25
9. акты за определенный период деятельности в качестве отчетных
документов предоставляются в вышестоящую инстанцию.
Функциональная схема работы общества представлена на рис 1.4.
Основными видами информации при функционировании общества
являются следующие:
1. Информация о клиентской базе, включающая в себя фамилии,
имена и отчества клиентов, паспортные данные.
2. Информация о заключении договоров – дата начала, окончания
действия договоров, количество охраняемых объектов, стоимость указания
услуг.
3. Информация по используемой охранной сигнализации – тип, время
установки, время технического обслуживания;
4. Информация об охранных сменах, результатах несения дежурства;
5. Информация о количестве срабатываний сигнализации по каждому
объекту, количеству выездов оперативной группы и их результатах.
6. Учет договоров ведется в бухгалтерии в книгах специальных форм,
также , как и учет срабатывания сигнализации, который ведется дежурным ПЦО.
Учет выполнения работ, в том числе установки сигнализации, проведения
технического обслуживания и так далее ведется в журналах техническим
персоналом.
7. Сигнал о срабатывании сигнализации передается по линиям связи с
помощью технических устройств охраны.
Подготовка отчетных документов, а также автоматизация охранных
мероприятий клиентов производится с использованием технического и
программного обеспечения.
Предметной областью исследования является учет материальных
ценностей, осуществляемых на предприятии.
Все хозяйственные операции, проводимые ОАО «ЗиД», согласно статье 9
Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются
первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
26
Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными
документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах
бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если
они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации.
Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной
учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства
Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных
документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их
организационно-правовой формы.
В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от
24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения
унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные
формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых
операций, организация при необходимости может вносить дополнительные
реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм
первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер
формы, наименование документа.
На предприятии учет материальных ценностей ведется раздельно и
содержит список МТО (ОС), материально-технического оборудования (МЦ),
драгметаллов (ДРГМ), учет расходных материалов.
Цели учета материальных ценностей заключаются в следующем:
• минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,
• порчи, непроизводительного расходования;
• обеспечение эффективного взаимодействия с другими отделами.
Для анализа деятельности компании воспользуемся методологией IDEF.
Процесс учета материальных ценностей достаточно сложен, поэтому его
можно разделить на ряд элементов (рисунок 1.4 и 1.5):
- заказ материальных ценностей;
- учет поступающих материальных ценностей;
- учет выданных материальных ценностей;
27
- учет списанных материальных ценностей;
- подготовка отчетов по движению материальных ценностей.
Рисунок 1.4 Характеристика процесса учета движения материальных
ценностей
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса учета движения материальных
ценностей
28
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса формирования отчетов
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса учета выдачи ТМЦ
Оценка материальных ценностей осуществляется каждый раз при его
приеме на склад или выдачи со склада.
В результате деятельности лиц формируются следующие документы:
• Накладная на выдачу МЦ со склада;
• Накладная на получение МЦ со склада;
29
• Журнал актов списания материальных ценностей;
• Журнал движения материальных ценностей.
В настоящее время все данные документы заполняются вручную, без
использования средств автоматизации.
В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты
времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также
отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя из
этого, представляется целесообразным создание специализированной ИС,
которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках
рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать созданию
единой базы МЦ, стандартизации отчетности и экономии времени сотрудников.
Схема документооборота основных документов в процессе учета
материально-технического оборудования представлена на рис 1.8.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
начальником отдела при учете МТО.
30
Начальник
отдела
Директор
Накладная
Сотрудник склада
Учет поступления
Учет распределения
Утверждение у
начальника отдела
Действие
Учет списания
№
1
2
3
4
Накладная
Накладная
Накладная
Рис1.8 Схема документооборота
Таблица 1.3
Существующие показатели
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет
поступления
МТО
10
5
50
Учет плана
внедрения
10
10
100
Формирование
нарядов на
установку МТО
10
20
200
Закрытие
нарядов
10
15
150
31
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Формирование
ведомости учета
МТО
10
5
50
Формирование
отчетных
документов
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
. В таблице 1.5 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет
поступления МТО
10
5
50
Учет плана
внедрения
10
10
50
Формирование
нарядов на
установку МТО
10
2
100
Закрытие
нарядов
10
15
20
Формирование
ведомости учета
МТО
10
1
150
Формирование
отчетных
документов
10
1
10
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
0,14
1
10
32
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
неделю)
ИТОГО, минут:
340
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ОАО «ЗиД».
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
Рассмотрим программные продукты обеспечивающих функцию учета
материальных средств, ТМЦ и материалов.
Среди уже созданных систем управления складами обычно выделяют три
главных класса систем.
Заказные системы зачастую используются на крупных складских
комплексах со запутанной технологией выполнения операций. Главными
мировыми поставщиками подобных систем становятся американские фирмы
Manhattan Associates, EXE Technologies, Catalyst International, RedPairie[33].
Изменяемые системы
Этот класс систем можно назвать самым быстрорастущим сектором рынка
складских систем управления, которые рассчитаны на средние предприятия (от
25 до 50 сотрудников, работающих с системой) со складами с достаточно
запутанным технологическим процессом, в основе которого лежат стандартные
складские функции.
На отечественном рынке в данном классе можно найти Advantics (PSI
logistics) [32], Solvo.WMS[31] (созданная по результатам опыта применения
системы американской фирмы RGTI, которая затем вошла в состав MARC
Global) и система CoreWMS («Аргус Софт»). К данному классу систем также
33
можно отнести ПО «Vector» (BSE), и систему управления складом компании
«Акант». В 2004 году аналогичное решение приняла компания IBS.
Перейдем к обзору конкретных программных продуктов.
В мире насчитывается порядка 300 WMS-решений. В России — около 50
разномастных систем как зарубежных, так и отечественных, из которых 10
систем полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к WMS.
Для российских предприятий рекомендовано использование российское
программное обеспечение, это связано не с патриотическим настроениями и не в
связи с развитием российского программного обеспечения, а с тем что выходные
документы должны соответствовать ГОСТам страны. Иностранные WMS –
системы не всегда позволяют создать документацию отвечающую требованиям
РФ, связано с установившимся стандартами.
Система управления складом СИСТЕМА #1[28]
Универсальная система управления складскими технологическими
процессами. Система предназначена для торговых и промышленных складов,
грузовых терминалов, складов ответственного хранения, дистрибьюторских
центров.
Поддержка выполнения всех складских и торговых бизнес-процессов в
режиме on-line
Использование штрих-кодирования для идентификации грузов, товаров,
мест хранения и документов и терминалов для управления выполнением
нарядов.
WMS может применяться на любом типе складских предприятий:
− Промышленный склад;
− Центр дистрибьюции;
− Склад ответственного хранения;
− Отраслевая специфика.
В Системе управления складом #1 учитываются особенности обработки и
хранения различных товаров. Система настраивается на обслуживание
различных типов данных: продуктов питания, электроники, товаров народного
потребления и т.д.
34
Система также может конфигурироваться на бизнес процессы при помощи
описания бизнес логики, без необходимости перепрограммирования. Такая
возможность позволяет самостоятельно перенастраивать и модернизировать
систему.
Система поддерживает полный контроль, учёт и анализ складской работы.
Комплексная автоматизация позволяет эффективно минимизировать издержки
благодаря оптимизации складских операций и товарных запасов, быстро
получать актуальные данные о состоянии склада и проводимых работах,
исследовать и прогнозировать складскую работу, автоматизировать заказ товара,
контролировать работу персонала.
Система поддерживает размещение поступающих грузов по местам
хранения, может комплектовать заказы, формировать маршрутные карты,
сборочные листы, отслеживать наполняемость мест хранения, генерировать
отчеты.
Встроена обработка как грузов, так и товаров. Для товаров используется
партионный учет. Товары определяются при помощи иерархических
классификаторов и наборов характеристик.
Топология склада выражается в графическом виде: проходы, ряды,
конкретное положение мест хранения (расположение ячейки на полке, полки - в
стеллаже, стеллажа – на площади склада). Любое место хранение содержит в
себе набор параметров (тип, условия хранения, габариты, максимальный вес
хранимого груза, приписанный товар или владелец).
Недостатком данной системы является то, что она не учитывает
специфики деятельности предприятия, а направлена на обработку следующих
товаров:
− продукты питания;
− товары народного потребления;
− электроника;
− оборудование, запчасти, метизы;
− бытовая химия, парфюмерия;
− фИСацевтическая продукция.
1С-Логистика:Управление складом 3.0[27]