108
2. Обработка записей.
3. Анализ результатов (выходные документы).
4. Печать и выдача выходных документов.
Нормы выработки рассчитаны исходя из того, что обработка документов
происходит в ручном режиме и с применением ПК для работы с табличным
редактором, где обрабатывается информация о документообороте. Ввод данных
осуществляется так же путем ручного набора и копирования данных, а так же
их последующее исправление и сохранение после присвоения
регистрационного номера. Все изменения с документами описываются в
электронном файле ,после ручного поиска соответствующей строки документа
и проведения возможных правок по маршруту движения документа и
исполнителям.
Теперь перейдем непосредственно к расчетам. Для начала необходимо
рассчитать T0 – трудоемкость обработки данных по базовому варианту,
таблица 3.2.
Для расчета по проектному варианту с учетом внедрения средств
автоматизации выделены следующие работы, которые производятся с
применением ЭВМ и ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» для
ведения учета всего документооборота организации с помощью ИС. Учет
операций производится в документостроках и символах, поскольку они
записываются в базу данных и обрабатываются при формировании итоговой
информации.
Работы проектного варианта для расчета:
1. Прием, визуальный контроль и регистрация входных документов
2. Ввод в ЭВМ
3. Проверка данных
4. Обработка
5. Анализ и выдача результатов
6. Печать и выдача выходных документов.
Расчет по проектному варианту представлен в таблице 3.3.
109
Таблица 3.3
Расчет трудовых и стоимостных показателей по базовому (смешанному) варианту
№
п/
п
Наименование
операций
технологическо
го процесса
решения
комплекса
задач
Оборудовани
е
Ед. Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработк
и (опер/в
час.)
Трудоемк
ость
Средне-
часовая
зарплата
специалист
а (руб.)
Часовая
норма
амортизаци
и (руб. за
час)
Часовая
стоимость
накладны
х
расходов
(руб.)
Стоимостны
е затраты
для ручных
операций
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1
Прием,
визуальный
контроль и
регистрация
ПЭВМ
Док/строк
и
33240
1200
28
150
20
12000
337109
2
Обработка
записей
ПЭВМ
Символы
2127360
200000
10,64
150
20
5200
57119,616
3
Анализ
результатов
(выходные
документы)
ПЭВМ
Док/строк
и
212208
25000
8
150
20
5000
43884,6144
4
Печать и выдача
выходных
документов
ПЭВМ
Док
6840
900
8
150
20
6000
46892
Итого
54
485005,23
104
110
Таблица 3.4
Расчет трудовых и стоимостных показателей по автоматизированному варианту
№
п/
п
Наименование
операций
технологическ
ого процесса
решения
комплекса
задач
Оборудован
ие
Ед. Изм.
Объем
работы в
год
Норма
выработки /
производительно
сть устройств
ЭВМ (опер/в
час.)
Трудоемк
ость
Средне-
часовая
зарплата
специалист
а (руб.)
Часовая
норма
амортизац
ии (руб. за
час)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостн
ые затраты
для
операций,
вып. на
ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
1
Прием,
визуальный
контроль и
регистрация
входных
документов
ПЭВМ
Док/стро
ки
245448
150000
2
150
20
12000
19914,0144
2
Ввод в ЭВМ
ПЭВМ
Символы
15708672
2000000
7,85
150
20
5200
42177,7843
2
3
Проверка
данных
ПЭВМ
Док/стро
ки
33240
12000
3
150
20
5000
14320,9
4
Обработка
ПЭВМ
Операци
и
15708672
2000000
8
150
20
6000
48461,2531
2
5
Анализ и выдача
результатов
ПЭВМ,
сервер
Док/стро
ки
212208
100000
2
150
20
9000
19459,4736
6
Печать и выдача
выходных
документов
ПЭВМ,
принтер
Док/стро
ки
245448
150000
2
150
20
18000
29731,9344
Итого
24
174 065,36
105
111
Расчет производится исходя из того, что обработкой данных занимается
один специалист, а именно секретарь.
Следует учесть, что ведется рассмотрение деятельности секретаря
связанная с работой с учетом документов в процессе документооборота. При
этом у специалиста имеется множество других работ и ответственности,
которые не имеют отношения в рассматриваемой предметной области.
Результаты вычислений представлены в таблицах 3.3 и 3.4. По этим
таблицам видно, что трудоемкость Т
0
обработки документов по базовому
варианту без автоматизации составляет около 54 часов в год, а стоимостные
затраты С0 на обработку документов – 485005,23 рубля в год.
В то время как трудоемкость Т1 обработки документов по
автоматизированному варианту составляет около 24 часа в год, а стоимостные
затраты С1 на обработку документов – 174065,36 рублей в год.
Изменение трудовых затрат в год составит 31 часа.
Изменение стоимостных затрат составит 310 939,87 рубля.
Данное изменение в трудовых и стоимостных затратах показывает, что
внедряя ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» при способе
автоматизации «Узкое место», производится сокращение количества ручных
операций секретаря и руководителя организации, а так же упрощает доступ к
документам руководителей подразделений, производится экономия времени и
стоимостных ресурсов использования ЭВМ.
Внедрение ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» позволяет
секретарю автоматизировать некоторые функции работы с документами и их
обработки, а так же получать в автоматизированном варианте отчеты по
движению документов.
ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» позволяет сократить
время обработки данных за счет автоматизации следующих функций:
учет всех видов документов;
проведение назначений на исполнение документов;
ведение учета виз документа и контроля исполнения;
112
формировать все необходимые виды отчетной документации по
документообороту.
В результате сотрудники получают экономию времени, за счет
уменьшения трудозатрат на ввод обработку и хранение информации, а так же
будет производить типовые операции по вводу информации о документах, их
описание и формирование документов о назначении исполнителя и визы
документа на уже введенных данных.
Сравнительная диаграмма изменения трудовых затрат представлена на
рисунке 3.1.
Рисунок 3.1. Сравнительная диаграмма изменения трудовых затрат
Поскольку изменяются трудовые затраты, то так же можно провести
расчет стоимостных затрат и стоимостного изменения, которое произойдет
после внедрения проекта ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» в
организации.
Стоимостные изменения подразумевают денежное выражение экономии
трудового времени секретаря при работе с документами.
Изменение стоимостных затрат в связи с внедрением ИС
«Документооборот» для АО «Эктив телеком» представлен она рисунке 3.2.
54
24
31
0
10
20
30
40
50
60
Трудовые затраты по
базовомум варианту
Трудовые затраты по
проектному варианту
Изменение трудовых затрат
Часов в год
113
Рисунок 3.2. Сравнительная диаграмма изменения стоимостных
затрат
Производится расчет показателя эффективности от внедрения новой
информационной системы. Для принятия во внимание неучтенных показателей
и непредвиденных трат будет учитываться 15% погрешность от показателей
трудовых и стоимостных затрат, таблица 3.5.
Таблица 3.5
Показатели эффективности от внедрения новой системы
Затраты
Абсолютное
изменение
затрат
Коэффициент
изменения
затрат
Индекс
изменения
затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоемкость
T
0
(час)
T
1
(час)
∆Т = T
0
– T
1
Кт =
∆Т/T
0
*100%
Iт = T
0
/T
1
54
24
31
57%
2,25
Стоимость
С
0
(руб.)
С
1
(руб.)
∆С = С
0
– С
1
Кс =
∆С/С
0
*100%
Ic = С
0
/С
1
485005,23
174065,36
310939,87
64%
2,79
Для определения первоначальных капитальных вложений нужно
рассчитать часовую заработную плату с учетом налогов и накладных расходов,
а также количество часов, затрачиваемых на проектирование,
485 005,23
174 065,36
310 939,87
-
100 000,00
200 000,00
300 000,00
400 000,00
500 000,00
600 000,00
Стоимостные затраты по
базовому варианту
Стоимостные затраты по
проектному варианту
Изменения стоимостных
затрат
Рублей
114
программирование, внедрение и отладку новой системы.
Заработная плата программиста составляет 30000 рублей без учета
страховых выплат. Но нужна почасовая заработная плата: она составит 30000 /
(21 * 8) = 178 рублей в час. Следовательно, с учетом страховых выплат она
увеличится до 231 рубль в час.
В процессе работы была проведена настройка ИС «Документооборот»
для АО «Эктив телеком» для многопользовательского режима, а также
проведены работы по настройке платформы 1С Предприятие для работы
системы в многопользовательском режиме. На это было потрачено 48 часов
рабочего времени администратора ЛВС. Администратор ЛВС имеет часовую
ставку 290 рублей.
Кроме того, необходимо учитывать и стоимость персонального
компьютера, на котором была проведена разработка ИС и тестирование, его
стоимость – 30000 рублей. Затраты на проектирование и внедрение проекта
представлены в таблице 3.6.
Таблица 3.6
Расчет затрат на проектирование и внедрение проекта
Вид работ
Длительность
(час)
Стоимость (руб.)
Затраты
(руб.)
Проектирование
50
231
11550
Программирование
60
231
13860
Отладка и внедрение
32
231
7392
Машинная
реализация
25
231
5775
Обеспечение ИБ
48
290
13920
Итого:
52497
Следовательно, в дальнейших расчетах будет использоваться сумма
82497 = (52497 + 30000) рублей.
Для расчета годового экономического эффекта от внедрения проекта
нужно учитывать, что нормативный коэффициент эффективности капитальных
вложений для всех отраслей составляет 15%, следовательно:
115
Э = 310939,87 – 82497* 0,15 = 298565,32 (руб.).
Срок окупаемости капитальных затрат по проекту:
Ток = 82497 / 310939,87= 0,27 (3,5 месяца).
Тогда расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат
составит:
Ep = 1 / 0,27 = 3,70.
Для того чтобы проект автоматизации считался эффективным
необходимо, чтобы расчетный коэффициент эффективности капитальных
затрат был больше 0,7. Как видно из расчетов, внедрение данной
информационной системы является эффективным.
Таким образом, срок окупаемости проекта составляет примерно 3,5
месяца. На рисунке 3.3 изображена диаграмма, отображающая соотношение
прямого экономического эффекта и затрат на внедрение автоматизированной
системы. Очевидно, что разработка ИС «Документооборот» для АО «Эктив
телеком», является достаточно эффективной с экономической точки зрения.
Рисунок 3.3. Соотношение затрат на внедрение проекта с прямым
годовым экономическим эффектом
310939,87
82497
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
Годовой экономический эффект Затраты на внедрение
Рублей
116
Разработанная ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» является
эффективной. Экономическим эффектом от внедрения может служить
автоматизация выполняемых работ с учетом документов в рамках
автоматизации документооборота предприятия.
Достигнутая экономическая эффективность в части стоимостных затрат
позволит распределить должностные обязанности для секретаря, или же
определить новый вид работ, который сейчас не выполняется. Использование
ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» повышает оперативность
работы секретаря с информацией о имеющихся в работе документах, а так же
позволяет более оперативно отражать все поступившие входящие документы и
передать их в работу, а так же регистрировать и отправлять исходящие
документы, с сохранением истории работы с ними.
117
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Достигнута цель выпускной квалификационной работы – проведена
автоматизация документооборота АО «Эктив телеком».
В рамках выпускной квалификационной работы произведена разработка
информационной системы «Документооборот» для АО «Эктив телеком» на
платформе 1С Предпряити 8.3.
Для достижения поставленной цели были решены все поставленные
задачи выполнения работы.
Произведено рассмотрение АО «Эктив телеком», дана ее краткая
характеристика и произведено рассмотрение показатели деятельности.
Компания имеет положительный баланс, имеет тенденции роста прибыли.
Компания имеет линейную структуру управления, для чего выделены
подразделения и структурные руководители. Рассмотрено назначение и
описание деятельности всех подразделений и определены задачи всех
сотрудников. Рассмотрена ИТ-структура АО «Эктив телеком», а так же все
используемые технические и программные средства использующиеся в
организации для обеспечения выполнения работы сотрудников и работы с
информацией. Имеющееся техническое и программное обеспечение позволяет
использовать современные средства автоматизации.
Произведено рассмотрение задач автоматизации, для чего произведено
рассмотрение существующих бизнес процессов, а так же выполнено
моделирование в нотации IDEF0 для деятельности по ведению
документооборота АО «Эктив телеком», произведена ее декомпозиция. На
основании проведённого моделирования определены задачи для автоматизации
и требования к программному решению. Произведено обоснование
необходимости использования вычислительной техники для решения задачи.
Рассмотрены меры обеспечения информационной безопасности АО
«Эктив телеком», средства ее обеспечения и нормативная информация,
существующая в организации.