL-запроса по вставке информации в таблицу базы данных.
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
79
Создать документ можно различными способами, например на основании
одного или нескольких документов, файлов, писем, контрагента и др., из
командной панели любого списка или карточки объекта.
Также создать новый документ можно с помощью команды Создать –
Документ в меню раздела Документы и файлы или с помощью кнопки Создать на
командной панели списков документов.
Во всех перечисленных случаях откроется помощник создания документа, в
котором можно выбрать заранее подготовленный шаблон или создать пустой
документ.
Для удобства выбора все шаблоны документов отсортированы по частоте
использования и видам документов. Область просмотра помощника содержит
перечень всех настроек выбранного шаблона документа: важность, гриф, вопрос
деятельности, ответственный и другие.
Рис. 2.3 Создание нового внутреннего документа
При создании документа по шаблону его реквизиты будут заполнены
указанными в шаблоне данными, могут быть присоединены файлы. Шаблоны
документов служат для унификации создаваемых на предприятии документов и
снижения трудозатрат на их подготовку.
При создании пустого документа вид документа и другие обязательные
реквизиты потребуется указать вручную в карточке документа.
80
В системе имеется возможность создания документов на основании других
документов. На командной панели карточки каждого документа есть команда
Создать на основании. С ее помощью можно создавать другие внутренние,
входящие и исходящие документы на основании уже существующих,
автоматически устанавливая связь между ними.
Предположим, нужно создать акт к ранее зарегистрированному договору.
Самый быстрый вариант – воспользоваться командой Создать на основании из
карточки договора, к которому относится этот акт. Программа автоматически
заполнит поля Контрагент, Контактное лицо контрагента, Сумма и сформирует
связь с договором, к которому относится акт.
Для сравнения: при выполнении аналогичной операции ручным способом
вышеперечисленные поля нужно будет заполнить самостоятельно. Связи с
договором также создаются вручную.
При записи такого документа, созданного на основании внутреннего,
программа предложит установить между ними связь.
Исходящий документ удобно создавать как ответ на входящий документ.
Это можно сделать при помощи меню Создать на основании в карточке входящего
документа. При этом поля нового исходящего документа автоматически
заполнятся данными из входящего документа. Между документами будет
автоматически установлена связь, которая отобразится на закладке Связи
карточек этих документов.
При добавлении нового документа (путем копирования, создания с нуля или
на основании шаблона) карточка документа открывается на закладке Реквизиты.
При этом программа анализирует, какие из основных полей карточки не
заполнены, и устанавливает каретку в первое незаполненное поле.
Карточка документа содержит все сведения о документе и команды для
работы с ним.
Рассмотрим карточку документа на примере входящего документа. Далее
выявим различия между карточками документов разных типов: входящих,
исходящих и внутренних.
Основные реквизиты документа находятся на закладке Реквизиты. Состав
полей закладки зависит от настроек программы и типа выбранного документа.
81
Например, если в программе включены все настройки, для входящего
документа закладка Реквизиты будет выглядеть следующим образом:
Рис. 2.4 Закладка «Реквизиты» входящего документа
Реквизиты этой закладки объединены в смысловые группы:
Общие реквизиты,
От кого,
Кому,
Реквизиты,
Хранение,
Добавить файл.
Общие реквизиты. Указываются вид документа, его регистрационный
номер, наименование и краткое описание. Для удобства заполнения полей
предусмотрены подсказки ввода – серый текст, который выводится в
незаполненном поле.
Для присвоения регистрационного номера нужно нажать кнопку
Зарегистрировать на командной панели карточки, предварительно заполнив
обязательные поля.
82
Группа «От кого». Для входящих документов в поле Отправитель
рекомендуется указывать информацию о контрагенте. В поле Подписал –
контактное лицо, с которым велась работа. Из каждого поля можно открыть
соответствующую карточку: корреспондента или контактного лица.
На закладке Дополнительно ведется список физических лиц, персональные
данные которых хранит этот документ.
Список физических лиц будет автоматически распространен на все файлы,
присоединенные к документу, и их версии. Также при этом будет
протоколироваться доступ к полю Содержание входящего документа.
Остальные реквизиты документа вынесены на отдельные закладки:
Резолюции,
Связи,
Электронная подпись,
Категории,
Рабочая группа.
Если по документу уже вынесена хотя бы одна резолюция, то на закладке
резолюции можно увидеть ее полный текст, имя автора и сотрудника, внесшего
резолюцию. Если по документу вынесено несколько резолюций – они
отображаются в виде списка.
Указание нескольких резолюций используется, например, если документ
был рассмотрен сначала руководителем организации, затем начальником
подразделения. Если документ направлен на рассмотрение руководителю с
помощью процесса Рассмотрение, то при выполнении задачи Рассмотреть
резолюция будет добавлена в документ автоматически. При этом предыдущая
резолюция сохраняется (если она присутствовала).
Все объекты, связанные с текущим документом, отображаются на закладке
Связи. Для наглядности объекты сгруппированы по типам связи, для каждого из
которых выводятся данные о количестве записей.
Для удобства прямо на этой закладке можно добавить новую связь, изменить
существующую, открыть связанный документ и посмотреть всю структуру
связей.