31
В данном разделе проведем анализ существующего программного
обеспечения для решения задач автоматизации деятельности транспортно-
экспедиционной компании, а также сделаем выбор стратегии автоматизации
«Как должно быть».
В результате анализа задачи было рассмотрено множество различных
программных средств автоматизации деятельности транспортной
компании. Наиболее ярким представителем выделено было решение STC
(Solution for Transport Companies) на платформе SAP
STC (Solution for Transport Companies) - Собственная разработка
Группы Смарт Технологии, позволяющая предприятиям, имеющим
большой автопарк подвижных средств, вести полный учет транспортной
деятельности от составления первичной документации до анализа
операционных и финансовых отчетов.
Описанное решение очень мощное, многофункциональное, является
комплексным прикладным решением, охватывающим практически все
основные контуры управления и учета на предприятии, но имеет
недостатки:
функции, как например интеграция с модулями SAP/R3 излишни
сложный интерфейс
высокая стоимость
полностью не удовлетворяет условиям предметной области
А некоторых ключевых функций для работы компании не хватает,
например:
оперативное создание и изменение шаблонов для формирования
документов (печатных форм) в зависимости от пожеланий и требований
клиентов и поставщиков
возможность создать справочник требований и инструкции по
оформлению документов для водителей и подрядчиков, а также
полуавтоматической вставки такой информации в формы заказов
подрядчикам.
32
импорт заявок клиентов из файлов Excel
Такие ключевые функции будет необходимо разработать самим под
нужды своей компании. Необходима гибкая, адаптируемая система,
которую можно заточить под бизнес-процессы компании с учетом всей
специфики, поэтому решение STC не оправдывает затраты на его
приобретение.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации задачи будет состоять из нескольких этапов:
1. Анализ бизнеса предприятия – сюда входит анализ
существующих сфер деятельности и оказываемых услуг компании, а
именно: оказание транспортно-экспедиционных услуг и перевозка грузов
автомобильным транспортом по Москве, Московской области и регионам
России. Для оказания услуг сотрудники компании выбирают тип и
количество транспортных средств, необходимых для перевозки грузов,
устанавливает маршрут и последовательность перевозки грузов, в том числе
несколькими видами транспорта, обеспечивает своевременную подачу
транспортных средств под погрузку и разгрузку, в ходе доставки груза
осуществляется контроль доставки на промежуточных станциях компании,
решают задачи по формированию необходимых документов используя
программное обеспечение Microsoft Office.
В целях развития бизнеса планируется:
уведомление клиента о передвижении груза через смс
возможность бесплатного информирования
зарегистрированного в системе клиента под его логином и паролем в
онлайн-режиме через специальный веб-ресурс, связанный с основной
системой компании через единое централизованное хранилище данных
добавление новых видов транспорта для охвата большего
количества клиентов и значительного расширения бизнеса
33
2. Анализ функционала ИС. В качестве функций разрабатываемой
информационной системы компании ООО «Москва Карго» были выделены
следующие функции:
Удобный интерфейс, интуитивно понятный пользователю с
любым уровнем владения компьютером;
Оперативное оформление заказа;
регистрация новых сотрудников в базе компании;
сбор статистики по работе сотрудников.
ведение учета транспортных средств, их состояния, поломок;
предоставление сведений о затратах и прибыли с каждого
маршрута и каждого транспортного средства;
В связи с большим объемом обрабатываемых данных,
стратегическими свойствами ИС будут: быстрая и качественная обработке
входящих данных, информативность сопровождения статуса заказа - от
оформления заявки до конечного расчета с контрагентами (со всеми
промежуточными этапами и адекватным отражениям возможных
проблемных моментов), простота, удобство и быстрота обработки заказов,
формирования заявок, реестров, отчетов.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Информационная система должна быть внедрена с минимальными
затратами и высокой адаптированностью под нужны компании с целью
сократить расходы предприятия и ускорить работу сотрудников. Также ИС
должна быть рассчитана на возможные расширения бизнеса: добавление
новых услуг, сфер деятельности, использование нового вида транспортного
(воздушного, водного).
Разработка собственной ИС позволит быстро и удобно решать задачи
транспортно-экспедиционной компании. Все сотрудники компании смогут
одновременно работать в программе, владеть актуальной централизованной
34
информацией и оперативно взаимодействовать, обладая заранее
определенными правами и полномочиями в системе. Сопровождать
подробным заданием условий оказания услуг по организации транспортных
перевозок при регистрации заказов. Все расчеты и вычисления
осуществлять автоматически по заранее сформированным тарифам,
формулам, правилам некоторые из которых специфичны для компании.
Позволит создать простой и удобный интерфейс, интуитивно понятный
пользователю с любым уровнем владения компьютером, и учитывающий
пожелания сотрудников компании.
Таким образом разработка и внедрение собственной ИС компании
вполне обоснована и доказана, поскольку будет удовлетворять всем
требованиям производственного процесса компании, а также будет
внедрена лишь с небольшими затратами на программное обеспечение, в
сравнении с интеграцией готового решения, которое также потребует
нового оборудования, плюс дорогостоящая покупка готового ПО, а также
плата за установка, настройку, интеграцию и постоянная плата за
поддержку этого решения. Реализация собственной ИС – самый
оптимальный вариант. Для разработки приложения наиболее целесообразно
применить MS Access в связи с небольшим размером ИС, простотой
внедрения и малой стоимостью.
2 Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Под информационным обеспечением понимается:
1) обеспечение фактическими данными управленческих структур;
2) использование информационных данных для автоматизированных
систем управления;
3) использование информации для обеспечения деятельности
различных потребителей.
В нашем случае:
1) разрабатываема информационная система будет обеспечивать
отдел логистики, аналитики и генерального директора разными
статистиками и данными по работе предприятия, достаточными для
принятия правильного решения о каких-либо своевременных
реорганизациях структуры бизнес-процессов, введение новых услуг,
изменение тарифных планов;
2) все получаемые от клиентов, перевозчиков, бухгалтеров, отдела
ИТ, отдела аналитики, логистики будут аккумулироваться в единой базе, за
счет чего можно будет проводить всесторонний анализ и обмениваться
любыми данными между персоналом в автоматическом режиме;
3) потребителям, т.е. клиентам-отправителям, будет предоставляться
в интерактивном режиме вся интересующая их информация.
Так как решение задач, стоящих перед Транспортно-экспедиционной
компанией, в значительной степени связано с оформлением документов и
переработкой информации, важное значение для совершенствования работ
по технологии транспортно-экспедиционного обслуживания имеет
сокращение затрат времени на формирование документов.
Функциональное ядро проектируемой системы должно представлять
собой систему управления базой данных - системой, предназначенной для
36
ввода, хранения, управления, выдачи информации в необходимом виде. Она
должны обеспечивать контроль за целостностью информации, которая
хранится, необходимы права доступа к информации, приемлемую скорость
работы с информацией.
Внутри машинное ИО подсистемы использует информационную
среду, направленную на реализацию сотрудниками своих должностных
обязанностей. Эта область выражается набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для каждого отдельного объекта определяется набор его
характеристик и свойств.
Зачастую для ИО имеется совокупность требований, а именно:
ИО обязано стать полноценным и адекватным для поддержки
требуемого числа функций;
В процессе кодирования данных важно использовать проверенные ID;
В момент кодирования выходных или входных данных, используемых
на высшем уровне управления, применяются только определители
данного уровня;
ИО зачастую полностью совместимо с реализуемой системой;
Формат документов должен сочетаться со стандартами фирмы и
построенной системой документации;
Вид визуальных форм и всех документов обязан отвечать
требованиям для любого рабочего места сотрудника;
Все используемые графики, сокращения и сообщения важно
использовать общепринятые, характерные для предметной области,
утвержденные самим заказчиком;
ИС должна предусматривать механизм контроля целостности
входной и выходной информации, возможности обновления в
массивах данных, проверки целостности БД, защиты НСД.
Базовую часть ИО составляет база информации, осуществляющая я
ее хранение и обработку. Ее содержание отражается в настройках системы
и услугах, которые система предоставляет для своих клиентов, а также
37
внедрением возможностей сочетания с другими АИС. Структура базы
информации обязана включать себя доступность добавления функций
системы, что в свою очередь не требует изменения структуры
анализируемых данных, без перестроения самой БД.
Сама база информации обычно включает в себя:
Справочники, поддерживаемые методом работы с программой
клиентами системы, которые работают в ней;
Созданные таблицы для работы системы в конкретных условиях,
начальная загрузка которых связана с установкой системы, и данные,
которые могут корректироваться администратором системы;
Таблиц текущей и уже имеющейся информации, доступ к которым
производиться при помощи ПО системы с наличием требуемых прав.
Обмен данными между совокупностью задач, которые уже
включены в систему, а также сторонними системами выполняется в
границах функций, которые встроены в систему.
В проектном решении используются сразу несколько принятых у
заказчика показателей: общегосударственный и местный. По первому
классификатору проходят все ГОСТы, которые есть в базе системы.
Важным требованием также становится генерация локальных показателей.
При этом важно применять справочники: иерархические и линейные. В
линейных справочниках все компоненты, которые уже находятся в составе,
выделены в виде классических списков, а в иерархических – представлены
в виде списков с иерархической компоновкой.
Опишем требования к системам кодировки и классификации
данных. Системы классификации (СК) часто делят на иерархические и
многоаспектные. Первый тип СК состоит из разбиения полученного
множества на разные подмножества, которые имеют отношения
подчинения друг другу. Второй тип СК применяет изначально сразу
несколько независимых описательных признаков, т.е. стартовое множество
определено сразу в разных аспектах. [11] Т.к. данные не нужно разделять на
38
несколько признакам, в проектном решении можно применять
иерархическую систему.
Унифицированная система документации (УСД) является грамотно
организованным комплексом объединенных документов, отвечающим
совокупным правилам и требованиям и включающим данные, требуемые
для управления отдельными экономическими объектами. [7]
При реальном проектировании реализуется целый цикл разработки
ИС и создания программных модулей. Подобный подход становится
достаточно дорогим и выбор его оправдан в отдельных случаях:
• Создание полностью новой ИС;
• Неимение доступных прототипов ИС;
• Подготовка малых ИС с минимальным числом функций;
• Работа опытных разработчиков в самой компании.
Электронная форма документа – это некий шаблон с пустым
пространством, которое оставлено для самостоятельного заполнения
пользователем. Подобные формы включают в себя командные кнопки,
меню, формы и поддерживают разнообразные виды входных данных.
Важно понимать, что для реализации подобных форм необходимо
узконаправленное ПО. Определим часть форм:
• Формы для сбора данных, переноса их в БД с возможность
обработки (перемещение и сбор по e-mail);
• Формы для получения и сбора данных внутри компании и за ее
пределами (заказы на покупку, отчеты о продажах, счета).
Информационная база (ИБ) является некой совокупностью данных,
организованной конкретным способом и помещённая в память
вычислительной системы под видом файлов, с помощью которых
реализуются потребности в данных для управленческих процессов и
решаемых задач.
39
Есть несколько вариантов реализации информационной базы:
группировка локальных файлов и объединенная информационная база,
контролируемая СУБД.
Локальные файлы поддерживают оперативную обработку данных,
но из-за огромного числа дублированных данных, сложности доступа к ней
это становится несущественным. Поэтому хранение локальных файлов
требуется только в отдельных приложениях, которые нуждаются в
повышенной скорость передачи при импорте информации.
Интегрированная ИБ – объединение взаимосвязанных данных с
малой избыточностью, допускающей их применение оптимальным образом
для большинства приложений.
СУБД поддерживает совместимость данных, минимизацию
синтаксической и семантической избыточности, совмещенность данных и
реального состояния объекта, разделённое хранение информации у
пользователей. Нюансом можно отметить требование повышенного
контроля вводимых данных и разделение доступа к данным.
Для приспособления экономических данных для улучшенного
поиска, отправки и анализа по каналам связи, их переводят в цифровые
символы. Поэтому изначально их разделяют (классифицируют), затем
переводят в код при помощи классификатора.
Классификатор – это документ, который позволяет формализовать
описание экономических данных в ЭИС, которые включают имена объектов
и групп классификации, а также их кодовые показатели.
По сфере влияния выделяют несколько типов классификаторов:
глобальные, общесистемные, отраслевые и внутренние.
Каждый классификатор создаваемой системы отслеживается
админом сети.
Для приспособления экономических данных для улучшенного
поиска, отправки и анализа по каналам связи, их переводят в цифровые
40
символы. Поэтому изначально их разделяют (классифицируют), затем
переводят в код при помощи классификатора.
Классификатор – э то документ, который позволяет формализовать
описание экономических данных в ЭИС, которые включают имена объектов
и групп классификации, а также их кодовые показатели.
По сфере влияния выделяют несколько типов классификаторов:
глобальные, общесистемные, отраслевые и внутренние.
Каждый классификатор создаваемой системы отслеживается
админом сети.
Основной составляющей внемашинного ИО становится система
документации, которая применяется в рамках контроля экономического
объекта. Сам документ представляет из себя сочетание сведений, которые
используются в рамках решения экономических задач, и находится на
отдельном носителе в рамках утвержденной фирмы.
Система документации становится сочетанием некоторых форм
документов, используемых в рамках контроля экономическим объектом.
Суть системы экономической документации заключается в огромном числе
видов документов.
Новейшие системы документации, которые применяются в ручных
ЭИС, определены большой вариативностью форм документов;
многочисленным потоком документов и их запутанностью; разделением
данных в документах, и исходя из этого всего – малой актуальностью
получаемых результатов. Анализ данных в таких ИС отнимает почти все
свободное время сотрудника. Для упрощения системы документации часто
используют ряд подходов:
Использование единого стандарта для всех документов;
Переход к ЭДО.
Входные документы для анализируемой задачи лучше получать
через сеть, поэтому они обязаны иметь четко выверенную структуру. Для
упрощения работы с подобными данными, они представляются в виде