28
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов ООО «СпецПроект» является
необходимым и обязательным условием его хорошей работы. Тяжело
представить на данный момент организацию, на котором, осуществляется
вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет – это не
единичный пример приложения автоматизации в ООО
«СпецПроект».Имеющиеся информационные технологии дают возможность
автоматизировать деятельности на практике всех уровней ООО «СпецПроект».
Отталкиваясь от этого делается ясно, что автоматизация работы делается
ключевой задачей, которую нужно решить руководству ООО «СпецПроект»
для того, чтобы организация работала максимально успешно.
Специалисту для работы с заявками необходимо хранить и
обрабатывать следующие сведения: Списки отделов; Данные сотрудников;
Данные по компьютерной технике; Данные по заявке.
BPwin - инструмент для анализа, моделирования, документирования и
оптимизации бизнес-процессов. BPwin возможно применять для графического
формирования бизнес-процессов. Графически сформированная схема
выполнения обмена информацией, работ, документооборота визуализирует
модель бизнес-процесса. Графическое представление этой информации дает
возможность перевести задачи управления компанией из области сложного
ремесла в сферу инженерных технологий [9, стр. 52-66].
BPwin позволяет четко документировать главные аспекты любых
бизнеспроцессов: действие, которое необходимо предпринять, способы его
проявления и контроля, необходимые для этого ресурсы, а также графически
отобразить получаемые от этих давая возможность аналитикам и
проектировщикам моделей сопоставить корпоративные инициативы и задачи с
бизнес-требованиями и процессами информационной архитектуры и
проектирования приложений. В итоге, формируется общая картина
деятельности организации: от потоков работ в небольших подразделениях до
29
сложных организационных функций.
Контекстная диаграмма процесса учета заявок на техническое
обслуживание представлена на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3. – Контекстная диаграмма процесса учета заявок
В данной модели наглядно видны все основные потоки информации и
объекты управления. Для более детального рассмотрения работы специалиста
разобъем нашу модель на блоки (рисунок 1.4)
Рисунок 1.4 – Функциональная модель исследуемого бизнес-процесса
(декомпозиция)
Бизнес-процесс приема заказов на продажу компьютерной техники и
установку комплектующих и программного обеспечения ООО «СпецПроект»
включает в себя несколько этапов:
30
1. Работа с клиентом (консультирование клиента/формирование заказа).
Клиент, обращающийся в ООО «СпецПроект», должен представить общую
информацию о заказе, в которой указываются реквизиты клиента (ФИО, номер
счета, месторасположение), перечень необходимых работ или услуг. Клиента
информируют об основных условиях выполнения заказа, после чего заказ
клиента проходит следующий этап. При этом менеджер отдела обслуживания
клиентов должен получить максимально полную необходимую информацию о
клиенте и полученном заказе.
2. Рассмотрение и анализ заказа. На данном этапе происходит уточнение
данных по заказу и информации, предоставленном клиентом. На данном этапе
заказ находится на рассмотрении в IT отделе ООО «СпецПроект», после чего
формируется (обычно в устной форме) передача информации в отдел снабжения
для проверки наличия необходимой для выполнения заказа клиента
компьютерной техники и комплектующих.
3. Сбор информации о наличии необходимой компьютерной техники и
комплектующих. Данный этап представляет собой рассмотрение
сформированного заказа клиентом в отделе снабжения. Данную операцию
выполняет менеджер отдела снабжения. В случае наличия требуемой
компьютерной техники, заказ клиента подтверждается, и информация
передается в IT отдел. При отсутствии нужной компьютерной техники менеджер
отдела снабжения приобретает необходимую технику или комплектующие у
поставщиков оборудования.
4. Заключение о возможности выполнения заказа клиента. На основе
полученной информации из отдела снабжения, техник IT отдела формирует
заключение о выполнении заказа и сообщает об этом менеджеру отдела
обслуживания клиентов для последующего оформления результатных
документов, которые выдаются клиенту. Помимо этого, в заключении
указывается ответственный сотрудник IT отдела, который будет выполнять
данный заказ, сроки его выполнения и стоимость заказа.
5. Оформление результатных документов. Этап включает оформление
документов, сопровождающих работы и услуги ООО «СпецПроект». К
результатным документам относятся: 1) Счет к оплате. 2) Заказ на
31
обслуживание. 3) Расписка.
Таким образом, необходимость автоматизации представленных
процессов является актуальной задачей.
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для определения места проектируемой задачи построим структурную
модель исследуемых процессов, связанных с функцией приема заказов на
поставку исследуемого предприятия.
Структурная модель исследуемого предприятия представлена в виде
модели DFD – диаграммы потоков данных (на рисунке 1.3 представлена
контекстная модель) и представляет собой структурное представление движения
информационных потоков (путь данных) с момента поступления входной
информации до момента выдачи выходных форм [22]. Модель DFD, как и
большинство других структурных моделей — иерархическая модель [15, 16].
Каждый исследуемый бизнес-процесс может быть подвергнут
декомпозиции, то есть разбиению на структурные составляющие, отношения
между которыми в той же нотации могут быть показаны на отдельной
диаграмме. Нотация DFD — удобное средство для формирования контекстной
диаграммы, то есть диаграммы, показывающей разрабатываемую ИС в
коммуникации с внешней средой. Это — диаграмма верхнего уровня в иерархии
диаграмм DFD. Ее назначение — ограничить рамки системы, определить, где
заканчивается разрабатываемая система и начинается среда. С помощью DFD-
моделирования можно отразить:
взаимодействие предприятия с внешней средой;
превращение полученных извне ресурсов в продукцию
(услуги/работы) предприятия;
взаимодействие отделов предприятия в ходе деятельности [19].
Источники информации (внешние сущности) порождают
информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к
подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и
порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам
или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям
информации [33].
32
Рисунок 1.5. Диаграмма потоков данных – контекстный уровень
Выделим основные внешние сущности структурной модели
исследуемого бизнес-процесса ООО «СпецПроект»:
1. Клиенты. Клиенты обращаются в ООО «СпецПроект» для
предоставления заказа на продажу компьютерной техники или установку
комплектующих. Клиенты обращаются в отдел обслуживания клиентов, где
составляется заказ на оказание услуг. Заказ принимает менеджер по работе с
клиентами, после чего проводится анализ и планирование необходимых работ на
продажу компьютерной техники или оказание услуг (IT отдел ООО
«СпецПроект»). После рассмотрения заказа, уточнения перечня необходимого
программного обеспечения, наличия данной компьютерной техники или
комплектующих в отделе снабжения ООО «СпецПроект» для клиента
формируются такие документы как «Заказ на обслуживание» и «Счет к оплате».
В случае выполнения работ для клиента, связанных с гарантированным
обслуживанием оборудования или программного обеспечения, для клиента
формируется документ «Расписка», который содержит перечень услуг,
исполнителя (сотрудник IT отдела) и ФИО принявшего заказ – менеджер по
работе с клиентами.
2. Поставщики компьютерного оборудования – сторонние организации,
33
предоставляющие ООО «СпецПроект» необходимое для выполнения работ и
оказания услуг оборудование и программное обеспечение на основании
документов об оплате, сформированных бухгалтерией ООО «СпецПроект».
Заказ на продажу или установку оборудования формирует отдел снабжения
ООО»ГеоСвет». Поставщики программного обеспечения и оборудования, в свою
очередь, предоставляют прайс-листы, содержащие перечень продукции и ее
стоимость, и случае заказа – поставляют необходимые оборудование и
программное обеспечение.
3. Государственные органы. В государственные органы сдаются
документы по бухгалтерской и налоговой отчетности ООО «СпецПроект»,
связанные с использованием материальных, финансовых и технических средств,
сметно-финансовая документация, расчеты, отчеты по финансовой деятельности
предприятия и т.п. В соответствии с методологией проектирования, модель
системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD),
описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в
систему до выдачи пользователю. Для отображения взаимодействия отделов
ООО «СпецПроект» в ходе выполнения исследуемых задач необходимо
провести детализацию (декомпозицию) контекстной диаграммы.
На рисунке 1.6 представлен первый уровень декомпозиции DFD-модели.
Рисунок 1.6 описывает взаимодействие отделов ООО «СпецПроект» в процессе
приема заказов на продажу компьютерной техники, установку комплектующих
или поставку программного обеспечения. Заказ клиента передается в IT отдел
для анализа и учета. IT отдел делает запрос в отдел снабжения ООО
«СпецПроект» для получения информации о наличии необходимого для
выполнения заказа клиента оборудования и программного обеспечения.
34
Рисунок 1.6. DFD-модель – первый уровень декомпозиции
В случае отсутствия нужного оборудования, в бухгалтерию передается
смета на оборудование. После проведения необходимых финансовых расчетов с
поставщиками программного обеспечения и оборудования, поставщик на
основании документа об оплате поставляет в отдел снабжения ООО
«СпецПроект» необходимое компьютерное оборудование и программное
обеспечение. Согласованный заказ на обслуживание, совместно со счетом к
оплате, передаются клиенту менеджером по работе с клиентами.
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Главным документом в рассматриваемой задаче является заявка
клиента на ремонт или модернизацию ПК. Схема документооборота данной
заявки на ремонт или модернизацию ПК отражена на рисунке 1.7.
Данный способ приема заявок на ремонт и модернизацию ПК, а также
способ их учета связан со значительной трудоемкостью, разрозненностью
сведений, что с огромной вероятностью ведет к их потере или неверной
интерпретации в отделе технического обслуживания ООО «СпецПроект».
На данный день очень трудно получить сведения об общем объеме
заявок на ремонт или модернизацию ПК в ООО «СпецПроект», провести
36
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «СпецПроект»
Действие
Среднее
количество за
рабочий день
Время, необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Регистрация заявки на
ремонт и модернизацию
ПК
20
15
300
Поиск нужной
информации
10
25
250
Анализ информации
за период
1,5
30
45
Итого, минут
545
Принимая во внимание, что время рабочего дня соответствует 8 часов,
подходим к выводу, что на выполнение других обязанностей (то есть
непосредственную работу по решению проблем клиента и подборке необходимых
мероприятии) остается мало рабочего времени в отделе технического обслуживания,
что очень неэффективно.
Для данного способа также отмечаются такие недостатки:
небольшая скорость и точность выполнения расчетов;
неэффективное использование трудового периода;
довольно слабый контроль работы персонала;
бюрократия – возрастающий «поток» бумажной текущей работы;
быстрое уставание сотрудников – сильное усиление негативного
воздействия человеческого фактора.
Вследствие проводимой автоматизации думается всегда иметь точные
сведения о всем количестве заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«СпецПроект», их видах, сократить много времени на подготовку различных
отчетов и передачу необходимых документов за счет их электронной формы.
Несомненно, что для автоматизации заявок на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «СпецПроект» нужно использовать такие средства, как персональные
компьютеры, принтеры, а кроме того специальное программное обеспечение и, по
возможности, локальную вычислительную сеть.
37
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В ООО «СпецПроект» важнейшие процессы бухгалтерского учёта и
управление складом комплектующих к компьютерам автоматизируются
соответствующим классом систем, защищенность которых достигается
целым комплексом технических и организационных мер.
В их составе антивирусная система Kaspersky Internet Security, защита
межсетевого экранирования и электромагнитного излучения. Системы
хорошо защищают информацию организации разного вида электронных
носителях, передаваемые по каналам связи данные, разграничивают доступ
к разного профиля документам, создают также запасные копии и
восстанавливают конфиденциальную информацию фирмы после ее
повреждений.
Полное обеспечение безопасности информации в ООО «СпецПроект»
стандартизировано и находится под полноценным контролем
круглогодично, в реальном времени в круглосуточном режиме. Притом
система учитывает весь жизненный цикл информации организации, начиная
с момента ее появления и до полного уничтожения информации или потери
значимости для ООО «СпецПроект». В ООО «СпецПроект»
информационная безопасность учитывает различные объекты угроз, их
разные источники, цели злоумышленников, различные способы захвата
информацией, а также варианты и средства защиты информации. Она дает
цельную полноту сохранности информационной среды организации,
поддерживает работу рабочих комплексов, совершенствует его в интересах
работников фирмы.
Разрабатываемая нами база данных «Прием заявок на ремонт и
модернизацию ПК» будет также защищена, как и другие базы данных ООО
«СпецПроект».
Так, в ООО «СпецПроект» защита баз данных условно можно
поделить на две основные группы: основные и дополнительные.
К основным средствам защиты в ООО «СпецПроект» относится:
защита паролем данных;
38
шифрование данных фирмы и программ;
разграничение прав доступа сотрудников ООО «СпецПроект» к
информации объектов базы данных;
защита полей, а также записей таблиц БД.
Защита паролем – это собой простейшей, но довольно эффективной
защиты информации БД в ООО «СпецПроект» от нежелательного доступа
чужих пользователей. Пароли обычно в ООО «СпецПроект»
устанавливаются пользователями или администраторами БД. Учет и
хранение паролей осуществляется самой СУБД. Пароли обычно хранятся в
заданных системных файлах СУБД в зашифрованном виде. После данного
ввода пароля, пользователю СУБД в ООО «СпецПроект» предоставляются
все необходимые возможности по работе с БД.
Парольная защита в ООО «СпецПроект» является довольно слабым
средством, в особенности, если пароль не шифруется. Главный ее
недостаток заключается в том, что все пользователи компании,
использующие идентичный пароль, с точки зрения вычислительной
системы неразличимы. Неудобство данной парольной защиты для
пользователя заключается в том, что пароль нужно запоминать или
записать. При плохом отношении к записям нужного пароля может стать
доступом к данным для чужих. Наиболее мощным средством защиты
информационных данных от случайного просмотра является их
шифрование. Шифрование – это преобразование всего читаемого текста в
нечитаемый текст, при помощи определенного алгоритма, применяется в
основном для защиты уязвимых данных.
В целях контроля использования главных ресурсов СУБД в ООО
«СпецПроект» имеются средства установки прав доступа к различным
объектам БД. Права доступа задают возможные действия над имеющимися
объектами. Владелец объекта (пользователь, создавший объект), а также
администратор заданной БД имеют все права на нее. Другие пользователи к
разным объектам могут иметь разные уровни доступа. Разрешение на
доступ к определенным объектам базы данных сохраняется в файле рабочей
группы.