26
создание, проверку и визирование документов. Характеристика документооборота
по существующей схеме представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявка
Договор купли-
продажи
Акт приемки
Количество документов в год,
шт.
50 000
50 000
30 000
Количество символов в
документе, шт.
1 000
3 000
3 000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
50 000
100 000
45 000
Характеристика
Накладная на
перемещение
Акт списания
Книга учета
Количество документов в год,
шт.
100 000
50 000
1
Количество символов в
документе, шт.
3 000
3 000
3 000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
150 000
100 000
55 000
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей схеме
составляют 500 000 человеко-часов в год. С помощью средств вычислительной
техники документооборот будет формироваться автоматически при внесении
данных в базу информационной системы, а данные, необходимые для учета МТО
будут доступны специалистам отделов снабжения и склада в режиме реального
времени. Это позволит снизить трудозатраты специалистов, упростить процесс
заполнения документов и снизить количество ошибок. Характеристика
документооборота после применения средств вычислительной техники
представлена в таблице 3.
Согласно приведенным расчетам трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 500 000 человеко-часов. После
автоматизации процесса трудозатраты составят 250 000 человеко-часов. Снижение
трудозатрат на формирование документооборота является значительным, что
говорит в пользу автоматизации бизнес-процесса.
27
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после
автоматизации
Характеристика
Заявка
Договор купли-
продажи
Акт приемки
Количество документов в год,
шт.
50 000
50 000
30 000
Количество символов в
документе, шт.
1 000
3 000
3 000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
10 000
75 000
15 000
Характеристика
Накладная на
перемещение
Акт списания
Книга учета
Количество документов в год,
шт.
100 000
50 000
1
Количество символов в
документе, шт.
3 000
3 000
3 000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
75 000
50 000
25 000
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Согласно уставу компании ответственным лицом, отвечающим за
целостность и сохранность активов организации, является руководитель ИТ-
отдела. Рассмотрим более подробно перечень средств и мер обеспечения защиты
информационных активов организации.
Информационная безопасность компании регламентируется следующими
документами:
1. Положение об использовании сети Интернет и электронной почты.
2. Положение об использовании парольной защиты.
3. Приказ «Об использовании сети интернет и электронной почты».
4. Приказ «Об использовании парольной защиты».
5. Согласие на обработку персональных данных.
6. План работы по защите информации.
Одним из рисков безопасности является свободный доступ в помещение
компании. Офис компании расположен в офисном здании. На входе в офисное
здание расположена стойка, за которой находится администратор, который ведет
28
учет всех посетителей здания. При этом записываются паспортные данные и
выдается временный пропуск.
Компания арендует несколько офисных помещений, расположенных на
разных этажах офисного здания. Офисные помещения представляют собой
несколько кабинетов, расположенных рядом, но не совмещенных. Иногда
сотрудники отходят от своих рабочих мест, не закрывая кабинет на ключ. На
этажах здания расположены камеры видеонаблюдения. Внутри кабинетов
сотрудников видеонаблюдение отсутствует. При закрытии помещения в конце
рабочего дня включается сигнализация.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что несмотря
на существование внутренних документов по обеспечению информационной
безопасности организации, требования, содержащиеся в этих документах,
выполняются на среднем уровне. Также необходимо провести ряд работ по
усилению защиты информационных активов организации.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, автоматизирующее формирование
документооборота материально-технического оборудования, представленное на
рынке.
Одним из программных продуктов, автоматизирующих формирование
документооборота материально-технического оборудования, является «1С. МТО».
Конфигурация «МТО Материально-техническое обеспечение» разработана на базе
типовой конфигурации «Управление производственным предприятием» системы
программ «1С:Предприятие 8» с сохранением всех возможностей и механизмов
этого типового решения.
Функциональные возможности решения позволяет автоматизировать
следующие функции:
планирование МТО: сбор и консолидация потребностей в
материально-технических ресурсах (МТР);
29
планирование процессов обеспечения потребностей в МТР;
исполнения плана обеспечения;
оперативный контроль и анализ исполнения потребностей в МТР.
В дополнение к возможностям типовой конфигурации «Управление
производственным предприятием», конфигурация «МТО Материально-
техническое обеспечение» учитывает специфику материально-технического
обеспечения холдингов и крупных промышленных предприятий и обеспечивает
следующие возможности:
Управление процессом централизованного формирования
потребностей в материалах и оборудовании по статьям расхода и направлениям
деятельности в соответствии с выделенным бюджетом (лимитом) на основе
единого Классификатора материально-технических ресурсов (МТР);
Управление процессом формирования потребностей в материалах и
оборудовании на промышленные объекты в соответствии с запланированными
мероприятиями по направлениям деятельности;
Анализ соответствия потребностей в МТР планам, проектам,
бюджетам, программам, планово-предупредительным работам и т.д.;
Управление подготовкой и утверждением Плана МТО;
Планирование закупочной деятельности в соответствии с Планом
МТО;
Организация конкурентных закупок МТР и формирование
спецификации к контрактам на поставку с победителями торгов;
Управление процессом контроля наличия остатков МТР на складах и
их распределения в соответствии с потребностями;
Управление процессом контроля наличия запасов на аварийные и
непредвиденные ситуации и за своевременностью их пополнения;
Формирование оперативной и управленческой отчетности о
выполнении планов обеспечения и закупок на основе единого Классификатора
НСИ;
Интеграция с web-площадкой электронных торгов.
30
Модуль «Управление снабжением» корпоративной системы «Галактика»
обеспечивает работу с документами на приобретение товарно-материальных
ценностей и услуг: документами-основаниями, накладными, доверенностями.
Функциональность модуля включает:
возможность ввода в документах на закупку как товарных, так и
нематериальных позиций (услуг);
учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения,
сроков действия лицензий и сертификатов;
наличие средств поддержки различных валют и международных
закупок;
регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса
расчетов с таможенными органами;
учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при
вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
учет возвратов по рекламации;
автоматизированное распределение материальных ценностей по
складам;
автоматическое формирование приходных складских ордеров по
группе накладных;
формирование платежных документов на оплату по документам-
основаниям и авизо по сопроводительным документам;
формирование доверенностей на получение материальных ценностей;
формирование документов-оснований по сопроводительным
документам;
отражение в бухгалтерском учете системы всех операций по закупкам
материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных
операций;
автоматизированное создание финансовых обязательств по
документам-основаниям на закупку, используемых при формировании и ведении
Платежного календаря предприятия.
Интерфейс программного продукта представлен на рисунке 7.
В модуле «Управление снабжением» формируются следующие отчеты:
31
отчеты о закупаемых материальных ценностях и получаемых услугах
в разрезе номенклатуры продукции/услуг, поставщиков, групп, партий, внешней
классификации;
аналитические отчеты по закупкам;
иерархические отчеты по исполнению групп документов-оснований;
отчет о платежах по группам документов-оснований;
иерархические реестры документов-оснований и сопроводительных
документов;
отчет о несоответствиях в документах на закупку.
Рисунок 7. Интерфейс модуля КИС «Галактика»
Модуль «Склад» корпоративной системы «Парус» предназначен для
оперативного управления закупками, хранением и реализацией товаров, работ и
услуг в бюджетном учреждении. Он обеспечивает:
регистрацию поступления товара;
регистрацию заказов;
учет счетов на оплату и накладных на отпуск;
учет возврата товаров поставщикам и от покупателей;
партионный или сортовой учет товаров;
учет товаров на складе по местам хранения;
32
учет товарно-материальных ценностей и услуг по признакам (тип,
номенклатурная группа, модификация);
регистрацию инвентаризационных ведомостей;
списание недостач;
оприходование излишков;
ввод и хранение нормативных карт;
определение состава набора;
определение процентного соотношения стоимости комплектующих в
стоимости набора;
учет товарных запасов в разрезе «склад – товарно-материальная
ценность – модификация –партия»;
автоматический учет прихода товарно-материальных ценностей с
формированием номера карточки складского учета;
автоматическую регистрацию резерва товарно-материальных
ценностей на основании счетов на оплату и при регистрации других товарных
документов;
автоматическое формирование расхода товарно-материальных
ценностей и текущего остатка при отработке товарных документов;
просмотр счетов на оплату и документов на отпуск по выбранным
партиям товарно-материальных ценностей;
печать карточек складского учета;
обмен документами между различными базами данных (например,
между рабочими местами на удаленных складах и в центральном офисе
организации);
отработку документов в бухгалтерском учете (при совместном
использовании с модулем «Бухгалтерский учет»).
Интерфейс программного обеспечения представлен на рисунке 8.
Выделим критерии для анализа рассмотренных программных продуктов:
1. Имидж фирмы-разработчика, время работы на рынке, репутация
программного продукта и число успешных внедрений. Зачастую новички рынка
могут предложить функциональные решения, разработанные с учетом
33
современных технологий, обладающих разумной ценой. Высокий показатель
внедрения системы не всегда обусловлен качеством программного продукта. Этот
фактор может говорить о маркетинговой стратегии.
2. Количество успешных внедрений в России предполагают наличие
комплексных внедрений. Важным является выяснить существуют ли внедрения на
родственных отраслевых предприятиях и потребовалась ли там помощь внешних
консультантов. Необходимо оценить работу системы одной-двух организациях.
Проинтервьюировать ИТ-менеджеров и непосредственных пользователей. Именно
так можно получить представление о реальных возможностях системы. При этом
следует помнить, что каждая система требует настройки под потребности
конкретной организации. В связи с этим нужно выяснить способна ли фирма-
разработчик в разумные сроки осуществить доработку системы под нужны
компании. Необходимо помнить, что иногда стоимость доработки системы и
последующее сопровождение могут превышать базовую стоимость.
Рисунок 8. Интерфейс модуля «Склад» КИС «Парус»
3. Гибкость и открытость системы являются важнейшими факторами при
выборе системы. Информационно-аналитическая система, которая является
основой для управления предприятия, имеет свойство изменяться вместе с
производством. Система должна позволять с легкостью менять АРМы, меню,
отчеты и справки, осуществлять произвольные выборки информации в удобном
34
представлении, менять технологию сопровождения бизнес-процессов и шаблоны
отчетных форм путем параметрической настройки. Система должна легко
настраиваться и интегрироваться в рамках ИС предприятия с другим программным
обеспечением. Значительно важно, что все необходимые доработки системы
должна осуществлять фирма-разработчик, юридически отвечающая перед
предприятием за качество своей работы.
4. Географическая близость фирмы-разработчика или компании-
поставщика обусловлена повышением оперативности осуществления процесса
внедрения системы. Географическое расположение важно при необходимости
доработки системы, поскольку фирма-разработчик как правило всегда закладывает
в стоимость доработки командировочные расходы.
5. Приемлемость стоимости системы. При выборе системы нужно
учитывать, что на весь цикл установки системы может потребоваться в несколько
раз больше затрат, чем на приобретение самого ПО. И чем сложнее и дороже
внедряемая система, тем выше будет стоимость.
6. Возможность модульного приобретения системы. С целью экономии
денежных средств стоит учитывать возможность приобретения и внедрения
системы отдельными модулями и только для необходимого количества рабочих
мест. Приобретение полной комплектации системы не является хорошим
вариантом, поскольку внедрение всех модулей может занять несколько лет. За
такой период времени часть модулей могут устареть.
Для осуществления выбора системы согласно выделенным критериям
проведем сравнительный анализ программных систем. Оценка соответствия
системы выделенным критериям производится по пятибалльной шкале, где «1»
означает полное несоответствие, а «5» - полное соответствие критерию.
Сравнительный анализ систем представлен в таблице 4.
Таблица 4
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий
1С. МТО
Управление
снабжением.
Галактика
Склад. Парус
Открытость
4
3
4
Функциональность
5
3
4
Успешные внедрения
4
3
4
Юзабилити
3
4
3
35
Критерий
1С. МТО
Управление
снабжением.
Галактика
Склад. Парус
Географическое положение
разработчика
4
3
5
Модульность
1
5
3
Гибкость
3
3
4
Сопровождение
4
3
4
Имидж разработчика
3
3
4
Стоимость
3
4
2
Итого
34
34
37
Проанализировав перечисленные программные продукты, можно сделать
вывод о том, что все они имеют ограниченный «типовой» набор функций, которые
могут удовлетворить потребности любой организации. Однако для того, чтобы
полностью автоматизировать процесс формирования документооборота
материально-технического оборудования, необходим индивидуальный подход к
бизнес-процессам конкретной компании. В связи с чем требуется разработка
индивидуального программного продукта.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выделяют следующие виды стратегии автоматизации:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.