25
документами компании через Интернет, которые по какой-либо причине связаны
с частыми командировками и изоляцией от головного офиса.
Архитектура системы:
Система "ЕВФРАТ-Документооборот". Существует клиент-серверная
архитектура. С помощью «HTTP-сервера» и модуля AWP «Диспетчер» доступ к
системе можно получить через Интернет. Наличие подсистемы обмена
документами позволяет организовать географически распределенную работу. В
качестве базы данных использовалась фирменная СУБД-НИКА, включенная в
продукт. Характеристики архитектуры системы и используемых механизмов
позволяют нам добиться эффективной работы и оптимальной
производительности систем электронного документооборота.
Преимущества системы:
Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволит вам повысить
эффективность вашей организации, отдела, отдела, улучшить дисциплину
исполнения, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников и
создать единое информационное и управленческое пространство на вашем
предприятии.
Для установки и эксплуатации системы "ЕВФРАТ-Документооборот" не
требуется дополнительное программное обеспечение. В отличие от аналогичных
программ, доступных на рынке, система работает на собственной встроенной
СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
- Система полностью соответствует рекомендациям WfMC (Workflow
Management Alliance) и соответствует юридическим требованиям российской
офисной работы и требованиям стандарта ISO 9000.
Система управления документами ЕВФРАТ имеет интуитивно понятный
интерфейс и проста в настройке и использовании.
-В системе есть встроенные инструменты (дизайнеры форм, дизайнеры
маршрутов, журналы и менеджеры отчетов) для адаптации системы к
требованиям организации.
26
- Система обеспечивает необходимые функции для комплексной работы с
документами и бизнес-процессами, поддерживая технологию документооборота.
- Встроенное сканирование и распознавание объектов и поддержка
потокового сканирования. Уникальные технологические разработки, созданные
специалистами компании Cognitive Technologies - технология Drag&Recog
(распознавание "на лету"), и встроенный модуль просмотра и печати.
- Расширенный поиск с использованием морфологического анализа
текста.
-Возможность создавать отчеты и журналы с помощью встроенного
генератора отчетов.
-Поддерживает географически распределенную работу за счет подсистемы
обмена документами в системе.
-Возможность обрабатывать документы и поручения с помощью веб-
браузера в любой точке мира.
- Используйте сертифицированные инструменты шифрования паролей и
используйте электронные цифровые подписи.
- Разграничение прав доступа и использование ролевых механизмов.
- Простое управление системы функциями АРМ "Администратор".
- Открытый API для создания интеграционного программного
обеспечения на платформе системы "ЕВФРАТ-Документооборот".
1.2.4.Система "ДЕЛО"
Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные
Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее
автоматизацию рабочего процесса в офисе и поддерживание завершенных
процессов.
Канцелярские системы могут эффективно использоваться для компаний
малого бизнеса, а также для распределенных холдингов или ведомственных
учреждений.
27
Первая версия системы "ДЕЛО" выпущена в 1996 году.
"ДЕЛО" - Первая отечественная система автоматизации
документооборота, получившая национальный сертификат высочайшего
качества ЦСЦР Российской Федерации.
В настоящее время "ДЕЛО" В России и странах СНГ есть 2000 компаний,
учреждений и организаций, которые используют инструмент, и создали более
150 000 рабочих мест. двенадцать субъектов федерации на основе системы для
внедрения автоматизированных процедур для всех уровней учреждений
"ДЕЛО".
Поддержка любой технологии работы с документами:
Система "Дело" обеспечивает автоматизацию классического рабочего
процесса компании и полное управление электронными документами. Это
позволяет создавать сложные решения автоматизации любого уровня и плавно и
без риска перейти на современные технологии управления офисом.
11
.
В соответствии с потребностями клиентов, на основе компьютерной
канцелярской системы, можно добиться:
- автоматизация традиционных (бумажных) инструментов;
- комплексное электронное управление файлами (внедрение безбумажных
технологий);
-смешанный бумажный и электронный документооборот.
Программа документирования «Дело» представляет собой гибкий и
настраиваемый продукт с широкими возможностями адаптации к любой
организационной характеристике.
Кроме того, одной из важнейших функций является поддержка принятия
правил и методов обработки документов, разработанных в отечественной
практике. Например, стандартная бизнес-логика системы может использовать
различные типы инструкций, последовательные и параллельные механизмы
11
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
28
координации, разграничение прав доступа к документам, авторизацию и
авторизацию без внесения других изменений.
Это гарантирует:
Настройте систему строго в соответствии со структурой вашей
организации и существующими методами управления офисной работой и
документооборотом, а также дальнейшими изменениями для их поддержки. В
частности, система поддерживает централизованные, распределенные и
децентрализованные решения для управления документами.
-Соблюдать требования нормативных актов и внутренних стандартов в
области документооборота и информационной безопасности.
Масштабируемость
Автоматизированный документооборот имеет практически
неограниченную масштабируемость - возможность «расширять охват» и
включать новых пользователей. В ней может работать от единицы до тысяч
пользователей одновременно.Система позволяет решать задачи автоматизации
документооборота любого уровня сложности;
Работа в Интернет / Интранет сетях;
Для обеспечения доступа к документам в системе реализован веб-
интерфейс, который может обеспечить простой и эффективный доступ к
внутреннему управлению документами с любого локального или удаленного
компьютера через сеть Интернет.
Поддержка распределенного электронного документооборота;
Электронная документация позволяет автоматически обмениваться
важными электронными документами, имеющими юридическое значение,
между организациями или географически удаленными подразделениями. В то же
время соблюдайте все юридические и документарные стандарты, а также
29
гарантируйте конфиденциальность и подлинность документов с помощью
сертифицированной защиты зашифрованной информации.
12
.
Работа с большими объемами документов.
Система хранения данных позволяет нескольким пользователям
обрабатывать большое количество документов. Фактически подтвержденные
функции - более 4 000 000 документов, более 500 пользователей одновременно.
В то же время система имеет однопользовательскую версию, которая может
использоваться с общей программной СУБД.
Соблюдать законодательные и нормативные требования в области
документооборота.
Система документооборота предприятия «Дело» обеспечивает
документооборот в соответствии с требованиями российской и международной
нормативно-правовой базы и информационной безопасности. Организационные
требования к традиционному и электронному документообороту содержатся в:
Законодательстве РФ;
ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите
информации", "Об электронной цифровой подписи", "О государственной тайне",
"О коммерческой тайне", "О персональных данных", "Об архивном деле в РФ" и
др.
Национальных стандартах РФ (некоторые из них полностью
соответствуют международным стандартам ISO);
К примеру:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами - Общие
требования;
- ГОСТ Р 6.30-2003. Единая система организационно-распорядительных
документов - требования к документам;
12
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
30
- ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный надзор за
административной и служебной деятельностью. Акцент;
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии-
Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
- Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационные
технологии. Методы и инструменты безопасности. Стандарты оценки
безопасности информационных технологий (части 1-3);
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информация о пароле защищена. Формирование и
проверка электронных цифровых подписей. Другие нормативно-методические
документы.
- Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ);
- Стандарты работы для Управления федерального органа исполнительной
власти;
Открытое и интегрированное с отраслевыми стандартами программного
обеспечения:
В системе документооборота предприятия «Дело» поддерживаются
платформа и технология для создания лидера в области информационных
технологий на мировом и отечественном рынках:
Microsoft и Oracle являются поставщиками самых популярных
корпоративных приложений.Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет
регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой
программы.
ABBYY - Ведущий разработчик программного обеспечения для
сканирования и идентификации документов и форм;
КриптоПро, СигналКом, Aladdin - разработчик надежных паролей защиты
информации и средств защиты информации.
31
Наличие открытого API-интерфейса позволяет интегрировать
корпоративные системы управления документами с различными применяемыми
на предприятии информационными системами и бизнес-приложениями.
Например:
- "1С: Предприятие";
- продукты компании "ЭОС";
- другие системы и бизнес-приложения, используемые в организации.
Кроме того, использование API-интерфейсов может расширить атрибуты
современных систем управления офисом компании для решения различных
задач.
Например:
- Отображение данных системы в наиболее удобной форме отчетности;
- Формирование типа, требуемого запросом для запроса и выбора данных;
-Доступ к системным данным через Интернет (интранет);
-Экспорт данных системы в другие базы данных клиентов и т. д.
Простота внедрения и использования:
Система «Дело» является полной копией «коробочного продукта»,
который решает проблемы автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота в большинстве организаций. Благодаря уникальному качеству
работы системы и профессионализму сотрудников компании, обеспечивается
удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей
работы пользователей. "ЭОС":
- Простота и скорость установки и настройки процедур оформления
документов (включая клиентов), краткосрочная коммерческая эксплуатация;
- Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учета в офисе,
предоставляющий максимально удобные инструменты для облегчения работы
пользователя;
32
- Итеративно тестирует практические методы для внедрения системы
электронного документооборота компании и обучения пользователей и
администраторов ее использованию;
- Квалифицированные и опытные эксперты по внедрению и консультанты;
-Услуги технической поддержки клиентов;
- Компания «ЭОС» имеет собственный учебный центр.
В соответствии со стандартной «коробочной версией», также может быть
реализована настраиваемая система электронного документооборота, которая
может полностью учитывать конкретные характеристики деятельности
организации, независимо от ее размера, вида деятельности и формы
собственности.
1.2.5.1С: Архив
1С: Архив - универсальная система управления документами, основной
целью которой является централизованное хранение документов и их версий,
предоставление сотрудникам доступа к документам для просмотра или
редактирования и быстрый поиск информации.
Использование 1С: Архива позволяет организовать хранение документов
и организовать их работу, одновременно уменьшая накладные расходы,
связанные с доступом к документам.
1С: Архив может хранить любой тип документов - офисные документы,
текст, изображения, аудио и видео файлы, документы, архивы, приложения и т.
д. Опыт показывает, что 1С: Архивирование чаще всего используется для
управления внутренними, организационными и административными
документами и контрактами.
В системе 1С: Архив документы хранятся в столбцах, например,
структура документов может быть организована в соответствии с иерархией
отделов предприятия, и каждому отделу назначается ответственный
администратор. Основное преимущество 1С: Функция архивирования
заключается в том, что вы можете получить достаточно функций по доступной
33
цене. В сочетании с широкой масштабируемостью это позволяет эффективно
использовать 1С: архивирование на малых и крупных предприятиях.
Хранение документов:
С помощью 1С: Архива вы можете создать централизованное хранилище
документов и предоставить сотрудникам контролируемый доступ к документам
в локальной сети и в Интернете. Документы хранятся в гибкой и настраиваемой
структуре папок.
Создание документов:
1С: Документы в архиве могут быть созданы на основе предварительно
сформированного шаблона, или каталоги и файлы могут быть перенесены с
локального или сетевого диска в нужную папку. Поддерживает входные файлы
со сканера, включая потоковое мультимедиа, и может распознаваться
автоматически (версия OCR). Служба распознавания работает на фоновом
сервере 1С: Архив и основана на движке Abbyy FineReader.
Учет документов:
Для 1С: Для каждого документа в архиве будет храниться учетно-
регистрационная карточка с подробной информацией в соответствии с ГОСТ
Р6.30-2003 и требованиями Национального агентства социального образования.
Состав и расположение карточных данных строго настроены и не могут быть
изменены.
Взаимодействие пользователей:
В 1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями,
прикрепляя ссылки на системные документы. Вы можете отправлять документы
по электронной почте. Чтобы упростить обработку документов, вы можете
выдавать инструкции и контролировать их выполнение.
Работа с документами:
Просмотр и редактирование документа 1С: Архивирование с
использованием соответствующего приложения. Многие распространенные
форматы документов, такие как текст, изображения, документы RTF, документы
34
HTML и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в
1С: Архив без переключения на другие приложения.
Регистрация корреспонденции:
В системе 1С: Архив вы можете отслеживать и записывать соответствие
между входящим и исходящим. В этом случае автоматически регистрируется
сквозной регистрационный номер.
Коллективный доступ:
1С: Архив предоставляет сотрудникам коллективный доступ к
документам для просмотра и редактирования. Устранить конфликты при
редактировании файлов с блокировкой файлов.
Версионирование:
При редактировании документа их предыдущие версии автоматически
сохраняются в 1С: Архиве. Можно вернуться к любой версии, чтобы узнать, кто
автор, или посмотреть изменения. Количество сохраненных версий документа не
ограничено.Доступ через Web:
Компоненты, включенные в пакет, позволяют использовать обычный веб-
браузер для организации доступа к документам. Например, это позволяет
клиентам или сотрудникам, работающим вне офиса, подключаться к системе.
Поиск:
1С: Архив позволяет вам искать документы не только по реквизитам своей
учетной записи, но и по тексту, учитывая русскую форму, то есть находя любую
форму слова, указанную в поисковом выражении. Для морфологического
анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright ©
2000 Информатик". Полнотекстовая индексация выполняется 1С: Сервер
архивации выполняется в фоновом режиме и поддерживает документы Microsoft
Office, различные типы и закодированные текстовые документы, а также
распознаваемые изображения. Еще одна функция поисковой системы состоит в
формировании набора информации по заданной теме (дайджест).
Права доступа: