86
После того, как карточка служебной записки оформлена, нужно
прикрепить вордовский документ, который содержит текст что нужно
выполнить и кому (рисунок 2.18).
Данная функция стандартная и в настройке не нуждается.
Рисунок 2.18 Добавление файла к карточке
Рисунок 2.19 Результат добавления файла
87
После того как файл загружен документ отправляется на согласование,
данный процесс прописывается кодом с помощью внутреннего языка 1С,
который расположен в Приложении 1 (рисунок 2.20).
Рисунок 2.20 Отправка служебной записки на согласование по
бизнес-процессу
Когда создается новый процесс, то нужно установить срок на выполнение
данной служебной записки (рисунок 2.21).
88
Рисунок 2.21 Создание нового процесса для служебной записки
В данном пункте был приведен фрагмент оформления внутреннего
документа – служебная записка, но в рамках выпускной квалификационной
работы были разработаны такие документы как:
Приказ;
Указание;
Письмо;
Служебная записка;
Исходящее письмо.
Также был разработан код для бизнес-процессов (Приложение 1),
который подходит только Сычевскому почтамту, а именно:
Рассмотрение;
Исполнение;
Утверждение;
Согласование;
Создание задачи;
Исполнение документа.
89
III. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Рассмотрим несколько направлений расчета экономической
эффективности.
1. Сравнение вариантов организации систем обработки
экономической информации по комплексу задач (например, сравнение системы
обработки информации, предлагаемой в проекте с базовым вариантом).
2. Сравнение вариантов организации информационной базы
комплекса задач (файловая организация и организация базы данных).
3. Сравнение вариантов организации технологии сбора, хранения,
обработки и выдачи информации.
4. Сравнение вариантов технологии проектирования систем обработки
экономической информации (например, индивидуальное проектирование с
методами, использующими пакеты прикладных программ).
Экономическая эффективность проекта складывается из двух
составляющих:
– косвенный эффект
– прямой эффект
Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением
большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы. Прямой
эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.
К трудовым показателям относится следующее:
1. Абсолютное снижение трудовых затрат(∆T):
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
– трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
– трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
90
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
T
):
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
3. Индекс снижения трудовых затрат или коэффициент
производительности труда(Yт):
Y
T
= T
0
/ T
1.
(3)
К стоимостным показателям относятся следующие показатели:
1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С):
∆С = С
0
- С
1
(4)
где С
0
– стоимостные затраты на обработку информации по базовому
варианту;
С
1
– стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту;
2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат(Кс):
Кс =∆С / С
0
*100% (5)
3. Индекс снижения стоимостных затрат(Yc):
Yc=С
0
/ С
1
(6)
Также необходимо рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение
проекта машинной обработки информации (Т
ок
), рассчитываемые в годах,
долях года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/C ,
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение)
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
Данный раздел содержит экономические расчёты основных этапов
разработки данной автоматизированной информационной системы (АИС).
В соответствии с методикой расчёта, описанной в разделе 3.1,расчитаем
показатели экономической эффективности при сравнении базового и
проектного вариантов.
Трудовые показатели:
91
1) абсолютное снижение трудовых затрат (
Т) в часах за год:
Т = 700 – 186 = 514 (1)
2)коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
T
):
К
Т =
514 / 700
*
100% = 0.73 (2)
3) индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (Y
T
):
Y
T
= 700/ 186 = 3.76
(3)
Для расчёта стоимостных затрат рассчитывается среднечасовая норма оплаты
труда для сотрудника отдела делопроизводства. Исходя из стандартной 40-
часовой рабочей недели и месячной зарплаты 20000 руб. получаем стоимость
одного часа работы сотрудника равна:
з
N
= 20000 руб. / (21 д. * 8 ч) = 119 руб./ч
Стоимостные показатели:
1) Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С):
∆С = 83300 – 22134=61166 (4)
2) Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс):
Кс = 61166 / 83300 *100% = 0.73 (5)
3) Индекс снижения стоимостных затрат(Yc):
Yc= 83300 / 22134 = 3.76 (6)
Из рассчитанных данных можно сделать вывод о сокращении трудовых и
стоимостных затрат. Сокращение трудовых затрат в абсолютном выражении
составило 514 чел./ч, сокращение стоимостных затрат − 61166 руб. в год, что
показано на рисунке 3.1.
92
Рисунок 3.1 – Диаграмма изменения стоимостных затрат, в
рублях.
Далее необходимо рассчитать затраты на создание проекта (К
Пр
).
Заработанная зарплата разработчика составляет:
К
з/п
= 20000 руб. * 1.2 мес. = 24000 руб.
Электроэнергия:
К
эл
= 5 кВт/ч. * 36 д. * 3,87 руб. = 696.60 руб.
Информационные ресурсы (оплата доступа в Интернет):
К
Инф
= 500 руб. * 1.2 мес. = 600 руб.
Затраты на создание проекта:
К
Пр
= 24000 руб. + 696.60 руб. + 600 руб. = 25296.60 руб.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 25296.60 руб. /61166 руб. ≈ 0,41 года ≈ 5 мес (7)
Рассчитаем расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Т
ок
=1/0.41=2.43
Окупаемость проекта, равная 5 месяцам, показывает возврат средней
продолжительности капитальных вложений.
93
Для расчетов трудоёмкости базового и проектного вариантов решения
задачи в соответствии с методикой, представленной в пункте 3.1, составлены
таблицы. Характеристики затрат на обработку информации по базовому
варианту показаны в таблице 3.1 и проектному варианту в таблице 3.2.
Таблица 3.1
Затраты на обработку информации по базовому варианту
№
п/п
Наименование
операции
Единица
измерения
Объём
работы в год
Норма
выработки
(операций
в час)
Трудоёмкость
1
Учет приказов
Документосрока
4800
40
120.00
2
Учет указаний
Документосрока
3200
40
80,00
3
Учет
служебных
записок
Документосрока
3200
40
80,00
4
Учет
нормативных
документов
Документосрока
4800
40
120,00
5
5
Наложение
резолюции на
документ
Документосрока
6000
40
150,00
6
6
Формирование
списка
документов
Документосрока
6000
40
150,00
Итого:
700,00
Таблица 3.2
Затраты на обработку информации по проектному варианту
№ п/п
Наименование
операции
Единица
измерения
Объём
работы в
год
Норма
выработки
(операций
в час)
Трудоёмкость
1
Учет приказов
Документосрока
4800
150
32,00
2
Учет указаний
Документосрока
3200
150
21,00
3
Учет служебных
записок
Документосрока
3200
150
21,00
4
Учет
нормативных
документов
Документосрока
4800
150
32,00
5
Наложение
резолюции на
документ
Документосрока
6000
150
40,00
7
Формирование
списка
документов
Документосрока
6000
150
40,00
Итого:
186,00
94
Расчёт показателей, осуществленный по формулам, описанным в пункте
3.1, представлен в табл. 3.3.
Таблица3.3
Расчет показателей эффективности от внедрения проекта
Затраты
Снижение
затрат
Коэффициент
изменения
трудовых
затрат
Индекс
изменения
трудовых
затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоём-
кость(час)
0
T
1
T
10
TTT
0
T
T
K
T
1
0
T
T
I
T
700,00
186,00
514,00
0,73
3,76
Стоимость
(руб).
0
С
1
С
10
CCC
0
C
C
K
C
1
0
C
C
I
C
83300,00
22134,00
61166,00
0,73
3,76
95
Заключение
Целью настоящей работы было автоматизация процесса управления
документооборотом в филиале ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
1. Провести полный анализ организации.
2. Выявить ключевые проблемы и провести детализацию требований к
разработке.
3. Провести анализ и выбор решения, с помощью которого будет
разрабатываться модуль.
4. Разработать интерфейс приложения и сам модуль.
5. Рассчитать стоимость разработки и экономическую эффективность.
При оценке параметров экономической эффективности разработки были
рассчитаны себестоимость и цена разрабатываемой системы и подтверждена
экономическая эффективность разработки.
В аналитическом разделе были рассмотрены и изучены такие вопросы
как:
Деятельность организации и её структура;
Рассмотрены существующие бизнес-процессы организации и
определено место внедрения системы;
Сделан сравнительный анализ существующих решений;
Сделано обоснование проектных решений.
В проектном разделе рассмотрены и спроектированы следующие части:
Рассмотрены этапы жизненного цикла программы и определены
риски;
Спроектирована информационная модель программы;
Разработана база данных;
Создано дерево функции и сценарий диалогов с помощью диаграммы
прецедентов;