8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................ 10
1. Аналитическая часть ............................................................................................. 14
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ........................................................................ 14
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ........................................ 14
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ............................. 16
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ........................ 18
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ............................................................................................................ 22
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ....................................................................................................... 22
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ..................................................................................................................... 23
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи ......................... 30
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации ............................................................................................................... 31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» ...................................................................................................... 34
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .................. 34
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи .............................. 36
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
..................................................................................................................................... 38
1.4 Обоснование проектных решений ..................................................................... 40
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ... 40
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению .......... 42
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ............ 45
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ........................................................................................... 47
2.1. Разработка проекта автоматизации .................................................................. 47
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ...................................... 47
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ................ 49
9
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................ 52
2.2. Информационное обеспечение задачи ............................................................. 54
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................... 54
2.2.2. Характеристика результатной информации ................................................. 55
2.3. Программное обеспечение задачи .................................................................... 57
2.3.1. Сценарий диалога ........................................................................................... 57
2.3.2. Характеристика базы данных ....................................................................... 60
2.3.3. Структурная схема пакета ............................................................................. 64
2.4 Испытания разработанного решения ................................................................ 67
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям .......................... 67
2.4.2 Методы проведения испытаний ..................................................................... 67
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты ............................... 68
3. Обоснование экономической эффективности проекта ..................................... 78
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности .... 78
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......................... 83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 91
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ......................................................................................... 93
ПРИЛОЖЕНИЕ ......................................................................................................... 95
10
ВВЕДЕНИЕ
Документированная информация- это основа управления. Ее
эффективность во многом зависит от производства и потребления информации.
В современном мире информация стала полноценным производственным
ресурсом, основным элементом общественно-политической жизни общества.
Качество информации определяет качество управления. В современных
условиях для увеличения качества управления нужно уделять достаточное
внимание улучшению работы с документами, так как управленческое решение
всегда основывается на информации о том, что документ является носителем по
различным основаниям.
Сейчас все больше предприятий сталкиваются с проблемой повышения
управляемости предприятия:
улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов,
улучшения возможности их отслеживания бизнес-процессов,
оптимизации рабочего времени,
экономии трудовых ресурсов,
повышения производительности труда и так далее.
Единственный способ решения таких задач - это внедрение
автоматизированной системы. Однако в настоящее время попытка решить
проблему внедрения такой системы сталкивается с большими трудностями.
В современной компании руководитель сталкивается с необходимостью
решать множество задач в условиях ограниченного времени. Среди основных
источников проблем в работе современного менеджера можно выделить
следующие:
1. Большое количество процессов, в которых задействован менеджер,
выполняющий различные роли: инициатора, ответственного исполнителя и
контролера.
2. Огромное количество документов, требующих согласования,
уточнения, ответа, отслеживания и исполнения.
11
3. Необходимо следить за своевременным выполнением поставленных
задач и следить за выполнением взятых обязательств.
4. Объем дополнительной информации, необходимой для принятия
управленческих решений, постоянно растет.
С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в
принятии решений, контроль за выполнением принятых решений, рациональное
использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Исследование процесса автоматизации документооборота становится все
более актуальным. Все больше предприятий достигают необходимого уровня
зрелости, а также приходят к необходимости формализовать бизнес-процессы и
внедрить инструменты их автоматизации. С другой стороны, предприятия сейчас
прошли большой путь в создании личных информационных систем, что дает
возможные потенциалы для реализации задач такого уровня сложности. Однако
менеджеры информационных систем встречают большие трудности в
определении методологии и выборе программного обеспечения, которое может
обеспечить адекватные инструменты для реализации задач данного класса.
Имеется определенная несогласованность на рынке: производители ПО
пытаются решить проблемы, с которыми они встречаются на практике, усложняя
само программное обеспечение. Этот процесс приводит к дополнительным
трудностям при его реализации и увеличивает стоимость проекта. А в то же
время покупатели систем не готовые к такому уровню сложности и, как правило,
пытаются получить более легкое решение за более малую цену. Но опыт
практических внедрений показывает, что такая реализация не оправдывает
ожиданий, что приводит к некоторому охлаждению руководства предприятия к
данной теме.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время
находится в стадии становления. Несмотря на очень внушительный список
производителей систем, которые в той или иной степени решают задачи этого
класса, явных лидеров на рынке нет. Более того, сегодня спрос еще не
сформировался достаточно четко, и потенциальные покупатели не всегда имеют
12
четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Такая ситуация
облегчает новым игрокам выход на рынок и поиск новых способов
позиционирования.
Данная проблема выбрана для внедрения электронного
документооборота, обуславливается надобностью создания в организации
единого документационного пространства с учетом разумного применения
человеческих ресурсов при выполнении установленных офисных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет
выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки
дальнейшего их решения:
неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;
попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему
лицу;
накопление множества документов, назначение и источник
появления которых неясны;
большие затраты времени на подготовку и согласование документов,
как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная
реакция на новые воздействия;
избыточность документооборота, большая потеря времени на
обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и
на ознакомление с документами;
бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в
короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных
исполнителей;
невозможность установления истории работы с документами;
избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких
копий одного документа.
Предмет научно-исследовательской работы- автоматизация
документооборота.
13
Объектом данной дипломной работы является фирма по продаже
недвижимости ООО «Реал».
Целью данной дипломной работы является разработка и внедрение
автоматизированной системы электронного документооборота на предприятии.
Осуществление этой цели определила необходимость решения следующих
задач:
изучение концепции информационных технологий, видов,
специфики и путей их реализации;
обзор структуры рынка программных продуктов в области
электронного документооборота;
классификация, сравнение и характеристики этих продуктов;
разработка главных условий выбора эффективной
автоматизированной системы документооборота;
внедрение корпоративной системы электронного документооборота
в рамках моделируемого предприятия;
анализ полученных результатов.
Практическая значимость заключается в том, что сотрудникам фирмы
будет проще работать с документацией, все документы будут храниться в одном
месте.
14
1. Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом автоматизации в рамках данного дипломного проекта является
фирма ООО «Реал». Головной офис компании находится в городе
Москва, Промышленная улица, дом 11 строение 3, офис 31. Руководителем
является генеральный директор Улановский Семен Николаевич.
Ключевыми направлениями деятельности являются операции на
вторичном, первичном, загородном и рынке коммерческой недвижимости.
Среди неоспоримых преимуществ: высокий уровень качества услуг и
обслуживания клиентов, надежность. Уникальный опыт компании, накопленный
за 6-ти летний опыт работы, воплощенный в ее технологиях, позволяет наиболее
эффективно решать любые жилищные вопросы клиентов, минимизируя риски.
Партнерские отношения со многими банками дают возможность предоставлять
клиентам уникальные предложения по покупке недвижимости. В компании
собственный аналитический центр, который позволяет точно оценивать
тенденции рынка и прогнозировать ситуацию. Интегрированная система
обучения сотрудников обеспечивает компанию компетентным персоналом, что
гарантирует клиентам высокое качество услуг.
Виды деятельности ООО «Реал»:
Подготовка к продаже собственного недвижимого имущества
Подготовка к продаже собственного жилого недвижимого
имущества
Подготовка к продаже собственного нежилого недвижимого
имущества
Покупка и продажа собственного жилого недвижимого имущества
Покупка и продажа собственных нежилых зданий и помещений
15
Покупка и продажа земельных участков
Аренда и управление собственным или арендованным недвижимым
имуществом
Управление недвижимым имуществом за вознаграждение или на
договорной основе
Деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг
для бизнеса, не включенная в другие группировки
Основной задачей ООО «Реал» является удовлетворение требований
покупателей, продавцов, различных объектов недвижимости:
помощь гражданам и организациям в поиске жилой и нежилой
недвижимости для последующей ее покупки;
помощь гражданам и организациям в поиске покупателя для
продажи жилой и нежилой недвижимости;
содействие гражданам и организациям в оформлении договоров
купли-продажи недвижимости;
помощь гражданам и организациям в заключении договоров аренды
и субаренды жилой и нежилой недвижимости;
оформление договоров купли-продажи недвижимости (квартир,
домов, КГТ, земельных участков, гаражей, коммерческой недвижимости,
междугородний обмен);
подготовка пакета документов, для оформления и проведения
сделок;
приватизация;
Основным видом деятельности фирмы является работа с клиентами,
которые хотят продать, либо купить недвижимость.
Основной задачей компании является поиск оптимальных вариантов покупки
или продажи имущества отдельного клиента, исходя из имеющихся данных о
заказах (заявках) других клиентов. Совершая данные действия, компания
16
помогает продавцу найти своего покупателя или покупателю найти продавца. За
эти услуги компания получает проценты с суммы проданного объекта.
Таблица 1
Технико-экономические показатели объекта управления
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение
показателя за 2019
год
1.
Выручка от реализации, тыс.р
9370
2.
Среднегодовая численность, чел
24
3.
Производительность труда, тыс.р.
390,42
4.
Фонд оплаты труда, тыс.р
2500,00
5.
Среднемесячная заработная плата, тыс.р.
25,850
6.
Себестоимость, тыс.р.
8600
7.
Прибыль, тыс.р.
750,00
8.
Рентабельность продукции, тыс.р
9
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
В фирме по продаже квартир «Реал» существует элементарная
организационная структура.
Общее руководство деятельностью предприятия осуществляет
генеральный директор, которому подчиняются руководители отделов.
Генеральный директоров представляет собой единоличный исполнительный
орган управления, принимающий стратегические решения и проводящий
долгосрочное планирование деятельности фирмы.
Юрист консультант- работник-правовед, который занимается
консультированием работников и клиентов фирмы по юридическим вопросам В
обязанности юриста консультанта входит: сопровождение сделки, проверка
«чистоты» документации, контроль за соответствием законодательству
деятельности агентства, подготовка документов, консультация по юридическим
вопросам.
Главный бухгалтер- это специалист, работающий по системе учёта в
соответствии с действующим законодательством. Ему в свою очередь
подчиняется бухгалтер. В обязанности входит: следить за финансовым
17
состоянием фирмы, составлять и сдавать отчеты, подготавливать документы по
оплате, выдавать зарплату.
Руководитель отдела аренды ведет крупные сделки, контролирует и
помогает в проведении сделок сотрудников отдела, консультирует клиентов и
собственников, создает собственные базы клиентов и собственников, исследует
рынок аренды жилой недвижимости, анализирует цены и арендные ставки, ведет
отчётность, нанимает и обучает новых агентов, контролирует работу отдела,
работает с документами арендаторов, подготавливает обзор по аренде
недвижимости, организовывает выезды на объекты.
На руководителя отдела продаж возлагаются следующие должностные
обязанности: планирование деятельности отдела, контроль и анализ работы
отдела, участие в разработке стратегии развития организации, организация
работы по разработке и внедрению технологий и методов повышения продаж
недвижимости, проведение деловых переговоров, анализ и мониторинг рынка
недвижимости, распределение работы между сотрудниками отдела, поиск
потенциальных клиентов, установление с ними деловых контактов, ведение
переговоров, подбор оптимальных объектов недвижимости, соответствующих
требованиям клиентов, организация ознакомления клиентов с объектами
недвижимости, осуществление консультирования клиентов по всем вопросам,
связанным с заключением и исполнением договоров, а также с оформлением
сделок с недвижимостью, содействие своевременному оформлению
необходимых клиентам для заключения сделки документов, обеспечение их
сохранности, подготовка и проведение сделок по купле-продаже объектов
недвижимости, решение кадровых вопросов в отделе.
Руководителям отдела продаж и отдела аренды подчиняются риелторы и
курьеры.
Риэлтор - это лицо, профессионально занимающееся посредничеством
при заключении сделок купли-продажи коммерческой, жилой недвижимости на
основе информации от партнеров по сделкам и получения комиссионных. В
обязанности риелтора входит: прием звонков, консультации потенциальных