16
Конфигурацию периферийного оборудования приведем в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Конфигурация периферийных устройств
Наименование
Кол-во,
шт..
Принтеры Hеwlеtt Расkаrd LаsеrJеt Р2015 (А4, 1200dрi, 26 ррm,
32Mb, USB 2.0)
1
МФУ Саnоn LаsеrBаsе MF3110 (А4; 1200х600 dрi; 250 лист., 64mb)
1
Стационарный многофункциональный телефон Huаwеi FT2050
3
Техническую архитектуру представим на рисунке 1.3.
Internet
Серверная комната
28 U
2 U Патч панель
1 U ИБП APC BK500EI
2 U
3 U
Файл сервер
IBM system X3550 M
Отдел бухгалтерии
МФУ
CANON Laser
Base MF3110
Сотовая сеть
Телефон
Huawei FT2050
Удалённые сотрудники
TCP\IP
Сотовая сеть
Отдел по работе с клиентами
Маршрутизатор
CISCO 3825
Рабочие станции
IBM PC 2480GS
Принтер
Hewllet packard
Laser Jet P2015
Рабочие станции
IBM PC 2480GS
Рис. 1.3. Техническая архитектура ИС АО «ВПК «НПО машиностроения»
Конфигурацию программного обеспечения приведем в таблице 1.6.
17
Таблица 1.6
Конфигурация ПО
Наименование
Кол-во, шт.
Windоws Sеrvеr 2016 Std Russiаn R2
1
Windоws 7
12
Оffiсе 2016 Stаndаrt Еditiоn Russiаn SР2
3
1С:Бухгалтерия 8.3
1
Лицензия на 5 доп. рабочих мест для «1С: Бухгалтерия 8.3»
1
Лицензия на сервер для «1С: Бухгалтерия 8/3»
1
1С: Зарплата и Кадры
5
Лицензионный ключ Avast
1
Программную архитектуру покажем на рисунке 1.4.
Рабочая станция сотрудников
отдела по работе с клиентами
Серверное ПО
Серверное ПО
1С Бухгалтерия
OS Windows
Server 2016
OS Windows 7
СУБД
Oracle
ПО
«БИСКВИТ»
Рабочая станция сотрудников
отдела бухгалтерии
OS Windows 7
ПО
MS Office 2016
ПО 1С
Бухгалтерия
Лока льное файловое
хранилище
TCP\IP
TCP\IP
Сеть Интернет
TCP\IP
Сетевое
хранилище данных
Интернет
браузер
Internet Explorer
8.0
TCP\IP
СУБД
IBM DB2
ПО
MS Office 2016
Avast
Avast
Avast
Лока льное файловое
хранилище
Рис. 1.4. Архитектура ИС АО «ВПК «НПО машиностроения»
18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов,
требующих исполнения и ответа, представлена на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Общая схема документооборота
Входные информационные потоки:
− письма руководству;
− документы для бухгалтерии;
− заявки на поставку оборудования;
− кадровые документы.
Выходные информационные потоки:
− приказы, задания;
− документы в архив;
− отчеты о заключенных договорах;
− исходящие письма и документы.
Рассмотрим, как организуется работа с документами в компании «НПО
машиностроения». В отдел документооборота и делопроизводства поступают
входящие документы. Любой документ, доставленный в организацию, должен
19
быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна
включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и
регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у
исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ
должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся
к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы
расположены в определенном порядке).
По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до
момента окончания работы с ними.
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.[11]
Схему движения документов по внутреннему и внешнему контуру мы
можем увидеть на рисунке 1.6.
Рисунок 1.6. Движение документов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим распределение работ в отделе ДОУ, для этого необходимо
построить модель «Как есть». Модель «Как есть» показана на рисунке 1.7.
20
Рисунок 1.7. Модель «Как есть»
В модели бизнес-процесса делопроизводства выявлены следующие
проблемы:
1) Нет единого информационного пространства, отсутствуют
автоматизированные корпоративные справочники, за исключением одинаковых
адресных книг, содержащих адреса электронной почты сотрудников;
2) Структурные подразделения организации вынуждены локально
формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и
нормативов;
3) Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в
каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо
таблицы или списки;
4) Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ
направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что
затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при
согласовании документов);
5) Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением
документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным
письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону;
21
6) Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов;
7) Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.
Все это приводит к ухудшению качества работы и производительности,
существенно увеличивает временные затраты работников ДОУ.
После внедрения автоматизированной системы документооборота, число
работ, выполняемое сотрудниками, сократится, так же значительно упростится
механизм движения документов в организации. Модель «Как есть» показывает,
что раньше, после регистрации документа регистратор-делопроизводитель
должен был отнести его в нужный отдел, далее получить резолюцию отдела и
проследить за дальнейшим исполнением документа. Т.к. поступление
документов в организацию является практически непрерывным процессом, то во
время отсутствия регистратора-делопроизводителя его функции приходилось
выполнять секретарям подразделений. Что существенно повышало риск ошибок
при регистрации или утерю документов, а также значительно ухудшало
выполнение секретарями других обязанностей, а именно работу с мини-АТС,
что приводило к потере клиентов и соответственно к потере прибыли.
После внедрения АИС, документы после внесения их в базу данных,
автоматически будут направляться в нужный отдел, проследить за их
движением, статусом исполнения или извлечь из архива теперь можно будет
нажатием кнопки. После внедрения АИС предполагается сократить не только
количество работ, но и численность персонала в отделе ДОУ. Предлагается
сократить должность регистратора-делопроизводителя, т.к. все его функции
теперь будут выполняться Системой автоматически.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Схема документооборота приведена на рисунке 1.8.
22
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о
необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Исполнитель
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Занесение данных в
журнал
исходящей
корреспонденции
Исполнитель
Входящий
документ
Входящий
документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Исходящая
корреспонденция
Исходящая
корреспонденция
Отправка
корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Проверка документа
на сответствие
требованиям
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Доклад о выполнении
сведения о
выполненном
документе
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
сведения о
выполненном
документе
Снятие документа
с контроля
Внутренняя
документация
Обработка
внутренней
корреспонденции
Реестр внутренних
документов
Рис.1.8. Схема документооборота
23
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка
отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его
местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и
формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск
информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без
применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 1.7 и таблице 1.8 (с учетом средней
заработной платы сотрудника 25000 в месяц).
Таблица 1.7
Временные и стоимостные затраты при существующем варианте
Наименование операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по
конкретному документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
Таблица 1.8
Временные и стоимостные затраты при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
24
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей, подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Обеспечение информационной безопасности является одним из
необходимых аспектов ведения бизнеса в условиях агрессивной рыночной
экономики [19].
Согласно ГОСТ Р 50922-2006, защита информации (обеспечение
информационной безопасности) - это деятельность, направленная на
предотвращение утечки защищаемой информации, несанкционированных и
непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию. Информационная
безопасность актуальна для любого предприятия. С целью всесторонней защиты
информационных ресурсов и создаются комплексные системы по защите данных
[2].
Функционально в ИС организации можно выделить три основные
категории:
1) 1С – Зарплата и кадры, Бухгалтерия;
2) Базы данных подразделений;
3) Файловые ресурсы.
25
Так как задача заключается в обеспечении защиты информации в отделе
технической поддержки, будут рассмотрены используемые способы защиты баз
данных подразделения и файловых ресурсов.
Обработка информации в Базах данных осуществляется сотрудниками
отдела технической поддержки компании. Режим обработки данных –
многопользовательский, имеет место разграничение прав доступа. АРМ
сотрудников, которые обрабатывают информацию, находятся в общей
компьютерной сети. Доступ к необходимой информации производится через
терминальный сервер. Сервер базы данных расположен в отдельной подсети. К
нему необходимо применение межсетевого экрана не ниже 4 класса, так как
требования к защищенности сервера баз данных соответствуют требованиям,
предъявляемым к пятому классу защищенности МЭ: возможность обеспечения
фильтрации пакетов служебных протоколов, служащих для диагностики и
управления работой сетевых устройств, возможность обеспечения регистрации и
учёта фильтруемых пакетов данных.
В категории Хранение данных на файловых ресурсах обработка
информации производится работниками всех подразделений компании. Режим
обработки информации – многопользовательский, имеет место разграничение
прав доступа. АРМ сотрудников, которые обрабатывают информацию,
находятся в общей компьютерной сети.
Относительно действующих законодательных актов вышеупомянутые
схемы обработки информации имеет некоторые нарушения, а именно:
АРМ, на которых ведётся работа с защищаемой информацией,
подключены к общей сети отделения. При этом обрабатываемая
информация не имеет защиты на уровне рабочего места;
Доступ к информации имеют все сотрудники отделения, у которых есть
возможность работы с информационной системой. Кроме этого, не
установлено нормативными документами перечня лиц, имеющих право на
обработку персональных данных;
Надзор за резервными копиями баз данных, которые в том числе содержат
и персональные данные, производится без заполнения соответствующего