29
Помимо этого, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с
большой точностью отслеживать процесс взаимоотношения с
организациями.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В этом случае, почти все бизнес-процессы в ООО
"СтройТехМонтаж"стали автоматизированы, но на равне с этим идет поток
сопровождающих их договоров и прочих документов в бумажной и
электронной форме, которые не взаимосвязанны с другими процессами и
материальными потоками в единую целую информационную систему.
При отсутствие наличия связи между бизнес-процессами, документами
и денежными потоками ведет к большому набору проблем [2, c. 108]:
Это отсутствие документально зафиксированных изменений в
материальных потоках (в том числе изменения в процессах);
Это и долгий, и тяжелый поиск взаимосвязанных между собой
договоров и прочих документов по различным отделам;
Возможно дублирование документов, неточности в их
заполнении и высокая доля совершения ошибок и других неточностей.
У работника отдела делопроизводства, как правило, много уходит
времени на поиск данных, которые необходимо найти (по статистике на это
затрачивается около 40% рабочего времени) или приходится создавать
заново – вместо многократного использования – документов, находящихся
«где-то в компании» (и это происходит примерно в 70% случаев).В таком
случае из-за такой «раскиданности» данных и документов очень тяжело
сохранить их в целом виде, и обеспечить непротиворечивость и
безопасность. Из всего этого вытекает, что необходимо внедрять в
организации автоматизированный учет документов.
30
Приведем пример расчетов, которые позволят увидеть и оценить
возможную эффективность от применения автоматизированного варианта
учета документов.
Допустим, что в течение рабочего времени работник обрабатывает
около 30 видов документов, это и полученные бумаги от организаций, и
также документы, которые создал сам сотрудник в процессе подготовки
отчетности.
Произведем расчет ожидаемого эффекта, который будет от применения
средств автоматизированного учета (таблица 1). Время взято с учетом за
рабочий день.
Таблица 1
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
Время,
затрачиваемое при
базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
верианту/мин.
Подготовка документов
30–40
5–10
Отправка документов
35
3
Прием документов
30
3
Регистрация документов
30
5
Подготовка списка документов в
архив
20
10
Итого, минут:
155
31
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных
в таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 31 минуты, то есть в
несколько раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
31
Рисунок 6. Схема документооборота
Применение автоматизированной системы документооборота может
помочь предотвратить многие ошибки, которые могут возникнуть при при
передаче, обработке и хранении документов, а также в большей степени
ускорить данные процессы, что приведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а, следовательно, к повышению общей производительности
работы организации[4, c. 116].
Помимо этого, автоматизация рабочего места работника дает
следующие преимущества:
сокрашение рабочих мест;
снижение затрат на дублирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажных
носителях;
уменьшение расходов на трудовые и технические ресурсы: к ним
относятся люди и оборудование;
уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
32
повышение производительности работы организации: это и более
быстрое выполнение работ, увеличение всего количества выполняемых
задач, улучшение работы с клиентами, быстрота их обслуживания, поднятие
уровня работы с предоставленными записями (документами, имеющими
юридические обязательства и так далее), появление возможности
выполнения новых видов работ или же выполнения поставленных задач по
другому методу [9].
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
В ООО "СтройТехМонтаж" используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Положение о информационной безопасности предприятия: в него
входят правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую
коммерческую тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты
предприятия.
Для более лучшего исполнения регулирующих положений ООО
"СтройТехМонтаж" была настроена служба Active Directory на Windows
Server 2008. Она разрешает настраивать и проверять информационную
безопасность [12].
А настройку и защиту информационной безопасности и ее поддержку
осуществляет – узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник IT отдела
несет полную ответственность за работоспособность информационной
безопасности и ведет контроль над защитой информации.
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты
информации на всех уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2003, Active Directory:
а) Вводятся права доступа (к операционной системе Windows XP,
Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);
33
б) Идет разграничение права пользователя системы (они разные для
пользователей 1с Бухгалтерия, CRM Fresh Office, файловый сервер);
в) Ставится парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: Касперский, 1с Бухгалтерия, CRM Fresh
Office);
г) Ведется контроль логов, Windows Server пользователи, идет
проверка трафика интернета, контроль электронной почты).
На аппаратном – введено резервное копирование серверов.
Непрерывно ведется охрана информационного Web-портала, для этого
используются методы защиты от внешних угрожающих а так, к ней
относится:
Один раз в квартал полная смена паролей на доступ к базам данных
SQL;
Один раз в квартал смена паролей на доступ к FTP серверу;
производится резервное копирование серверов (базы SQL, FTP файлов)
4 раза в месяц.
В ООО "СтройТехМонтаж" ведется постоянное тестирование наиболее
опасных внешних и внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) хищение оборудования;
6) комплексные программноаппаратные нарушения.
34
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
1С: Документооборот 8
Вне зависимости от отраслевой принадлежности, количества
пользователей и сложности организационной структуры,
1С: Документооборот 8 позволяет в комплексе решать задачи по
автоматизации учета документов и бизнес-процессов. Благодаря гибкой
системе настроек, программа легко адаптируется под специфику организации
[2].
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ БЛОКИ
1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8:
Организация договорной работы:
настраиваемая карточка документа, более 75 типовых реквизитов
с возможностью создания дополнительных;
создание договоров по шаблону;
автоматическое заполнение типовых форм;
версионирование файлов;
учет многосторонних договоров;
контроль передачи и возврата оригиналов;
учет сопроводительных документов;
автоматическая пролонгация;
настройка шаблонов бизнес-процессов с условиями
маршрутизации;
контроль сроков действия, рассылка настраиваемых отчетов на
ответственных;
анализ ведения договорной работы с помощью отчетов.
35
Учет входящей и исходящей корреспонденции:
настраиваемая карточка каждого вида документа;
создание исходящих документов по шаблону;
автоматическое заполнение типовых форм исходящих
документов;
использование встроенного почтового клиента для быстрого
создания входящих документов;
автоматически сформированные журналы по всем входящим и
исходящим документам;
отправка на резолюцию, контроль исполнения;
настраиваемые шаблоны бизнес-процессов;
журнал передачи;
отчеты по работе с документами и бизнес-процессами.
Работа с внутренними документами (организационно-
распорядительная документация, служебные записки, кадровые документы,
иные внутренние документы компании)
настраиваемая карточка каждого вида документа;
создание документов по шаблону;
автоматическое заполнение типовых форм;
комплекты документов;
настройка шаблонов бизнес-процессов;
настраиваемые связи между документами;
отчеты по работе с документами и бизнес-процессами.
Архив документов
ведение учета по номенклатуре дел;
настройка правил учета документов в разрезе номенклатуры дел;
ведение дел (томов);
учет передачи дел в архив, уничтожение дел;
учет помещений и мест хранения бумажных документов.
36
Работа с задачами и бизнес-процессами любой сложности
шаблоны бизнес-процессов;
отложенный, автоматический запуск бизнес-процессов;
настройка повторения бизнес-процессов;
условия маршрутизации;
эскалация, делегирование задач;
согласование переносов сроков выполнения задач;
возможность задать вопрос в процессе исполнения задачи
любому пользователю системы;
задачи отдела;
контроль исполнения задач;
мониторинг и аналитика бизнес-процессов.
Проектная работа
учет данных в разрезе проектов;
планирование и исполнение проектных задач;
загрузка плана-графика работ из MS Project;
диаграмма Ганта;
учет трудозатрат по проектам;
ведение проектов по контрольным точкам;
отчеты.
Учет мероприятий
подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
отправка приглашений в один клик всем участникам;
бронирование помещений;
согласование программы, формирование протокола, контроль
исполнения;
коллективные обсуждения и голосования на форуме;
связанные мероприятия.
Встроенный почтовый клиент
37
настраиваемые правила автоматического разбора почты;
шаблоны писем;
поиск писем по реквизитам и тексту вложенных файлов;
учет переписки в разрезе проектов;
создание процессов, документов, мероприятий на основании
писем;
отзыв и перенаправление писем;
общая адресная книга с фото;
поддержка протокола безопасной связи SSL.
Потоковое сканирование и штрихкодирование
штрихкодирование документов и файлов;
потоковое сканирование с автоматическим распознаванием
штрихкодов и распределение скан-копий по карточкам документов.
Учет и планирование рабочего времени
личные и общие календари;
учет отсутствий сотрудников;
делегирование полномочий;
учет трудозатрат с привязкой к задачам, проектам, документам;
ежедневные отчеты;
автоматический хронометраж;
анализ трудозатрат, отчеты.
Интеграция с другими решениями
бесшовная интеграция с решениями 1С: Предприятие 8;
автоматическая синхронизация данных;
обмен данными с типовыми конфигурациями 1С;
построение территориально-распределенных систем;
СВД, ЭДО.
Другие возможности
гибкая настройка прав доступа;
38
использование ЭП для подписания и шифрования документов и
файлов;
заполнение карточки контрагента по ИНН, онлайн-проверка
контрагента через базу ФНС;
подписки на уведомления о событиях;
многое другое.
Система DIRECTUM
Система DIRECTUM имеет мощную платформу, которая объединяет в
себе функциональность ECM- и BPM-систем. В базовой комплектации
система закрывает основные функции по управлению документами и
деловыми процессами, а дополнительные решения и индивидуальная
модификация под заказчика позволяют выстроить эффективную ИТ-
инфраструктуру предприятия, направленную на решение прикладных задач.
Система DIRECTUM построена на функциональной масштабируемой
платформе, которая позволяет выполнять разнообразные бизнес-задачи и
создавать ECM-решения для крупных предприятий и холдингов.
Система DIRECTUM предоставляет:
современные клиентские приложения для работы пользователей;
инструменты захвата контента из разных источников;
широкие возможности интеграции с информационными
системами предприятия
набор компонент для создания единого информационного
пространства как внутри одной компании, так и групп компаний (на уровне
холдинга).
Надежность архитектуры подтверждается как нагрузочными тестами,
так и практическим опытом при масштабном внедрении системы на
предприятиях.
Система DIRECTUM предоставляет набор служб, которые облегчают
массовый ввод и преобразование документов. Службы ввода позволяют