26
Процесс, запускаемый по шаблону, не доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, не может добавить
других участников процесса или удалить уже существующих.
Шаблон процесса доступен всем пользователям СЭД. В шаблоне
процесса указаны следующие участники процесса:
1 шаг. Руководитель (автоподстановка «Непосредственный руководитель
ответственного за документ»);
2 шаг. Согласовывающие. При необходимости вводятся вручную при
старте процесса. Список согласовывающих определяется автором документа;
3 шаг. Канцелярия (роль).
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Исходящее письмо».
Процесс, запускаемый по шаблону, доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, может добавить других
участников процесса или удалить уже существующих.
2. Обработка служебных записок;
Шаблон процесса доступен всем пользователям СЭД. В шаблоне
процесса указаны следующие участники процесса:
- Руководитель (автоподстановка «Непосредственный руководитель
ответственного за документ»);
- Руководитель (автоподстановка «Адресат документа»).
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Служебная записка».
Процесс, запускаемый по шаблону, доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, может добавить других
участников процесса или удалить уже существующих.
3. Осуществление платежей.
Шаблон процесса включает в себя четыре шаблона подпроцессов:
«Согласование», «Утверждение», «Исполнение» и «Ознакомление».
Подпроцесс «Утверждение» автоматически запускается только при успешном
завершении подпроцесса «Согласование». Подпроцесс «Исполнение»
автоматически запускается только при успешном завершении подпроцесса
27
«Утверждение». Подпроцесс «Ознакомление» автоматически запускается
только при успешном завершении подпроцесса «Исполнение».
В шаблоне подпроцесса «Согласование» указаны следующие участники
процесса:
Шаг 1. Казначейство (роль);
Шаг 2. Согласовывающие. Вводятся вручную перед стартом процесса.
Шаг 3. Контрактная служба (роль).
Шаг 4. Начальник ФО (финансовый отдел) (роль);
В шаблоне подпроцесса «Утверждение» указаны следующие участники
процесса:
- Утверждающий Заявки на платеж (роль).
В шаблоне подпроцесса «Исполнение» указаны следующие участники
процесса:
- Казначейство (роль);
В шаблоне подпроцесса «Ознакомление» указаны следующие участники
процесса:
- Ответственный за документ (автоподстановка);
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Заявка на платеж».
Процесс, запускаемый по шаблону, доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, может добавить новых
участников процесса или удалить уже существующих.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задач
Для решения задачи просто необходимо использовать средства
вычислительной техники, поскольку в противном случае придется все
выполненные сделки записывать на бумаге, что приведет к существенной
потере информации. Все процессы, реализующиеся таким образом, будут
нуждаться в скорейшей оптимизации [11].
28
Весь процесс показан в схеме документооборота, изображенной на
рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 Документооборот в организации ФГУП «Почта
России»
Также на рисунке 1.10 показана последовательность взаимодействия с
бумажными и электронными документами.
29
Рисунок 1.10 Схема структурная бумажного и электронного
документопотока в организации
При реализации модуля системы необходимо провести параллельный
анализ взаимодействия с бумажными версиями документов, как это происходит
сейчас, и с электронными версиями документов, которые будут использоваться
при усовершенствовании процесса документооборота [11].
Пунктиром обозначены действия, влекущие за собой множество
неудобств. Данная структура показывает, что внедрение новой или изменение
уже имеющейся документации влекут за собой множество копий бумажной
номенклатуры. Можно выделить следующие недостатки:
Огромное количество копий одних и тех же документов;
30
Порча бумажных носителей;
Объемные архивы бумажной документации, хранящие всю
номенклатуру;
Не упорядоченное хранение;
Долгий поиск необходимого;
Затраты на расходные материалы.
Все эти недостатки решаются внедрением системы электронного
документооборота.
На приведенном рисунке также отмечено использование электронной
цифровой подписи при реализации электронного управления документами.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит документа, который
устанавливает отсутствие искажения информации в электронном документе с
момента формирования электронной подписи и подтверждает принадлежность
электронной подписи владельцу. Значение реквизита получается в результате
криптографической обработки.
Технология электронной подписи уже давно пользуется популярностью в
некоторых странах и становится все более популярной в России. Благодаря
внедрению такого способа идентификации сотрудников, повысится
безопасность хранимой информации, сведется к нулю несанкционированный
доступ, упразднится процесс согласования и утверждения электронной
документации.
1.2.4. Анализ системы обеспечение информационной безопасности и
защиты информации
В настоящее время вопрос информационной безопасности в организации
стоит достаточно остро. Под понятием информационной безопасности имеет
ввиду защищенность конфиденциальной информации, а также поддержание
этой защищенности от внешнего/внутреннего воздействия, которые могу
наносить как случайный хакер, так и преднамеренный.
31
Все чаще всего происходят ситуации, когда недобросовестные
конкуренты стремятся завладеть конфиденциальной информацией, переступив
через рамки закона о персональных данных. Вследствие этого нужно уделять
больше внимания информационной безопасности.
Также нередки случаи, когда из-за невнимательности или неисправности
составляющих персонального компьютера происходит потеря данных, что
приведет к аннулированию проделанной раннее работы, торможению
деятельности компании, невозможности проведения мониторинга, контроля и
анализа данных.
В ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт безопасность компьютеров
сотрудников обеспечивает антивирус Kaspersky Internet Security. База данных
клиентов хранится в электронном виде таблицей Excel на Google Docs,
доступными только почтам сотрудников.
Недостаток хранения базы данных в том, что доступ к ней может
получить сотрудник удаленно из любой точки мира, оставив при этом свои
пароль от почты на чужом компьютере, чем могут воспользоваться
злоумышленники.
При использовании сотрудниками рабочей почты запрещено:
– Использовать почту в личных целях.
– Переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы сомнительных
– отправителей.
– Предоставлять третьим лицам доступ к своему электронному
почтовому
– ящику.
При использовании сети Интернет запрещено:
– Использовать предоставленный доступ в сеть Интернет в личных
целях.
– Скачивать и открывать исполняемые файлы от неизвестных
источников.
32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
С помощью автоматизированных информационных систем (АИС) можно
оптимизировать поток информации в компании, упростить легкий доступ к
важным данным, обеспечить простой поиск в различных форматах документов
и предоставить наиболее популярные общие ресурсы [5].
Необходимо сравнить несколько программных инструментов в этом
системном классе.
При выборе АИС должен быть определен ряд требований, которые
учитывают специфику компании и соответствуют ряду задач, которые
необходимо решить в рамках системы.
Критерии оценки систем:
Простота настройки: система должна быть легкой в эксплуатации и
сопровождении, чтобы при отсутствии штатного ИТ специалиста
систему мог настроить бизнес пользователь.
Интуитивно понятный интерфейс: для быстрой адаптации к работе с
системой, необходимо чтобы интерфейс был дружественным и
понятным пользователю. Правильно спроектированный интерфейс
позволяет сократить расходы на обучение сотрудников.
Цена: цена должна соответствовать финансовым возможностям
предприятия и закрываемым потребностям.
Внедрение и дальнейшее владение: у каждого предприятия имеются
свои методики внедрения, а также прописаны соответствующие
регламенты. Поэтому от гибкости системы и от того, как будет
построен процесс внедрения зависит как быстро система будет
запущена в эксплуатацию и насколько качественно будет работать.
33
Интеграция с прочими ИС: наличие готовых механизмов интеграции с
наиболее часто встречающимися на предприятиях информационными
системами определенный плюс для выбора той или иной системы [4].
В данной работе с учетом требований предприятия к системе определены
следующие критерии сравнения программных решений:
интеграция с прочими ИС,
работа со справочниками,
контроль заполнения обязательных полей карточки документа,
поиск по реквизитам документа,
поддержка различных способов аутентификации,
назначение прав пользователям,
средства создания и редактирования справочников,
осуществление различных видов поиска в одном запросе,
встроенные средства просмотра прикрепленных файлов,
работа с документами из MS Office.
Для проведения сравнительного анализа были выбраны наиболее широко
используемые на различных предприятиях системы электронного
документооборота: «DIRECTUM» и «DOCSVISION Договоры». Необходимо
кратко рассмотреть их основные характеристики.
Обзор системы «DIRECTUM»
«DIRECTUM» — система для организации электронного
документооборота и управления взаимодействием сотрудников предприятия и
повышения производительности работы на различных этапах их совместной
деятельности [6].
Система DIRECTUM относится к классу систем ECM и поддерживает
весь жизненный цикл управления документами. DIRECTUM предлагает
организацию и управление бизнес-процессами на основе технологии
документооборота: согласование документов, обработка сложных заказов,
34
подготовка и проведение встреч, сопровождение цикла продаж и другие
процессы взаимодействия.
Функциональные преимущества системы Directum включают не только
расширенный каталог бизнес-решений. Среди функций, используемых каждый
день на работе, вы можете выделить практические напоминания, настроить
нумерацию и работать с метками штрих-кода. Наличие предварительного
просмотра вложенных файлов, файлового хранилища, большой выбор
закрытых каталогов в базовой конфигурации, а также интерактивных мастеров
для создания документов [13].
Пользователи системы могут выбрать опцию аутентификации.
Преобразование XSLT применяется к XML-описанию регистрационной карты
[13].
Пример интерфейса программы показан на рисунке 1.11.
Рисунок 1.11 Интерфейс программы «DIRECTUM»
Модуль системы «DIRECTUM» «Управление электронными
документами» организовывает все этапы процесса документооборота, от
подготовки документов до исполнения обязательств и обеспечивает [13]:
35
создание и хранение различных неструктурированных документов
(тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft
Visio, CorelDraw, видео и пр.);
поддержка версий документов и ЭЦП;
структурирование документов по папкам;
назначение прав доступа на документы;
история работы с документами;
полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Таким образом, система электронного документооборота «DIRECTUM»
является одним из решений для автоматизации учета документов, обладающим
рядом как стандартных для подобного рода систем возможностей, так и
специфических характеристик.
Обзор системы «DOCSVISION Договоры»
«Docsvision Управление документами» – это модуль, входящий в состав
системы «Docsvision», и предназначенный для автоматизации
документооборота.
Docsvision позволяет быстро организовать учет и хранение основных
документов: входящая и исходящая документация, а также внутренний
документооборот [14].
Система позволит сократить время на ввод и регистрацию документов:
вручную либо автоматически с потокового сканера. Документы будут
храниться в предназначенных для них папках, а доступ к ним будет
обеспечиваться в соответствии с полномочиями пользователя. Интерфейс
«Docsvision Управление документами» показан на рисунках 1.12-1.13.