16
Верхнему уровню организационно - управленческой структуры
соответствует управленческая система предприятия, во главе которой стоит
начальник.
Средний уровень управленческой структуры является функциональной
обеспечивающей предприятия. В его составе находятся подразделения,
обеспечивающие построение рабочего процесса деятельности предприятия и
выполнение поставленных задач вышестоящим уровнем управления.
Низший уровень управления акцентирует свое внимание на
непосредственное выполнение поставленных рабочему коллективу задач
высшим уровнем управления.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт используются следующие
программные продукты:
1. Пакет программного обеспечения «Партионная почта» является одним
из элементов системы ОАСУ РПО. Пакет используется для получения,
обработки и создания информации о зарегистрированных почтовых
отправлениях, для обработки частичной почты, для проверки
правильности информации и идентичности информации и объектов, а
также для других процессов.
2. С помощью электронных дневников ПК «СБСОФТ-ОПС» можно
расширить возможности создания и подачи электронных отчетов об
ОПС.
3. «Узел сортировки сообщений». Эти задачи были разработаны по
поручению генерального директора ФГУП «Почта России» № 409 от 4
октября 2004 года. «Ввести предварительную процедуру обработки
отправлений и транзитных почтовых отправлений и почтовых
контейнеров». ИС «Почтамт - Сортировочный узел» заменила
17
программно-технологические комплексы АРМ СУ и АРМ «Заказная
Почта», которые ранее работали в почтовой сети.
4. ИС "Почтамт - идентификаторы штрих-кода". Эта программа
используется для создания и печати идентификаторов панелей для
почтовых отправлений и почтовых контейнеров.
5. ИС "Почтовое отделение - рассылка" Данное программное
обеспечение направлено на создание системы сбора информации о
зарегистрированных отправлениях.
6. АИС Финансовое планирование, отчетность и анализ – это
интегрированная система финансового и экономического учета,
которая обеспечит автоматизированное решение основных проблем
бухгалтерского учета и формирования на основе консолидированной
отчетности.
7. АИС «Почта - Платежи за коммунальные услуги» предназначена для
централизованной обработки данных о платежах, полученных от
населения для муниципальных и коммерческих организаций. Создание
АИС «Почта - Платежи за коммунальные услуги» обусловлено
необходимостью повышения эффективности операций финансового
посредничества за счет их автоматизации.
8. Платформа «1С:Предприятие 8.3» комплекс включает
автоматизированные системы бухгалтерского и налогового учета
(АСБНУ) на базе «1С: Бухгалтерия КОРП», коммерческого учета
(АСКУ) на базе «1С: Управление торговлей» и расчета заработной
платы и управления персоналом (АСЗУП) на базе «1С: Зарплата и
управление персоналом».
Для сбора, передачи и обработки информации в пределах организации
используется локальная вычислительная сеть, поддерживающая топологию
сети «Звезда». Благодаря топологии «звезда» все компьютеры соединяются
кабельными сегментами с центральным компонентом, который называется
концентратором. Сигналы с компьютера-отправителя проходят через
18
концентратор ко всем остальным. Данные, которые передаются от каждого из
компьютеров сети, доступны всем остальным ПК, способным избирательно
отрабатывать адресованные им пакеты. В данной организации в сеть
объединены 30 рабочих станций, которые имеют микропроцессоры Pentium
Core Duo с тактовой частотой 3,2 МГц, объемом оперативной памяти (ОЗУ)
2048 Мбайт и емкостью винчестера 360 Гбайт. На данных компьютерах
установлена ОС Windows 10. К нескольким компьютерам подсоединены МФУ
(многофункциональные устройства) (рисунок 1.2).
Рисунок 1.2 Техническая архитектура организации по топологии
«Звезда с активными узлами»
Рабочая станция содержит огромное число приложении (программ) для
выполнения всех повседневных задач. При этом важно понимать, что для
выполнения одного и того же действия могут быть использованы разные
19
приложения. Например, для написания простых текстов доступен целый ряд
текстовых редакторов с разным набором возможностей.
Веб-браузеры – комплексные программы для обработки и отображения
HTML-страниц по протоколу HTTP и HTTPS (открытие страниц сайтов, блогов
и т.д.). Основное назначение веб-браузера – предоставление интерфейса между
веб-сайтом и его посетителем.
Программа Google Chrome – веб-браузер, поддерживающий большинство
современных веб-технологии и интернет-протоколов. Браузер Google Chrome
предлагает пользователю логичный интерфейс и возможность полностью
контролировать свою работу в Интернете.
MS Office – пакет программ для работы с офисными документами.
«1С: Предприятие 8.3» - это система продуктов, предназначенная для
эффективного решения различных задач управления предприятием. Благодаря
своей универсальности и гибкости, она может быть легко адаптирована к
потребностям конкретной организации и позволяет решать широкий спектр
задач автоматизации для любого раздела бухгалтерского учета предприятия, а
также вести реестр нескольких организаций в одной базе данных. В новой
версии 8.3 предлагается дальнейшая разработка концепции управляемого
приложения и быстрая разработка систем поддержки принятия решений в
конкретной тематической области. Весь программный комплекс показан на
рисунке 1.3.
20
Рисунок 1.3 Программная архитектура организации
Для защиты сети используется Антивирус Касперского с удаленным
администрированием, тремя уровнями защиты и полной прозрачностью.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Рассматриваемая система предназначена для обеспечения
документооборота в организации. Поэтому главными объектами системы
служат документы. Они могут быть бумажными и электронными. На входе
системы должны быть как бумажные, так и электронные документы. На выходе
21
системе будем рассматривать только электронные документы, хранящиеся в
базе данных.
Основными функциями системы являются [1]:
ввод документов с помощью технических средств;
управление электронными документами системы;
использование документов по назначению.
В свою очередь, ввод бумажных документов предполагает сканирование,
обработку полученного результата с помощью специальных программных
средств и оформление электронного документа в соответствии с требуемым
форматом.
Главной является функция управления электронными документами. Она
имеет дело с введенными в систему документами, обеспечивая приведение их к
стандартному виду и хранение в базе данных. Для надежного хранения
электронных документов необходимо выполнить индексацию. Это значит, что
каждому документу присваивается набор атрибутов, по которому затем легко
найти требуемый документ. При ведении базы данных электронных
документов необходимо обеспечить разрешение коллизий, возникающих при
одновременном использовании одного документа.
Использование документа определяется пользователями системы. К ним
относятся:
делопроизводители, создающие и хранящие документы;
сотрудники, использующие документы по назначению.
Каждый делопроизводитель отвечает за целый ряд своих документов. Но
и каждый документ может иметь несколько авторов-делопроизводителей, его
создавших и отвечающих за его хранение.
Каждый сотрудник использует в своей практической деятельности целый
ряд документов. В свою очередь хранящийся в базе данных документ может
оказаться затребованным рядом сотрудников в разные даты и по разному
назначению.
22
Контекстная диаграмма электронного документооборота, построенная по
IDEF 0-технологии, показана на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 Контекстная диаграмма электронного
документооборота
Из нее следует, что обеспечение электронного документооборота
осуществляют делопроизводители организации, используя программное
обеспечение системы. Результатами работы системы могут воспользоваться
сотрудники организации. Документы создаются и обрабатываются на основе
существующих стандартов. После обработки внешних электронных и
бумажных документов получаются электронные документы организации.
Диаграммы следующих уровней, построенные в соответствии с
требованиями декомпозиции контекстной диаграммы, показаны на рисунках
1.5 – 1.8.
23
Рисунок 1.5 Диаграмма второго уровня декомпозиции
Рисунок 1.6 Диаграмма ввода бумажного документа
24
Рисунок 1.7 Диаграмма управления электронными
документами
Рисунок 1.8 Диаграмма использования документа в
организации
25
Процесс декомпозиции можно продолжать дальше, получая все более
полное описание системы. Но для нашей разработки будет вполне достаточно и
этих данных.
В СЭД предполагается обработка входящей, исходящей
корреспонденции, служебных записок, организационно-распорядительной и
нормативной документации, договоров и сопроводительных документов по
договорам. Виды документов и алгоритмы нумерации документов описываются
с учетом использования. Цель данной разработки, это реализация учета и
обработки только внутренних документов и организационно-распорядительной
документации.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
В настоящее время существует такое понятие, как «технологический
цикл». Он устанавливает минимально необходимый перечень процессов,
осуществляющихся в ходе управления документооборотом. Такой цикл нужен
для оказания качественной услуги [2]. Цикл документооборота – это
цикличный замкнутый процесс, превращающий цель (удовлетворение клиента)
в некий результат (товар или услугу).
Процесс управления документооборотом в филиале ФГУП «Почта
России» Сычевский почтамт включает несколько стадий. Рассмотрим их более
подробно.
1. Учет и обработка входящих и исходящих писем;
Шаблон процесса доступен всем пользователям СЭД. В шаблоне
процесса указаны следующие участники процесса:
- Начальник (роль).
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Входящее письмо».