78
2.2.3 Характеристика результатной информации
В данной дипломной работе результирующей информацией являются –
четыре отчета. Отчеты присутствуют в информационных потоках предприятия и
служат скорее для получения статистики, нежели для оперативного управления
и принятия решений, а информация в этих отчетах является скорее уточняющей,
нежели обобщающей [4].
В соответствии с построенной информационной моделью определим
макеты форм для результатной информации. Ранее было отмечено, что
результатная информация будет представлена в следующих объектах:
– доход от сотрудника;
– доход от услуг;
– выборка по типу документа
– реестр документов архивного фонда.
На рисунке 2.16 представлен макет отчета «Доход от услуги».
Отчет Доход по услуге
Сформировать
Закрыть
Услуга
Доход
Рис. 2.16. Макет отчета «Доход по услуге»
На рисунке 2.17 представлен макет отчета «Доход от сотрудника».
Отчет Доход по сотруднику
Сформировать
Закрыть
Сотрудник
Доход
Рис. 2.17. Макет отчета «Доход от сотрудника»
79
На рисунке 2.18 представлен макет отчета выборка по типу документа.
Отчет Выборка по типу документа
Сформировать
ЗакрытьТип документа
Номер Дата Данные по гражданину Краткое описание Статус документа Сотрудник принял Место хранения
Рис. 2.18. Макет отчета «Выборка по типу документа»
На рисунке 2.19 представлен отчет «Реестр документов архивного фонда».
Отчет Реестр документов архивного фонда
Сформировать Закрыть
Тип документаНомер Дата Данные по гражданину Краткое описание Статус документа Сотрудник принял Место хранения
Рис. 2.19. Макет отчета «Реестр документов архивного фонда»
Данные для представленного отчета «Доход от сотрудников» будут
формироваться следующим образом:
1. На основании ранее сформированного документа «Заявка на услугу
архива» происходит оплата и формируется движение, данные этого документа
сохраняются в реестре БД системы;
2. Формируется механизм вызова данных для отображения их в удобном
для анализа виде – отображение в виде диаграммы с полным перечнем
необходимых для анализа данных;
3. Данные помещаются в поля формы и представляются на экран [7].
Данные для представленного отчета «Доход от услуг» будут
формироваться следующим образом:
80
1. На основании ранее сформированного документа «Заявка на услугу
архива» формируется движение, данные этого документа сохраняются в реестре
БД системы;
2. Формируется механизм вызова данных для отображения их в удобном
для анализа виде – отображение в виде графика с полным перечнем
необходимых для анализа данных;
3. Данные помещаются в поля формы и представляются на экран [6].
Для отчета «Выборка по типу документа» механизм следующий:
1. На основании документа «Опись документа» формируются
необходимые данные в регистре БД. Далее механизм работы схожий с
предыдущими отчетами;
2. Формируется механизм вызова данных для отображения их в удобном
для анализа виде – отображение в виде таблиц с полным перечнем необходимых
для анализа данных;
3. Данные помещаются в поля формы и представляются на экран.
Аналогичным образом будет происходить формирование отчета «Реестр
документов архивного фонда».
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Для определения функций системы автоматизации документооборота
отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города
Реутов сформируем два подмножества функций: служебные, которые
обеспечивают выполнение типовых операций архива и ключевые, на которые
возложены задания обработки и управления данными: ввода первичной
информации, обрабатывания, ведения справочников, решений в требования и др.
Определение состава функций, их связи и иерархии даст возможность
определить саму структуру диалога [19].
На рисунке 2.20 представлены функции системы.
81
Функции
Ключевые Служебные
Обработка данных
клиентов
Формирования
описи документа
Формирования
заявки на услугу
архива
Формирование
реестра
документов
Формирования
отчета по доходу
от услуг
Обработка
запросов к БД
Построение
диалоговых окон
(форм)
Разделение прав
доступа
Хранения данных
Формирования
отчета по доходу
от сотрудника
Рис. 2.20. Функции системы
На данном рисунке представлены:
1. Служебные функции:
– обработка запросов к БД;
– хранение данных в БД;
– построение диалоговых форм;
– разделение прав доступа.
2. Ключевые:
– обработки данных клиента;
– формирование описи документа;
– формирование заявки на услуги архива;
82
– формирование реестра документов архивного фонда;
– формирование отчета по доходу от услуг;
– формирование отчета по доходу от сотрудника.
Определение состава функций, их связи их иерархии даст возможность
определить саму структуру диалога.
На рисунке 2.21 представлен сценарий диалога системы автоматизации
документооборота отдела городского архива.
Основное меню
Файл
Создать
Открыть
Сохранить
Сохранить
как
Печать
Предварительный
просмотр
Выход
Операции
Управление
оперативными
итогами
Удаление
помеченных
объектов
Проведение
документов
Справочники
Клиенты
Сотрудники
Тип
документа
Документы
Опись
документа
Заявка на
услуги
архива
Отчеты
Доход по
сотрудникам
Доход по услугам
Перечисления
Статус заявки
Услуги
Выборка по типу
документов
Статус
документа
Отделы
архива
Сервис
Календарь
Пользователи
системы
Временная
блокировка
Параметры
Реестр документов
архивного фонда
Рис.2.21. Сценарий диалога
На дереве представлены ранее определенные объекты, которые
группируются по соответствующим группам объектов:
– справочники;
– документы;
– отчеты;
– перечисления [18].
83
2.3.2 Характеристика базы данных
На рисунке 2.22 представлена ER модель БД системы автоматизации
документооборота отдела городского архива в составе Управления делами
Администрации города Реутов [21].
Сотрудники
код сотрудника
ФИО
телефон
отдел архива
Клиенты
код клиента
ФИО клиента
телефон
паспортные данные
адрес
Услуги
название услуги
цена услуги
Тип документа
код типа
наименование
Опись
код документа
дата создания
код типа
период
код клиента
краткое описание
код статуса документа
код места
код сотрудника
Заявка на услугу
код документа
дата
код клиента
телефон
адрес
паспортные данные
код сотрудника
причина обращения
к оплате
код статуса заявки
код услуги
цена услуги
Доход от услуг
название услуги
доход
Доход от сотрудников
код сотрудника
доход
Выборка по типу документа
код документа
тип документа
период
дата создания
краткое описание
Рис.2.22. ER модель базы данных системы
Отличие данной модели от представленной ранее информационной модели
заключается в появлении двух таблиц, чтобы автоматизировать процесс ввода, и
не вводить постоянно статусы документа и заявки, а выбирать из предложенного
варианта.
84
Данная схема содержит таблицы и связи между ними [22]. Представим
описание содержания таблиц БД (таб.2.3 – 2.8).
Таблица 2.3
Описание таблицы «Услуги»
Название поля
Тип данных
Код услуги
Числовой, 9
Название услуги
Текстовый, 50
Стоимость
Цифровой, 10, точность 2
Таблица 2.4
Описание таблицы «Тип документа»
Название поля
Тип данных
Код типа
Числовой, 9
Название типа документа
Текстовый, 50
Таблица 2.5
Описание таблицы «Клиенты»
Название поля
Тип данных
Код клиента
Числовой, 9
ФИО
Текстовый, 100
Телефон
Текстовый, 10
Адрес
Текстовый, 50
Паспортные данные
Текстовый, 10
Таблица 2.6
Описание таблицы «Сотрудники»
Название поля
Тип данных
Код сотрудника
Числовой, 9
ФИО
Текстовый, 100
телефон
Текстовый, 50
Отдел архива
Выбирается из Перечисления.Отделы архива
85
Таблица 2.7
Описание таблицы «Опись документа»
Название поля
Тип данных
Код документа
Числовой, 9
Дата создания
Дата
Код типа
Справочник «Тип документа»
Период
Текстовый, 50
Код клиента
Справочник «Клиенты»
Краткое описание
Текстовый, 200
Код статуса документа
Перечисление «Статус документа»
Код места
Справочник «Места хранения»
Код сотрудника
Справочник «Сотрудник»
Таблица 2.8
Описание таблицы «Заявка на услугу»
Название поля
Тип данных
Код документа
Числовой, 9
Дата
Дата
Код клиента
Справочник «Клиенты»
Телефон
Текстовый, 10
Адрес
Текстовый, 50
Паспортные данные
Текстовый, 10
Код сотрудника
Справочник «Сотрудник»
Причина обращения
Текстовый, 200
К оплате
Числовой, 10
Код статуса заявки
Перечисление «Статус заявки»
Код услуги
Справочник «Услуги»
Цена услуги
Числовой, 10
В процессе написания программного кода системы автоматизации
возможны незначительные изменения полей таблиц.
86
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей)
В связи с тем, что разработка выполняется с использованием
инструментов 1С Предприятие, можно выделить следующие группы модулей:
– глобальный;
– модули пользователя.
Глобальный модуль в среде 1С Предприятие обеспечивает выполнение
взаимодействия между метаданными конфигурации, выполняя незаметные
пользователю операции [18].
Модули пользователя – это модули, который разработал пользователь для
автоматизации основных процессов, быстроты ввода, реагирования на
различные события.
На рисунке 2.23 представлено дерево вызова программных модулей.
Модули системы
автоматизации
Глобальный
модуль
Модуль
аутентификации
пользователей
Модули обработки
данных
Модуль поиска
объектов
Модули
пользователя
Модуль
инициализации
интерфейса
системы
Модуль
управления БД
Модуль
мониторинга
сетевых
подключений
Модуль документа
«Опись
документа»
Модуль документа
«Заявка на услуги
архива»
Модуль отчета
«Реестр
документов
архивного фонда»
Модуль отчета
«Доход от услуги»
Модуль отчета
«Доход от
сотрудника»
Модуль отчета
«Выборка по типу
документа»
Рис.2.23. Дерево вызова программных модулей
87
Описание модулей представлено в таблице 2.12 [7].
Таблица 2.12
Описание модулей системы
№
п/п
Наименование модуля
Функции модуля
1.
Глобальный модуль
Содержит глобальные процедуры и функции,
предопределенные процедуры, процедуры и
функции, которые необходимо выполнить
при запуске системы «1С:Предприятие 8.3».
2.
Модуль документа
«Опись документа»
Содержит предопределенные процедуры
формы документа
3.
Модуль документа
«Заявка на услуги архива»
Содержит предопределенные процедуры и
формы документа
4
Модуль отчета «Договор»
Содержит предопределенные процедуры и
формы документа
5
Модуль отчета «Реестр
документов архивного фонда»
Содержит процедуры формирования данных
по запросу
6
Модуль отчета «Доход от
услуги»
Содержит процедуры формирования данных
по запросу
7
Модуль отчета
«Доход от сотрудников»
Содержит процедуры формирования данных
по запросу
8
Модуль отчета
«Выборка по типу документа»
Содержит процедуры формирования данных
по запросу
Представленные модули пользователя позволяют обеспечивать
автоматизированный ввод, подсчет итоговых сумм, наполнение полей
соответствующими данными, что позволит избегать рутинной работы при
заполнении и не приведет к появлению дублирующих данных.
2.3.4 Описание программных модулей
Представим описание программных модулей с помощью блок схемы,
которая представлена на рисунке 2.24. Представленная блок схема условно
разделена на две дорожки:
– подсистема сотрудника;
– подсистема директора.
На рисунке представлены модули, которые будут вызываться при работе
каждой подсистемы. Подсистемы в среде 1С Предприятие используются для