26
товары;
поставщики;
поставка;
филиал;
ремонт.
Выходными информационными потоками в данном процессе являются:
отчет по работе;
отчет по заказам;
отчет по поставке;
доход;
расход;
чистый доход.
На рис. 1.9 показан процесс подготовки документации.
Рисунок 1.9 – Подготовка документации А3.1
27
На рисунке видно, что при получении заявки от клиента, идет оформление
документов или изменение, при правильном оформлении идет формирование и
составление отчетов.
Регламент работы задействованных специалистов:
На первом рубеже инженер выбирает задание реализации плана автомати-
зации и согласовывает её с системным админом.
На втором рубеже уже наличествует точное представление о том, чего же-
лаем получить от доработки по автоматизации ИС. ТЗ передаётся разработчику
программного обеспечения и сообщает программный код, а системный админ
делает среду и сервисы для сопоставимости модуля и ИС. [2]
На третьем рубеже случается испытание перечня возможностей и лишь
только впоследствии сего случается пилотное внедрение модуля. В ходе данной
стадии выявляются промахи и вырабатываются свежие запросы или же советы.
Конечный четвёртый период предполагает возврат на 2 период, доработку
перечня возможностей и поправка промахов в программном модуле и проведе-
ние финишного внедрения с извещением управления и всех юзеров системы. По
мере надобности свежие функции ИС станут дорабатываться, применяя итера-
ционный расклад. [2]
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Внедрение вычислительной техники при решениях комплекса задач, опи-
сываемого в предоставленной работе, обуславливается такими моментами. Раз-
мер и качество выходной информации не позволит решать задачи без примене-
ния вычислительной техники проворно и, собственно, что принципиально, так-
тично. Необходимость постоянной связи с различными юридическими базами
данных, возможность использования локальной вычислительной сети, средств
телекоммуникации и другие факторы, определяющие методы решения постав-
ленных задач с использованием вычислительной техники.
В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности предприя-
тий продажи различной техники невозможно переоценить. На замену большим
28
книгам записи приходят резвые и необъёмные базы данных. Вместо выписки
счета в несколько позиций вручную, документ оформляется компьютером в не-
сколько секунд. Компьютер способен контролировать все денежные процессы и
делать это намного лучше человека. Естественно, что для функционирования
компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное про-
граммное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнооб-
разия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного
обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы
крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные про-
граммные продукты просто незаметны. [3]
На сегодняшний день на предприятии уже существует комплекс вычисли-
тельной техники, предназначенный для обработки прихода и расхода товаров,
оформления документов и прочей информации. Имеющаяся база данных дает
информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная,
что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратеги-
ческих решений.
Исходной первичной информацией в данном случае будут являться доку-
менты, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, рас-
ходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (пла-
тежное требование, счета, счета фактуры).
Сотрудник в своей работе использует программные продукты Microsoft
Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой
данных, складом Microsoft Excel. Использование этих программных средств не
отвечает требованиям.
– Ручной ввод данных приводил к тому, что небольшая ошибка приводила
к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количе-
ство материала.
– Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных
накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товаров,
которые есть на складе.
Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ре-
сурсов. Учет реализации товаров осуществляется по мере его отгрузки и предъ-
29
явления покупателям расчетных документов. Оформление документов по зака-
зам и продаже товаров показаны на рисунке 1.10
Рисунок 1.10 – Документооборот предприятия
Существующий способ получения заказов и метод учета связан с большой
сложностью, фрагментарностью информации, что, скорее всего, приведет к их
утрате или неправильному толкованию. На сегодняшний день невозможно полу-
чить информацию об общем количестве заказов, проанализировать основные
причины возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать
причины обращения.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице
1.3
30
Таблица № 1.3
Действие
Среднее количе-
ство за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнения од-
ного действия, минут
Общее время,
минут
Регистрация заяв-
ки
12
15
180
Поиск необходи-
мой информации
6
5
30
Анализ информа-
ции за период
0.5
60
30
ИТОГО, минут:
240
Таким образом, каждый день, в среднем, 240 минут или 4 часа, сотрудник
занят занесением различных сведений в книги учета, а также, при необходимо-
сти анализом и поиском нужных данных. Учитывая, что продолжительность ра-
бочего дня составляет 8 часов, мы приходим к выводу, что на выполнение
остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем
клиента и выработке необходимых мероприятии) остается около 40 % рабочего
времени, что крайне неэффективно.
В связи с этим, результатом проводимой автоматизации предполагается
всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить вре-
мя на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном
виде. Очевидно, что для автоматизации требуется использовать такие средства,
как персональные компьютеры, принтеры, а также специализированное про-
граммное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.
Проведем расчетный тест ожидаемого эффекта от внедрения средств ав-
томатизации. В данном случае при использовании вычислительной техники весь
процесс значительно ускоряется, все необходимые данные будут внесены в об-
щую БД и поиск нужной информации будет производиться при вводе необходи-
мых параметров. В таблице 1.4 произведены расчеты эффекта внедрения.
31
Таблица № 1.4
Действие
Среднее количе-
ство за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнения од-
ного действия, минут
Общее время,
минут
Регистрация заяв-
ки
12
3
36
Поиск необходи-
мой информации
6
1
12
Анализ информа-
ции за период
0.5
5
2.5
ИТОГО, минут:
50.5
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 3
часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников
ООО «Техторг».
Также при использовании данного ПО будет иметься возможность состав-
ления отчетности на предприятие, выявление задолженности. К тому же инфор-
мационные системы способствуют повышению производительности труда ра-
ботников. Такое расширенное сотрудничество обеспечивает бесперебойное вы-
полнение и реализацию различных задач и поставленных целей.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
У фирмы ООО “Техторг” есть своя политическая деятельность для защи-
щенности. Все работники при поступлении получают должностное руководство,
в котором внятно описаны его права и прямые обязанности с точки зрения ин-
формационной защиты информации. Любому работнику присваивается логин и
пароль в системе доменной авторизации, в рамках которой выдается доступ к
конкретным ресурсам приложения.
Защита информации на ПК в фирме осуществляется только программно.
Осуществлено ограничение на включение новых периферийных приборов по
32
портам USB, com, ltp и PCI, она исполнена при помощи программного продукта
ZLOCK и управляется централизовано на сервере. Для того чтобы подключить
другой компонент к компьютеру, надо получить доступ администратора.
Хранение бумажных документов или файлов, а также флэш-накопителей и
резервных копии, содержащие информацию, позволяющую установить лич-
ность, находятся в закрытой комнате или в закрытой картотеке. Также ограни-
ченный доступ у сотрудников с законной деловой потребностью. Все контроли-
руются, у кого есть ключ.
Вся конфиденциальная информация зашифровывается, даже та, которая
отправляется третьим сторонам через общедоступные сети (например, Интер-
нет).
Защита информации в серверной регламентируется следующими ограни-
чениями доступа:
1) Права доступа по электронному пропуску (proxy- карта)
2) Роспись за получение и сдача ключа у охранника.
3)Разблокировка датчиков открытия двери у оперативного дежурного СБ
Средства защиты от инсайдерских угроз в компании, следующие:
За каждым пользователем закреплён компьютер/ноутбук и монитор, кото-
рые имеют идентификационный ПИН-код, за который он несет материальную
ответственность.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматиза-
ции «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день на рынке ПО есть множество разнообразных как
иностранных, так и Русских услуг, и товаров по автоматизации документооборо-
та фирм, как к примеру традиционный 1С: Документооборот.
В узком смысле информационной системой называют только подмноже-
ство компонентов ИС в широком смысле, включающие базы данных, СУБД и
специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматрива-
ют как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации
33
целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в
соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения,
модификации и хранения информации. [4]
Аппаратное обеспечение состоит из устройства ввода / вывода, процессо-
ра, операционной системы и мультимедийных устройств. Программное обеспе-
чение состоит из различных программ и процедур. База данных состоит из дан-
ных, организованных в необходимой структуре. Сеть состоит из концентрато-
ров, средств связи и сетевых устройств. Люди состоят из операторов устройств,
сетевых администраторов и системных специалистов.
Обработка информации состоит из ввода; обработка данных, хранение
данных, вывод и контроль. На этапе ввода, данные передаются в системы, кото-
рые на этапе обработки обрабатываются программным обеспечением и другими
запросами. На этапе вывода данные представляются в структурированном фор-
мате и в отчетах. [5]
Перед выбором любой информационной системы всегда встаёт вопрос о
требованиях к системе и целях, которые планируется достигнуть в результате
внедрения. На текущий момент в исследуемой мной компании ООО “Техторг”
уже внедрена ИС 1С: Документооборот и используется более 2 лет, за это время
были осознаны некоторые ошибки внедрения и появились некоторые требования
по доработке системы. Итак, основными критериями при выборе технологии
решения задачи будут следующие условия:
суммарный бюджет на проект автоматизации не более 100 000 руб.;
сокращение времени по добавлению новых сотрудников;
добавление новых функций, такие как, просмотр доходов филиала и
расходов, также статистику продаж товаров и др.;
контроль над обработанными заявками в автоматическом режиме.
1С: Документооборот
Система электронного документооборота может работать в единой базе с
продуктом "1С: Зарплата и управление персоналом" или "1С: Управление произ-
водственным предприятием", что позволяет комплексно решать и функциональ-
ные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и
управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или
34
штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения доку-
мента по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересо-
ванных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).
Megapolis.DocNet
Все документы предприятия онлайн с новыми возможностями:
Одновременная работа более 60 тыс. пользователей;
Электронный архив до 100 Тб;
Работа через интернет браузер или мобильное приложение;
Защита данных повышенного уровня секретности;
Открытое API для интеграции со сторонними информационными
системами.
Основные модули выполняют задачи регистрации всех типов документов, ска-
нирование и распознавание текстов, параллельного и последовательного согла-
сования, юридически значимого подписания документов ЭЦП или КЭП, созда-
ние шаблонов, уведомления, архивирования и контроля полного жизненного
цикла документа и работы с ним.
Foss Doc
Система электронного документооборота Foss Doc – решение на платфор-
ме Foss Look, предназначенное для создания электронного архива документов,
организации корпоративного документооборота (workflow) и автоматизации
бизнес-процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях любого рода
деятельности. Программа позволяет решить большое количество задач, реализа-
ция которых возложена на соответствующие модули. Система может быть легко
перенастроена с учетом специфики работы каждого конкретного предприятия.
Основные характеристики предоставленных продуктов представлены в
таблице 1.5
35
Таблица № 1.5
Характеристики информационных систем
Программа /
Характеристики
1С: Документо-
оборот
Megapolis.Doc
Net
Foss Doc
Стоимость
Клиентская лицен-
зия на 100 рабочих
мест 459 000
0т 220 000
от 120 000
Возможность
доработки свои-
ми силами
Имеется возмож-
ность настройки
взаимодействия с
другими приложе-
ниями и обмена
данными через
текстовые файлы,
XML-документы и
DBF-файлы, и
WEB-сервисы
Решение со-
стоит из встро-
енных моделей
и компонентов,
которые легко
настраиваются,
позволяют
быстро конфи-
гурировать
сложные си-
стемы.
Есть возможность ка-
стомизировать
(настроить под себя)
ваш продукт с помо-
щью функционально-
сти библиотек доку-
ментов: добавить или
удалить поля и/или
функции документов,
настроить справоч-
ники.
Интерфейс
Интуитивно по-
нятный, лишний
функционал от-
ключается.
Перегружен,
спроектирован
с ориентирова-
нием на доку-
ментооборот
Интуитивно понятен,
отсутствует дополни-
тельный функцио-
нал, плохая масшта-
бируемость.
Кроссплатфор-
менность
Присутствует(Wind
ows, Linux, Mac)
Отсутствует,
только Linux
Присутствует, только
Windows
Исходя из критериев, которые предъявляет компания ООО “Техторг” бы-
ло решено создать новую, дешевле и более функциональную систему автомати-
зации по документообороту.