6
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................................... 7
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................... 10
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ...................................... 10
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ............................ 12
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия....................... 16
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес-процессов.................................................................................................... 20
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ................................................................................................................. 25
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задач ......................................................................................................... 27
1.2.4. Анализ системы обеспечение информационной безопасности и защиты
информации ............................................................................................................ 30
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» ................................................................................................... 32
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ................. 32
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ............................ 39
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ...................................................................................................................... 40
1.4. Обоснование проектных решений .................................................................. 44
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению... 44
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ......... 47
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ........... 49
II. Проектная часть ................................................................................................. 52
2.1. Разработка проекта автоматизации ................................................................ 52
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ..................................... 52
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ................ 62
7
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................ 65
2.2. Информационное обеспечение задачи ........................................................... 68
2.2.1. Информационная модель и её описание ..................................................... 68
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................ 69
2.2.3. Характеристика результатной информации ............................................... 71
2.3. Программное обеспечение задачи .................................................................. 72
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ......................... 72
2.3.2. Характеристика базы данных ...................................................................... 75
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .......... 79
2.3.4. Описание программных модулей ................................................................ 79
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ........................... 82
III. Обоснование экономической эффективности проекта .................................. 89
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ... 89
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта ....................... 90
Заключение ............................................................................................................. 95
Список использованной литературы ..................................................................... 97
Приложение 1. Листинг программы ..................................................................... 99
Приложение 2. Информационная модель системы ............................................ 106
8
Введение
Информационные технологии активно внедряются на различных
предприятиях для оптимизации процессов управления и организации наиболее
эффективной и скоординированной работы его подразделений.
Автоматизированная информационная система (АИС), которая обеспечивает
электронное управление документами, экономит ресурсы времени, сокращая
время, необходимое для подготовки и отправки всех типов документов.
Существует множество различных классификаций АИС, и представлено
большое количество различных программных продуктов, соответствующих
различным задачам. Однако не все из них имеют достаточно гибкие функции,
чтобы обеспечить наиболее эффективную работу в конкретной компании,
поскольку область применения AIS очень велика, и при разработке таких
систем сложно учесть все особенности объекта реализации. Поэтому, чтобы
получить систему, которая отвечает требованиям одной организации,
необходимо проанализировать ее, изучить деятельность, определить ее
конкретные характеристики, а также выбрать и разработать часть
программного пакета на основе полученных данных. лучше всего соответствует
функциональным требованиям.
Актуальность данной выпускной квалификационной работы (ВКР)
заключается в том, что в настоящее время процесс управления
документооборотом начинает играть все более важную роль в развитии бизнеса
любых направлений, от малого бизнеса до крупного.
Целью работы является автоматизация процесса управления
документооборотом в филиале ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1) Провести полный анализ организации.
2) Выявить ключевые проблемы и провести детализацию требований к
разработке.
3) Провести анализ и выбор решения, с помощью которого будет
разрабатываться модуль.
9
4) Разработать интерфейс приложения и сам модуль.
5) Рассчитать стоимость разработки и экономическую эффективность.
Объектом исследования данной работы является филиал ФГУП «Почта
России» Сычевский почтамт.
Предметом исследования данной работы является процесс управления
документооборотом.
При создании ВКР применялись следующие методы исследования:
анализ, моделирование, обобщение, классификация, моделирование.
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложения.
Введение включает в себя тему выпускной квалификационной работы,
актуальность и цель работы. Также во введении поставлены задачи для
выполнения и приведены методы исследования, определены объект и предмет
исследования для выпускной квалификационной работы. Кратко описаны
главы.
В первой главе приведена краткая характеристика организации,
построена и описана его организационная структура. Выявлены ключевые
проблемы и составлены основные требования к их решению. Проведена полная
детализация требований к разработке. Также было проведено исследование
существующих решений и составлен сравнительный анализ.
Во второй главе была спроектирована и приведена инфологическая
модель системы документооборота. Созданы объекты конфигурации и
спроектирован пользовательский интерфейс. Далее были разработаны
основные модули программы. Также в данной главе был выбран и описан
жизненный цикл разрабатываемого программного продукта.
В третьей главе был произведен расчет экономической эффективности.
Также были рассчитаны затраты на разработку и срок окупаемости проекта.
В заключении содержатся выводы о проделанной работе в ходе
выполнения выпускной квалификационной работы.
10
I. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
В России почта является единым предприятием, которое осуществляет
свою деятельность посредством исполнительных структур (главные почтамты,
губернские почтамты, транспортные службы и сортировочные центры).
В свою очередь, губернским почтамтам подчинены городские и районные
почтамты и узлы связи. Районным почтамтам и узлам связи подчинены
почтовые отделения.
Таким образом, почта России представляет собой единое предприятие.
Почтовая деятельность, представляющая собой производство и реализацию
работ, товаров и услуг почтовых отправлений.
Организация ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт осуществляет
ряд услуг в следующих сферах:
доставка пенсий и пособий;
доставка подписных печатных изданий;
оплата коммунальных услуг;
погашение банковского кредита;
оформление страхования жизни и имущества;
приобретение лотерейных, железнодорожных, авиабилетов;
реализация товаров народного потребления; пересылка, выдача, и
прием посылок, писем, бандеролей, мелких пакетов, и т.д.
Основными источниками сведений о деятельности организации являются:
различного рода документы – устав организации и другие
регламентирующие документы;
положение о функциях и обязанностях подразделений;
должностные инструкции;
11
сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе
бесед и опросов;
непосредственное наблюдение за процессом деятельности
организации.
На основе проведенного анализа была составлена следующая таблица с
анализом целей организации (таблица 1.1).
Таблица 1.1
Анализ целей организации
Наименование
подцели
Средства достижения
Критерии достижения
Оказание почтовых
услуг
Своевременность оказания
услуг почтовой связи (письма,
карточки, бандероли);
своевременность доставки
посылок.
Снижение жалоб на
своевременность оказания
услуг почтовой связи,
сокращение времени
доставки
Финансовые услуги
Выплата и доставка пенсий и
пособий в указанный срок;
доставка в срок коммунальных
платежей; доставка в срок
документов по погашению
кредитов; оперативное
оказание страховых услуг;
быстрое осуществление
почтовых переводов.
Снижение жалоб на
несвоевременность
оказания финансовых
услуг, увеличение оборота
финансовых средств
Услуги для
населения
Продажа лотерей;
своевременное
распространение печати по
подписке.
Снижение жалоб на
своевременность доставки
печатной продукции
населению
Также, в таблице 1.2 показаны экономические показатели деятельности
организации филиала ФГУП «Почта России» Сычевского почтамта.
Таблица 1.2
Экономические показатели деятельности организации
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя на
28.12.2019
1.
Выручка от продажи товаров, работ, услуг,
рублей в месяц
1256000
2.
Себестоимость проданных товаров,
продукции, работ, услуг, рублей в месяц
831000
3.
Валовая прибыль, рублей месяц
425000
4.
Затраты на оплату труда, рублей в месяц
206100
5.
Среднесписочная численность работников
15
6.
Средняя заработная плата работников,
рублей в месяц
12000
12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Филиал ФГУП «Почта России» Сычёвский почтамт – обособленное
структурное подразделении управления федеральной почтовой связи
смоленской области. Внутренняя структура организации состоит из таких
отделов как:
финансово – экономический отдел
отдел информационных технологий
отдел информатизации и эксплуатации почтовой связи
отдел кадров
коммерческий отдел
хозяйственный отдел
отдел подписки, обработки и сортировки почты
отдел перевозки почты
транспортный участок
отдел ИТ
Управление филиалом ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт
осуществляет начальник почтамта, он действует как полномочный
представитель филиала на основании доверенности, выданной директором
филиала. Начальник почтамта руководит деятельностью, представляет
интересы ФГУП на территории деятельности филиала.
ФГУП осуществляет бухгалтерский, налоговый и управленческий учет
всех хозяйственных операций ведется на основе законодательства РФ
положения по учетной политике и прочих документах филиала.
Ответственность за организацию учета и документооборота в филиале ФГУП
«Почта России» Сычевский почтамт несет начальник.
Результаты деятельности подразделения отражаются в регулярной
отчетности, которая предоставляется в объеме и сроки, установленные
филиалом.
13
Заместитель начальника следит за производственным процессом, за
выполнением плана, разрабатывает методы по повышению рентабельности
работы предприятия.
Финансово – экономический отдел осуществляет планово –
экономическую, финансовую и учётно – аналитическую работу, ведет контроль
над ходом выполнения установленных планов, разрабатывает планы по
экономическому развитию предприятия, к этому отделу относится бухгалтерия.
Отдел информационных технологий (ИОТ) включает в себя следующие
задачи:
задания параметров запуска (инсталляции) операционных систем (ОС)
и СУБД, заданием параметров запуска приложений. Они же
выполняют функции изменения этих параметров при модификации
информационной системы, следя за согласованностью и
совместимостью этих параметров.
обеспечение бесперебойного функционирования системы и
оборудования и принятие оперативных мер по устранению,
возникающих в процессе работы нарушений
поддержание локальной сети и информационных систем управления в
работоспособном состоянии
контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования
назначение пользователям сети прав доступа.
Это небольшой ИТ отдел, который с одной стороны подчинен
непосредственно, руководителю филиала, а другой стороны должен выполнять
общую политику, проводимую центральной ИТ службой компании,
расположенной в аппарате управления.
Отдел кадров – осуществляет оформление кадровых приказов на прием,
перевод, установления заработной платы, надбавок и доплат, иных выплат в
соответствии с трудовым договором, установление и изменение режимов
рабочего времени, увольнения работников. Ведет учет трудовых книжек и
14
вкладышей к ним, оформление и хранение трудовых книжек. Организует
оперативное хранение, учет и подготовку к передаче на архивное хранение
документов кадрового делопроизводства.
Коммерческий отдел занимается торговлей. В этом отделе продаются:
газеты, журналы, продукты и даже бытовая техника.
Отдел подписки, обработки и сортировки почты занимается сортировкой
почты по месту доставки и др.
В отделе перевозки почты работают диспетчеры, которые занимаются
выпиской путевых листов.
Транспортный участок – это транспорт, водители и механики. Есть еще
хозяйственный отдел, к которому относятся кладовщики и уборщики.
Функциональная структура филиала ФГУП Почта России Сычевский
почтамт представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 Функциональная структура филиала ФГУП Почта
России Сычевский почтамт
Организационная структура управления отражает строение системы
управления, содержанием которой являются функции управления,
вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а также
15
количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого
уровня.
Эффективность управления и его автоматизации, в частности, во многом
зависит от структуры управления предприятием (его организационной
структуры).
Выделяют следующие виды организационных структур управления:
– линейная структура;
– функциональная (дивизиональная) структура;
– линейно-функциональная структура;
– матричная структура.
Проанализировав, организационно-управленческая структура филиала
ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт, г.Сычевка было выявлено, что
организационная структура предприятия является линейной.
При линейной структуре управления, информация передается от мест
возникновения затрат руководителю соответствующего подразделения. Данная
схема строится на принципе единоначалия, так как управление
непосредственно подчиняются одному руководителю и связаны с вышестоящей
системой только через него. Руководитель, таким образом, получает
информацию о планируемых показателях и несет полную ответственность за
нее и за результаты деятельности подчиненных ему.
Организационно-управленческая структура предприятия представляется
в виде трех уровней управления:
– верхнего;
– среднего;
– оперативного.