28
Составление графика оплаты. Расчет бухгалтерами графика оплаты,
который после заносится в договор. Договор с рассчитанным графиком выплат
является выходом этого блока;
Согласование графика с покупателем. Здесь вносятся изменения в
договор, если они будут после согласования с клиентом. Договор, утвержденный
клиентом, является выходом этого блока;
Оформление договора. Проверка договора юристами. График выплат
клиентом является выходом этого блока.
Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Заключение договора»
(рисунок 7).
Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Заключение
договора»
После заключения договора следует его исполнение:
Оплата. Процесс внесения оплаты согласно графику. Выходом блока
является квитанция об оплате;
29
Контроль за соблюдением выплат. Здесь учитывается, когда и
сколько клиент оплачивал недвижимость, при неуплате в определенные сроки,
начисляется штраф;
Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Исполнение договора»
(рисунок 8).
Рисунок 8. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Исполнение
договора»
В последнем блоке «Завершение сделки» подготавливается документация
о полной оплате недвижимости, подготовка отчетов, оформляются документы
об окончании сделки. Все документы по сделке сохраняются в архиве.
Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Завершение сделки»
(рисунок 9).
30
Рисунок 9. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Завершение
сделки»
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
В деятельности ООО «Реал» образуются следующие группы документов:
организационно-распорядительные документы (локальные
нормативные документы, в которых фиксируются решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности фирмы, ее подразделений и
должностных лиц:
приказы генерального директора по основной деятельности;
распоряжения генерального директора по основной деятельности;
протоколы совещаний;
положения, инструкции, правила, регламенты;
внутренние документы (служебные записки);
31
Таблица 4.
Оценка потока информации в ООО «Реал»
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые
затраты на 1
документ, мин
Трудовые
затраты за
год, час
Договор аренды
120
7
14
Счет за договор аренды
120
3
6
Акты выполненных работ
по договору аренды
120
3
6
Договор на оказание услуг
240
10
40
Счет за договор на
оказание услуг
240
3
12
Акты выполненных работ
по договору на оказание
услуг
240
3
12
Договор купли-продажи
60
10
10
Счет за договор купли-
продажи
60
3
3
Акты выполненных работ
по договору купли-продажи
60
3
3
Итого:
1260
45
106
Основываясь на анализе текущего уровня автоматизации, можно сделать
вывод о наличии следующих недостатков:
большие объемы справочной информации хранятся в бумажном
виде;
информация в электронном виде разрознена и дублируется, что
затрудняет процессы сбора и анализа;
большинство операций по разработке отчетов и анализу имеющейся
информации выполнятся вручную.
Для того, чтобы устранить перечисленные недостатки необходимо
автоматизировать документооборот в фирме. Это позволит надежно хранить всю
информацию о клиентах и недвижимости.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Реал» действуют следующие нормативно-правовые документы в
32
области защиты информации и информационной безопасности:
о конфиденциальной информации;
о использовании программного обеспечения;
о использовании электронной почты;
о использовании сети Интернет;
о использовании мобильных устройств в личных целях;
о внутри объектном пропускном режиме.
У всех сотрудников компании в договорах есть пункт о неразглашении
конфиденциальной информации, который действует в течение всего срока
договора. Все требования приказов, положений и инструкций по обеспечению
сохранности коммерческой тайны и конфиденциальной информации
работодателя должны быть соблюдены всеми сотрудниками компании.
При использовании сотрудниками электронной почты запрещено:
передача электронных сообщений, содержащих конфиденциальную
информацию;
передача информации, составляющую коммерческую тайну. (За
исключением случаев, когда это входит в служебные обязанности отправителя);
передача информации, защищенная авторскими или другим
правами, без разрешения генерального директора;
При использовании сети Интернет запрещено:
использовать сторонние программы, непредусмотренные
компанией, для получения доступа к сети Интернет;
установка сторонних программ, для исключения нормального
функционирования элементов ИС Организации.
Публикация, загрузка и распространение материалов содержащих:
конфиденциальную информацию;
распространение коммерческой тайны, (если это не входит в
служебные обязанности сотрудника);
передачу информации о клиентах компании третьим лицам;
33
информацию, которая полностью или частично, защищена
авторскими или другим правами, без позволения генерального директора.
За нарушение правил информационной безопасности на предприятии
будут применены следующие наказания:
при первом нарушении - выговор;
повторное нарушение - штраф;
при следующем нарушении - штраф в двойном размере;
далее - увольнение (по собственному желанию). При отказе работника
от этого, он будет уволен генеральным директором.
34
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Среди существующих ИС, функциональность которых применима для
автоматизации агентств недвижимости, можно выделить следующие типы:
– CRM системы- системы управления взаимоотношениями с
клиентами. Эти системы хорошо используются на российском рынке с
развитием рыночной экономики и необходимостью наилучшего и более
глубокого анализа рыночных тенденций;
– Специализированные системы для автоматизации деятельности
фирмы по продаже недвижимости;
– Информационные порталы и Интернет-ресурсы. Эти системы
являются специализированными базами данных, у которых основная задача-
накопление и организация доступа к информации о существующей
недвижимости, ценах на нее.
Системы класса CRM делятся на:
Системы, в которых реализована только технология CRM (Microsoft
Business Solutions CRM);
Подсистемы, которые осуществят функции CRM и являются частью
корпоративной системы ERP (система «Галактика», цикл управления
взаимоотношениями с клиентами).
Система Microsoft CRM включает обширную функциональность для
управления взаимоотношениями с клиентами. Это масштабируемое решение для
компаний от 5 до 500 пользователей. При необходимости количество
пользователей в системе можно увеличить. Microsoft Business Solutions Customer
Relationship Management - это профессиональный инструмент автоматизации для
крупных компаний, которые занимаются торговлей. Из-за этого он имеет
высокую цену. Так как система была разработана за рубежом, ее необходимо
адаптировать к условиям российского рынка.
35
Система «Галактика» направленна на автоматизацию крупных компаний,
где продажа является в основном вспомогательным звеном, чем основным. Цикл
управления взаимоотношениями с клиентами является частью большой системы
ERP. Покупка которого нецелесообразна с точки зрения высокой цены и
отсутствия возможности развернуть его полную функциональность на этом
предприятии.
Примером информационного Интернет-ресурса по недвижимости- сайт
www.bsn.ru. Такие ресурсы дают пользователям Интернета доступ к информации
о доступной недвижимости и рыночной цены жилья. Такие сайты обычно
содержат контактную информацию для агентств недвижимости, которые могут
заключать сделки с недвижимостью. Эти информационные порталы созданы на
сервере базы данных, у которых есть функции взаимодействия с Интернетом.
Такие сайты предназначены для объединения официальной информации о
недвижимости и ее цене.
Интернет-ресурсы не обладают достаточной функциональностью для
автоматизации деятельности фирмы ООО «Реал».
Система «1С: Предприятие» состоит из прогрессивной технологической
платформы (ядра) и прикладных решений («конфигураций»),
разрабатывающиеся на ее основе. Системная архитектура принесла ей огромную
популярность, так как она обеспечивает:
- открытость прикладных решений,
- высокую функциональность и гибкость,
- масштабируемость от однопользовательского до клиент-серверного и
географически распределенных решений, от самых маленьких до очень крупных
организаций и бизнес-структур.
Информационная поддержка компании ООО «Реал», построена на
платформе «1С: Предприятие»;
Платформа 1С: Предприятие имеет инструменты для быстрого и
качественного осуществления проекта;
36
Система «1С: Предприятие» предоставляет широкий спектр
возможностей для интеграции проекта в информационную среду компании.
У системы есть свой внутренний язык, если его использовать в качестве
основы, то можно будет автоматизировать предметную область любой
сложности или ее части. Набор объектов метаданных, содержащий описание
данных, программный код, который реализует логику, интерфейсную часть и
формы отчетности, называется «Конфигурация».
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Для рассматриваемой фирмы осуществление проекта можно разделить по
следующим этапам:
1) Пред проектное и информационное обследование фирмы;
2) Анализ стратегий развития фирмы
3) Анализ существующих разработок;
4) Выбор стратегии автоматизации;
5) Выбор способа приобретения;
Имеется четыре вида стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
полная автоматизация. Кусочная автоматизация подразумевает под собой
получение предприятием без определенного стратегического плана единичных
фрагментов ИС, которые не возможны оказать настоящей пользы предприятию
в общем. Последующее формирование информационной системы фирмы
сопряжено с новыми, внушительными затратами.
Автоматизация в областях включает в себя автоматизацию отдельных
производственных областей, которые являются общими в наборе задач, которые
должны быть выполнены. Данный метод автоматизации избирается в тех
обстоятельствах, если имеются участки, где использование автоматизированных
систем предоставляет значительный финансовый результат, к примеру, за счет
уменьшения персонала.
37
Автоматизация по направлениям предполагает под собой автоматизацию
выбранных заранее функций компании. В таком случае фирма приобретает
полную автоматизацию работы, к примеру, кадровой службы, или логистики.
Такой подход к автоматизации абсолютно распространен, и в будущем
сочетание уже автоматизированных областей в рамках всей компании никоим
образом не будет связано с серьезными препятствиями.
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит, так как мы
автоматизируем целый отдел, при этом используется несколько составляющих
ИС, такие как СУБД, клиент серверное приложение, нельзя автоматизировать
только часть из них, эффекта от этого будет ноль.
Полная автоматизация подразумевает систему, состоящую из большого
количества элементов различного уровня и для различных целей. К ним
относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, процедуры
управления, функции и т. Д. Это позволяет использовать один алгоритм для
расчета аналогичных задач. Это также устраняет необходимость дублирования
разных каталогов в разных системах, поскольку все собрано в одной. Есть и
недостатки полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных
финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного
планирования. Проанализировав эти варианты стратегии, была выбрана полная
стратегия автоматизации, так как это наиболее подходящий вариант для нашей
компании.
Полная стратегия автоматизации лучше всего подходит для этой работы,
потому что в нашем случае мы автоматизируем деятельность всей компании.
После анализа этих вариантов стратегии была выбрана полная стратегия
автоматизации, наиболее подходящая для ООО «Реал».