6
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................. 8
1. Аналитическая часть ....................................................................................... 13
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ....................................... 13
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности .............................. 13
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ................... 15
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия .............. 18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации .......................................................................... 21
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ........................................................................ 21
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .................................................................................................................. 28
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ................................................................................................ 29
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ....................................................... 32
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 32
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ....................... 34
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ..................................................................................................................... 36
1.4. Обоснование проектных решений .......................................................... 37
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ............................................................................................................
37
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 38
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .. 40
2. Проектная часть ................................................................................................ 43
2.1. Разработка проекта автоматизации ....................................................... 43
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .............................. 43
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ........ 55
7
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .......... 57
2.2. Информационное обеспечение задачи .................................................... 58
2.2.1. Информационная модель и её описание .............................................. 58
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ......................................................................................................... 61
2.2.3. Характеристика результатной информации ........................................ 62
2.3. Программное обеспечение задачи ........................................................... 63
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................ 63
2.3.2. Характеристика базы данных................................................................ 65
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) . 68
2.3.4. Описание программных модулей ......................................................... 70
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание .............. 74
3. Обоснование экономической эффективности проекта ............................. 85
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности .................................................................................................. 85
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта ........ 95
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 101
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ......................................... 104
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .................................................................................................... 107
8
ВВЕДЕНИЕ
Современный подход к управлению организацией основан на
управлении процессами. Бизнес-процессы организации представляют собой
совокупность действий, которые должны осуществляться в определенном
порядке для того, чтобы достигнуть конечные цели организации. Некоторые
бизнес-процессы представляют собой рутинные операции. Рутинные операции
– это типовые ежедневные действия сотрудника, которые обладают высокими
трудозатратами, при этом они являются неизбежными в выбранном виде
деятельности.
Поскольку рутинные операции обладают высокими трудозатратами, для
их снижения действия стандартизируют для возможности последующей
автоматизации. Таким образом происходит налаживание эффективной
коммуникации с клиентами и обеспечение непрерывного диалога между
структурными подразделениями организации.
Одним из видов рутинных операций является формирование
документооборота предприятия. В настоящее время процесс делопроизводства
стали называть документационным обеспечением управления (ДОУ).
Поскольку документы являются необходимой частью деятельности
предприятия, а не просто ценными сами по себе, вся необходимая информация
для управления предприятием должна отражаться в документах. В связи с этим
встает необходимость хранения документов таким образом, чтобы они не были
утеряны и их легко можно было найти.
Помимо этого, необходимо организовать работу с документами таким
образом, чтобы не замедлять основную деятельность организации. Для того,
чтобы обеспечить сохранность и доступность документов и одновременно
осуществлять их оперативную обработку, применяют электронный
документооборот (ЭДО).
Основной задачей службы ДОУ на предприятии является обеспечение
такого состояния работы с документами, при котором каждый сотрудник может
9
в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые
документы и нужную информацию. В большинстве организаций
документооборот ведется в бумажном виде, поэтому, когда объем
обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достижение
оперативной обработки документов не является возможным.
Еще одной задачей ДОУ является контроль выполнения заданий и
поручений. В рамках этой деятельности должно обеспечиваться ведение
современных методов работы с документами. Рассмотрим выгоды, которые
повлечет за собой внедрение ЭДО.
Руководители организаций выполняют следующие виды работ с
документацией:
принятие управленческих решений на основе данных документов
организации;
контроль исполнения управленческих решений.
При принятии управленческих решений руководителям необходим
оперативный доступ к данным, которые содержатся в документах. Поскольку
сбор данных может занимать значительную часть времени, перед
предприятиями стоит вопрос об оптимизации документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют
осуществить сбор необходимой информации гораздо быстрее. Это
осуществляется с помощью применения различных систем классификации и
поиска документов.
СЭД позволяют руководителю упростить контроль исполнения
документов и поручений по ним с помощью напоминаний о приближении
срока исполнения решения. СЭД позволяют осуществить оперативное
формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.
В большинстве организацией малого и среднего бизнеса формирование
документооборота осуществляется секретарем. Применение СЭД
предоставляет секретарям следующие преимущества:
возможность легкого и быстрого поиска документов;
10
идентификация состояния исполнения документа;
снижение трудоемкости поиска необходимых документов;
повышение качества подборки необходимых материалов;
облегчение контроля исполнительской дисциплины;
снижение времени подготовки, согласования и утверждения
итоговых документов, контроля исполнения решений.
В СЭД присутствует возможность интеграции с системами управления
ресурсами предприятия, а также с финансово-бухгалтерскими учетными
системами. При интеграции с перечисленным программным обеспечением
применяют другие методы обработки данных. В учетных системах данные
хранятся и обрабатываются в структурированном виде, они условно
представляют собой связанные таблиц предопределенной структуры. В СЭД
данные хранятся в неструктурированном виде: в виде текстов и разнообразных
файлов. При этом часть информации в них может быть представлена в
структурированном, подобном табличному виде.
Информационный поток, который обрабатывается системами
электронного документооборота, может иметь как структурированный, так и
неструктурированный вид. При вводе данных СЭД самостоятельно
осуществляет выбор представления данных в зависимости от бизнес-процесса.
Например, структурированные данные обрабатываются с помощью учетных
систем, а неструктурированный поток данных обрабатывается СЭД.
Внедрение СЭД в бизнес-процессы финансового планирования и
бухгалтерского учета позволяет организациям достичь следующих показателей:
Повышение скорости движения документов;
Избегать утерю документов;
Снижение временных затрат, которые необходимы для выборки
данных при проведении сверок расчетов или проверок надзорных органов.
Для организации в целом применение СЭД в финансово-бухгалтерских
бизнес-процессах позволит добиться снижения трудоемкости бизнес-процессов
11
формирования документов, для того, чтобы финансово-бухгалтерские
подразделения предприятия могли сосредоточиться на повышении качества
учета и подготовки отчетности.
На основании вышеперечисленного можно заключить, что системы
электронного документооборота могут быть внедрены во все структурные
подразделения предприятия. Они позволяют снизить трудозатраты на
подготовку документооборота, поиск данных и повысить контроль исполнения
документов и управленческих решений.
Актуальность выбранной темы заключается в применении
информационных технологий для автоматизации процесса систематизации
документации архива организации.
Объектом исследования является ООО «Палитра».
Предметом исследования является процесс формирования
документооборота.
Целью работы является автоматизация документооборота организации
«Палитра».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Провести анализ предметной области.
2. Дать характеристику объекту исследования.
3. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.
4. Провести анализ существующих разработок и выбрать стратегию
автоматизации.
5. Обосновать проектные решения.
6. Разработать проект автоматизации.
7. Описать процесс управления объектом автоматизации.
8. Дать описание информационному обеспечению задачи.
9. Описать программное обеспечение задачи.
10. Дать описание апробации результатов исследования.
12
11. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности
проекта.
12. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
13
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Компания «Палитра» основана в 2003 году. Компания осуществляет
производство лакокрасочных материалов для строительных работ и
выполнения производственных нужд. Реализация продукции компании
осуществляется через сайт компании, а также в розничных магазинах. Помимо
реализации компания оказывает услуги доставки товаров в пределах города.
Для оптовых покупателей компания предоставляет систему скидок на
продукцию с учетом объемов покупок. Оптовым покупателям доступны такие
услуги как оперативный подбор, расчет по минимальным расценкам на весь
товарный ассортимент и доставку товаров.
К преимуществам компании относятся:
Наличие практического опыта продавцов;
Желание идти навстречу клиенту;
Индивидуальный подход к каждому клиенту;
Грамотное выполнение каждого заказа вплоть до мелочей;
Сведение к минимуму затрат клиентов;
Поддержание имеющейся деловой репутации;
Оптимальное сочетание качества и цены;
Строгий контроль производственных процессов;
Профессиональный подход и развитие;
Широкий спектр предлагаемых услуг;
Конкурентные цены, которые позволяют непрерывно увеличивать
круг клиентов.
Для оценки деятельности компании необходимо проанализировать
показатели деятельности. К таким показателям относятся:
14
цель и результаты деятельности;
продукция и услуги;
основные этапы и процессы рассматриваемой деятельности;
используемые ресурсы.
В процессе рассмотрения перечисленных показателей необходимо
указать количественно-стоимостные оценки и ограничения. Целью
деятельности организации является реализация лакокрасочных материалов.
Результатами деятельности являются показатели, представленные в таблице 1.
Таблица 1
Технико-экономические свойства организации
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя
на определённую дату
либо за период, тыс.
руб.
1
Нематериальные активы
5023
2
Основные средства
158
3
Дебиторская задолженность
5789
4
Денежные средства и денежные эквиваленты
5309
5
Прочие оборотные активы
97
6
Уставный капитал
40
7
Добавочный капитал (без переоценки)
4000
8
Нераспределенная прибыль
1662
9
Заемные средства
157
10
Кредиторская задолженность
9466
11
Прочие обязательства
16
12
Валовая прибыль
16258
13
Выручка
33185
14
Себестоимость продаж
16927
15
Прибыль от продаж
6008
16
Управленческие расходы
10250
17
Прочие доходы
10379
18
Прочие расходы
10955
19
Совокупный финансовый результат периода
3969
На основании приведенных данных можно заключить, что деятельность
компании является прибыльной, компания стабильно развивается с момента ее
создания.
15
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Управление предприятием осуществляет генеральный директор
компании Пучков А.В. Под его руководством осуществляют деятельность
следующие отделы:
Планово-экономический.
Отдел информационных технологий.
Отдел продаж.
Отдел маркетинга.
Производственный отдел.
Отдел качества.
HR-отдел.
Отдел логистики.
Канцелярия.
Рассмотрим основные задачи, которые выполняют специалисты отдела.
Планово-экономический отдел осуществляет следующие функции:
Проведение план-факторного анализа по итогам отчетных
периодов.
Составление оперативных планов ЦФО на месяц.
Ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности
организации.
Осуществление сверок с контрагентами организации.
Ведение управленческого учёта организации.
Разработка методологии и регламентов ведения учёта.
Формирование ежемесячной управленческой отчётности по
направлениям деятельности компании.
Проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности
компании.
Планирование экономической деятельности.