18
технической сбытовой деятельности. Это и есть обязанность руководителя
компании.
1.1.3 Техническая и программная архитектура информационной системы
компании
Техническая архитектура информационной системы компании,
затрагиваемых автоматизацией участков, представлена на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2. Техническая архитектура информационной системы компании
На схеме видно, что связь клиента и диспетчерской службы происходит
посредством путей Internet и сотовой связи. Серверная обеспечивает связь,
хранение и защиту данных. В качестве связи отделов используются
маршрутизаторы Cisco 2811.
Технические характеристики маршрутизатора Cisco 2811:
• Память DRAM - По умолчанию: 256 MB Максимум: 768 Mb;
• Память Compact Flash - По умолчанию: 64 MB Максимум: 256 MB;
• Встроенные USB 1.1 ports - 2;
• Встроенные порты LAN (10/100) - 2;
• Встроенный AIM (внутренний)слот - 2;
19
• Количество слотов для интерфейсных модулей - 4 слота, все слоты
поддерживают HWIC, WIC, VIC, или VWIC типы интерфейсных модулей;
• Слоты для сетевых модулей - 1 слот, поддерживает NM или NME
модули;
• PVDM (DSP) слоты на материнской плате - 2;
• Встроенное аппаратное ускорение шифрования - Да;
• Встроенная аппаратная поддержка VPN - DES, 3DES, AES 128, AES
192, and AES 256;
• Консольный порт управления (up to 115.2 kbps) - 1;
• Auxiliary порт (up to 115.2 kbps) - 1;
• Минимальная версия ПО Cisco IOS - 12.3(8)T.
Для работы используются компьютеры Lenovo 310S-08IGM.
Основные характеристики ПК:
Процессор:
• Модель процессора - Celeron J4005
• Количество ядер процессора - 2
• Частота процессора - 2000 МГц
Оперативная память - Размер оперативной памяти 4 ГБ.
Модем - GSM MTS.
• Универсальный интернет-комплект 4G;
• 60 Гб интернета на две недели;
• Скорость до 150 МБит/c.
Устройство вывода и печати информации - Струйное МФУ HP DeskJet Ink
Advantage 2050.
Для работы сотрудников на ПК компании «ЦифроГрад» установлены разные
сервисные и прикладные программы. В таблице 1.1. приведен список программ для
работы в компании «ЦифроГрад».
Таблица 1.1
Используемое программное обеспечение
Программа
Назначение или решаемая задача
Microsoft Windows 10
Операционная система рабочих станций
20
1С: Бухгалтерия 8.3
Ведение бухгалтерского и налогового учета
Microsoft Word 2010
Ведение текущей документации и
формирование отчетности
Microsoft Excel 2010
Регистрация заявок на ремонт и расчет
стоимости работ
Kaspersky Endpoint Security
Защита от компьютерных вирусов
WinRar 3.80
Архивация данных
Venta Fax 4.0
Прием и отправка факсимильных сообщений
Abby FineRider Professional
edition 9.0
Распознавание документации на оборудование
Браузер Google Chrome
Версия 75.0.3770.142
Отправка и получение электронной почты
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассматривая функционал деятельности компании, можно расписать
следующие имеющиеся бизнес-процессы автоматизируемого участка ООО
"ЦифроГрад".
Диспетчер принимает заявки от клиентов по телефону или по сети Internet,
на ремонт оборудования. Заявка фиксируется на компьютере через программу
Microsoft Excel для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией
Microsoft для Microsoft Windows, выискивается свободное время на ремонт
оборудования.
Такая таблица составляется в ручную, что занимает время и увеличивает
трудовые затраты. После чего, по телефону или так же по сети интернет, диспетчер
21
информирует IT-отдел о поступившей заявке, что бы они оценили примерную
стоимость и время работы.
Получив информацию, диспетчер связывается с клиентом. Если клиента все
устраивает, он привозит технику на объект, либо использует услугу курьера.
Диспетчер ведет клиентскую базу, записывает данные о клиентах в журнале-
таблице Microsoft Excel. Когда IT- отдел производит работу, мастер по ремонту
оборудования информирует диспетчерскую, тот клиента. Клиент так же выбирает,
забрать технику самостоятельно или воспользоваться курьерской службой
компании. Оплата производиться в кассу, диспетчер фиксирует в таблицу, что
заказ осуществлен.
Исходя из описания процесса, можно сделать выводы, что нет целостности
передачи и хранения информации. Слабо осуществленная возможность ведения
информации учета. Хранение информации о клиентах (клиентской базы) может
быть подвергнуто утечки, и совершенно не имеет никакой безопасности данных.
Поэтому необходимо осуществить автоматизацию процесса учета и связи
получаемой информации, что бы обеспечить быстрое осуществление регистрации
заявок, доступ к данным и защищенное хранение данных для эффективной работы
компании.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для проектирования информационной системы, использующей
информационные потоки, необходимо предварительно построить математическую
модель, на основе которой она будет работать. Чем больше параметров будет
учтено в модели и чем шире будет информационный охват, тем сложнее будет сама
модель.
Описывая решающую задачу автоматизируемого процесса, необходимо
сначала обозначить:
• потоки входа информации;
• потоки выхода информации;
22
• выделить рамки решаемой задачи (от какого момента до какого
модернизируется проект);
• все задачи, которые в дальнейшем будут так же касаться разработки;
• необходимость разработки для фирмы;
• специалистов, которые будут учувствовать в разработке;
• изучить теорию, понятия и определения в затрагиваемой области;
• указать на особенности методов расчета показателей;
• выделить те документы, в которых используются входные файлы с
первичными показателями;
Работа компании «ЦифроГрад» связана со следующими бизнес-процессами:
• Прием заявок на ремонт и техническое обслуживание ноутбуков и
компьютеров;
• Ремонта и обслуживание всей компьютерной техники;
• Доставка техники клиенту;
• Оформление документации и отчетности по ремонту.
Все процессы деятельности отдела продаж и данные которые требуются для
их выполнения, оформлены в таблице 1.2:
Таблица 1.2
Описание процессов деятельности отдела продажи и аренды товара
Процессы
Данные, которые требуются для их
выполнения
Прием заявки
Заявка клиента
Работы
Неисправная техника, расходный материал
Формирование документации и
отчетности
Отчет о выполненных работах
Доставка
Акт выполненных работ
Для понимания всех существующих в компании бизнес-процессов, при
помощи CASE-средств BPWin, предназначенное для анализа и пересмотра
действующих бизнес-процессов, сделана структурно-функциональная диаграмма в
23
методологии IDEF0. При помощи BPwin построена основная модель А0,
показывающая деятельность компании «ЦифроГрад» - рисунок 1.3.
Рисунок 1.3. Модель деятельности компании "ЦифроГрад"
Входной информацией является:
• Заявка клиента;
• Неисправная техника;
• Расходный материал.
На выходе формируется:
• Готовая отремонтированная техника;
• Консультация;
• Отчетность;
• Справка о приеме техники на ремонт;
• Акт выполненных работ.
На рисунке 1.4 изображена подробная диаграмма деятельности компании
"ЦифроГрад".
24
Рисунок 1.4. Подробная диаграмма деятельности компании "ЦифроГрад"
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Главная проблема которая возникает по ходу деятельности компании
«ЦифроГрад», которая обслуживает огромное количество предприятий, является
контроль выполнения работ, и положение компьютерной техники на складе. В
основном время тратиться на следующее:
• на формирование сопроводительной документации
• формирование выходной отчетности.
Быстрый и удобный доступ к информации компании позволит улучшить
работоспособность подразделений компании и организации.
В «ЦифроГрад» все процессы контроля данных непрерывны, поэтому очень
сложны, и тесно связаны с огромным количеством документов. Для того чтобы
25
справится с оперативными данными компании, они регистрируются и
учитываются. Также необходим контроль за отслеживанием состояния готовности
заказа, и сбору разделенных данных. Доступ к информации, регистрация
информации в компании необходим всегда, и для этого необходима автоматизация.
Автоматизация этих процессов может дать следующее:
• ускорить получение, а также обработку данных;
• упростить получение информации от мастеров, и отремонтированной
техники;
• практически полное отсутствие ошибок при обработке данных.
Чтобы компания работала более эффективно, необходим
автоматизированный учет всей техники которая поступает на ремонт, а также
подсчет электронных компонентов, что позволит точнее проводить подсчет
стоимости ремонта. На всем пути ремонта техники от начала до конца,
обслуживании, контроле, необходимо заполнять документы системы, а также
сопроводительные документы. Значит необходимо по запросу предоставить
сформированный отчет о состоянии и нахождении техники, а также отчеты
мастеров и истории техники.
Внутри компании «ЦифроГрад» есть так называемые информационные
потоки – это реальное передвижение информации как внутри компании, так и во
внешней среде, благодаря которой можно осуществить нужный процесс.
Информационные потоки предприятия включают:
• Нормативно-справочную информацию;
• Оперативную и условно-постоянную информацию;
• Результирующую информацию.
При анализе модели бизнес-процессов «ЦифроГрад», выделяется следующая
информация:
• Соглашение о уровне сервиса (SLA) – это документ, который
регламентирует как состав так и характеристики, количество всего потребления, а
также стоимость услуги которая делается потребителю.
• График профилактики – это документ для определения ремонта и
профилактики рабочей техники.
26
• Выходная форма сопроводительной документации и отчетности –
определение состава и формы сопроводительных документов.
К постоянной информации можно отнести заявки клиентов на обслуживание
различной компьютерной техники. Благодаря этой информации собирается
результирующая информация:
• Документ по приему компьютерной техники в ремонт – нужен для
подтверждения приема компьютерной техники на ремонт.
• Наряд на любые работы – это документ, который определяет работу, для
ремонта техники.
• Отчет о выполненной работе – это документ для определения
выполненной работы по ремонту.
• Акт о выполненной работе – это документ для расчета стоимости
выполненного ремонта.
• Выходная отчетность – это документ для анализа деятельности
компании.
Схема полного документооборота компании «ЦифроГрад» представлена на
рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Схема документооборота
27
Служба диспетчеров после обращения клиента должен оформить документ о
приеме на ремонт, оформить наряд на производимые работы по ремонту любой
компьютерной техники, после этого отправить документы в нужный отдел
компании, также оформляется журнал заявок, в котором указываются данные
клиента и его поломке.
Далее по расписанию подразделения, главный IT-отдела определяет мастера
с учетом поломки компьютерной техники. После этого осуществляется ремонт.
Затем мастер определяет что именно необходимо сделать, и просчитывает
стоимость работы.
После окончания работ по ремонту мастер составляет документ в котором
указывается вся проделанная работа. На основе этого документа высчитывается
полная стоимость ремонта. Далее составляется акт работ и подписывается
клиентом после оплаты ремонта. Если есть необходимость доставить клиенту
отремонтированную компьютерную технику на дом, то в этом случае акт об оплате
и техника может быть доставлена курьером «ЦифроГрад». Псоле выполненных
работ и готовой документации делаются отчеты в установленной компанией
«ЦифроГрад» форме.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для проведения анализа системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации, необходимо рассмотреть нормативно-
правовую документацию, действующую внутри компании "ЦифроГрад". Ими
являются регламенты - информационной безопасности и использование сети.
Регламент информационной безопасности служит, как возможность
сотрудников фирмы иметь доступ к информации, имеющую коммерческую тайну.
На фирме есть служба ActiveActiveDirectoryкоторая дает контроль и
настройку безопасности информации.
Она состоит из: