26
журнала учета. Так же не производится ознакомления персонала
компании с фактами копирования ими персональных данных;
Сервер, на котором производится хранение файловых ресурсов,
расположен в общей компьютерной сети компании;
Файлы, которые содержат персональные данные, хранятся на сервере в
незашифрованном виде.
Подводя итог анализа нарушений обработки информации, отмечу, что
имеющиеся нарушения информационной безопасности происходят, как правило,
из-за имеющейся архитектуры информационной системы общего назначения, в
которой «попутно» ведется обработка персональных данных.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На данный момент огромное количество не только мировых, но и
российских компаний предоставляет варианты внедрения системы электронного
документооборота. Выделяются три основных типа систем электронного
документооборота: коробочный, индивидуальный и комбинированный.
Коробочный СЭД отвечает самым простым требованиям, имея
стандартный набор функций, достаточно простой процесс установки как по
времени и денежным затратам, так и по проведению общего обучения персонала.
Естественно, для больших предприятий, такой вариант не является
оптимальным, и коробочный тип подходит скорее небольшим компаниям, с
простой структурой документооборота. Индивидуальный тип
подразумевает систему электронного документооборота, которая
полностью разрабатывается под конкретную структуру.
Конечно, нетрудно догадаться, что такой вариант является самым затратным,
так как включает в себя не только временные затраты на построение
структуры и обучение персонала, а также высокие расходы. Такой тип
является достаточно специфическим, так как индивидуальное создание СЭД
27
может быть разработано внутри самой организации, без участия сторонних
компаний, так и с их помощью в виде индивидуального заказа.
Комбинированная СЭД это самый распространенный тип, так как является
коллаборацией предыдущих типов. Такая система представляет базовую
платформу, к которой уже индивидуально разрабатывают необходимые
функции. Безусловно, такая система должна в результате показать полное
соответствие с запросами организации. И, что немаловажно, комбинированная
система электронного документооборота позволяет обеспечить взаимодействие с
существующими офисными приложениями, а также структурирование такой
системы дает возможность изначально проработать систему взаимодействия с
другими структурами, которые будут напрямую взаимодействовать с
организацией.
Для сравнения будут рассмотрены три актуальные системы электронного
оборота, которые занимают лидирующие позиции на российском рынке среди
крупных организаций. Выбранные системы электронного документооборота:
DocsVision, «ДЕЛО», DIRECTUM.
Платформа Docsvision – комбинированный продукт для создания
автоматизированных организационных решений, подходящий для управления
документами и бизнес-процессами. Он имеет предметно-ориентированную
платформу, которая включает в себя открытые интерфейсы для разработки,
например, приложений под ключ. Данная СЭД является базисом для
электронного документооборота и имеет в составе основные функции системы
электронного документооборота и базовые объекты, которые нужны для
хранения информации, доступа к ней. Нельзя не отметить удобный интерфейс
для работы стандартных пользователей. Система электронного
документооборота DocsVision состоит из клиентской и серверной частей.
Конструкторы, модули, а также шлюзы к другим системам и готовые
приложения DocsVision позволяют гибко настроить систему под решение
конкретных бизнес-задач заказчика. Партнеры и заказчики могут разрабатывать
собственные шлюзы к другим системам, используя программные интерфейсы
универсального механизма шлюзов DocsVision [17].
Так называемые «решения» – это специальная конфигурация СЭД,
28
которая по сути очень приближена к конкретным требованиям определенного
заказчика. Такие решения представляются в двух вариантах: это готовые
решения (внутренние приложения DocsVision), которые нужно непосредственно
только установить и настроить, вставив исходные данные, так и
специализированные, разработанные партнерами DocsVision на базе платформы
с помощью конструкторов.
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные
Системы» – это комплексное решение по ведению всего документооборота в
организации с автоматизацией всех необходимых бизнес-процессов. Данная
система является многофункциональной средой, которая обладает широкими
возможностями для внедрения в разные типа организации, и может быть
представленная и в традиционном виде документооборота, и как новая структура
с использованием информационных технологий в новом ключе [18].
СЭД «ДЕЛО» успешно используется не только в небольших компаниях,
коммерческого типа, но и в распределенных холдинговых и ведомственных
структурах, в том числе эта система распространена в некоторых
государственных структурах. Она может обеспечить электронный
документооборот любого предприятия и любой организации, в том числе
повысить эффективность и качество работы самих сотрудников с документами.
Такой подход, естественно, оптимизирует бизнес-процессы любой компании, не
зависимо от ее профиля и масштаба. «ДЕЛО» – коробочное, промышленное
решение, не требующее «ремонта» от ее специалистов и дополнительных
финансовых затрат на оплату их услуг.
Комплексное внедрение электронного документооборота на базе
подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям
и руководству. СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-
методическим требованиям в области управления документами, как российской
нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям
информационной безопасности [21].
Система DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления
документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично
вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает
29
организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow:
согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение
совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Собственная платформа IS-Builder обеспечивает
масштабируемость, гибкую настройку и легкое развитие системы
силами специалистов заказчика [19].
В состав платформы входят серверные решения, наборы служб и сервисов
и другие компоненты. IS-Builder не только представляет собой платформу (среду
выполнения), но и является удобным предметно-ориентированным
инструментом разработки. Программисты могут легко освоить IS-Builder для
последующего развития ECM-системы предприятия. За счет платформы и
компонент обеспечиваются такие преимущества DIRECTUM, как
масштабируемость, возможность гибкой настройки, доступ через веб,
интеграция с другими корпоративными системами, обеспечение территориально
распределенной работы.
Все указанные системы имеют множество функций для работы с
документами. Но они не учитывают специфику рассматриваемой компании.
Поэтому необходимо самостоятельно разработать автоматизированную систему.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка стратегии реализации проекта автоматизации компании «НПО
машиностроения» состоит из ряда последовательных действий,
взаимосвязанных между собой [15]:
определить стратегические свойства ИС;
определить функциональность ИС в целом;
выбрать стратегию автоматизации:
определить архитектуру;
сформировать бизнес-плана.
Различают следующие виды стратегий автоматизации:
полная;
30
по направлениям;
по участкам;
хаотичная.
Хаотичная автоматизация состоит из набора автоматизированных
участков, не связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется
оперативными задачами и обычно не отражается в стратегических планах
компании.
Автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации [20].
При автоматизации компании «по участкам» внедряются небольшие
автоматизированные системы для прикрытия узких мест. Таким образом, через
какое-то время компания будет представлять собой несколько разрозненных
небольших автоматизированных систем, не согласованных друг с другом. Такой
вид автоматизации говорит о том, что руководство компании не понимает
преимуществ комплексной автоматизации в долгосрочной перспективе, которое
приведет к экономии средств на внедрение автоматизированных
информационных систем. В итоге внедряются самые необходимые системы,
которые опять же нагромождаются в набор несвязанных друг с другом
элементов.
При полной (комплексной) автоматизации компания рассматривается как
сложная система взаимосвязанных частей, все «узкие» места которой нужно
автоматизировать для увеличения общей эффективности системы.
В АО «НПО машиностроения» работа всех отделов уже
автоматизирована. Необходимость автоматизации обработки документов
появилась в связи с развитием компании и ростом числа клиентов. Таким
образом, в качестве стратегии автоматизации в АО «ВПК «НПО
машиностроения» выбран проект автоматизации по направлениям, так как
автоматизация затронет целое направление работы – документооборот, который
есть во всех отделах.
31
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Для решения проблемы – отсутствия автоматизации документооборота –
согласно с руководством компании были рассмотрены следующие варианты
[18]:
покупка готового решения;
покупка и доработка;
заказная разработка;
собственная разработка.
Самый очевидный способ для предприятия – это покупка готовой
программы и это действительно так, но только при условии, что готовая система
удовлетворяет ряду критериев выбора, таких, как стоимость самой системы,
стоимость ее внедрения, наличие и стоимость технической поддержки и
программной доработки продукта, соответствие функций программы
требованиям организации, соответствие мощностей вычислительной техники
существующему в компании парку техники, удобство работы с программой для
конечных пользователей.
Если один и более пунктов не соблюдается, это обычно влечет за собой
проблемы эксплуатации системы.
Есть и другой вариант приобретения – покупка и доработка готовой
системы, подгон под определенные бизнес-процессы и организацию. Очевидно,
что в этом случае конечная стоимость программного обеспечения может
многократно превышать начальную.
Неудобства, связанные с несоответствием действительности
рекомендуемым требованиям или сложности в использовании (чересчур
мудреное меню, нелогичный доступ к информации, сложности восстановления и
резервирования данных и т. п.), также приводят либо к отказу от программы,
либо действуют в противоречие своей основной задаче – вместо облегчения
только усложняют работу пользователя.
Следует упомянуть и о том, что для больших систем, как правило,
характерна избыточность функционала: готовые программы стараются сделать
универсальными, поэтому при их создании функционал делается как можно
32
шире. Поэтому выбрать готовый продукт не так просто.
Еще один способ решения задачи автоматизации – это набор программы
как бус: некоторые разработчики предоставляют набор модулей, связанных друг
с другом и в результате образуют нужную комбинацию для автоматизации
бизнес-процессов предприятия. По такому принципу работает, например,
компания 1С и многие другие разработчики программного обеспечения, которые
строят системы уровня корпораций.
Последний вариант – это создание собственной системы своими силами
или заказ ее разработки у софтверной компании или индивидуального
разработчика.
На основании рассмотрения вариантов способов приобретения
информационных систем, было принято решение о разработке собственной
информационной системы. Решение принято на основании рассмотрения
следующих факторов:
АО «ВПК «НПО машиностроения» имеет все инструменты для
собственной разработки информационных систем;
предприятие имеет в своем составе квалифицированных специалистов
по разработке и поддержки программных систем;
имеется развитая ИТ структура для обеспечения деятельности;
рассмотренные готовые аналоги программных средств имеют высокую
стоимость.
Принято решение разработки собственного решения на базе уже
имеющихся средств хранения данных и платформ для разработки программных
средств. При этом проектируемое программное решение должно
функционировать на уже имеющемся оборудовании и взаимодействовать с
установленным программным обеспечением.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:
33
база данных;
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
экранные формы для вывода результирующей информации.
База данных позволяет хранить большие объемы информации в
структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая
принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу
данных для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить
необходимые изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных,
хранящихся в ней.
Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм,
которые затем будут внедряться непосредственно в саму систему, отвечающую
за решение поставленной задачи автоматизации.
Все указанные элементы совокупно составляют информационное
обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных,
попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по
запросу) в форму для вывода результирующей информации.
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники:
отделы;
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура;
папки.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет пользователей;
создание папки;
регистрация документа.
34
В качестве входной информации используются следующие документы:
трудовая книжка;
штатное расписание;
документ.
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по категориям и типам;
список контрагентов;
список клиентов.
В системе мы используем три классификатора, которые были
разработаны ранее и используются в корпоративной ИС:
Клиенты;
Сотрудники;
Отделы.
Классификатор клиентов.
Данный классификатор был введён для идентификации клиентов.
1. система кодирования – порядковая
2. количество признаков классификации – 1
3. объекты кодирования: клиенты
4. структурная формула классификатора
F=[XXXX]:[Наименование объекта]
Код клиента
Классификатор сотрудников
Данный классификатор вводится для идентификации сотрудников
1. система кодирования – порядковая
2. количество признаков классификации – 1
3. объекты кодирования: сотрудники
4. структурная формула классификатора
35
F=[XXXX]:[Наименование объекта]
Код сотрудника
Классификатор отделов
Данный классификатор вводится для идентификации отделов
1.система кодирования – порядковая, 2. количество признаков
классификации – 1, 3. объекты кодирования: отделы
4. структурная формула классификатора
F=[XXXX]:[Наименование объекта]
Код отдела
В таблице 1.9. приведены кодируемые множества
Таблица 1.4.1.1
Кодируемые множества
Наименование
Значность кода
Система кодирования
Сотрудники
4
порядковая
Клиенты
2
порядковая
Отделы
2
порядковая
В таблице 1.10. представлен классификатор «Сотрудники»
Таблица 1.4.1.2
Классификатор «Сотрудники»
Сотрудники
Код
Сотрудник 1
1001
………
Сотрудник N
100N
………….
В таблице 1.11. представлен классификатор «Отделы»
Таблица 1.4.1.3
Классификатор «Отделы»
Отделы
Код
Отделы
01-48
Отдел 1
01
………
Отдел N
0N
……………………….