27
Рисунок 8. Декомпозиция БП «Сопоставление плановых и
фактических показателей»
Практически весь документооборот в рамках рассмотренного БП
выполняется только в бумажном виде. Это и является основным недостатком
ведения документооборота для решения задач организационного управления
ООО «Концерн Промстромресурс».
В результате построения модели БП «Выполнение документооборота в
организационном управлении» необходимо автоматизировать документооборот в
ООО «Концерн Промстромресурс», а именно, в руководстве компании.
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
При реализации БП «Выполнение документооборота в организационном
управлении» основным документом является план работы компании.
28
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование рассматриваемого БП на примере руководства ООО «Концерн
Промстромресурс».
В результате сформируем фрагмент схемы документооборота, который
отображает деятельность администрации компании при решении задач
организационного управления (рисунок 9):
Исполнитель
Действие
Персонал
Руководство
Архив
Формирование
документации
компании
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение копии
подписанных
документов
Рисунок 9. Схема документооборота
Существующий метод организации документооборота связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к их
неправильной интерпретации или даже утери.
В настоящее время практически невозможно получить сразу перечень всех
необходимых показателей для контроля плана работы компании или других задач
по организационному управлению, чтобы провести анализ основных причин
отрицательных отклонений от плановых показателей и в результате
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
(оригиналы)
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
(копии)
29
сформировать управленческое решение для улучшения финансового состояния
компании.
Кроме этого, необходимо составлять промежуточные документы для
оперативного контроля за выполнением утвержденного плана работы. А это
оперативно выполнить в рамках ведения бумажного документооборота – очень
затруднительно.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП при
использовании бумажного документооборота (таблица 2).
Таблица 2.
Характеристики описания процессов
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Формирование
плана работы
компании (по
отделам)
10
1
10
Проведение
контроля за
выполнением
плана
10
0,3
3
Сопоставление
плановых и
фактических
показателей
10
0,5
5
ИТОГО, чел./чес.
18
Таким образом, за один отчетный период (неделя, декада, месяц, квартал),
в среднем, 18 чел./чес. персонал и руководство компании заняты занесением
необходимых данных в бумажные бланки, вычисление всех показателей и их
конечное сопоставление.
Учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать
вывод, что на реализацию документооборота по задачам организационного
управления тратится значительное время.
Для традиционного способа документооборота также характерны и другие
недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения расчетов отклонений
фактических и плановых показателей;
30
– малоэффективное применение рабочего времени персонала и
руководства;
– контроль работы персонала только со стороны руководства;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации электронного документооборота для решения
задач организационного управления, предполагается получать точные сведения о
деятельности компании, сократить время на формирование оперативных отчетов,
сопоставления показателей. Очевидно, что для выполнения автоматизации надо
использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и аппаратной
архитектуры ООО «Концерн Промстромресурс», можно сделать вывод о том, что
компания владеет всем перечнем необходимого оборудования для автоматизации
рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации компании не принесет
финансовых издержек на модернизацию уже имеющегося оборудования или
покупки новой компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
электронного документооборота для решения задач организационного
управления в ООО «Концерн Промстромресурс» с применением компьютерной
техники.
Таблица 3.
Расчет эффекта от автоматизации
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия,
чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Формирование
плана работы
компании (по
отделам)
10
0,3
3
31
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия,
чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Проведение
контроля за
выполнением
плана
10
0,5
5
Сопоставление
плановых и
фактических
показателей
10
0,16
1,6
ИТОГО, чел./час.
9,6
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 10
чел./час. каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы
персонала ООО «Концерн Промстромресурс».
Кроме этого, присутствуют и другие преимуществами автоматизации:
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– структуризация информации;
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– быстрая корректировка информации;
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной стороны
влияет на процесс электронного документооборота для решения задач
организационного управления.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В компании OOO «Концерн Промстромресурс» используются нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы, которые
применяются для обеспечения защиты данных и информационной безопасности:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
32
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну (используется в бухгалтерии, администрации компании) [1,
c.23];
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального для поддержки деятельности ООО
«Концерн Промстромресурс» (1С Бухгалтерия – получение доступа в режиме
конфигуратора возможно только для разработчиков ИС).
2. Регламенты применения возможностей сети Internet, клиентов
электронной почты (разграничение ролей для администрации компании и
сотрудников других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов безопасности в ООО
«Концерн Промстромресурс» используется служба Active Directory, которая
входит в состав ОС Windows Server 2016. Она дает возможность настраивать и
контролировать уровень информационной безопасности с помощью
инструментов администрирования.
При использовании Active Directory применяются такие механизмы:
– доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
– аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое значение
использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял ранее;
– точная настройка политики паролей в ООО «Концерн
Промстромресурс» выполняется для отдельных групп внутри домена сети;
– увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей. Поддержка парольного доступа для учетных записей служб (или
учетных записей пользователей, что применяются в качестве удостоверений) –
это одна из тех основных задач, отнимающих у ИТ-работника больше всего
времени.
Службы сертификатов применяются в ООО «Концерн Промстромресурс»
для увеличения безопасности информации за счет связывания данных
33
пользователя, службы или устройства с соответствующим ключом, который
задается системным администратором.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active Directory,
что и помогает защитить идентификационные данные.
Стоит отметить, что служба Active Directory упрощает интеграцию между
так называемыми не доверенными ресурсами и ресурсами домена в организации.
Настройку, а также поддержку информационной безопасности, принципов
защиты информации осуществляет в ООО «Концерн Промстромресурс» узкий
круг ИT-специалистов. Начальник ИT-отдела контролирует работоспособность
информационной безопасности, а также является ответственным за защиту
информации.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В современной компании системы для автоматизации организационного
управления с каждым годом приобретают все большую популярность.
Первая версия ПО «Симплан» была создана в начале 1990-х годов с целью
помощи руководителям в преодолении уровня неопределенности, присущей
реализации корпоративного планирования.
Ее назначение прежде всего состоит в исследовании сложных
взаимозависимостей, которые используются больших корпорациях, а также в
отраслях финансов, производства и маркетинга (рисунок 10).
34
Рисунок 10. Интерфейс СППР «Симплан»
Эта система содержит три центральных компонента:
– модели маркетинга;
– финансовые модели;
– модели производства.
Предназначение, к примеру, финансовых моделей состоит в том, чтобы
показать эффективность различных вариантов финансового состояния компании,
модели маркетинга применяются для оценивания будущих объемов рынка в
части, которой намеревается завладевать компания, модели производства также
применяются для определения разного рода вопросов, связанных с
планированием и затратами, политикой в отрасли товарно-материальных запасов,
составление требований к рабочей силе, наличием и стоимостью сырья,
изменениями оснащения и всего предприятия в целом.
Система поддержки принятия решений (СППР) «Симплан» состоит из
следующих подсистем:
– управление данными – выполняет обеспечение эффективного
сохранения и выбора больших объемов информации, а также имеет средства для
управления ими;
– моделирование – позволяет отображать виды связей в исследовании
финансовых задач, проблем производства и маркетинга;
35
– формирование отчетов – дает возможность выполнить генерацию
отчетов для различных типов данных;
– контроль безопасности – это многоуровневая система контроля
требуемого уровня безопасности и ограничения доступа к информации;
– графическое отображение результатов исследования содержит
множество форматов для качественного графического отображения и визуального
восприятия графиков и диаграмм;
– прогнозирование – реализовываются методы линейного
прогнозирования на основании экспоненциального сглаживания и адаптивного
алгоритма;
– статистический и эконометрический анализ дает возможность
пользователю выделять существенные данные о взаимосвязях которые
характеризуются рассматриваемыми плановыми периодами.
С помощью системы «Симплан» каждый пользователь может создать
новые функции, а также вводить их в функционал СППР. Модели (вместе с уже
связанными и перечисленными функциями) являются организационной
составляющей системы.
При этом, каждый пользователь использует режим управления, то есть
специальную позицию, с которой можно войти в любой иной режим с
доверенными ранее привилегиями.
При разработке СППР PIMS обобщен опыт выполнения организационного
управления сотен компаний, при этом учтены разные факторы (распределение
капиталовложений, деление рынков сбыта товаров и услуг, структура управления
и другие).
Пользователи СППР PIMS регулярно получают отчетность, которая
касается каждой предоставляемой услуги или реализованного товара.
Такие отчеты отображают состояние дел с определенными услугами
компании в сравнении со средним мировым уровнем и с фирмами-конкурентами.
Они дают возможность для рассмотрения нескольких стратегий краткосрочного
планирования и оценкой возможных последствий после их применения.
36
Кроме этого, в отчетах выполняется оптимальная стратегия, которая может
быть выбрана с учетом возможных корректировок конъюнктуры рынка и
имеющегося опыта успешной деятельности в аналогичных ситуациях.
Любой пользователь может за определенную плату подключиться к базе
PIMS с использованием отдаленного терминала через сеть Интернет.
Сеанс интерактивной работы с платформой PIMS начинается, в основном,
с обзора состояния рынков определенного продукта, а также длится в виде
диалоговых окон «Что, если…».
Вопросы касаются практически любой части моделей планирования и
формулируются в произвольном виде.
Применяя средства обработки запросов указанного типа, руководитель
имеет возможность обратится к базе данных, а также к базе моделей с помощью
языка финансового планирования, а также фактически конструировать новые
собственные модели, на которых можно воссоздавать ситуации в полностью
интерактивном режиме.
Система ISDS предназначается для руководителей, которые ответственные
за формирование так называемого «портфеля заказов» на разработки, научные
исследования, испытания и оценивания полученных экспериментальны образцов
в больших компаниях. Главной особенностью этих задач является высокий
уровень неопределенности конечных результатов, из-за чего приходится в
долгосрочных планах ежегодно изменять большую часть показателей.
Рассматриваемая система обеспечивает выполнение следующих процедур:
– предварительная фильтрация предложений относительно
исследований, испытаний и разработок;
– сравнительная оценка предложений между собой с уже начатыми
разработками;
– объединение отобранных выполняемых работ и предложений в
инвестиционные группы, всякие из которых формируется непосредственно в
соответствии с целями, бюджетными ограничениями и политикой;
– сравнительный анализ распределения фундаментальных
капиталовложений;
– выдача статистической информации, надобной для отчетности.