Рисунок 1.7Декомпозиция процесса подбора транспорта
Наибольшую сложность в настоящее время вызывает обработка
заявок, из-за большого количества клиентов и существующего порядка её
организации.
Координатор действует в следующей последовательности:
1. Принимает заявку от клиента по телефону, электронной почте
или используя другие средства связи;
2. Записывает параметры заявок в журнале учета заявок;
3. Рассчитывает стоимость заявки и сообщает ее клиенту, уточняя
и другие условия перевозки;
4. Получает решение клиента (положительное или
отрицательное);
5. При положительном решении с клиентом заключается договор,
а заявка перемещается в закрытые с пометкой «Выполнена»;
6. Если же клиент дал отрицательный ответ, заявка перемещается
в закрытые с обязательным указанием причины отказа и пометкой
«Отказана»;
7. Ежедневно координатор подготавливает отчеты, где указывает,
какое количество заявок поступило, сколько заявок принято и отказано,
какая общая сумма в обоих случаях.
Все расчеты в настоящее время ведутся вручную, с использованием
только файла MS Excel с занесенными формулами расчета, то есть
координатору каждый раз приходится рассчитывать стоимость заявки,
внося ее реквизиты в данный файл. Выполненные и отказанные заявки
также учитываются в файле MSExcel, из которого потом путем фильтрации
получается необходимый отчет. Такой способ учета и получения отчетов
занимает много времени, может содержать ошибки и неточности, что в
конечном итоге приводит к неверным выводам по причинам отказов
клиентов и неверному направлению развития предприятия в области
маркетинговой политики.
23
Внедрение ИС учета грузоперевозок позволит автоматизировать
работу координатора по оформлению заказов, поступающих от клиентов,
расчету оптимального маршрута, управлению поставками.
После внедрения ИС учета грузоперевозок компании будет
значительно меньше тратить времени на заполнение форм документов и
расчет стоимости заказов, так как данные операции будут осуществляться в
автоматическом режиме.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Задачей является разработка новой информационной технологии
приема заказов, формирования документов и контроля на базе
рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных
технических и программных средств и коммуникационных систем.
Проектируемая задача относится к задачам автоматизации. Причина
выбора этой задачи из комплекса задач повышения эффективности работы
- возможность сократить расходы и повысить конкурентоспособность
фирмы путем внедрения программного продукта, разработка которого не
требует больших вложений.
Таблица 1.3
Входные и выходные информационные потоки.
24
Этап
Входящая
информация
Выходящая
информация
Формирование
договора с клиентом
Финансовые реквизиты
клиента;
Требования к
автотранспорту и
водителям;
Требования к
организации и
исполнению перевозки
грузов;
Реквизиты
грузоотправителей и
грузополучателей;
Наименование, тоннаж
груза, его объем,
условия его перевозки;
Договор;
Данные о клиенте;
Данные требований к
заказу;
Данные о
грузоотправителях и
грузополучателях;
Данные о грузе;
Подписание договора
с клиентом
Договор с клиентом;
Подписанный договор с
клиентом;
Данные о клиенте;
Получение заявок от
клиентов
Дата, время и адрес
погрузки, дата, время и
адрес разгрузки груза;
Данные о клиенте;
Данные требований к
заказу;
Данные о
грузоотправителях и
грузополучателях;
Данные о грузе;
Сформированная заявка
клиента;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Формирование заявок
подрядчикам
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Сформированные заявки
подрядчикам;
Данные о статусе заказа;
Выбор подрядчиков
Предложения
подрядчиков;
Данные о подрядчиках;
Данные о статусе заказа;
Заключение договора
с подрядчиками
Данные о подрядчиках;
Финансовые реквизиты
подрядчиков;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Договор с подрядчиком;
Данные о статусе заказа;
Подписание договора
с подрядчиком
Договор с подрядчиком;
Подписанный договор с
подрядчиком;
Данные о статусе заказа;
25
Этап
Входящая
информация
Выходящая
информация
Получение
подтверждения заявок
от подрядчиков
(получение
информации о
транспортных
средствах и водителях
от подрядчиков)
Информация о
транспортных
средствах и водителях;
Подтверждённая заявка
подрядчика;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Данные о статусе заказа;
Подтверждение заявки
клиентам (отправка
информации о
транспортных
средствах и водителях
клиентам)
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Информация о
транспортных средствах
и водителях;
Подтверждённая заявка
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Получение от
клиентов
необходимых для
грузоперевозки
документов
Необходимые для
грузоперевозки
документы;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Отправка
подрядчикам
необходимых для
грузоперевозки
документов
Необходимые для
грузоперевозки
документы;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Контроль погрузки,
перевозки и разгрузки
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Информация о
фактической погрузке,
перевозке и разгрузке;
Данные о фактической
погрузке, перевозке и
разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Формирование и
отправка актов
подрядчикам
Данные о статусе
заказа;
Данные о подрядчиках;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о фактической
погрузке, перевозке и
разгрузке;
Сформированные акты
подрядчикам;
Данные о статусе заказа;
26
Этап
Входящая
информация
Выходящая
информация
Проверка и
подписание акта
подрядчиками
Сформированный акт
подрядчикам;
Подписанные
подрядчиками акты;
Оплата счетов от
подрядчиков
Счета от подрядчиков;
Подписанные
подрядчиками акты;
Оплаченные счета от
подрядчиков;
Данные о статусе заказа;
Формирование и
отправка счетов и
актов клиентам
Данные о статусе
заказа;
Данные о клиенте;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о фактической
погрузке, перевозке и
разгрузке;
Сформированный акт
клиентам;
Сформированный счет
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Контроль оплаты
счетов клиентам
Подписанный
клиентами акт;
Оплаченный счет
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Формирование
отчетов
Данные о клиентах;
Данные о подрядчиках;
Данные о планируемых
погрузках и разгрузках;
Данные о фактических
погрузках, перевозках и
разгрузках;
Данные о статусах
заказов;
Отчеты;
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Рассмотрим проблемы. Так как имеется большое количество
клиентов, подрядчиков, водителей, транспортных средств, грузов,
грузоотправителей, грузополучателей, погрузок, перевозок и разгрузок, то
объем данных очень большой. Хранилища данных представляют собой
бумажные хранилища или текстовые документы MS Word и таблицы MS
Excel, поиск информации в которых может быть проведен только вручную,
что является очень затруднительным и неудобным процессом. С целью
27
обеспечения возможности их эффективного поиска и обработки, данные
необходимо логически структурировать (систематизировать) в базу данных.
Также очень неудобно то, что для формирования заявок, счетов, актов и
отчетов необходимо переделывать многие документы. При внедрении ИС
разработанной или доработанной в соответствии с проектом, позволит с
минимальными материальными и временными издержками формировать
заявки, счета, акты и отчеты средствами вычислительной техники, при этом
уменьшится количество ошибок, не будет расходоваться рабочее время
сотрудников и, следовательно, уменьшится число отказов в случае
занятости всех сотрудников. Все это повысит уровень сервиса, а,
следовательно, статус компании (рисунок 1.8).
Рисунок 1.8 Схема документооборота для договора.
Шаблон
договора
Составление
договора
Клиент
Юрист
Проверка и
подписание
договора
клиентом
Заключенный
договор
Получение
клиентом
заключенного
договора
Архив
Заключенный
договор
Подписание
договора
генеральным
директором
Генеральный
директор
Договор в 2-х
экземплярах
Подписанный
клиентом
договор в 2-х
экземплярах
28
Рисунок 1.9 Схема документооборота для заявки клиента.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов
невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи - это автоматизация
процессов документооборота, относящихся к деятельности на предприятии.
Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки
приложения. Разработанная система должна удовлетворять всем
требованиям, которые предъявлены к ней при постановке задачи.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Шаблон заявки
Составление
заявки
Клиент
Логист
Подтверждение
заявки
Подтвержденная
заявка
Архив
Выполненная
заявка
Выполнение
заявки
Аналитик
Заявка
Проверка
клиентом
заявки
Проверенная
клиентом
заявка
Заявка
Проверенная
клиентом
заявка
Обработка
заявки
Выполненная
заявка
Обработанная
заявка
29
Проведем пошаговый анализ, какая при существующей технологии
решения имеется политика безопасности в компании, а также программный
и аппаратные средства информационной безопасности (ИБ) и защиты
информации (ЗИ):
1. Задачи по защите информации возложены на отдел
информационных технологий (ИТ). Организационная структура данного
подразделения была представлена ранее, на рисунке 2. Управляет данным
структурным подразделением начальник отдела ИТ. Данное лицо
принимает решения о принятии различных мер и политик безопасности.
Реализацию данных политик осуществляют системные администраторы под
его руководством. С точки зрения информационных процессов – Общее
собрание участников ООО «Москва Карго» и генеральный директор
принимают различные стратегические решения для развития бизнеса
компании. В свою очередь информация о планируемых нововведениях и
реорганизации бизнес-процессов компании доводится до начальника отдела
ИТ. Далее по иерархии начальник отдела ИТ анализирует нововведения,
проводит анализ существующей на предприятии политики безопасности и
принимает решения об изменениях в архитектуре корпоративной сети
предприятия для реализации нового документооборота, используемых
программных и аппаратных средств, а также реализации информационной
безопасности базы данных, документооборота компании. Далее
соответственно политика безопасности разбивается на мелкие задачи,
которые реализует персонал данного отдела – системные администраторы.
2. Рассмотрим существующие на предприятия программные и
аппаратные средства ИБ и ЗИ:
а. Маршрутизатор Cisco AS2511-RJ-CH – как ранее говорилось,
поддерживает множество протоколов маршрутизации, многочисленные
методы приоритезации потока данных гарантируют доставку важных
данных, обеспечивает высочайший уровень безопасности;
30
б. Cisco Catalyst 2950T-24 WS-C2950T-24 – благодаря данному
устройству сетевые пакеты посылаются строго от определенного ip-адреса
определенному, за счет чего в сети не появляется множество лишних
пакетов, приводящих к коллизиям, сбоям и утечке информации;
в. на всех рабочих станциях и серверах установлен Антивирус
Касперского EndPoint Security, регулярно проверяющий запускаемые
процессы на компьютерах, а также контролирующий весь пересылаемый
сетевой трафик на наличие подозрительных пакетов, вирусов и т.п.;
г. на всех рабочих станциях действия пользователей
ограниченные локальные и групповыми политиками безопасности на
самостоятельную установку, настройку и запуск программного
обеспечения;
д. доступ к серверам, общим сетевым ресурсам для всех
пользователей также ограничен правами доступа и настройками
используемых программ, которые пользователи самостоятельно изменить
не могут;
е. на всех рабочих компьютерах установлена авторизация при
входе в систему, которая реализована через сервер авторизации. Таким
образом пользователь, незарегистрированный на предприятии, не сможет, в
принципе, получить доступ даже к самому компьютеру;
ж. прямого доступа к базе данных MS SQL Server 2005
пользователю не имеют, а лишь косвенный – через их рабочие приложения.
Для этого у каждого пользователя настроен ODBC-клиент, проходящий
специальную авторизацию на сервере, и только после этого получающий
возможность работать с данными.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи