18
клиентов, заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к
клиенту, подбор квартир по специализированной риэлтерской базе, показы
квартир, сбор документов, подготовка сделок.
Курьер- лицо, нанимаемое для доставки сообщений, писем, иной
корреспонденции, а также небольших грузов. В обязанности курьера входит:
доставка корреспонденции, доставка документов.
Рисунок 1. Организационная структура ООО «Реал»
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Компания ООО “Реал” занимает всего один офис, и количество
используемой вычислительной техники невелико. К технической архитектуре
организации относятся следующие средства:
– 3 персональных компьютеров (ПК);
– 1 многофункциональное устройство (МФУ);
– 1 коммутатор;
– 1 маршрутизатор.
Комплектующие персональных компьютеров указаны в таблице 1. В
качестве средств ввода используются клавиатуры и мыши от компании Xcom, а
в качестве средств вывода – 18.5-дюймовые ЖК-мониторы Asus VS197DE и
многофункциональное устройство Samsung Xpress SL-M2020W.
19
Для организации ЛВС используется управляемый стекируемый
коммутатор уровня L2: 24 порта 10/100/1000 Base-T и 4 комбо-порта 10/100/1000
Base-T/1000Base-X.
Для доступа в сеть Интернет используется беспроводной маршрутизатор
модели ASUS RT-AC5300, обеспечивающий высочайшую скорость обмена
данными, достигающая 5334 Мбит/с, благодаря современной технологии
NitroQAM. Устройство поддерживает все современные интерфейсы связи и
создает все необходимые условия для исключительно комфортной работы.
Название и характеристики комплектующих ПК сотрудников ООО «Реал»
(таблица 2).
Таблица 2.
Название и характеристики комплектующих ПК сотрудников
ООО «Реал»
Название
Характеристики
Процессор
Intel Core i7-7820X
Материнская плата
ASUS M5A78L-M LE/USB3
Оперативная память
Оперативная память Samsung DDR4
2400 DIMM 8Gb
Видеокарта
nVidia GeForce GTX1050 Ti ASUS PCI-
E 4096Mb (CERBERUS-GTX1050TI-
O4G)
Аудиокарта
ASUS Xonar U5
Сетевая карта
TP-LINK TG-3468
HDD
Seagate ST500LM034
Каждый компьютер оснащен всеми необходимыми программными (office
2016, skype, 1С.Предприятие, Консультант Плюс и тд.) средствами для
функционирования офиса и предприятия в целом. Все компьютеры защищены
антивирусной системой Kaspersky Small Office Security.
Техническая архитектура представлена на рисунке 2.
20
Рисунок 2. Техническая архитектура ООО «Реал»
Программная архитектура представлена на рисунке 3.
21
Рисунок 3. Программная архитектура ООО «Реал»
22
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Документооборот - это движение документов в компании от начала их
создания или поступления до конца исполнения или отправки, вся работа с
документами: получение, регистрация, распространение, контроль исполнения,
создание дел, хранение, использование документации, справочная работа.
Список проблем, возникающих при создании неэффективного рабочего
процесса, - это большое количество документов, длительный поиск нужного
документа, потери, дубликаты, длительная отправка и получение, ошибки
сотрудников и т. д. Все это может значительно замедлить работу и в
исключительных случаях полностью остановить организацию.
Основным компонентом эффективного управления является продуктивный
рабочий процесс. Это непрерывный процесс, который объективно отражает
деятельность компании и позволяет быстро управлять ею. Управление
документами очень важно для правильной организации финансового и
управленческого учета.
Автоматизация управления документами может значительно повысить
управляемость хранения и перемещения любой информации в компании,
обеспечить доступность и управление процессами организации и обеспечить
высокий уровень контроля за их выполнением сотрудниками.
Системы электронного документооборота создают новое поколение систем
автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких
системах являются документы. От обычной бумаги до электронных документов
любого формата и структуры, бизнес-процессы, которые представляют собой
движение документов и их обработку.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью
компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой
23
подписью и хранящийся на носителе машины в виде файла соответствующего
формата.
Электронный документооборот (EDF) - это неделимый механизм работы с
документами, представленными в электронном виде, с воплощением концепции
«безбумажной обработки документов».
Основные преимущества внедрения электронного документооборота:
Сокращение финансовых и временных затрат на создание и
обработку документов;
Эффективный рабочий процесс позволяет повысить эффективность
работы отделов и служб компании.
Оптимизация бизнес-процессов, связанных с управлением офисами
и документами в компании;
Интеграция информации, содержащей данные, в различные
управленческие документы, чтобы можно было принимать оперативные и
правильные управленческие решения;
Создание условий для перехода от монотонного рабочего процесса
к передовым электронным технологиям.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Основной функцией предприятия является продажа недвижимости
(рисунок 4).
24
Рисунок 4. Контекстная диаграмма IDEF0
На вход функции подаются запросы на аренду (покупку) недвижимости.
Контроль над системой в целом действует следующим образом: Законы
Российской Федерации (правовые нормы, регулирующие отношения в сфере
сделок с недвижимостью).
Механизмами являются: генеральный директор, юрист консультант,
бухгалтер, главный бухгалтер, руководитель отдела аренды, руководитель
отдела продаж, риелторы, курьеры. Их основная работа направлена на сбор и
анализ информации, подготовку и оформление документов, формирование
отчетной документации, проверку документации на соответствие правовым
нормам.
После преобразования входной информации, под влиянием контроля с
использованием механизмов, описанных выше, получаем:
Заключенный договор. Набор документов, касающихся
совершенной сделки;
25
Отчеты. Результаты анализа информации о клиентах, темпах
продаж, работе агентов и эффективности рекламы
Основная функция разбивается на следующие работы: Бронирование
выбранной недвижимости; Заключение договора; Исполнение договора;
Завершение сделки.
Определение процессов (таблица 3).
Таблица 3
Определение процессов
Имя работы
Определение
Бронирование выбранной
недвижимости
Дает возможность закрепить за покупателем
выбранную недвижимость, зафиксировать
цену на него.
Заключение договора
Порядок внесения изменений в шаблон
договора и согласование с покупателем.
Исполнение договора
Оплата недвижимости.
Завершение сделки
Подготовка документации по продаже,
подготовка отчетности.
Выходом "Бронирование выбранной недвижимости" является
информация о заказе недвижимости, которая включает в себя информацию о
покупателе (арендаторе), недвижимости. Бронированием недвижимости из
персонала фирмы занимаются: руководитель отдела аренды, руководитель
отдела продаж, риелторы, курьеры.
Выходом "Заключение договора" являются выплаты, которые клиент
должен произвести. Заключением договора из персонала фирмы занимаются:
руководитель отдела аренды, руководитель отдела продаж, юрист консультант,
главный бухгалтер, риелторы, курьеры.
Выходом "Исполнение договора" является документ о погашении
стоимости недвижимости. При исполнении обязательств могут возникать
события, нарушающие график платежей, утвержденный в договоре (нарушение
сроков, задолженность, прекращение сделки и т. Д.). В связи с этим необходимо
снова пройти процесс заключения договора с внесением дополнительных
изменений или пересчетом графика платежей. Исполнением договора
26
занимаются: руководитель отдела аренды, руководитель отдела продаж,
риелторы, курьеры.
Выход «Завершение сделки» - это документы и отчеты, описанные в
контекстной диаграмме (справка о полной оплате недвижимости, акт приема-
передачи имущества, договор купли-продажи). Сделку завершают: руководитель
отдела аренды, руководитель отдела продаж, риелторы. Диаграмма
декомпозиции бизнес-процесса «Продажа недвижимости» (рисунок 5).
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Продажа
недвижимости»
В свою очередь каждый блок-работа диаграммы декомпозиции может
быть декомпозирован.
Бизнес-процесс «Бронирование выбранной недвижимости» включает в
себя блоки такие как:
27
Заполнение документа на бронирование. На данном этапе вносятся
данные клиента и его требования. Выходом этого блока является заполненный
документ клиента.
Бронирование на данного клиента. После оформления документа на
бронирование, происходит сама бронь недвижимости. Выходом данного блока
является информация о том, что клиенту одобрили бронь.
Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Бронирование выбранной
недвижимости» (рисунок 6).
Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Бронирование
выбранной недвижимости»
После бронирования идет бизнес-процесс «Заключение договора»,
который включает в себя блоки такие как:
Составление договора. Внесение первоначальной информации о
клиенте и недвижимости. Здесь юристы проверяют договор на соответствие
правовым нормам. Договор является выходом в этом блоке;