72
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Внедрение автоматизации в указанной нами области деятельности Центра не
связано, по сути, с существенными затратами на разработку и поддержку системы.
Однако необходимо знать об экономическом эффекте от внедрения разработано
нами системы.
Эффективность внедрения ПО СЭД «Документы ЦМК» обусловлена
действием ряда факторов экономического, информационного и организационного
характера.
Экономический эффект проявляется в том, что учетная информация,
отражающая процесс документооборота внутри Центра, лучше и полнее
используется, а значит, а также приводит к изменениям в работе организации.
Уменьшается трудоемкость, растет производительность труда работников отделов,
обслуживающих Центр, повышается оперативность и достоверность, что
необходимо в будущем для подготовки разнообразных отчетов при постоянно
растущем информационном объеме.
Информационный эффект выражается в повышении уровня
информированности сотрудников Центра.
Организационный эффект находит свое место в освобождении сотрудников
обслуживающих отделов и отдела кадров от рутинных занятий по систематизации,
группировке и сверке данных.
Сделаем некоторые промежуточные выводы. Экономическая эффективность
составляют два главных компонента:
- сокращение затрат на проведение вычислительных операций начальниками
отделов, сотрудниками отдела кадров – для отчетов;
-совершенствование производственной и хозяйственной деятельности;
Основными инструментами, используемыми для сравнения вариантов
организации электронного документооборота являются сравнение и расчет:
- трудовых показателей,
- стоимостных показателей
73
- срока окупаемости проекта.
Экономический эффект проекта рассчитывается из анализа снижения
трудовых и стоимостных показателей.
Трудовые показатели – это:
а) абсолютное снижение трудовых затрат (Т):
Т = Т
0
- Т
1,
где Т
0
– трудовые затраты на обработку информации вручную;
Т
1
- трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому проекту;
б) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
):
К
Т
=Т / T
0
* 100%;
в) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда
(YT):
Y
T
= T
0
/ T
1.
Стоимостные показатели – это:
а) абсолютное снижение стоимостных затрат (C):
C = С
0
- С
1,
где С
0
– стоимостные затраты на обработку информации вручную;
С
1
–ястоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому проекту;
б) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
С
):
К
С
=С / С
0
* 100%;
3) индекс снижения стоимостных затрат (Y
С
):
Y
С
= T
0
/ T
1.
Кроме вычисленных показателей, также целесообразно рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение данного проекта.
Срок окупаемости (т.е. величина, обратная коэффициенту эффективности)
является показателем эффективности использования капиталовложений. Это
период времени, в течение которого произведенные затраты на ПО окупаются
полученным эффектом[2].
74
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Теперь рассчитаем трудовые и стоимостные затраты на работу в базовом
варианте и после внедрения разрабатываемого нами ПО.
Расчет трудовых затрат по базовому варианту и проекту.
а) Базовый вариант
Объём работы измеряется количеством документов, которые должны быть
обработаны специалистом обслуживающего отдела. Поскольку учет заявок в
обслуживающие отделы ведется на основе бумажных форм документов,
ответственные лица заносят вручную нужные сведения на формализованный бланк
и, в свою очередь, анализ представленной информации происходит без применения
средств автоматизации.
Объем работы за год составляет приблизительно 2000 записей.
Норма выработки при базовом варианте показывает, сколько за 1 час
специалист какого-либо (усредненного) отдела обслуживания может обработать
заявок при базовом варианте решения задачи. В данном случае норма выработки
составляет 2 документа в час.
Трудоёмкость (Т
Б
) – это деление объёма работы на норму выработки:
Т
Б
=2000 /1,5 = 1200 час.
б) Проектный вариант.
Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист
какого-либо (усредненного) отдела обслуживания за 1 час обрабатывает
документов при использовании разработанной нами системы.
Норма выработки составляет 14 документов в час.
Трудоёмкость (Т
П
) определяется делением объёма работы на норму
выработки:
Т
П
= 2000 / 14 = 142,8 часов.
Абсолютное снижение трудовых затрат (∆T) высчитывается по формуле:
∆T= Т
П
-Т
Б
∆T= 1000-142,8=857,2 часов.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):
К
т
=∆T/T
Б
75
К
т
=857,2/1000 х 100%=85,7%
Индекс снижения трудовых затрат, или повышение производительности
труда (Y
т
):
Y
Т
=Т
Б
/Т
П
Y
Т
=1000/142,8=≈7
Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:
а) Базовый вариант
1. Материальные затраты.
В материальные затраты на обработку информации входят затраты на
расходные материалы (канцтовары): тетради для черновиков, папки-
скоросшиватели, ручки, линейки, ластики, штрих, а такжебумага формата А4. По
нашим подсчетам, в месяц на всё это необходимо расходовать около 400 рублей.
Заправка картриджа на МФУ марки Canon (например, модели MF3010): 1
шт. х 350 руб. = 350 руб.
Итого: 400+350=750 руб. в месяц
Соответственно за год потребуется:
750 х 12 = 9000 руб.
2.Трудовые затраты.
Количество работников – четыре сотрудника из четырех подразделений –
отдела автоматизированных систем управления, отдела метрологии, отдела
снабжения и хозяйственно-технического управления.
Минимальная месячная ставка специалистов отделов АСУ и метрологии
(техник) составляет 9500 рублей.
Месячная ставка специалиста хозяйственно-технического управления
(специалист по снабжению) составляет 12800 рублей.
За год выплаты специалистам отделов АСУ и метрологии составляют
каждому по:
9500 х 12 = 109236 рублей
А выплаты специалисту хозяйственно-технического управления составляют:
12800 х 12 = 153600 рублей.
Всего затраты на базовый вариант обработки информации насчитывают:
С
Б
=90000+109236 х 2 + 153600 + =381072 рублей.
76
б) Проектный вариант.
1. Материальные затраты.
В материальные затраты на обработку информации входят следующие
расходные материалы:
- картриджи: 1 шт. х 350 руб. = 350 руб.;
- бумага формата А4: 1 шт. х 250 руб. = 250 руб.
Итого: 350 + 250 = 600 руб. в месяц
Соответственно за год потребуется:
600 х 12 = 7200 руб.
2.Трудовые затраты.
Количество работников – 1 сотрудника отдела АСУ, который бы следил за
разработанной программы и за базой данных.
Ставка специалисту отделов АСУ соответствующей квалификации
(инженер-программист) составляет 14000 рублей, что в год составляет:
14000 х 12 = 168000 рублей.
3.Накладные расходы.
Расходы на электроэнергию в нашем примере не учитываются, т.к. никакого
дополнительного расхода электроэнергии не происходит.
Расходы на сопровождение могут составлять, например, 10000 рублей в
месяц специалисту отдела АСУ в качестве премиальных или же надбавки за
расширение зоны ответственности. В год эта сумма будет составлять:
10000 х 12 = 120000 рублей
Срок действия проекта - 5 лет, тогда амортизационные отчисления составят
20% (100% / 5) от капитальных вложений.
Капитальные вложения (или инвестиции) в создание проекта.
Было рассчитано, что для создания проекта нужно два инженера-
программиста отдела АСУ, из которых один бы создавал программу, а другой –
занимался конвертированием данных сотрудников из других баз в одну общую.
Для создания функциональной программы нужно три месяца. Инженеров-
программистов можно стимулировать к работе выплатой премий в размере 15000
рублей в месяц. Тогда за три месяца общие расходы на создание программы
составят:
77
10000 х 2 х 3 = 60000 рублей
Таким образом сводный инвестиционный план проектасоставляет 90000
рублей.
Сумма амортизационных начислений 20% от капитальных вложений будет
равна:
60000 х 0,2 = 12000 руб.
Общие затраты на автоматическую обработку информации будут составлять:
С
П
= 7200+168000+120000+60000+12000= 367200руб.
Рассчитаем значение стоимостных показателей:
Абсолютное снижение стоимостных затрат(∆С):
∆С=С
б
-С
п
∆С =381072-367200=13872
Коэффициента относительного снижения стоимостных затрат (К
с
):
Кс=∆С/С
Б
*100%
К
С
=13872/381072*100%=3%
Индекс изменения стоимостных затрат (Y
С
):
Y
С
=С
Б
/С
П
Yc=381072/13872=27,47
Определим теперь экономическую эффективность от информационной
системы. Это отношение экономического эффекта, который получен за конкретный
период времени от вложения капитала (внедрения мероприятий), к объёму самого
вложенного капитала, обеспечившего и внедрение мероприятий, и получение
экономического эффекта.
Экономический эффект – это чистая прибыль, т.е. цена минус себестоимость.
Формула экономической эффективности имеет вид:
Е=∆С/К
з
=1/Т,
где
∆С – чистая прибыль, полученная за год от использования внедрённого
проекта;
К
З
–инвестиционный объём, за счёт которого обеспечен доход.
Е =13872/60000=0,23
78
Эффективность капитальных затрат в данном случае – это срок окупаемости
(Т) дополнительных капитальных затрат на модернизацию информационной
системы. Определяется как обратная величина Е:
Т = 1 /0,23=4,34
Экономические показатели, полученные в результате дипломного
проектирования, представлены в таблице 10:
Таблица №10
Экономические показатели проекта.
№
п/п
Наименование показателей эффективности
Ед.
измерения
Результат
1
Необходимые инвестиции на разработку системы
руб.
60000
2
Годовые затраты на планирование деятельности
Центра при базовом варианте
руб.
381072,00
3
Годовые затраты на планирование деятельности
Центра при проектном варианте
руб.
367200
4
Годовой экономический эффект
руб.
13872
5
Экономическая эффективность проекта
-
6,35
6
Срок окупаемости проекта
лет
4,34
Теперь, когда мы получили все необходимые расчетные дынные, для
наглядности можно составить диаграмму, представленную на рисунках 27
(сравнительная диаграмма стоимостных затрат) и 28 (сравнительная диаграмма
трудовых затрат).
Рисунок 27. Сравнительная диаграмма стоимостных затрат
базовый вариант
Проектный вариант
Разница
0
100000
200000
300000
400000
372072
168000
204072
79
Рисунок 27. Сравнительная диаграмма трудовых затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Разница
0
100000
200000
300000
400000
381072
367200
13872
80
Заключение
В наши дни способность государственной организации организовывать
электронный документооборот во всех возможных для этого сферах управления
приобретает статус ключевого преимуществ в перспективе росты дальнейшего
государственного финансирования. Интеллектуальное производство сегодня
требует не только углубленного анализа эффективности труда, но также и
применения самых современных технологий менеджмента, позволяющего
обеспечить наилучшее качество выполнения сотрудниками государственного
учреждения своих должностных обязанностей.
Дополнительные проблемы менеджмента могут возникать во время
осуществления оперативного контроля и структурной коррекции структур работ,
связанных с требованием постоянного обеспечения функционирования
региональных центров медицины катастроф и скорой помощи[4]. В этом случае
упростить управление позволяет использование системы электронного
документооборота, предоставляющего единое пространстводля составления и
продвижения заявок на выполнение требуемых работ, контроля за их выполнением
(для руководители отделов, директора) и оценивания трудовых ресурсов (для
отдела кадров), системе, благодаря которой возможно оптимальное распределение
рабочей силы и ресурсов для максимизации общей для учреждения
здравоохранения выгоды от исполнения.
Предложенное проектное решение даёт возможность обеспечить выполнение
таких условий при помощи ПО для Центра медицины катастроф СЭД «Диалог
ЦМК». Для этого ПО был разработан модуль для приема и обработки внутренней
входящей документации (заявки отделам для обслуживания) на Delphi 7. Данный
процесс в рассматриваемом учреждении был не автоматизирован и в нем
принимало и принимает участие большое количество сотрудников Центра, им
затрагиваются различные виды услуг (ремонт техники, замена картриджа,
установка компьютера и проч.), что накладывает свои требования к
разрабатываемой информационной системе.
Аналитическая часть проекта содержит результаты работ, направленных на
обоснование необходимости автоматизации: сформулирована задача,
81
охарактеризованы главные свойства системы, описаны все существующие бизнес-
процессы в Центре, рассмотрены проблемы, связанные с практикой
наличествующих решений в этой сфере. Также здесь дано обоснование проектному
решению в области информационного, программного и технического обеспечения.
В проектной части рассматриваются этапы жизненного цикла программы.
Здесь представлена характеристика информационной структурысоздаваемого
программного обеспечения, проведено информационное моделирование задачи,
построена ER-модель«сущность-связь», дана характеристика базы данных и её
структуры, описаны все информационные потоки.
В ходе реализации проектного решенияавтоматизации построенаструктурная
схема пакета, дерево диалога (сценарий работы с программой), а такжеперечень
прочих компонентов проекта, детально раскрывающих суть машинного решения
задачи.
Здесь также охарактеризованы все применяемые программные модули,
продемонстрирован контрольный пример реализации проектного решения.
Последняя часть дипломной работыосвещает выбор методики расчета
экономического эффекта и проведение расчетов, которые направленны на
обоснование экономической эффективности предложенного проектного решения.
В итоге конечные цифры расчетов показывают экономическою эффективность
проекта.