26
Рисунок 7. Модель процесса исполнения документа
27
Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса формирования отчетности
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим процесс формирования документооборота компании
«Палитра». Создание проектов документов осуществляется по
распоряжению руководителя отдела канцелярии, поэтому входным
информационным потоком процесса является распоряжение руководителя,
которое представляет собой устное обращение. Выходным
информационными потоком является сформированный отчет.
Процесс формирования документооборота связан со всеми
процессами организации, поскольку ее деятельность управляется
приказами, постановлениями и распоряжениями, входящими в
документооборот.
Процесс формирования документооборота будет рассматриваться
от получения распоряжения от руководства на создание проекта документа
до формирования отчета по документообороту процесса.
Важность процесса формирования документооборота в целом для
предприятия «Палитра» заключается в том, что деятельность организации
регламентируется распорядительными документами, а также
документация требуется в процессе принятия управленческих решений.
Процесс формирования документооборота организации
осуществляется специалистами канцелярии.
Основным определением в рассматриваемой предметной области
является определение организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительными документами называются такие
документы, которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности организации «Палитра».
К распорядительной документации относятся:
29
постановления;
решения;
приказы;
распоряжения.
Постановлением называется правовой акт, принимаемый
руководителем организации с целью разрешения наиболее важных и
принципиальных задач, стоящих перед предприятием.
Решение – правовой акт предприятия, создаваемый с целью
разрешения наиболее важных вопросов деятельности подразделений
организации.
Приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем
канцелярии, с целью разрешения основных и оперативных задач, стоящих
перед данным органом.
Распоряжением называется правовой акт, издаваемый единолично
руководителем, с целью разрешения оперативных вопросов.
Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается
узкого круга должностных лиц.
Указанием называется правовой акт, направленный на решение
вопросов информационно-методического характера, а также вопросов,
связанных с организацией исполнения приказов, инструкций и других
актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Результатным показателем процесса является количество
документов, предназначенных для исполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для определения средств автоматизации формирования
документооборота компании «Палитра» необходимо дать обоснование
30
экономической целесообразности разработки и сформулировать цели
использования средств вычислительной техники.
Для того чтобы обосновать экономическую целесообразность
разработки, необходимо проанализировать документооборот организации.
В рамках осуществления управления документооборотом организации
формируются следующие документы:
1. Постановления.
2. Приказы.
3. Решения.
4. Указания.
5. Распоряжения.
Для описания формирования документов составим схему
документооборота (рисунок 9).
Канцелярия
Создание проекта
документа
Исполнение
документа
Формирование
отчетности
Процесс
Распоряжение
Проект
документа
Проект
документа
Исполненный
документ
Корректировки
Отчет
Рисунок 9. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса.
Трудозатраты на выполнение процесса складывают из следующих
показателей [9]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
31
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать
вывод о том, что применение вычислительной техники является
целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота без
внедрения средств вычислительной техники
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Количество
документов в год,
шт.
10 000
10 000
1 000
Количество
символов в
документе, шт.
10 000
10 000
3 000
Частота
возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год,
чел-час
5 000
5 000
2 000
Годовые трудозатраты на формирование документооборота
организации составляют 12 000 человеко-часов. Текущая организация
процесса имеет ряд недостатков. Процесс сопровождается высокими
временными на перемещение документов между сотрудниками,
ответственными за согласование, исполнение и визирование документов.
При автоматизации процесса формирования документооборота
планируется снижение временных затрат на перечисленные операции.
Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с
использованием средств вычислительной техники (таблица 3).
Таблица 3
32
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Количество
документов в год,
шт.
10 000
10 000
1 000
Количество
символов в
документе, шт.
10 000
10 000
3 000
Частота
возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год,
чел-час
3 500
3 500
1 000
После внедрения автоматизированной системы формирования
документооборота трудозатраты рассматриваемой задачи составят 8 000
человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить,
что временные затраты были снижены на 33%. Следовательно, применение
средств вычислительной техники является обоснованным.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на
автоматизацию формирования документооборота. СЭД «ДЕЛО» является
системой, обладающей полным набором инструментов для управления
документооборотом и делопроизводством, которая рассчитана на
максимальные нагрузки [26]. СЭД «Дело» обладает следующими
функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
33
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря
чему существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой
электронного документооборота, которая позволяет построить
полноценную систему управления бизнес-процессами и документами
организации [28]. Система содержит весь необходимый инструментарий
для успешной организации электронного документооборота любой
компании, независимо от численности и формы собственности. Система
рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например,
канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках
территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-
Документооборот позволяет автоматизировать документооборот
организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по
делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и
инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми
организацией.
СЭД «СУПеР», основанная на платформе программного
обеспечения для коллективной работы IBM Lotus Software, берет на себя
все рутинные операции, связанные с документооборотом и
делопроизводством, составлением отчетов, ведением договоров и
проектов, аккумуляцией сведений о сотрудниках и партнерских
отношениях и многим другим [27]. Естественно, внедрение такой системы
повышает эффективность работы организации, снижает вероятность
возникновения ошибок, сокращает общее время и улучшает качество
34
решения поставленных задач, независимо от структуры и области
деятельности компании.
Возможность комплексной, всесторонней автоматизации
производственно-коммерческой деятельности предприятия является одним
из главных преимуществ СЭД. Также СЭД позволяет автоматизировать и
контролировать работу структурных подразделений организации.
Анализ представленных программных продуктов будет
осуществляться по 5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой,
а максимальной - 5. Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
СУПеР
Стоимость
4
3
2
Функционал
4
4
5
Документация
5
5
4
Системные
требования
4
3
3
Надежность
3
4
4
Совместимость с
другим ПО
4
4
3
Итого
24
23
21
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие
показатели функциональности и показывают средний уровень
соответствия поставленным критериям. В связи с чем преимущество
остается за индивидуальной разработкой системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации
представляет собой подход и набор методов, согласно которым будет
осуществляться автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [13]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
35
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя
приобретение отдельных модулей программного продукта без какого-либо
стратегического плана. Такой вариант стратегии обладает низкой
эффективностью, поскольку отдельные фрагменты информационной
системы не способны оказать пользу компании, а дальнейшая
автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по
набору выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том
случае, когда существуют участки, в которых применение
автоматизированных систем дает значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает
автоматизацию отдельных направлений деятельности компании [24]. При
этом достигается полная автоматизация направления деятельности. Этот
подход является оптимальным в том случае, когда дальнейшая интеграция
автоматизированных функций не будет связана с серьезными
препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для
рассматриваемой задачи, поскольку в рамках ее решения будет
автоматизирована деятельность целого отдела, при этом будут
использованы несколько составляющих информационной системы: СУБД
и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности
компании.