98
Подсистема отчеты позволяет сформировать отчеты по всем видам
документов. Отчет выполнен в виде исполняемого модуля, который позволяет
сформировать отчет по требованию. Отчет по внутренним документам
представлен на рисунке 2.39.
Рисунок 2.39. Отчет по внутренним документам
Отчет по входящим документам представлен на рисунке 2.40.
Рисунок 2.40. Отчет по входящим документам
Отчет по исходящим документам представлен на рисунке 2.41.
Рисунок 2.41. Отчет по исходящим документам
Отчет по визам документов представлен на рисунке 2.42. Отчет по
исполнителям представлен на рисунке 2.43.
99
Рисунок 2.42. Отчет по визам документов
Рисунок 2.43. Отчет по назначенным исполнителям
Подсистема «Журналы» позволяет по видам документов просмотреть все
зарегистрированные документы по видам и осуществить к ним доступ,
сортировка документов осуществляется по дате регистрации.
После того как система установлена и запущена производится этап
тестирования работы и опытной эксплуатации. Тестирование позволяет создать
критические ситуации работы программы и проверить результат ее работы и
реакцию на заведомо неправильные действия [37].
В процессе работы с программой производятся уточнения, настройки и
правильность работы, формируются уточнения для дальнейшего развития
системы.
Параметры тестирования ИС «Документооборот» для АО «Эктив
телеком» представлены в таблице 2.38.
100
Таблица 2.38
Тестирование ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком»
Наименование
Функция
(операция)
Данные для
тестирования
Результат
тестирования
Тест № 1
Создание элемента
справочника
«Контрагенты»
Данные об
организации из
документов
«Входящий документ»
и «Исходящий
документ»
Ошибок не
обнаружено
Тест № 2
Создание входящего,
исходящего и
внутреннего
документов
Все виды документов
созданы и сохранены
Ошибок не
обнаружено
Тест № 3
Создание документа
«Назначение
исполнителя»
Назначается
ответственный над
работой с документом
Ошибок не
обнаружено
Тест № 4
Создание документа
«Визирование
документа»
Создание визы
документов
Ошибок не
обнаружено
Тест № 5
Редактирование
документа через
открытие в журнале
Произведено
редактирование всех
видов документов
Ошибок не
обнаружено
Тест № 6
Формирование отчета
за период
Отчет по входящим,
исходящим и
внутренним
документам
Ошибок не
обнаружено
В процессе тестирования были проверены все подсистемы ИС
«Документооборот» для АО «Эктив телеком» и все справочники и документы,
которые обрабатываются в системе и хранят информацию.
Таким образом, проведенное тестирование показывает, что данная
система в полной мере обеспечивает контроль правильности ввода исходных
данных, хотя и предусматривает исключение ввода неуникальных номеров,
символьных знаков вместо цифр и пропущенных позиций.
101
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Экономический эффект от внедрения проекта – это экономический
результат внедрения средств автоматизации в виде программных средств или
информационной системы, а так же изменения бизнес-процессов в связи с их
автоматизацией, выраженный в стоимостной форме, а так же в виде изменения
структуры и объема трудовых затрат на выполнения этих же самых операций с
учетом средств автоматизации.
Экономическая эффективность проекта может быть выражена
следующими изменениями:
улучшение показателей основной детальности за счет сокращения
операций и уменьшения времени на их выполнение;
повышение качества выполняемых работ;
повышение технической и программной оснащенности, и как
следствие повышение оперативности получения информации и переработанных
данных;
уменьшение численности персонала участвующего в обработке
информации;
снижение затрат на эксплуатационные и сопутствующие
материалы, а так же общую совокупную стоимость владения основных средств.
Экономический эффект от внедрения проекта автоматизации
рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технико-
экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объёмах
использования программного изделия [7].
Важным показателем эффективности проекта автоматизации является
срок окупаемости проекта. Чем он меньше, тем быстрее предлагаемое решение
позволит уменьшить затраты на проведение автоматизации и сократит
102
издержки организации. Срок окупаемости представляет собой величину,
обратную коэффициенту эффективности [20].
Для оценки экономической эффективности проекта будут использоваться
следующие экономические показатели:
годовой экономический эффект;
коэффициент экономической эффективности капитальных
вложений;
срок окупаемости капитальных вложений;
трудоемкость обработки информации;
эксплуатационная стоимость затрат;
годовая экономия затрат на материалы.
Экономический эффект – это результат внедрения какого-либо
мероприятия, выраженный в стоимостной форме в виде экономии от его
осуществления.
Для оценки экономической эффективности внедрения ИС можно
использовать систему частных показателей. Частные показатели необходимы
для оценки частного экономического эффекта, получаемого по отдельным
источникам экономии.
Для проведения оценки экономического эффекта будет использоваться
метод TCO (Метод совокупного стоимостного владения), который позволяет
оценить трудовые затраты и затраты на содержание и владение
информационными ресурсами и техническим обеспечением, а так же через это
значение выделить возможности базового владения и владения после
проведения автоматизации [25].
Затраты будут сравниваться в виде расчетов двух вариантов, а именно
затраты на обработку документов в ручном режиме, без применения средств
автоматизации, и автоматизированном варианте, с учетом применения средств
автоматизации. Полученное значение изменения трудовых и стоимостных
затрат будут отражать получение экономического эффекта, за счет проведения
автоматизации и сокращения выполнения операций, тем самым организация
103
получив возможности по сокращению операций может использовать
освободившиеся трудовые и стоимостные ресурсы в других целях, за счет чего
будет достигнута экономия. Для расчета экономического эффекта будут
использоваться следующие показатели, рассчитывающиеся по формулам.
1. Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) [час/год]:
T T T
0 1
, (3.1)
где Т
0
– трудовые затраты на обработку информации по базовому
варианту;
Т
1
– трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (K
T
):
.100*
0
T
T
K
T
(3.2)
3. Индекс снижения трудовых затрат или повышения производительности
труда (
Y
T
):
1
0
T
T
Y
T
(3.3)
К стоимостным показателям относятся следующие:
1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (С) [руб/год]:
C C C
0 1
, (3.4)
где
С
0
– стоимостные затраты на обработку информации по базовому
104
варианту [руб/год];
С
1
– стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту [руб/год].
2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (
K
c
):
.100*
0
C
C
K
c
(3.5)
При оценке эффективности используются обобщающие и частные
показатели.
К основным обобщающим показателям экономической эффективности
относятся:
годовой экономический эффект;
срок окупаемости системы;
расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений.
Годовой экономический эффект от внедрения проекта (Э) определяется
как разность между годовой экономией от внедрения автоматизированного
решения и нормативной прибылью, полученной от внедрения средств
автоматизации [руб/год]:
нп
EKСЭ *
,
(3.6)
где
К
П
– единовременные затраты, тыс. руб.;
Е
Н
– нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений.
К единовременным затратам на разработку автоматизированного
решения (
К
П
) относятся затраты (в руб.), которые имеются на этапах
проектирования и программной реализации комплекса задач, а также затраты
на отладку и внедрение полученного программного решения для автоматизации
деятельности выбранной предметной области [26].
105
Произведение
нп
ЃK *
в данном случае следует рассматривать как
нормативную прибыль [в руб.], которая должна быть получена от внедрения
системы. Значение
Е
Н
нормативно установлено в размере 0,15 для всех
отраслей и может быть применено для сравнения по капитальным вложениям.
Данный коэффициент представляет собой сравнительное минимальное
значение капитальных вложений, ниже которых они нецелесообразны и
система может быть признана не эффективной с экономической точки зрения.
К
П
= С
ПРОЕКТ
+ С
ПРОГР
+ С
ОТЛ
+ С
МАШ ,
(3.7)
где С
ПРОЕКТ
– затраты на проектирование комплекса задач [руб/год];
С
ПРОГР
– затраты на программирование комплекса задач [руб/год];
С
ОТЛ
– затраты на отладку и внедрение комплекса задач [руб/год];
С
МАШ
– затраты на машинное время [руб/год].
Срок окупаемости (Т
ОК
) [руб/год] представляет собой отношение
капитальных затрат на разработку и внедрение ИС к годовой экономии:
Т
К
С
ок
П
(3.8)
Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных
затрат (
Е
Р
) представляет собой отношение годовой экономии (годового
прироста прибыли) к капитальным затратам на разработку и внедрение ИС:
Е
С
К Т
Р
П ок
1
(3.9)
Рассмотренные показатели эффективности проекта должны быть
рассчитаны для конкретной задачи и произведена оценка эффективности
полученного программного решения.
106
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Расчет показателей экономической эффективности проекта по реализации
ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» производятся для двух
сравнительных вариантов, а именно базовый вариант и проектный.
Базовый вариант рассчитывается с учетом ручного выполнения всех
операций по учету и регистрации документопотока организации в бумажных
журналах, а так же постоянный ручной учет всех документов и их описание,
для упрощения поиска документов.
Проектный вариант подразумевает автоматизированный учет документов,
с применением ЭВМ, а так е хранение всех данных о документообороте
организации с помощью ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком».
Для проведения оценки потоков информации, который обрабатывается
специалистами производится оценка документов и сведений, количество
отчётов и их состав.
Для учета потоков информации производится подсчет количества
документов, а так же их структуры и количества содержимой в них
информации на основании изучения предметной области и документопотока,
рассмотренного на этапе моделирования предметной области и выяснения
количественных показателей обработки данных.
Все описываемые документы были учтены в процессе построения
информационной модели и проектирования базы данных и впоследствии
должны быть обработаны в виде записей и документов в ИС
«Документооборот» для АО «Эктив телеком» секретарем, так как он является
ответственным за документооборот организации.
После разработки ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком»
появляется необходимость заполнения справочников, которые хранят значения
для актуализации данных таблиц с документами.
В таблице 3.1 представлены объемные характеристики потоков
информации, большинство показателей являются средними величинами.
107
Таблица 3.1
Объемные характеристики потоков информации
Договор
Количество
документо-
строк в
одном
документе
Количес
тво
докумен
тов в
месяц
Годовой объем информации в
величинах:
Докумен
тах
Докумен
то-
строках
Символ
ах
Приказ на подпись
349
13
156
54444
2376816
Подписанный
приказ
31
15
180
5580
138420
Распоряжение
15
15
180
2700
37980
Должностная
инструкция
25
48
576
14400
265536
Исходящая
корреспонденция
25
47
564
14100
170328
Входящая
корреспонденция.
31
26
312
9672
244296
Итого по входным:
1968
100896
3233376
Выходная
корреспонденция
31
15
180
5580
139500
Отчёт
502
1
12
6024
259032
Служебная записка
22
10
120
1320
122580
Итого по
выходным:
324
34932
1068588
Итого:
2292
135828
4301964
Для проведения расчетов эффективности внедрения ИС
«Документооборот» для АО «Эктив телеком»необходимо оценить все
документы по количеству записей в документе, частоте возникновения и
трудоемкости работы с ними до внедрения и после внедрения.
Для этого будут рассчитаны входные и выходные потоки информации, с
которыми работает секретарь, а так же руководитель организации, а так же все
формы и документы. Среднечасовая заработная плата секретаря составляет 150
руб. Исходя из этого производится расчет обработки данных.
Обработка документов по базовому варианту рассчитывается исходя из
количества документов и докумнетострок документах.
Выделены следующие работы по базовому варианту:
1. Прием, визуальный контроль и регистрация.