37
Наряду с главными подсистемами, ориентированными на модели и данные,
в состав ISDS вводятся подсистемы «исторические аналоги», где накапливается
опыт практического применения системы. Подсистема дает возможность
руководителю учитывать как прошлые неудачи, так и успехи при создании
вариантов капитальных долгосрочных вложений, позволяет проверить
правильность решений в хронологической перспективе, сравнивая их
непосредственно с аналогичными ситуациями в прошлом.
Система поддерживает процессы решения проблем, понятные для каждой
деловой ситуации.
Основные модели IFPS, с помощью которых система стала полезным
механизмом для руководителей, содержат специальный язык моделирования, а
также структуру команд, что дают возможность описывать проблемы обычным
для разработчика языком и получать качественные решения в табличном виде.
Кроме этого, IFPS способна выражать соотношения между клетками таблицы,
интерпретация значений которых находится целиком в распоряжении
пользователей.
Работа с указанной системой начинается с выполнения описания нужной
модели деятельности компании с помощью языка моделирования, которое может
сопровождаться вводом последовательности плановых показателей деятельности
компании.
Система имеет возможность решать довольно больший спектр задач таких,
как:
– распределение прибыли;
– отбор балансовых итогов;
– изменения валютных курсов;
– выполнение прогнозирования деятельности компании;
– анализ риска разработки стратегий сбыта продукции и другие.
JIRA – это приложение, разработанное компанией Atlassian.
Описывая продукт JIRA, надо сказать, что в жизненном цикле любого
проекта есть момент, когда количество задач, которое вынуждены
контролировать представители руководства будет таким, что превосходят
количественные возможности человеческой памяти.
38
С точки зрения решения сложных задач есть момент, когда управляющие и
сотрудники не могут видеть весь проект в целом, так как теряется из памяти
полная картина работы компании.
Программа JIRA может применяться во всех случаях, для которых
необходимо организовать работу сотрудников, эффективно назначать для них
определенные задачи, иметь моментальные средства контроля работы.
JIRA является программой, претендующей на звание стандарта в этой
области, а также ее применение чрезвычайно широко.
Для поддержки так называемых гибких методик разработки (а именно,
Agile, Scrum и Kanban) данное программное обеспечение подходит как никак
лучше.
JIRA – это продукт, который предназначен для организации процесса
итогового и потокового контроля задач и запросов, имеющий часть
функциональности, которая обычно присущая дорогим и большим системам
управления проектами.
Интерфейс ПО JIRA показан на рисунке 11:
Рисунок 11. Интерфейс ПО Jira
39
Ключевыми понятиями для JIRA являются задачи и проекты. Задачи
создаются непосредственно в проектах, для реализации задач назначаются их
исполнители.
Задачи могут являться разного типа и при этом иметь подзадачи, могут
быть связанными с иными задачами. Статус таких задач меняется в зависимости
от процесса их выполнения.
У менеджера есть возможность организовать контроль разработки
программных проектов, раздав разные задачи исполнителям, можно определить
свой метод движения заданий, к примеру, от создания к реализации и контролю
результатов, создать новую конфигурацию, правила уведомления о необходимых
событиях для всех участников процесса разработки, управлять правами доступа
разного рода пользователей и делать другие полезные сервисные задачи.
JIRA приносит огромный эффект для работы любой организации,
функционирование которой можно интерпретировать в качестве выполнения
каких-то проектов и задач, которые имеют тематические и временные границы.
Главным преимуществом этого продукта является очень гибкая настройка
под нужды конкретного предприятия.
К примеру, в финансовой сфере, можно организовать процесс оформления
кредита, непосредственно от подачи заявки, и к вводу нужных данных, к
принятию конечного решения и т.д.
В направлении государственного управления есть возможность создавать
задания, определять сроки выполнения, присоединять разного рода документы,
организовать процесс выполнения задания между сотрудниками или отделами с
контролем результата.
Ключевыми понятиями для ПО JIRA являются задачи и проекты. Проекты
служат для выполнения группирования задач, а задачи создаются в разного рода
проектах, для выполнения которых назначаются исполнители. Такие задачи могут
быть различного типа и иметь несколько подзадач, задачи могут связываться с
иными задачами. Статус таких задач меняется в процессе выполнения.
Рассмотрим популярные в настоящее время системы электронного
документооборота (СЭД).
40
К функциональным преимуществам СЭД Directum относится не лишь
расширенный каталог для описания бизнес-решений. Из основных функций,
котрые применяются каждый день в непосредственной работе, можно выделить
так называемые «удобные напоминания», возможности по настройке
нумераторов и функционирования со штрих-кодовыми номерами. Наличие
предпросмотра для разного рода файловых хранилищ, вложенных файлов,
большой выбор заполненных справочных таблиц в базовой конфигурации, а
также интерактивные мастера формирования отчетной документации.
Интерфейс СЭД Directum показан на рисунке 12.
Рисунок 12. Внешний вид СЭД Directum
Негативные стороны СЭД Directum:
– отсутствие вывода объектов в постраничном режиме в опись
документов, а также результатов поиска, параметры недоступности применения
вспомогательных стилей в описаниях документов.
Рассмотренные функции реализуются непосредственно в Docsvision.
Внутри основного окна приложения могут отображаться любые web-страницы и
отчеты.
Стоит отметить, что архивные документы могут перемещаться в отдельные
таблицы БД. Пользователи систем могут выбирать варианты для аутентификации.
41
При этом может применяться XSLT-преобразование к классическому XML
описанию карточки.
Систему ELMA отличает от всех иных СЭД расширенная линейка для
бизнес-решений.
Заметим, что в их числе присутствует модуль под названием ECM+,
Проекты+ – это так называемые стандартные функции менеджментами проектов
плюс управление процессами.
Модуль ELMA CRM+ дает возможность реализовать клиент-
ориентированный метод через реализацию так называемых сквозных процессов,
а также KPI-решение, что отсутствует в системе Directum.
Стоит отметить, что к вопросу о возможностях выполнения интеграции –
плагины для работы с продуктом MS Outlook присутствует у ELMA ECM+.
Чтобы не путаться в огромном количестве файлов, которые имеют
поправки и изменения, документы в приложении часто имеют неограниченное
число версий, где только одну можно назначить как актуальную. Вся история
выполненных изменений документа записывается на карточку формируемого
документа.
Практические все необходимые инструменты, которые предназначены для
работы в документе и контроля дисциплины по работе с указанными документами
находятся непосредственно под рукой у пользователя.
Если же документ поступил непосредственно в компанию только в
бумажном виде, то он автоматически будет сохранен в системе после его
К достоинствам системы Optima WorkFlow можно относить возможность
применения разного рода дополнительных стилей непосредственно в описи
документов, выполнение вывода изображений прямо в опись документов, а также
область просмотра.
Стоит отметить, что возможна фильтрация загруженной ранее описи
документов.
В СЭД Optima WorkFlow поддерживается настройка разного рода
рубрикаторов непосредственно в журналах документов, а также настройка
области просмотра для выбранной записи непосредственно в описи документов.
Стоит отметить, что часто применяется кастомизация регистрационной карточки.
42
Сторонние web-приложения также могут встраиваться в работу СЭД. Есть
интеграция с ПО IBM WebSphere MQ.
Кроме этого, для автоматизации деятельности подразделений с архивными
данными разработан модуль Архив.
Недостатки СЭД:
– нет возможности копировать ссылки на объект;
– нет возможности разрабатывать и настраивать пользовательские
папки.
В результате анализа описанного программного обеспечения можно
сделать вывод, что в настоящее время нет определенного программного продукта,
который бы обеспечивал выполнения всех требований по организационному
управлению.
Другими словами, рассмотренные примеры ПО или не имеют
необходимого уровня гибкости настройки своих основных параметров под
деятельность ООО «Концерн Промстромресурс», или имеют слишком большой
функционал, за который нет смысла руководству переплачивать. То есть, вопрос
автоматизации рассмотренного БП для ООО «Концерн Промстромресурс» в
полном объеме еще не решен.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рассматриваемой схеме планирования основных задач для разработки
проекта автоматизации выделяются несколько стадий. Первая стадия – анализ
стратегии для развития бизнеса.
Стоит отметить, что в условиях конкуренции будут «выигрывать» те
предприятия, где стратегии в бизнесе будут объединяться со стратегиями в сфере
информационных технологий.
В результате реальной альтернативой для варианта выбора
автоматизированной системы считается подбор совокупности ПО разных
поставщиков, которая удовлетворяет наилучшим образом функции
автоматизации организационного управления.
Рассматриваемый подход значительно смягчает основные проблемы во
внедрении или привязке программных средств, при чем ИТ оказывается
43
максимально вовлеченной в функции индивидуальности конкретной предметной
области.
Заметим, что в последнее время увеличивается число организаций, фирм
предпочитает покупать уже готовые технологии и ПО, а если необходимо, то
добавлять к ним программы, которые разработаны внутренними разработчиками,
поскольку создание собственных ИС связано с большими затратами, а также
значительным риском.
Следующей стадией в этом процессе считается поиск и обработка
информации и отчетности, которая полученной непосредственно по
телекоммуникационным каналам.[15]
Далее выполняется конкретный подход к каждой из поставленных задач
для снижения общей нагрузки на персонал. Затем результаты решения указанных
задач передаются непосредственно руководителю ООО «Концерн
Промстромресурс».
На указанном этапе возможно выполнять корректировку работы.
Различают четыре основные варианта стратегии автоматизации
деятельности:
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– автоматизация в направлении;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации
документооборота – комплексная автоматизация. В результате этого руководство
ООО «Концерн Промстромресурс» сможет автоматизировать деятельность всей
компании в направлении организационного управления, при этом получив
определенный экономический эффект.
Для ООО «Концерн Промстромресурс» разработка стратегии для
реализации проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ плана развития ООО «Концерн Промстромресурс»;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности системы;
44
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации электронного
документооборота для решения задач организационного управления;
– выбор метода приобретения ПО;
– определение архитектуры ПО;
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации
документооборота:
– адаптация существующего продукта непосредственно под
рассматриваемый бизнес-процесс ООО «Концерн Промстромресурс»;
– реорганизация БП и последующая автоматизации, упрощенной
структуры.
Для ООО «Концерн Промстромресурс» более подходит случай с
адаптацией уже существующего программного продукта (к примеру, с помощью
конфигурации платформы 1С:Предприятие).
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС – это описание последующих действий от
определения или формализации решения в необходимости ИС и до момента пока
она не будет внедрена в деятельность ООО «Концерн Промстромресурс».
Существуют следующие методы приобретения АИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка готово решения;
– покупка и доработка ИС;
– аренда ИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать такое
решение, что полностью будет соответствовать четко определенным схемам
ведения бизнеса. Это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации не всегда могут угодить клиентам и их ИС получаются
перегруженными ненужным функционалом, за который надо платить.
45
Также приобретаемая ИС не подходит из-за перечня недостатков, нехватки
функциональности, плохо продуманного направления будущего развития ИС,
длительный срок адаптации непосредственно под требования компаний.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, которая удовлетворяет бизнес-правилам ООО
«Концерн Промстромресурс» в настоящий момент. Но при изменении БП
возможно потребуется ее частичная корректировка, что также выльется в
излишние затраты на процесс реинжениринга имеющейся ИС.
Покупка и доработка АИС возможна, если нужен небольшой объем
доработки, а данная доработка часто применяется в рамках модели ИС, что часто
вызывает значительные затруднения из-за полного отсутствия развернутой
документации к ней.
При взятии АИС в аренду компания рискует вывести за свои пределы
многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
Заметим, что в таких случаях компания может потерять многие виды
деятельности, что в течение длительного времени ранее обеспечивали ей успех на
рынке предоставляемых услуг.
Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться в ООО
«Концерн Промстромресурс» силами ИТ-отдела, поскольку компания
располагает квалифицированными сотрудниками по разработке и внедрении ИС.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение АИС (ИО) – это совокупность единой
системы кодирования и классификации информации, разного рода
унифицированных систем для документооборота и информационных массивов [4,
c.21].
В состав ИО включены такие комплексы:
– компоненты внемашинного ИО (а именно, классификаторы технико-
экономических данных и документы);
46
– внутримашинного ИО (экранные формы и макеты для ввода
первичной информации в ЭВМ или же вывода результатной информации,
архитектура информационной базы, а именно:
входных и выходных файлов;
баз данных.
Для представления информации в цифровом виде ее нужно сначала
упорядочить (классифицировать) по нескольким атрибутам, а затем
формализовать (закодировать) с применением классификаторов.
В исследовании будут применяться отраслевые классификаторы, которые
создаются для систематизации и кодирования научной и технической
информации.
Входные документы для автоматизации процесса электронного
документооборота по организационному управлению желательно получать через
вычислительную сеть, поэтому они представляются в файлах согласованной
заранее структуры и передаются с помощью протокола передачи информации.
Для удобного использования таких файлов, им надо иметь табличную форму (что
легко осуществить, так как эти документы считаются результатными в иных
задачах):
– перспективный план развития создается в результате формирования
долгосрочной стратегии функционирования компании;
– рабочий план на определенный период разрабатывается на
основании перспективного плана развития и т.д.
К внутримашинному ИО относятся визуальные формы документов.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичной
документации или оперативной информации, нужно использовать
комбинированную форму, которая максимально приближенная к той, которая
была применена в бумажном варианте документа.
Главной составной частью внутримашинного ИО является
информационная база данных (БД).
БД – это поименованная совокупность хранимой информации, отражающая
множество объектов, а также их отношений в рассматриваемой предметной
области.