76
Рисунок 24. Ввод данных в справочник «Должность»
Заполнение справочника «Подразделение» представлено на рисунке
25.
Рисунок 25. Ввод данных в справочник «Подразделение»
После заполнения справочников «Подразделение» и «Должность»
можно переходить к заполнению справочника «Сотрудник». Ввод данных в
справочник «Сотрудник» представлен на рисунке 26.
77
Рисунок 26. Заполнение справочника «Сотрудник»
Далее перейдем к заполнению справочников, в которых хранится
информация о документах. На рисунке 27 представлено заполнение
справочника «Вид документа».
Рисунок 27. Заполнение справочника «Вид документа»
На рисунке 28 представлено заполнение справочника «Категория
секретности».
Заполнение справочника «Стадия документа» представлено на
рисунке 29.
78
Рисунок 28. Заполнение справочника «Категория секретности»
Рисунок 29. Заполнение справочника «Стадия документа»
Рассмотрим работу в системе. Целью работы в системе является
управление документооборотом компании. Все документы организации
создаются в системе. Создание документа осуществляется с помощью
открытия формы создания документа в контекстном меню. Рассмотрим
процесс создания документов. Создание документов представлено на
рисунке 30.
79
Рисунок 30. Создание документа
После создания документ можно найти в списке документов,
представленном на рисунке 31.
Рисунок 31. Форма просмотра документов
После того как создан проект документа, он передается на
согласование. При передаче документа на согласование необходимо выбрать
из справочника лицо, которое ответственно за согласование документа.
Передача документа на согласование представлено на рисунке 32.
80
Рисунок 32. Передача документа на согласование
Лицо, ответственное за согласование документа, открывает документ
из списка документов. В процессе согласования может потребоваться
внесение изменений в документ. Для этого на форме согласования документа
необходимо описать изменения в поле «Корректировки», а затем передать
документ исполнителю. Согласование документа представлено на рисунке
33.
81
Рисунок 33. Согласование документа
Когда сотрудник получает документ с корректировками, он устраняет
их и передает на повторное согласование. Передача на повторное
согласование представлено на рисунке 34.
82
Рисунок 34. Передача документа на повторное согласование
Когда все замечания устранены, документу присваивается статус
«Согласовано». Согласованные документы можно увидеть в списке
документов, отсортировав их по статусу. Список согласованных документов
представлен на рисунке 35.
83
Рисунок 35. Список согласованных документов
Согласованные документы передаются на исполнение. Передача
документа на исполнение осуществляется на форме редактирования
документа, как показано на рисунке 36.
Рисунок 36. Передача документа на согласование
84
По мере необходимости, но не реже чем раз в месяц, специалисты
канцелярии осуществляют формирование отчета, в котором показано
количество созданных документов и их стадии за выбранный пользователем
период времени. Форма отчета представлена на рисунке 37.
Рисунок 37. Форма отчета
85
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Для того чтобы оценить эффективность внедрения информационных
систем существует несколько подходов. Например, при использовании
метода «от противного» происходит оценка потерь компании, в отсутствии
информационной системы. Так же можно воспользоваться методом расчета
окупаемости инвестиций (ReturnOnInvestment- ROI), при этом стоимость
расчета эффективности по этому методу может оказаться соизмеримой с
проектом внедрения ИС. В таких случаях становится целесообразным
использование подхода, основанного на четкой постановке измеримых целей
перед началом проекта и контроле их достижения по его результатам.
Несомненным является тот факт, что, с одной стороны, внедрение ИС
позволяет оптимизировать бизнес-процессы и увеличить стоимость бизнеса,
но, с другой стороны, финансовые вложения в ИС являются прежде всего
затратами компании. Важно помнить, что затраты на ИС включают не только
стоимость приобретения или разработки ИС, но и затраты при
сопровождении и опытной эксплуатации системы. Такие затраты могут
значительно превысить затраты на предыдущих этапах.
Для проведения оценки эффективности внедрения информационных
технологий необходимо выполнить следующие этапы:
1. Фиксация стратегических целей компании.
2. Определение структуры основных бизнес-процессов.
3. Оценка бизнес-процессов с позиции их влияния на достижение
стратегических целей.
4. Определение показателей, позволяющих провести измерение
этого влияния.
5. Определение для каждого бизнес-процесса факторов, которые
оказывают как положительное, так и отрицательное влияние.