27
компилирования необходимых документов, содержащих динамически
изменяющиеся данные;
существенная вероятность ошибки при сборе и оформлении
документов, а также добавления их в комплект согласно принятым правилам.
Требуется подтвердить внедрение автоматизации в документооборот по
проектам экономическими расчётами. В таблице 1.3 представлена
характеристика объёма информационных потоков.
Таблица 1.3
Характеристики объёма информационных потоков
В таблице 1.4 представлена выгода в стоимости обработки документов в
год при ставке специалиста проектного отдела 500 рублей в час.
Таблица 1.4
Выгода обработки документов в автоматизированном режиме
Расчёты показали, что выгода при автоматизированном варианте
обработке документов составит 1482750 рублей в год. Что составляет
значительную сумму для филиала компании АО «Связьтранснефть».
Следовательно, внедрение ПК в данный процесс оправдано.
Документ
Частота
возникновения в
год
Трудовые затраты на
обработку одного
документа (до
автоматизации), чел.-
час/док.
Трудовые затраты
на обработку
документа в год (до
автоматизации),
чел.-час/год.
Трудовые затраты на
обработку одного
документа (после
автоматизации), чел.-
час/док.
Трудовые затраты на
обработку документа
в год (после
автоматизации), чел.-
час/год.
Уменьшени
е трудовых
затрат, чел.-
час/год.
Список оборудования 1100 1 1100 0,2 220 880
Список СКС 1250 1 1250 0,2 250 1000
Список построек 350 2 700 0,3 105 595
График работ 545 1 545 0,1 54,5 490,5
Итог 5 3595 0,8 629,5 2965,5
Документ
Трудовые затраты
на обработку
документа в год
(до автоматизации),
чел.-час/год.
Трудовые затраты на
обработку
документа в год
(после
автоматизации), чел.-
час/год.
Ставка специалиста
в час, руб
Стоимость
обработки
документов в год
(до автоматизации),
руб.
Стоимость
обработки
документов в год
(после
автоматизации), руб.
Выгода, руб
Список оборудования 1100 220 500 550000 110000 440000
Список СКС 1250 250 500 625000 125000 500000
Список построек 700 105 500 350000 52500 297500
График работ 545 54,5 500 272500 27250 245250
Итог 3595 629,5 1797500 314750 1482750
28
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Все ПК в компании АО «Связьтранснефть» находятся внутри локальной
вычислительной сети. Доступ к каждому ПК осуществляется по логину и
паролю. На каждом персональном компьютере установлено антивирусное
обеспечение Kaspersky Security. Сервера также защищены антивирусным ПО от
компании Kaspersky. Доступ к серверам разрешён только сотрудникам IT-отдела
компании. Локальная вычислительная сеть защищена от внешних угроз
брандмауэром.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим некоторые существующие системы автоматизации
документооборота.
Система «ЕВФРАТ» позволяет реализовать различные схемы
автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-
процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в
соответствии с отечественными принципами управления (функциональный
подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).
В «ЕВФРАТ» реализована автоматическая обработка документов и
событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного
отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо
делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых
бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека
позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а
значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры
автоматизации системы «ЕВФРАТ»:
электронный документооборот;
электронный архив;
29
управление договорами;
работа с финансовыми документами;
автоматизация бизнес-процессов.
Кроме этого внедрение системы «ЕВФРАТ» успешно решает и другие
задачи автоматизации документооборота и бизнес-процессов (таких как работа с
документацией системы менеджмента качества, управление проектами,
документооборот администрации города). В отличие от других систем, наличие
в «ЕВФРАТ» гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку
бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и
модификацию силами IT-специалистов заказчика.
Система электронного документооборота DocsVision решает задачи
управления документами и процессами:
автоматизация документооборота и архива документов;
автоматизация управленческих процессов;
поддержка современных методик управления в концепции
информационного менеджмента: управление качеством, процессное управление,
управление знаниями;
синхронизация бизнес-процессов и документооборота в ваших
филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.
DocsVision основан на современной платформе Microsoft .NET на стороне
сервера и предоставляет полнофункциональный Windows пользовательский
интерфейс, базирующийся на COM компонентах на стороне клиента.
Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, что
позволяет использовать соединения не только внутри локальной сети офиса, но
и через Интернет.
Все клиентские компоненты системы автоматически загружаются в
InternetExplorer, что делает крайне простым развертывание и поддержку системы
на любом количестве рабочих мест и существенно снижает стоимость владения
системой. Все системные объекты доступны по URL, что позволяет легко и
изящно обмениваться ссылками на документы с пользователями, у которых
может быть не установлено никакого программного обеспечения.
Система аутентификации пользователей интегрирована с
30
MicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени
пользователя или пароля при входе в систему. Хранилище системы базируется
на современном Microsoft SQL Server, который предоставляет широкие
возможности масштабирования и поиска документов.
Система поддерживает выгрузку всех объектов в формате XML, что
позволяет организовать взаимодействие большого количества серверов
DocsVision, которые находятся в разных офисах или в разных компаниях.
Взаимодействие может быть организовано с помощью MicrosoftBizTalkServer.
Все серверные компоненты созданы в stateless архитектуре, что позволяет
применять кластерные решения для организации высокопроизводительных
решений с большими пиковыми нагрузками. Система поддерживает английский
и русский интерфейсы, которые переключаются автоматически, в зависимости
от языковых установок пользователя.
Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой
технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником
программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в
сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для
автоматизации документооборота.
«1С:Документооборот 8» позволяет:
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить
возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной
работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время
коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и
пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания
работы пользователей.
«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может
эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих
предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим
количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной,
программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику
31
конкретной организации.
«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета
документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской
дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
регистрация входящих и исходящих документов;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
работа с документами любых типов: офисными документами,
текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем
проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду
документов в отдельности;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и
со сканера;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в
локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии
«1С:Архив 8» и бета-версии «1С:Документооборот 8», могут автоматически
обновить их на финальную версию «1С:Документооборот 8». После обновления
все созданные ранее документы будут сохранены.
Ниже приведена таблица 1.5 стоимостей рассмотренных систем
документооборота.
32
Таблица 1.5
Стоимости СЭД
Название Стоимость, руб
ЕВФРАТ 221000
DocsVision 170000
1С:Документооборот 8 150 000
Проанализировав существующие системы можно сделать вывод, что все
системы многофункциональны и очень сложны в процессе внедрения под столь
специфичную задачу учёта документов. Поэтому, следует выбрать способ
разработки собственной системы.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие
компоненты:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой
они будут автоматизированы; способ автоматизации: по участкам,
направлениям, комплексная автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов,
поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана. [2]
В таблице 1.6 представлены варианты стратегии автоматизации.
33
Таблица 1.6
Стратегии автоматизации
Стратегия Описание
Хаотичная Набор несвязанных автоматизируемых участков.
Определяется оперативными задачами без
планирования.
По участкам Автоматизируется отдельный функциональный
участок
По направлению Автоматизируются все участки, которые
задействованы в определённом направлении
деятельности
Полная Автоматизация всех бизнес-процессов компании
Требуется разработать ИС документооборота для подразделения филиала
АО «Связьтраннефть». Требуется автоматизировать проектный отдел, а также
возможность работы с системой других отделов. Так как процесс
документооборота охватывает многие отделы компании. Отсюда делаем вывод,
что стратегия автоматизации – по направлению.
Рассмотрим план, который соотносится с данным типом стратегии:
анализ деятельности предприятия;
согласования проблем со специалистом;
определение технических и информационных требований;
разработка технической спецификации и требований к ИС;
проектирование ИС;
разработка ИС;
тестирование;
внедрение ИС.
Данный план соответствует выбранной стратегии и приведёт к решению
поставленной задачи.
34
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В таблице 1.8 представлены способы приобретения информационных
систем и их особенности.
Таблица 1.8
Способы приобретения ИС
Критерии Покупка
готового
решения
Покупка и
доработка
Разработка
своими
силами
Аутсорсинг
Соответствие
поставленной
задаче
Плохая
адаптация
Хорошая
адаптация
или
возможность
изменения БП
Достигается
лучшее
соответствие
требованиям
Невозможность
полного
соответствия
Адаптивность Отсутствует
Ограниченная
адаптивность
Полная
адаптивность
Доработка
силами
компании
разработчика
Необходимость
собственного
IT-отдела
Нет Да Да Нет
Скорость
внедрения
Быстрое Достаточно
быстрый
процесс
внедрения
Достаточно
медленное, но
с
возможностью
частичной
автоматизаци
и
Медленное
Неустранимые минусы покупки и доработки в данном случае в том, что
объём доработок будет велик и возможности систем ограничены функциями
ядра.
35
Собственная разработка «с нуля» возможна – имеется IT-отдел. Компания
сможет отладить автоматизировать любой нужный процесс для контрольно-
пропускной системы. И дальнейшая доработка, и модернизация не потребует
посторонних вмешательств и задержки времени. Выбором является –
собственная разработка.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Функциональные требования к системе ведения проектной документации:
учёт заказчиков;
учёт проектов;
учёт исполнителей;
ведение списков систем;
ведение списков оборудования и фундаментов;
ведение списков кабельной связи;
учёт работы над проектом;
формирование отчётностей.
Система учёта и ведения проектной документации должна обеспечивать
обработку следующих данных:
о заказчике;
о проекте;
о системах;
об оборудовании;
о фундаментах;
о кабельной связи;
об исполнителях;
о графике выполнения работ.
Подробнее данные, которые должны хранится в системе.
Заказчик:
название;
36
адрес;
телефон.
Проект:
дата проекта;
заказчик;
направление;
состояние;
закрыт или нет;
дата закрытия.
Исполнитель:
фамилия;
имя;
отчество;
работает или нет;
список выполняемых работ.
Система:
название;
проект.
Оборудование:
система;
индекс;
название;
вес;
количество.
Фундамент:
оборудование;
индекс;
расположение;
размер;
вес;
количество.