18
Наглядно техническая архитектура информационной системы отдела
городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов
представлена на рисунке 1.2 в модели «AS-IS».
Директор архива
Бухгалтерия
Отдел кадров
Отдел справочной службы Отдел хранения архивных делОтдел приема
ИНТЕРНЕТ
Рис. 1.2. Техническая архитектура отдела городского архива в составе
Управления делами Администрации города Реутов в модели «AS-IS»
В целом оснащение отдела городского архива выходится на достаточно
высоком уровне. Оборудование, представленное в технической архитектуре, с
возложенными на него задачами справляется вполне успешно. Объем
передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно
разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с возрастающими
требованиями граждан.
Конфигурация ноутбука директора отдела городского архива в составе
Управления делами Администрации города Реутов представлена в таблице 1.1.
19
Таблица 1.1
Конфигурация системы ноутбука Acer Аspire E 15
Сетевая карта
Поддержка Gigabit LAN
Да
Процессор
Макс. такт. частота
3.3 ГГц
Количество ядер
4
Кэш-память
2 МБ
Производитель процессора
AMD
Тип процессора
A10-9600P 2.4ГГц
Оперативная память
Макс. оперативная память
32 ГБ
Количество слотов памяти
2
Тип памяти
DDR4
Частота памяти
2133 МГц
Оперативная память (RAM)
8 ГБ
Видеокарта
Производитель видеопроцессора
AMD
Графический контроллер
Radeon R8 M445DX 2ГБ
В качестве многофункционального устройства используется – Canon i-
sensys MF4410.
Компьютеры, которые используются в бухгалтерии и отделе кадров имеют
следующую конфигурацию (таб.1.2).
Таблица 1.2
Конфигурация персональных компьютеров
Название параметра
Характеристика
Монитор
Экран 19.5" (1440x900) WXGA+
Процессор
Intel Celeron J4005 (2.0 - 2.7 ГГц)
ОЗУ
RAM 4 ГБ
Жесткий диск
HDD 500 ГБ
Видеокарта
Intel UHD Graphics 600
20
Сетевое оборудование
LAN / Wi-Fi / Bluetooth / кардридер / веб-камера /
Периферийное оборудование
клавиатура + мышь
Компьютеры, которые используются в отделах, имеют следующую
конфигурацию (таб.1.3).
Таблица 1.3
Конфигурация персональных компьютеров отделов
Название параметра
Характеристика
Процессор
Intel Core i3-8100 (3.6 ГГц)
ОЗУ
RAM 8 ГБ
Жесткий диск
HDD 1 ТБ
Видеокарта
Intel UHD Graphics 630
Дисковое оборудование
DVD+/-RW
Сетевое оборудование
LAN / Wi-Fi / Bluetooth / кардридер
Периферийное оборудование
клавиатура + мышь
Принтеры модели Canon LBP 1120.
Маршрутизатор TP-LINK TL-WR841N с частотой 2.4 ГГц, скоростью Wi-
Fi 300Мбит/с, интерфейсом из четырех портов 10/100M LAN (типу RJ45) и
одного порта 10/100M WAN (типу RJ45).
На всех компьютерах и ноутбуках установлен стандартный пакет
программного обеспечения:
– операционная система Windows 10 x64 bit Pro;
– пакет Microsoft Office 2010;
– WinRAR;
– Adobe Acrobat 6.0 Professional;
– Google Chrome;
– Advanced SystemCare;
– графический редактор – GIMP;
– векторный редактор – Inkscape.
21
Для ведения бухгалтерии, расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС,
ПФР и ФСС в отделе городского архива в составе Управления делами
Администрации города Реутов используется 1С Бухгалтерия 8.2.
На рисунке 1.3 представлена программная архитектура.
Интернет
Интернет
Компьютер главного бухгалтера
ОС Windows 10
1С Бухгалтерия 8.2
MS Office 2010
WinRar
Adobe Acrobat 6.0
Professional
Компьютер бухгалтерии и отдела кадров
ОС Windows 10
1С Бухгалтерия 8.2
MS Office 2010
WinRar
Adobe Acrobat 6.0
Professional
БД бухгалтерии
ПО компьютеров отделов
ОС Windows 10
GIMP
MS Office 2010
WinRar
Adobe Acrobat 6.0
Professional
Inkscape
Google Chrome
Google Chrome
Google Chrome
ПО компьютера директора
ОС Windows 10
GIMP
MS Office 2010
WinRar
Adobe Acrobat 6.0
Professional
Inkscape
Google Chrome
Рис.1.3. Программная архитектура
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В целом бизнес процессы работы городского архива условно можно
разделить на два взаимосвязанных процесса – прием документа в архив и
обработка запроса гражданина на выдачу архивной информации.
22
При приеме документа в архив соблюдается следующая
последовательность [24]:
– поступает один из видов документов, который подлежит архивации,
такие как свидетельство о рождении, о смерти, копии имущественного
характера, данные по трудовой деятельности и прочее;
– сотрудники отдела приема архивных документов проводят опись
документа, заполняя соответствующие поля формы;
– запись по документу вносится в книгу архива;
– после этого документ, опись о нем передаются в архив;
– сотрудники отдела хранения архивных документов принимают
документы;
– в соответствии с описью документ располагается в хранилище,
которые распределены по типам документов.
При обращении гражданина выполняется следующая последовательность
[3]:
– сотрудники справочной службы принимают гражданина и опрашивают
его;
– определив цель посещения архива, сотрудники могут сформировать
запрос на получение данных по документам, запрос может содержать такие
параметры как период создания документа, тип документа, ФИО гражданина по
которому необходимо представить архивные данные;
– запрос пересылается в отдел хранения архивного фонда;
– в соответствии с запросом сотрудники отдела хранения ищут
информацию по данному документу и формируют ответ на поступивший запрос;
– результатом запроса является позитивный ответ – информация по
документу, справки или сформированные выписки, или отрицательным – ничего
не было найдено по сформированному запросу.
Как можно представить из данного описания все задачи решаются в
бумажной форме: ведение книги архива, формирование запроса, оформление
запроса гражданина.
Схемы основных этапов работы отдела городского архива в модели «AS-
IS» представлены в виде IDEF0-диаграмм [17]. Для наглядности отображения
23
процессов воспользуемся диаграммами описания IDEF. Стандарт IDEF
используется как инструмент для создания компьютерных программ,
поддерживающих производственные процессы, а также как инструмент,
позволяющий составлять диаграммы процессов в сервисных и
производственных компаниях. Стандарт IDEF позволяет определить масштаб
анализа и построить отношения между аналитиком и его клиентом. IDEF
используется как средство коммуникации из-за нормализованных графических
символов и как инструмент анализа, показывая, какие действия должны
выполняться для правильного моделирования процесса. Стандарт IDEF0 также
помогает определить сильные и слабые стороны моделируемой системы [16].
Изначально формируется контекстная диаграмма, которая представляет
собой один блок, имеющий входы (стрелки слева), выходы (стрелки справа),
управление (стрелки сверху), механизмы (стрелки снизу).
На рисунке 1.4 представлена контекстная диаграмма «Деятельность
отдела городского архива».
Рис.1.4. Контекстная диаграмма «Деятельность отдела городского архива»
24
Процесс представлен в виде блока, входными элементами являются:
– типы документов для архива;
– данные документа;
– параметры запроса гражданина.
Выходными элементами являются:
– описанный документ;
– документ в архиве;
– перечень документов в архиве;
– найденный документ.
Управлением является поток нормативы, приказы и распоряжения.
Механизмом является персонал архива.
Далее процесс анализа представляет собой детализацию процессов. На
рисунке 1.5 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Декомпозиция
представлена пятью блоками [13]:
– принять документ в архив с входами типы документов для архива и
данные документа, выходом – описанный документ, управлением нормативы,
приказы и распоряжения, механизм – персонал архива;
– сдать документ в архив с входом описанный документ, выходом –
документ в архиве, управлением нормативы, приказы и распоряжения, механизм
– персонал архива;
– обработать запрос клиента с входом параметры запроса гражданина,
выходом – требования к архивному документу, управлением нормативы,
приказы и распоряжения, механизм – персонал архива;
– сформировать ответ на поступивший запрос с входами требования к
архивному документу и описанный документ, выходами – перечень документов
в архиве и найденный документ, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива.
25
Рис.1.5. Декомпозиция контекстной диаграммы
Представим детализацию каждого блока по отдельности. На рисунке 1.6
представлена детализация блока «Принять документ в архив». Блок имеет
следующую детализацию:
– проверить подлежит документ архивации с входом типы документов
для архива, выходом – документ предназначен для архива, управлением
нормативы, приказы и распоряжения, механизм – персонал архива;
– выполнить опись документа с входами документ предназначен для
архива и данные документа, выходом подготовленная опись, управлением
нормативы, приказы и распоряжения, механизм – персонал архива;
– передать документ и опись в архив с входом подготовленная опись,
выходом – описанный документ, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива.
26
Рис.1.6. Детализация блока «Принять документ в архив»
Большой интерес вызывает процесс «Выполнить опись документа» (см.
рис.1.7). Детализация блока представлена следующими операциями:
– выбрать тип документа из перечня с входом документ предназначен
для архива, выходом – поля описи, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива;
– ввести информацию по периоду с входами поля описи и данные
документа, выходом – период, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива;
– ввести информацию по гражданину с входами поля описи и данные
документа, выходом – данные гражданина, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива;
– выполнить краткое описание по документу с входами поля описи и
данные документа, выходом – краткое описание, управлением нормативы,
приказы и распоряжения, механизм – персонал архива;
В некоторых случаях детализация процессов может достигать третьего,
четвертого и даже пятого уровня, чем детальнее представлен процесс, тем проще
27
выполнять проектирование системы. В данном случае выполнена детализация
третьего уровня [16].
Рис.1.7. Блок детализации «Заключить договор на услуги»
Детализация блока «Сдать документ в архив» представлен на рисунке 1.8.
Блок представлен следующей детализацией:
– принять описанный документ в архив с входами описанный документ,
выходом – данные для записи, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива;
– внести запись по документу в книгу записей с входом данные для
записи, выходом – документ записан, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива;
– поместить документ в место хранения в соответствии с типом с входом
документ записан, выходом – документ в архиве, управлением нормативы,
приказы и распоряжения, механизм – персонал архива.